Poradnik Przedsiębiorcy

Terminy płatności składek ZUS i konsekwencje opóźnień w zapłacie

Przedsiębiorcy pytani o najbardziej uciążliwy obowiązek przy prowadzeniu działalności, najczęściej wymieniają konieczność rozliczania z ZUS-em. Co miesiąc, w ściśle określonym czasie, każdy właściciel firmy ma obowiązek zapłaty ZUS-ów za siebie i pracowników, których zatrudnia. Te same terminy obowiązują na przekazanie do ZUS-u deklaracji rozliczeniowej DRA i ewentualnie raportów imiennych (RCA, RZA, RSA). Od czego zależą terminy płatności składek? Z jakimi konsekwencjami musi się liczyć ich spóźnialski płatnik? Odpowiedź poniżej.

Trzy terminy płatności składek

Składki ZUS są płacone przez płatników w trzech podstawowych terminach:

  • do 5. dnia następnego miesiąca – w przypadku jednostek i zakładów budżetowych oraz gospodarstw pomocniczych;

  • do 10. dnia następnego miesiąca – w odniesieniu do osób fizycznych, które opłacają składkę wyłącznie za siebie;

  • do 15. dnia następnego miesiąca – obowiązek ten dotyczy pozostałych podatników.

Uwaga!
Terminy płatności składek
są równoznaczne z terminem przekazania do ZUS-u deklaracji rozliczeniowej. ZUS musi bowiem otrzymać dokument potwierdzający naliczenie składek.

Termin płatności składek a dzień wolny od pracy

Czasami zdarza się tak, że termin obowiązujący płatnika wypada w weekend lub święto (dzień wolny od pracy). W takim przypadku przepisy wskazują, że terminem płatności składek jest kolejny dzień roboczy przypadający po tym dniu wolnym.

Przykład 1.

Przedsiębiorca zatrudnia pracowników, w związku z czym ma obowiązek opłacania składek do 15. dnia każdego miesiąca. W 2018 roku 15 kwietnia wypada w niedzielę. Tym samym płatnik ma obowiązek opłacić składki i przekazać deklaracje do ZUS-u najpóźniej do poniedziałku 16 kwietnia włącznie.


Wpłata dokonana według ZUS-u

Co do zasady Zakład Ubezpieczeń Społecznych za dzień wpłaty składek uważa dzień wpływu środków na indywidualne konto płatnika. Jeśli przedsiębiorca uregulował zobowiązanie 15. dnia miesiąca (lub 10. dnia jeśli składki opłaca wyłącznie za siebie), ale nie zostało ono zaksięgowane przez ZUS w tym dniu, wpłata może zostać uznana za dokonaną nieterminowo. Dlatego polecenie przelewu najlepiej złożyć z kilkudniowym wyprzedzeniem.

Warto jednak zwrócić uwagę, że gdy składki opłacane są przelewem, wpłata zostanie uznana za terminową, jeśli w ostatecznym terminie zapłaty narzuconym przez przepisy nastąpi obciążenie rachunku bankowego płatnika. Wynika to z przepisów określonych w Ordynacji podatkowej, do której odsyła art. 31 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Art. 60. § 1. pkt. 2. Ordynacja podatkowa
Za termin dokonania zapłaty podatku uważa się: w obrocie bezgotówkowym – dzień obciążenia rachunku bankowego podatnika, rachunku podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej lub rachunku płatniczego podatnika w instytucji płatniczej, w małej instytucji płatniczej lub instytucji pieniądza elektronicznego na podstawie polecenia przelewu, a w przypadku zapłaty za pomocą instrumentu płatniczego innego niż polecenie przelewu, zwanego dalej „innym instrumentem płatniczym” – dzień uzyskania potwierdzenia autoryzacji transakcji płatniczej, o której mowa w art. 40 ust. 1 ustawy z dnia 19 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2003, z późn. zm.2)).

ZUS nie posiada informacji o tym, kiedy nastąpiło obciążenie rachunku płatnika, właśnie dlatego za dzień uregulowania zobowiązań uznaje zwykle dzień wpływu środków na konto składkowe.

Przykład 2.

Płatnik składek opłaca składki tylko za siebie, w związku z czym obowiązuje go termin płatności do 10. dnia miesiąca. W sierpniu 2018 roku ten dzień wypada w piątek, a przedsiębiorca dokonał przelewu ELIXIR w piątek wieczorem (po ostatniej sesji przelewów bankowych). Tym samym opłacone składki trafiły na konto ZUS-u dopiero w poniedziałek i z taką datą zostały zaksięgowane.

