Terminy płatności składek ZUS i konsekwencje opóźnień w zapłacie

Nasz ekspert:
Artykuły autora

Wielkość tekstu:

Przedsiębiorcy pytani o najbardziej uciążliwy obowiązek przy prowadzeniu działalności, najczęściej wymieniają konieczność rozliczania z ZUS-em. Co miesiąc, w ściśle określonym czasie, każdy właściciel firmy ma obowiązek zapłaty ZUS-ów za siebie i pracowników, których zatrudnia. Te same terminy obowiązują na przekazanie do ZUS-u deklaracji rozliczeniowej DRA i ewentualnie raportów imiennych (RCA, RSA, RPA). Od czego zależą terminy płatności składek? Z jakimi konsekwencjami musi się liczyć ich spóźnialski płatnik? Odpowiedź poniżej.

Trzy terminy płatności składek

Do końca 2021 roku obowiązywały następujące terminy zapłaty za ZUS

  • do 5. dnia następnego miesiąca – w przypadku jednostek i zakładów budżetowych oraz gospodarstw pomocniczych;
  • do 10. dnia następnego miesiąca – w odniesieniu do osób fizycznych, które opłacają składkę wyłącznie za siebie;
  • do 15. dnia następnego miesiąca – obowiązek ten dotyczy pozostałych podatników.

Od stycznia 2022 roku obowiązują następujące terminy opłacania składek:

  •  do 5. dnia następnego miesiąca – dla jednostek i zakładów budżetowych;
  • do 15. dnia następnego miesiąca – dla płatników posiadających osobowość prawną, dotyczy to m.in. spółek akcyjnych, spółek z o.o., spółdzielni, stowarzyszeń i fundacji;
  • do 20. dnia następnego miesiąca – dla pozostałych płatników składek, chodzi tu o przedsiębiorców opłacających wyłącznie składki na własne ubezpieczenia, przedsiębiorców i inne podmioty nieposiadające osobowości prawnej zatrudniające innych ubezpieczonych, w tym spółki osobowe (spółka: cywilna, jawna, partnerska, komandytowa, komandytowo-akcyjna, jednoosobowa spółka z o.o.).

Terminy płatności składek są równoznaczne z terminem przekazania do ZUS-u deklaracji rozliczeniowej. ZUS musi bowiem otrzymać dokument potwierdzający naliczenie składek.

Termin płatności składek a dzień wolny od pracy

Czasami zdarza się tak, że termin obowiązujący płatnika wypada w weekend lub święto (dzień wolny od pracy). W takim przypadku przepisy wskazują, że terminem płatności składek jest kolejny dzień roboczy przypadający po tym dniu wolnym.

Przykład 1.

Przedsiębiorca zatrudnia pracowników, w związku z czym ma obowiązek opłacania składek do 20. dnia każdego miesiąca. W 2022 roku 20 lutego wypada w niedzielę. Tym samym płatnik ma obowiązek opłacić składki i przekazać deklaracje do ZUS-u najpóźniej do poniedziałku 21 lutego włącznie.

Wpłata dokonana według ZUS-u

Co do zasady Zakład Ubezpieczeń Społecznych za dzień wpłaty składek uważa dzień wpływu środków na indywidualne konto płatnika. Jeśli przedsiębiorca uregulował zobowiązanie 20. dnia miesiąca (lub 15. dnia dl osób prawnych), ale nie zostało ono zaksięgowane przez ZUS w tym dniu, wpłata może zostać uznana za dokonaną nieterminowo. Dlatego polecenie przelewu najlepiej złożyć z kilkudniowym wyprzedzeniem.

Warto jednak zwrócić uwagę, że gdy składki opłacane są przelewem, wpłata zostanie uznana za terminową, jeśli w ostatecznym terminie zapłaty narzuconym przez przepisy nastąpi obciążenie rachunku bankowego płatnika. Wynika to z przepisów określonych w Ordynacji podatkowej, do której odsyła art. 31 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Art. 60. § 1. pkt. 2. Ordynacja podatkowa
Za termin dokonania zapłaty podatku uważa się: w obrocie bezgotówkowym – dzień obciążenia rachunku bankowego podatnika, rachunku podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej lub rachunku płatniczego podatnika w instytucji płatniczej, w małej instytucji płatniczej lub instytucji pieniądza elektronicznego na podstawie polecenia przelewu, a w przypadku zapłaty za pomocą instrumentu płatniczego innego niż polecenie przelewu, zwanego dalej „innym instrumentem płatniczym” – dzień uzyskania potwierdzenia autoryzacji transakcji płatniczej, o której mowa w art. 40 ust. 1 ustawy z dnia 19 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2003, z późn. zm.2)).

ZUS nie posiada informacji o tym, kiedy nastąpiło obciążenie rachunku płatnika, właśnie dlatego za dzień uregulowania zobowiązań uznaje zwykle dzień wpływu środków na konto składkowe.

