Przechowywanie dokumentacji pracowniczej po likwidacji pracodawcy

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej to jeden z ciążących na pracodawcy obowiązków z zakresu prawa pracy. Prawo określa okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej, zasady jej wydawania, a także postępowanie w przypadku likwidacji pracodawcy. Osoby szukające odpowiedzi na pytanie, w jakim miejscu przechowywana jest dokumentacja pracownicza po likwidacji firmy, dowiedzą się tego z niniejszego artykułu.

Jakie dokumenty zaliczane są do dokumentacji pracowniczej?

Dokumentacja pracownicza to pojęcie szerokie, które obejmuje swoim zakresem nie tylko akta osobowe, ale również dokumentację w sprawach ze stosunku pracy.

Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy prowadzona przez pracodawcę oddzielnie dla każdego pracownika obejmuje: 

1. dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w tym ewidencję czasu pracy, zawierającą informacje o liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy, liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej, liczbie godzin nadliczbowych, dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia, liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia, rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy, rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy, wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy, czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego;
2. dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w tym wnioski pracownika o udzielenie zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych, ubieganie się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej 1 dziecka w wieku do 14 lat, ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty, stosowania systemu skróconego tygodnia pracy, stosowania systemu czasu pracy weekendowej, stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy, stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy, ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej, ubiegania się i korzystania z urlopu opiekuńczego;
3. dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w tym dokumenty związane ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy, uzgodnienia z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy, wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawania poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy;
4. dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w tym zgody pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4. roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy oraz pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 8. roku życia na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy, zgody pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy;
5. dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego;
6. kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych;
7. ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację. 

Obowiązujące okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej

W przypadku pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku nie ma możliwości skrócenia okresu przechowywania dokumentacji – należy ją przechowywać 50 lat.

Obowiązek informowania o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej dla osób zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku

Pracodawcy powinni pamiętać, że od początku 2019 roku w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy ma obowiązek wydania byłemu pracownikowi:

1. informacji o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,
2. informacji o możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej,
3. informacji o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania we wskazanym przez pracodawcę okresie.

Wskazany obowiązek informacyjny pracodawcy stosowany jest do pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku.

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynoszący 10 lat należy liczyć od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Prawo odbioru dokumentacji pracowniczej trzeba liczyć od upływu okresu jej przechowywania. Pracownik ma na to miesiąc. W przekazywanej mu informacji należy dokładnie wskazać ten termin.

Powyższe informacje, które pracodawca jest obowiązany przekazać pracownikowi, powinny być zindywidualizowane i konkretne.

Informacja o okresie przechowywania dokumentacji i terminie jej odbioru może mieć postać papierową lub elektroniczną.

Kto może przechowywać dokumentację pracowniczą?

Znaczna część dokumentacji pracowniczej dla osób zatrudnianych przed 2019 rokiem musi być przechowywana przez wiele lat. Może zdarzyć się też tak, że zakład pracy zostanie zlikwidowany przed upływem czasu, przez który należy przechowywać dokumentację osób zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku. Co stanie się z dokumentacją związaną ze stosunkiem pracy w takiej sytuacji? 

Działalność w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania jest działalnością regulowaną w rozumieniu przepisów Ustawy z dnia 6 marca 2018 roku – Prawo przedsiębiorców wykonywaną przez przedsiębiorcę i wymaga uzyskania wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych. Tego rodzaju działalność może być wykonywana także przez archiwa państwowe lub Stowarzyszenie Archiwistów Polskich.

Przykład 1. 

Czy pan Paweł prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą i posiadający kilka nieruchomości na terenie całej Polski może prowadzić działalność polegającą na oferowaniu przechowywania dokumentacji pracowniczej?

Pan Paweł nie może prowadzić takiej działalności jako przedsiębiorca w ramach jednoosobowej działalności. Musiałby on założyć spółkę kapitałową, która uzyska osobowość prawną i dopiero po uzyskaniu wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych mógłby prowadzić taką działalność.

Obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej po likwidacji pracodawcy

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej to obowiązek, który obciąża pracodawcę nawet po likwidacji bądź upadłości zakładu pracy. Postawienie pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenie jego upadłości oznacza, że odpowiednio likwidator lub syndyk wskazuje podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania. 

Likwidator i syndyk muszą zapewniać na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca okresu przechowywania dokumentacji.

Jeżeli sąd rejestrowy ustali brak możliwości zapewnienia środków na pokrycie kosztów dalszego przechowywania dokumentacji pracowniczej, to na wniosek pracodawcy lub syndyka masy upadłości podlegającego wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego lub do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej dokumentację przejmuje archiwum państwowe, utworzone w tym celu przez ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego. Jednak przed wydaniem postanowienia w sprawie takiego wniosku sąd zasięga opinii naczelnika urzędu skarbowego właściwego miejscowo dla siedziby pracodawcy o jego stanie majątkowym. 

Do środków na pokrycie kosztów przechowywania dokumentacji przez archiwum państwowe stosuje się odpowiednio przepisy Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa z tą różnicą, że uprawnienia organu podatkowego przysługują dyrektorowi archiwum państwowego. 

W razie bezskuteczności egzekucji w zakresie kosztów przechowywania dokumentacji przejętej przez archiwum państwowe koszty te są pokrywane ze środków będących w dyspozycji Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. W decyzji dyrektora archiwum państwowego ustalana jest wysokość środków finansowych na pokrycie kosztów przechowywania dokumentacji przejętej przez archiwum państwowe z uwzględnieniem koniecznych wydatków związanych z przechowywaniem dokumentacji.

Gdzie szukać informacji o miejscu przechowywania dokumentacji pracowniczej po likwidacji pracodawcy?

Informacji o tym, gdzie przechowywane są dokumenty związane ze stosunkiem pracy, można szukać stronie internetowej ZUS-u w bazie zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy.

Odpłatność za wydanie dokumentacji pracowniczej 

Pracownicy powinni wiedzieć, że przechowywane dokumenty mogą być im wydane za opłatą. 

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 10 lutego 2005 roku w sprawie określenia maksymalnej wysokości opłat za sporządzenie odpisu lub kopii dokumentacji o czasowym okresie przechowywania opłaty za sporządzenie odpisu lub kopii przechowywanej dokumentacji nie mogą być wyższe niż:

1. za sporządzenie kopii świadectwa pracy – 17 zł;
2. za sporządzenie kopii, z zastrzeżeniem pkt 3, innego niż świadectwo pracy dokumentu z zakresu stosunku pracy, w tym dokumentu potwierdzającego wysokość wynagrodzenia - 4 zł;
3. za sporządzenie kopii każdej karty kartoteki zarobkowej bądź zasiłkowej albo strony listy płac – 4 zł;
4. za sporządzenie odpisu świadectwa pracy, za każdą rozpoczętą stronę – 35 zł;
5. za sporządzenie odpisu innego niż świadectwo pracy dokumentu z zakresu stosunku pracy, w tym dokumentu potwierdzającego wysokość wynagrodzenia, za każdą rozpoczętą stronę – 8 zł;
6. za sporządzenie odpisu skróconego wysokości zarobków na podstawie list płac, za każdą pozycję zestawienia (kwotę wynagrodzenia rocznego albo wynagrodzenia za krótszy okres faktycznie przepracowany w ciągu roku) – 4 zł.

Opłata od jednorazowo złożonego zamówienia dokumentów nie może przekroczyć kwoty 200 zł.

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej po likwidacji pracodawcy - podsumowanie

Podsumowując, najczęściej dokumentacja związana ze stosunkiem pracy po likwidacji pracodawcy trafi do archiwum państwowego. Dopuszczalne jest też jej przechowywanie przez inne podmioty spełniające nałożone na nie wymogi w ustawie. Warto sprawdzić na stronie ZUS-u, gdzie przechowywana jest dokumentacja i zwrócić się o wydanie odpowiednich odpisów dokumentów, jeśli zajdzie taka konieczność.