Otrzymałam fakturę VAT ze wszystkimi danymi oprócz nazwy firmy. Czy niezbędne jest wystawienie noty korygującej dane, czy faktura bez nazwy firmy może zostać zaksięgowana bez konieczności poprawy danych?
Janina, Ostrzeszów
Faktura powinna dokumentować rzeczywiste zdarzenia gospodarcze. W rezultacie, jeżeli pomimo braku nazwy firmy możliwe jest poprawne zidentyfikowanie nabywcy, to taka faktura jest uważana za poprawnie wystawioną.
Faktura bez nazwy firmy a elementy faktury
Podmiot, który wykonuje czynności podlegające opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, jest zobowiązany do wystawienia faktury. Elementy, które powinna zawierać, określa art. 106e ustawy o podatku od towarów i usług. Zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 3 faktura powinna zawierać imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy.
Ustawa o podatku od towarów i usług wprowadza katalog elementów, jakie powinna zawierać faktura, przy czym nie jest on zamknięty. Oznacza to, że na fakturze można umieszczać również informacje dodatkowe, jeśli podatnik uzna, że taka jest potrzeba.
Jak wskazaliśmy na wstępie, celem faktury jest przede wszystkim udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych. Ma to swoje odzwierciedlenie również w zakresie poprawnego wykazania stron transakcji podlegającej opodatkowaniu podatkiem VAT. Faktura musi zawierać dane umożliwiające jednoznaczną identyfikację stron transakcji gospodarczej, zarówno po stronie nabywcy, jak i sprzedawcy.
Zaznaczyć należy, że dane dotyczące podatnika, znajdujące się w wystawianych przez niego fakturach VAT, m.in. pełna lub skrócona nazwa firmy, winny być znane organom podatkowym, czyli muszą być zgodne z danymi podatnika podanymi w zgłoszeniu rejestracyjnym VAT-R.
Nazwa firmy osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą
Jak wynika z treści art. 15 ust. 1 ustawy VAT, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.
Zatem podatnikiem jest osoba fizyczna z imienia i nazwiska, a nie firma prowadzona przez osobę fizyczną. Imię i nazwisko osoby fizycznej stanowi tzw. rdzeń firmy. Firma osoby fizycznej może zawierać dodatki, np. pseudonim, określenie wskazujące na przedmiot działalności przedsiębiorcy, ale dane te mogą być umieszczone jedynie w formie dodatku fakultatywnego.
W tym miejscu warto także sięgnąć do przepisów Kodeksu cywilnego (kc), gdzie w art. 43(2) czytamy, że przedsiębiorca działa pod firmą. Firmę ujawnia się we właściwym rejestrze, chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej.
W myśl art. 43(3) kc firma przedsiębiorcy powinna się odróżniać dostatecznie od firm innych przedsiębiorców prowadzących działalność na tym samym rynku. Nie może wprowadzać w błąd, w szczególności co do osoby przedsiębiorcy, przedmiotu działalności przedsiębiorcy, miejsca działalności, źródeł zaopatrzenia.
Zgodnie zaś z art. 43(4) kc firmą osoby fizycznej jest jej imię i nazwisko. Nie wyklucza to włączenia do firmy pseudonimu lub określeń wskazujących na przedmiot działalności przedsiębiorcy, miejsce jej prowadzenia oraz innych określeń dowolnie obranych.
Poprawienie braków znajdujących się w treści faktury
Jak wskazał Dyrektor KIS w interpretacji z 6 marca 2023 roku (nr 0111-KDIB3-2.4012.847.2022.1.MN), celem wystawienia faktury VAT jest przede wszystkim udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych, gra ona bowiem szczególną rolę dowodową w prawidłowym wymiarze podatku VAT. Prawidłowość materialnoprawna faktury zachodzi, jeżeli odzwierciedla ona prawdziwe zdarzenie gospodarcze. Jeżeli natomiast faktura zawiera pomyłki dotyczące jakiejkolwiek pozycji lub po jej wystawieniu zaistniała którakolwiek przesłanka z art. 106j ust. 1 ustawy, powinna ona zostać skorygowana w ten sposób, aby odzwierciedlała faktycznie dokonaną transakcję między ściśle określonymi podmiotami gospodarczymi.
Jak wynika z treści art. 106j ust. 1 ustawy VAT, w przypadku gdy po wystawieniu faktury:
- podstawa opodatkowania lub kwota podatku wskazana w fakturze uległa zmianie;
- dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań;
- dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4;
- stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury,
– podatnik wystawia fakturę korygującą.
Faktura korygująca powinna zawierać prawidłową treść korygowanych pozycji.
Ponadto zgodnie z art. 106k ustawy VAT nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę zawierającą pomyłki, z wyjątkiem pomyłek w zakresie danych określonych w art. 106e ust. 1 pkt 8–15, może wystawić fakturę nazywaną notą korygującą. Wymaga ona akceptacji wystawcy faktury. Powinna zawierać wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej.
W świetle powyższego ewentualny brak nazwy firmy nabywcy może być poprawiony albo poprzez korektę faktury (wystawioną przez sprzedawcę), albo poprzez notę korygującą (wystawioną przez nabywcę i zaakceptowaną przez sprzedawcę). W tym miejscu należy też dodać, że art. 106k ustawy VAT stanowiący o możliwości wystawienia noty korygującej został uchylony i przestanie obowiązywać od 1 lutego 2026 roku.
Przykład 1.
Pan Jan Nowak prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą pod nazwą JANEX. Otrzymał od sprzedawcy fakturę za zakupiony towar. W treści był wskazany jego NIP oraz imię i nazwisko. Sprzedawca nie umieścił w treści faktury nazwy JANEX. Czy taką fakturę można uznać za poprawnie wystawioną?
Zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 3 ustawy VAT faktura powinna zawierać imię i nazwisko lub nazwę nabywcy towaru lub usługi. W konsekwencji umieszczenie na fakturze imienia i nazwiska Jan Nowak wraz ze wskazaniem NIP-u pozwala na poprawną identyfikację odbiorcy towaru. Faktura jest zatem poprawnie wystawiona. Jeżeli jednak strony umowy sprzedaży chcą poprawić istniejący brak, to mogą skorzystać albo z korekty faktury albo z noty korygującej (tylko do 31 stycznia 2026 roku).
Mając powyższe na uwadze, należy zatem wskazać, że nie każdy brak w treści faktury wiąże się z jej nieważnością. Ponadto podatnicy mają możliwość poprawiania braków oraz błędów poprzez korygowanie treści faktury.
Polecamy:
