Poradnik Przedsiębiorcy

Środki trwałe w firmie - istotne informacje

Prowadząc działalność gospodarczą, przedsiębiorcy wykorzystują rożnego rodzaju składniki majątku. Zakup niektórych z nich może zostać ujęty bezpośrednio w kosztach uzyskania przychodu jednak niektóre mogą zostać uznane za środki trwałe. W takiej sytuacji wydatek poniesiony na ich zakup będzie ujęty w kosztach w postaci odpisów amortyzacyjnych.

Środki trwałe - definicja

Zarówno w prawie bilansowym, jak i podatkowym, zdefiniowane zostało pojęcie środków trwałych. Regulowane jest przez trzy ustawy. Zgodnie z art. 22a ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych amortyzacji podlegają środki trwałe stanowiące własność lub współwłasność podatnika, wytworzone lub nabyte we własnym zakresie, zdatne do użytkowania i kompletne:

  • budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością,

  • maszyny, urządzenia i środki transportu,

  • inne przedmioty.

Przewidywalny okres używania powinien być dłuższy niż rok, poza tym muszą być wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy określonej w art. 23a pkt 1 ustawy o PIT.

Środki trwałe - klasyfikacja

Klasyfikacja środków trwałych (KŚT) jest miejscem usystematyzowania obiektów zaliczanych do majątku trwałego, która służy do ustalania stawek amortyzacyjnych, badań statystycznych oraz do celów ewidencyjnych. Środki trwałe można podzielić na 10 grup:

  1. Grupa 0 – Grunty,

  2. Grupa 1 – Budynki i lokale, spółdzielcze prawo do lokalu niemieszkalnego,

  3. Grupa 2 – Obiekty inżynierii lądowej i wodnej,

  4. Grupa 3 – Kotły i maszyny energetyczne,

  5. Grupa 4 – Maszyny, urządzenia i aparaty ogólnego zastosowania,

  6. Grupa 5 – Specjalistyczne maszyny, urządzenia i aparaty,

  7. Grupa 6 – Urządzenia techniczne,

  8. Grupa 7 – Środki transportu,

  9. Grupa 8 – Narzędzia, przyrządy, ruchomości i wyposażenie,

  10. Grupa 9 – Inwentarz żywy.

Kwalifikacja dziesięciogrupowa została podzielona na podgrupy, które są oznaczane symbolami dwucyfrowymi oraz trzecią podgrupę oznaczaną symbolami trzycyfrowymi.

Środek trwały - podstawowe zasady ustalania wartości początkowej

Środki trwałe ujmowane są w ewidencji środków trwałych w wysokości wartości początkowej. Stanowi ona podstawę do ustalenia i dokonywania odpisów amortyzacyjnych. W zależności od sposobu pozyskania środka trwałego jego wartość początkowa będzie się różnie kształtować.

Środki trwałe wycenia się według:

  • ceny nabycia w przypadku ich odpłatnego nabycia,

  • kosztu wytworzenia w przypadku wytworzenia we własnym zakresie,

  • wartości rynkowej w przypadku nieodpłatnego nabycia, spadku czy darowizny (chyba że umowa darowizny albo umowa o nieodpłatnym przekazaniu określa tę wartość w niższej wysokości).

Do kosztów wytworzenia środka trwałego zalicza się koszty, które w sposób bezpośredni związane są z jego wytworzeniem:

  • wartość zużytych materiałów (w cenie zakupu),

  • usługi obce,

  • wynagrodzenia pracowników bezpośrednio związanych z wytworzeniem składnika,

  • koszty delegacji,

  • koszty montażu,

  • koszty remontów,

  • koszy przeglądów,

  • ulepszenia, które zostały poniesione przed przekazaniem środka trwałego do użytku.

Na wartość początkową wpływ będą miały również:

  • koszty obsługi zaciągniętych zobowiązań w celu ich sfinansowania,

  • różnice kursowe, przypadające na okres od rozpoczęcia budowy środka trwałego do dnia jego oddania do użytkowania.

