Przechowywanie dokumentacji pracowniczej a zmiany przepisów

Dokumentacja dotycząca stosunku pracy podlega ochronie prawnej – przepisy ustalają obligatoryjne okresy jej przechowywania. Na pracodawcach spoczywa w związku z tym obowiązek szczególnej pieczy nad tą dokumentacją. Jakie grzywny przewidziane są dla pracodawców u których przechowywanie dokumentacji pracowniczej nie odbywa się zgodnie z przepisami? Odpowiadamy.

Dokumentacja pracownicza 

Pod pojęciem dokumentacji pracowniczej rozumie się, w myśl art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy, akta osobowe pracowników oraz pozostałą dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Szczegółowo zakres dokumentacji pracowniczej określono w Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej.

W ramach akt osobowych wyróżnia się 4 części obejmujące:

• część A – oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich;
• część B – oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika;
• część C – oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy;
• część D – odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (gromadzona poza aktami osobowymi) obejmuje natomiast:

• dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy;
• dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego;
• kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych;
• kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Dwa rygory przechowywania dokumentacji pracowniczej 

Zgodnie z przepisem art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy (obowiązującym od 1 stycznia 2019 roku) do podstawowych obowiązków pracodawcy należy przechowywanie dokumentacji pracowniczej w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Jednakże ze względu na unormowania Ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, poza wspomnianym rygorem 10-letniego okresu przechowywania dokumentacji w pewnych okolicznościach należy nadal stosować zasady obowiązujące wcześniej, ustalające 50-letni okres przechowywania.

Przed 1 stycznia 2019 roku

Do końca 2018 roku Kodeks pracy nie określał terminów dotyczących przechowywania dokumentacji pracowniczej. Okresy te wywodzono wtedy z Ustawy z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach lub okresów przedawnienia roszczeń wynikających ze stosunku pracy.

W przypadku akt osobowych, okres ich przechowywania wynosił 50 lat. Innych dokumentów, które nie podlegały włączeniu do akt osobowych, takich jak np. dokumentacja dotycząca rozliczania czasu pracy, nie trzeba było jednak przechowywać przez okres 50 lat, lecz przez czas odpowiadający okresowi przedawnienia roszczeń pracowniczych, czyli przez 3 lata (por. art. 291 Kodeksu pracy).

Omawiany rygor należy nadal stosować do dokumentacji pracowniczej dotyczącej stosunków pracy nawiązanych przed 1 stycznia 2019 roku, niezależnie od tego, czy stosunki te ustały również przed tym dniem, czy też były po tym dniu kontynuowane.

Przykład 1.

Pracownik podjął zatrudnienie u pracodawcy 10 lipca 1992 roku, a 18 listopada 2018 roku strony rozwiązały stosunek pracy. W związku z tym akta osobowe pracownika prowadzone przez wspomnianego pracodawcę należy przechowywać do końca 2068 roku. 

Przykład 2.

Umowa o pracę została nawiązana 18 października 2011 roku i zatrudnienie to nadal trwa. Gdy ten stosunek pracy zostanie rozwiązany (lub wygaśnie) – co nastąpi po 1 stycznia 2019 roku – akta osobowe pracownika będzie trzeba przechowywać przez 50 lat, ponieważ umowę o pracę zawarto przed wejściem w życie nowego rygoru przechowywania dokumentacji pracowniczej, czyli przed 1 stycznia 2019 roku.

Od 1 stycznia 2019 roku

Obecnie obowiązuje zasada przechowywania całej dokumentacji pracowniczej (akt osobowych i pozostałych dokumentów) przez okres zatrudnienia pracownika oraz przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Przykład 3.

Pracownik był zatrudniony u pracodawcy od 1 marca 2019 roku do 12 lutego 2021 roku. Obowiązkowy 10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej dotyczącej tego stosunku pracy upłynie 31 grudnia 2031 roku.

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej - skrócenie okresu

W celu skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej dotyczącej stosunków pracy nawiązanych po 31 grudnia 1998 roku, a przed 1 stycznia 2019 roku, pracodawca-płatnik składek na ubezpieczenia społeczne może złożyć w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych raporty informacyjne ZUS RIA, o których mowa w art. 4 pkt 6a Ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Raporty należy złożyć za wszystkich ubezpieczonych.

W następstwie złożenia raportów informacyjnych ZUS RIA okres przechowywania dokumentacji pracowniczej osób, których raporty te dotyczą, ulega skróceniu do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony.

Likwidacja lub upadłość pracodawcy

W przypadku postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości likwidator lub syndyk obowiązany jest:

• wskazać podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania;
• zapewnić na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca okresu przechowywania dokumentacji.

W przypadku stwierdzenia przez sąd rejestrowy na wniosek pracodawcy lub syndyka masy upadłości podlegającego wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego lub do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej niemożności zapewnienia środków na koszty dalszego przechowywania, dokumentację przejmuje archiwum państwowe utworzone w tym celu przez ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego.

Likwidator lub syndyk masy upadłości ma obowiązek uporządkowania dokumentacji przed jej przekazaniem do dalszego przechowywania.

Wykroczenia – zaniedbania w pieczy nad dokumentacją pracowniczą  

Zgodnie z art. 281 § 1 pkt 6, 6a i 7 Kodeksu pracy pracodawca, który:

• nie prowadzi dokumentacji pracowniczej,
• nie przechowuje dokumentacji pracowniczej przez wymagany prawem okres,
• pozostawia dokumentację pracowniczą w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem,

podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.

Warto również zauważyć, że w obecnym stanie prawnym pracodawca ma do wyboru prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej w postaciach papierowej lub elektronicznej, przy czym – jak się wydaje – dopuszczalne jest stosowanie jednej z tych postaci w odniesieniu do niektórych dokumentów, a drugiej – w odniesieniu do pozostałych (np. prowadzenie akt osobowych w formie papierowej, a pozostałej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy – elektronicznie).

Elektroniczne przechowywanie dokumentacji

Dokumentacje kadrową można przechowywać elektroniczne, jednak powinny być tu spełnione odpowiednie warunki. System wFirma spełnia je wszystkie a prowadzenie e-akt jest bardzo proste. Akta pracownicze w systemie wFirma.pl tworzone są automatycznie podczas dodawania do systemu pracownika w zakładce KADRY » PRACOWNICY » DODAJ. W tym momencie w szczegółach pracownika w zakładce DOKUMENTY zostają utworzone dwa folder Akta osobowe i Dokumenty pracownicze.

Szczegółowo zostało to opisane: E-akta i dokumentacja pracownicza w formie elektronicznej w systemie wFirma.pl.