Przykład 2.

Płatnik składek opłaca składki tylko za siebie, w związku z czym obowiązuje go termin płatności do 20. dnia miesiąca. W  maju 2022 roku ten dzień wypadł w piątek, a przedsiębiorca dokonał przelewu ELIXIR w piątek wieczorem (po ostatniej sesji przelewów bankowych). Tym samym opłacone składki trafiły na konto ZUS-u dopiero w poniedziałek i z taką datą zostały zaksięgowane.

Inny termin płatności do ZUS-u w DRA

Od DRA za styczeń 2022 terminy wysyłki wskazane w DRA (blok I, pole 01):

  • 1 – dla deklaracji składanych do 5 dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych
  • 3 – dla deklaracji składanych do 15. dnia następnego miesiąca – dla płatników składek posiadających osobowość prawną,
  • 5 - dla deklaracji składanych za sędziów, prokuratorów, żołnierzy lub funkcjonariuszy, za których jest obowiązek opłacania składek na ubezpieczenia społeczne,
  • 6 – dla deklaracji składanych do 20. dnia następnego miesiąca – dla pozostałych płatników składek.

Składki ZUS twórców i artystów

Przepisy ubezpieczeniowe definiują twórców i artystów jako osoby prowadzące działalność gospodarczą, stąd obowiązują ich płatności składek do 20. dnia miesiąca, jeżeli opłacają składki tylko za siebie i jeśli opłacają składki również za pracowników. Jednak w przypadku tej grupy termin płatności składek może ulegać zmianie. Na przykład gdy Komisja ds. Zaopatrzenia Emerytalnego Twórców, która wskazuje datę rozpoczęcia działalności, wydaje decyzję o rozpoczęciu z datą późniejszą niż wskazany moment ubezpieczenia. W takim przypadku ZUS nie nalicza odsetek, tylko następuje przesunięcia terminu zapłaty.

Nieopłacenie składki ZUS w terminie

Od każdej nieterminowej płatności ZUS nalicza odsetki. Jeżeli nie przekroczą one 1% obowiązującego w danym roku wynagrodzenia minimalnego, to zostaną one anulowane i płatnik uiszcza płatność tylko za zaległe składki. 1% minimalnego wynagrodzenia to w 2022 r. to 30,10 zł.

Jeśli płatnik notorycznie spóźnia się z opłacaniem składek do ZUS-u, grozi mu kara grzywny w wysokości do 5000 zł.

Terminy płatności składek - inne konsekwencje opóźnień

Do końca 2021 r. w przypadku gdy płatnik opłaca składki dobrowolne, a nie uiszcza ich w wymaganych terminach, przestaje podlegać temu ubezpieczeniu. Dzieje się tak np. w przypadku ubezpieczenia chorobowego, w konsekwencji czego płatnik traci prawo do zasiłku w czasie choroby. Istnieje jednak możliwość przywrócenia terminu płatności składki, ale należy wcześniej wystąpić z wnioskiem do ZUS-u, jednak decyzja ta zależy od indywidualnej interpretacji zakładu.

Przykład 3.

Pani Aleksandra prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą i nie zatrudnia pracowników. Dobrowolnie zgłosiła się do ubezpieczenia chorobowego i regularnie opłaca składki z tego tytułu. We wrześniu 2021 z powodu braku płynności finansowej mogła opłacić składki dopiero 10 września, późnym wieczorem. Zdawała sobie sprawę, że przelew zostanie zaksięgowany w ZUS-ie dopiero w dniu kolejnym, co spowoduje przerwę w podleganiu ubezpieczeniu chorobowemu. Aby uniknąć przerwy, zdecydowała się na wykonanie przelewu typu SORBNET, który jest wykonywany natychmiast po jego zatwierdzeniu. Dzięki temu składki za panią Aleksandrę trafiły do ZUS-u jeszcze w wymaganym terminie, nie przerywając ubezpieczenia.

Od 1 stycznia 2022 r. zmieni się charakter dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego. Ubezpieczenie nie będzie już ustawało na skutek nieterminowego opłacenia składek. Zatem osoby prowadzące działalność gospodarczą będą mogły ubiegać się o zasiłki również w przypadku opłacenia składek po terminie. Wprowadzone rozwiązanie jest analogiczne jak w przypadku świadczeń z ubezpieczenia wypadkowego. Świadczenia w razie choroby i macierzyństwa nie przysługują, jeśli w dniu powstania prawa do świadczenia wystąpi zadłużenie z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne na kwotę przekraczającą 1% minimalnego wynagrodzenia za pracę, do czasu spłaty całości zadłużenia. Prawo do tych świadczeń ulegnie przedawnieniu, jeżeli zadłużenie nie zostanie uregulowane w ciągu 6 miesięcy od dnia powstania prawa do świadczenia.

Artykuły
Brak wyników.
Więcej artykułów
Wzory
Brak wyników.
Więcej wzorów