1 stycznia 2020 mija termin, do którego przedsiębiorcy mieli czas na dostosowanie warunków przechowywania dokumentacji pracowniczej. Przypomnijmy, że okres ten został wskazany w Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.
Prawidłowe przechowywanie dokumentacji pracowniczej
Jak określono w rozporządzeniu dotyczącym dokumentacji pracowniczej, dokumentacja ta powinna być przechowywana w odpowiednich warunkach i w sposób, który nie zagraża jej zniszczeniu. W rozporządzeniu tym wskazano, że odpowiednie warunki to nie tylko te związane z zabezpieczeniem danych od kradzieży, ale co bardzo ważne, również te związane z odpowiednią temperaturą i wilgotnością. W treści § 8 rozporządzenia czytamy, że „pracodawca zapewnia odpowiednie warunki zabezpieczające dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych, w szczególności przez zapewnienie w pomieszczeniu, w którym przechowywana jest dokumentacja pracownicza, odpowiedniej wilgotności, temperatury i zabezpieczenie tego pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych”.
O ile warunki związane z zabezpieczeniem przed nieupoważnionym dostępem są dość klarowne, to już stwierdzenie o odpowiedniej wilgotności i temperaturze rodzi pewne kontrowersje. Odpowiednie, czyli jakie?
Wilgotność i temperatura
Na pytanie, co według ustawodawcy oznacza słowo odpowiednie w przypadku temperatury i wilgotności znajdujemy odpowiedź w innym rozporządzeniu. Okoliczności te określa Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców. Ujęto tam szereg wytycznych dotyczących warunków przechowywania dokumentów. Zgodnie z tym aktem prawnym pomieszczenie do przechowywania dokumentacji nie może być zawilgocone oraz znajdować się w nieprzystosowanej piwnicy lub na strychu budynku. Nasze archiwum powinno być wyposażone w ognioodporne drzwi i pożarową instalację sygnalizacyjno-alarmową oraz zabezpieczone przed włamaniem za pomocą instalacji antywłamaniowej lub w inny sposób odpowiedni dla danego pomieszczenia. Co ważne, dokumentacja wytworzona na nośniku papierowym powinna być chroniona przed kurzem, infekcją grzybów pleśniowych oraz zniszczeniami powodowanymi przez owady i gryzonie.
Same wytyczne co do temperatury i wilgotności znajdują się w załączniku do niniejszego rozporządzenia. Zgodnie z nim temperatura pomieszczenia ma wynosić od 14 do 20 stopni Celsjusza przy maksymalnym dobowym wahaniom 2 stopni. Natomiast wilgotność powinna wynosić od 45 do 60% przy wahaniu w ciągu 24 godzin +/- 5%. To na pracodawcy ciąży obowiązek pomiaru tych czynników, powinien on więc robić to regularnie, a wyniki pomiarów być odnotowane.
Kary za złe warunki przechowania?
Od stycznia 2020 roku każdy pracodawca powinien przechowywać dokumenty pracownicze zgodnie z wytycznymi Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Jak wskazuje resort pracy oraz Państwowa Inspekcja Pracy, niezastosowanie się do zmian może skutkować karami. Choć urzędnicy nie podali konkretnych kwot, nadmieniono, że każdy przypadek niezastosowania się do nowych przepisów będzie rozpatrywany indywidualnie, a na wysokość kary będą miały wpływ zaistniałe okoliczności. Warto jednak dokonać weryfikacji warunków, w jakich przechowywane są dane pracowników, ponieważ wszelkie nieprawidłowości mogą być uznane za wykroczenie przeciwko prawom pracownika.