Wartość początkowa środka trwałego powinna być ustalona raz, a zmiana jego wartości może być spowodowana tylko na skutek jego ulepszenia, a także w przypadku, gdy wartość początkowa środka trwałego została ustalona niezgodnie z przepisami lub w przypadku przeprowadzenia aktualizacji wyceny środków trwałych.

Przyjęcie środka trwałego do użytkowania

Przyjęcie środka trwałego wiąże się z wystawieniem dokumentu księgowego OT (przyjęcie środka trwałego). Dokument ten powinien zawierać:

  • numer kolejny OT,

  • nazwę oraz adres jednostki wystawiającej dokument przyjęcia środka trwałego,

  • datę wystawienia,

  • nazwę środka trwałego,

  • charakterystykę środka trwałego,

  • miejsce użytkowania,

  • datę oraz numer dowodu dostawy,

  • datę przyjęcia do używania,
  • wartość środka trwałego,

  • stawkę amortyzacji,

  • metodę amortyzacji,
  • symbol Klasyfikacji Środków Trwałych,

  • numer inwentarzowy,

  • podpisy zespołu przyjmującego środek trwały.

Metody amortyzacji

Amortyzacja liniowa

Jest podstawową metodą amortyzacji środków trwałych. W celu rozpoczęcia amortyzacji tą metodą podmiot musi ustalić wartość początkową składnika, określić rodzaj środka zgodnie z Klasyfikacją Środków Trwałych. Na podstawie wybranej grupy należy ustalić stawkę amortyzacyjną, a wartość ustalonego rocznego odpisu jest kwotą stałą przez cały okres amortyzacji. Zakończenie amortyzacji następuje w momencie zrównania wartości odpisów z wartością początkową środka lub jeśli składnik zostanie zlikwidowany. Podatnik ma obowiązek wpisać środek do ewidencji środków trwałych najpóźniej w miesiącu przyjęcia go do użytkowania.

Amortyzacja przyśpieszona

Amortyzacja przyspieszona jest odmianą amortyzacji liniowej. W przypadku gdy środki trwałe używane są w złych warunkach lub bardziej intensywnie w stosunku do warunków przeciętnych, istnieje możliwość podwyższenia stawki amortyzacji. Wówczas mnoży się ją przez zawarty w wykazie stawek współczynnik. Stawki amortyzacyjne można podwyższać dla:

  • środków trwałych zaliczanych do 3-6 i 8 grupy KŚT, poddanych szybkiemu postępowi technicznemu – przy zastosowaniu współczynników nie wyższych niż 2,0;
  • środków transportu w tym samochodów osobowych, używanych bardziej intensywnie w stosunku do warunków przeciętnych albo wymagających szczególnej sprawności technicznej – przy zastosowaniu w tym okresie współczynników nie wyższych niż 1,4;
  • budynków i budowli, używanych wwarunkach:
    a) pogorszonych – przy zastosowaniu współczynników nie wyższych niż 1,2,
    b) złych – przy zastosowaniu współczynników nie wyższych niż 1,4.

Amortyzacja indywidualna

W odniesieniu do używanych lub ulepszanych środków trwałych po raz pierwszy wprowadzanych do ewidencji, podatnicy sami mogą ustalić stawki amortyzacyjne. Okres amortyzacji nie może być krótszy niż określony w przepisach. Amortyzacja indywidualna może być stosowana w odniesieniu do:

  • środków trwałych zaliczonych do grupy 3–6 i 8 Klasyfikacji i okres amortyzacji wynosi:
    a) 24 miesiące – gdy ich wartość początkowa nie przekracza 25 000 zł,
    b) 36 miesięcy – gdy ich wartość początkowa jest wyższa od 25 000 i nie przekracza 50 000 zł,
    c) 60 miesięcy – w pozostałych przypadkach;
  • środków transportu, w tym samochodów osobowych, gdzie okres amortyzacji wynosi 30 miesięcy;
  • budynków (lokali) niemieszkalnych, dla których stawka amortyzacyjna z Wykazu stawek amortyzacyjnych wynosi 2,5%:

