Przedsiębiorcy pytani o najbardziej uciążliwy obowiązek przy prowadzeniu działalności, najczęściej wymieniają konieczność rozliczania z ZUS-em. Co miesiąc, w ściśle określonym czasie, każdy właściciel firmy ma obowiązek zapłaty ZUS-ów za siebie i pracowników, których zatrudnia. Te same terminy obowiązują na przekazanie do ZUS-u deklaracji rozliczeniowej DRA i ewentualnie raportów imiennych (RCA, RSA, RPA). Od czego zależą terminy płatności składek? Z jakimi konsekwencjami musi się liczyć ich spóźnialski płatnik? Odpowiedź poniżej.
Trzy terminy płatności składek
Od stycznia 2022 roku obowiązują następujące terminy opłacania składek:
- do 5. dnia następnego miesiąca – dla jednostek i zakładów budżetowych;
- do 15. dnia następnego miesiąca – dla płatników posiadających osobowość prawną, dotyczy to m.in. spółek akcyjnych, spółek z o.o., spółdzielni, stowarzyszeń i fundacji;
- do 20. dnia następnego miesiąca – dla pozostałych płatników składek, chodzi tu o przedsiębiorców opłacających wyłącznie składki na własne ubezpieczenia, przedsiębiorców i inne podmioty nieposiadające osobowości prawnej zatrudniające innych ubezpieczonych, w tym spółki osobowe (spółka: cywilna, jawna, partnerska, komandytowa, komandytowo-akcyjna, jednoosobowa spółka z o.o.).
Termin płatności składek a dzień wolny od pracy
Czasami zdarza się tak, że termin obowiązujący płatnika wypada w weekend lub święto (dzień wolny od pracy). W takim przypadku przepisy wskazują, że terminem płatności składek jest kolejny dzień roboczy przypadający po tym dniu wolnym.
Przykład 1.
Przedsiębiorca zatrudnia pracowników, w związku z czym ma obowiązek opłacania składek do 20. dnia każdego miesiąca. W 2024 roku dzień 20 stycznia wypada w sobotę. Tym samym płatnik ma obowiązek opłacić składki i przekazać deklaracje do ZUS-u najpóźniej do poniedziałku 22 stycznia włącznie.
Wpłata dokonana według ZUS-u
Co do zasady Zakład Ubezpieczeń Społecznych za dzień wpłaty składek uważa dzień wpływu środków na indywidualne konto płatnika. Jeśli przedsiębiorca uregulował zobowiązanie 20. dnia miesiąca (lub 15. dnia dl osób prawnych), ale nie zostało ono zaksięgowane przez ZUS w tym dniu, wpłata może zostać uznana za dokonaną nieterminowo. Dlatego polecenie przelewu najlepiej złożyć z kilkudniowym wyprzedzeniem.
Warto jednak zwrócić uwagę, że gdy składki opłacane są przelewem, wpłata zostanie uznana za terminową, jeśli w ostatecznym terminie zapłaty narzuconym przez przepisy nastąpi obciążenie rachunku bankowego płatnika. Wynika to z przepisów określonych w Ordynacji podatkowej, do której odsyła art. 31 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.
Za termin dokonania zapłaty podatku uważa się: w obrocie bezgotówkowym – dzień obciążenia rachunku bankowego podatnika, rachunku podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej lub rachunku płatniczego podatnika w instytucji płatniczej, w małej instytucji płatniczej lub instytucji pieniądza elektronicznego na podstawie polecenia przelewu, a w przypadku zapłaty za pomocą instrumentu płatniczego innego niż polecenie przelewu, zwanego dalej „innym instrumentem płatniczym” – dzień uzyskania potwierdzenia autoryzacji transakcji płatniczej, o której mowa w art. 40 ust. 1 ustawy z dnia 19 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2003, z późn. zm.2)).
ZUS nie posiada informacji o tym, kiedy nastąpiło obciążenie rachunku płatnika, właśnie dlatego za dzień uregulowania zobowiązań uznaje zwykle dzień wpływu środków na konto składkowe.
Przykład 2.
Płatnik składek opłaca składki tylko za siebie, w związku z czym obowiązuje go termin płatności do 20. dnia miesiąca. W styczniu 2024 roku ten dzień wypadł w sobotę, a przedsiębiorca dokonał przelewu ELIXIR w sobotę wieczorem (po ostatniej sesji przelewów bankowych). Tym samym opłacone składki trafiły na konto ZUS-u dopiero w poniedziałek i z taką datą zostały zaksięgowane.
Składki ZUS w przypadku początkujących przedsiębiorców
Opłacanie składek ZUS - terminy i zasady opłacania
Składki ZUS podczas zawieszenia działalności
Inny termin płatności do ZUS-u w DRA
Od DRA za styczeń 2022 terminy wysyłki wskazane w DRA (blok I, pole 01):
- 1 – dla deklaracji składanych do 5 dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych
- 3 – dla deklaracji składanych do 15. dnia następnego miesiąca – dla płatników składek posiadających osobowość prawną,
- 5 - dla deklaracji składanych za sędziów, prokuratorów, żołnierzy lub funkcjonariuszy, za których jest obowiązek opłacania składek na ubezpieczenia społeczne,
- 6 – dla deklaracji składanych do 20. dnia następnego miesiąca – dla pozostałych płatników składek.
Składki ZUS twórców i artystów
Przepisy ubezpieczeniowe definiują twórców i artystów jako osoby prowadzące działalność gospodarczą, stąd obowiązują ich płatności składek do 20. dnia miesiąca, jeżeli opłacają składki tylko za siebie i jeśli opłacają składki również za pracowników. Jednak w przypadku tej grupy termin płatności składek może ulegać zmianie. Na przykład gdy Komisja ds. Zaopatrzenia Emerytalnego Twórców, która wskazuje datę rozpoczęcia działalności, wydaje decyzję o rozpoczęciu z datą późniejszą niż wskazany moment ubezpieczenia. W takim przypadku ZUS nie nalicza odsetek, tylko następuje przesunięcia terminu zapłaty.
Nieopłacenie składki ZUS w terminie
Od każdej nieterminowej płatności ZUS nalicza odsetki. Jeżeli nie przekroczą one 1% obowiązującego w danym roku wynagrodzenia minimalnego, to zostaną one anulowane i płatnik uiszcza płatność tylko za zaległe składki. 1% minimalnego wynagrodzenia to od stycznia 2024 r. kwota 42,42 zł a od lipca będzie to 43,00 zł.
Jeśli płatnik notorycznie spóźnia się z opłacaniem składek do ZUS-u, grozi mu kara grzywny w wysokości do 5000 zł.
Terminy płatności składek - inne konsekwencje opóźnień
Od 1 stycznia 2022 r. zmienił się charakter dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego. Ubezpieczenie nie jest już ustawało na skutek nieterminowego opłacenia składek. Zatem osoby prowadzące działalność gospodarczą będą mogły ubiegać się o zasiłki również w przypadku opłacenia składek po terminie. Wprowadzone rozwiązanie jest analogiczne jak w przypadku świadczeń z ubezpieczenia wypadkowego. Świadczenia w razie choroby i macierzyństwa nie przysługują, jeśli w dniu powstania prawa do świadczenia wystąpi zadłużenie z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne na kwotę przekraczającą 1% minimalnego wynagrodzenia za pracę, do czasu spłaty całości zadłużenia. Prawo do tych świadczeń ulegnie przedawnieniu, jeżeli zadłużenie nie zostanie uregulowane w ciągu 6 miesięcy od dnia powstania prawa do świadczenia.