Inny termin płatności do ZUS-u - dla kogo?

Inny termin płatności do ZUS-u dotyczy podatników rozliczających się z kodem „4”, mimo że opłacają oni składki wyłącznie za siebie. Kod „4” należy wpisać w danych organizacyjnych w polu 01 deklaracji ZUS DRA.

Do tej grupy należą:

  • wspólnicy spółek jednoosobowych z ograniczoną odpowiedzialnością, cywilnych, jawnych, komandytowych i partnerskich, którzy opłacają składki wyłącznie za siebie, pod warunkiem że spółka zatrudnia pracowników lub inne osoby podlegające z tego tytułu ubezpieczeniom oraz przez osoby podlegające dobrowolnie ubezpieczeniu zdrowotnemu;

  • osoby, które dobrowolnie opłacają składki na ubezpieczenie zdrowotne;

  • osoby, które opłacają jednocześnie dobrowolne ubezpieczenia emerytalno-rentowe i dobrowolne ubezpieczenie zdrowotne.

Osoby ubezpieczone wymienione wyżej, mimo że opłacają składki tylko za siebie, ale w deklaracjach wykazane są z kodem 4, opłacają składki do 15. dnia kolejnego miesiąca.

Składki ZUS twórców i artystów

Przepisy ubezpieczeniowe definiują twórców i artystów jako osoby prowadzące działalność gospodarczą, stąd obowiązują ich płatności składek do 10. dnia miesiąca, jeżeli opłacają składki tylko za siebie oraz do 15. dnia miesiąca, jeśli opłacają składki również za pracowników. Jednak w przypadku tej grupy termin płatności składek może ulegać zmianie. Na przykład gdy Komisja ds. Zaopatrzenia Emerytalnego Twórców, która wskazuje datę rozpoczęcia działalności, wydaje decyzję o rozpoczęciu z datą późniejszą niż wskazany moment ubezpieczenia. W takim przypadku ZUS nie nalicza odsetek, tylko następuje przesunięcia terminu zapłaty.

Nieopłacenie składki ZUS w terminie

Od każdej nieterminowej płatności ZUS nalicza odsetki. Jeżeli nie przekroczą one kwoty 6,60 zł, to zostaną one anulowane i płatnik uiszcza płatność tylko za zaległe składki.

Wysokość ustawowych odsetek za opóźnienie wynosi 8% w stosunku rocznym, a ich kwotę reguluje Ordynacja podatkowa (stąd też określenie odsetki podatkowe).

Uwaga!
W celu obliczenia kwoty odsetek od zaległości w ZUS-ie warto skorzystać z kalkulatora odsetek podatkowych.

Jeśli płatnik notorycznie spóźnia się z opłacaniem składek do ZUS-u, grozi mu kara grzywny w wysokości do 5000 zł.

Inne konsekwencje nieopłacania w terminie składek ZUS

Oprócz karnych odsetek podatkowych płatnika składek mogą spotkać także inne konsekwencje. W przypadku gdy płatnik opłaca składki dobrowolne, a nie uiszcza ich w wymaganych terminach, przestaje podlegać temu ubezpieczeniu. Dzieje się tak np. w przypadku ubezpieczenia chorobowego, w konsekwencji czego płatnik traci prawo do zasiłku w czasie choroby. Istnieje jednak możliwość przywrócenia terminu płatności składki, ale należy wcześniej wystąpić z wnioskiem do ZUS-u, jednak decyzja ta zależy od indywidualnej interpretacji zakładu.

Przykład 3.

Pani Aleksandra prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą i nie zatrudnia pracowników. Dobrowolnie zgłosiła się do ubezpieczenia chorobowego i regularnie opłaca składki z tego tytułu. W lutym z powodu braku płynności finansowej mogła opłacić składki dopiero 10 lutego, późnym wieczorem. Zdawała sobie sprawę, że przelew zostanie zaksięgowany w ZUS-ie dopiero w dniu kolejnym, co spowoduje przerwę w podleganiu ubezpieczeniu chorobowemu. Aby uniknąć przerwy, zdecydowała się na wykonanie przelewu typu SORBET, który jest wykonywany natychmiast po jego zatwierdzeniu. Dzięki temu składki za panią Aleksandrę trafiły do ZUS-u jeszcze w wymaganym terminie, nie przerywając ubezpieczenia.