    • 40 lat - pomniejszone o pełną liczbę lat, które upłynęły od dnia ich oddania po raz pierwszy do używania do dnia wprowadzenia do ewidencji ŚT oraz WNiP, z tym że okres amortyzacji nie może być krótszy niż 10 lat dla pozostałych budynków (lokali) i budowli,
    • 10 lat (z wyjątkiem trwale związanych z gruntem budynków handlowo-usługowych wymienionych w rodzaju 103 Klasyfikacji i innych budynków niemieszkalnych wymienionych w rodzaju 109 Klasyfikacji, trwale związanych z gruntem, kiosków towarowych o kubaturze poniżej 500 m3, domków kempingowych i budynków zastępczych, dla których okres amortyzacji nie może być krótszy niż 3 lata).

Amortyzacja degresywna

Amortyzacja degresywna pozwala na zastosowanie podwyższonego współczynnika nie wyższego niż 2,0, co powoduje skrócenie okresu amortyzacji środka trwałego. Polecana jest dla podmiotów, które w krótkim czasie potrzebują wysokich kosztów.

Metoda ta polega na ustaleniu wartości początkowej składnika majątku oraz zastosowaniu stawki amortyzacyjnej podanej w Wykazie Stawek Amortyzacyjnych powiększonej o ustalony współczynnik w pierwszym roku amortyzacji. W roku podatkowym, w którym określona roczna kwota amortyzacji miałaby być niższa od rocznej kwoty amortyzacji obliczonej przy zastosowaniu metody liniowej, podatnicy zobowiązani są dokonywać dalszych odpisów amortyzacyjnych według metody liniowej (art. 22k ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).

Amortyzacja jednorazowa

Środki trwałe mogą w trzech różnych przypadkach podlegać amortyzacji jednorazowej:

  • w ramach pomocy de minimis środki trwałe zaliczane do 3-8 grupy KŚT z wyłączeniem samochodów osobowych. Skorzystać z niej mogą podmioty, które spełniają warunki małego podatnika. Są to podmioty których przychody ze sprzedaży brutto nie przekroczyły w roku poprzednim 1 200 000 euro, jak również podmioty, które rozpoczęły działalność w trakcie trwania roku podatkowego. Limit amortyzacji jednorazowej wynosi 50 000 euro. W ciągu 3 lat łączna kwota pomocy de minimis nie może przekroczyć 200 000 euro, w odniesieniu do firm transportowych limit ten zmniejszono do 100 000 euro;
  • w przypadku niskocennych środków trwałych (do końca 2017 roku jest to wartość 3 500 zł a od stycznia 2018 r. kwota ta wzrasta do 10 000 zł);
  • dla fabrycznie nowych środków trwałych, pod warunkiem, że:

    a) wartość początkowa jednego środka trwałego, nabytego w roku podatkowym, wynosi co najmniej 10.000 zł lub

    b) łączna wartość początkowa co najmniej dwóch środków trwałych, nabytych w roku podatkowym, wynosi co najmniej 10.000 zł, a wartość początkowa każdego z nich przekracza 3.500 zł. W powyższych przypadkach jednorazowy limit wynosi 100 000 zł.

Środki trwałe - likwidacja

Likwidacja środka trwałego wiąże się z:

  • decyzją o likwidacji środka trwałego,

  • faktyczną likwidacją środka.

Postanowienie o likwidacji środka trwałego wiąże się z wygenerowanie dokumentu LT - likwidacja środka trwałego, który zawiera następujące dane:

  • nazwę jednostki, w której wystawia się dowód LT i jej dokładny adres,

  • numer kolejny dowodu,

  • datę wystawienia,

  • nazwę środka trwałego,

  • numer inwentarzowy środka trwałego,

  • orzeczenie komisji likwidacyjnej podające przyczynę oraz sposób likwidacji środka trwałego,

  • podpisy członków komisji likwidacyjnej,

  • podpis pracownika odpowiedzialnego za gospodarkę środkami trwałymi w jednostce,

  • podpis upoważnionego pracownika księgowości,

  • podpis kierownika jednostki,

  • uwagi dotyczące likwidowanego środka trwałego.

Należy pamiętać o sporządzeniu protokołu likwidacji środka trwałego.