Przedsiębiorcy w toku prowadzonej działalności gospodarczej dokonują zakupów różnego rodzaju środków trwałych. Nie wszystkie jednak firmy posiadają wystarczające zasoby, aby nabyć nowe czy też używane składniki majątku. W takich sytuacjach przedsiębiorcy sięgają do majątku prywatnego, by wykorzystać go w prowadzonej działalności gospodarczej. Czy w takiej sytuacji duplikat faktury może stanowić podstawę do określenia wartości początkowej środka trwałego?
Wniesienie prywatnego majątku do firmy
Przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą ma możliwość skorzystania z prywatnego majątku poprzez wniesienie go do prowadzonej przez siebie firmy. Czynności tej może dokonać poprzez sporządzenie pisemnego oświadczenia, w którym określa składnik lub składniki majątku, które z danym dniem zostają przekazane z użytku prywatnego na użytek działalności gospodarczej.
Przedsiębiorca za pomocą powyższego oświadczenia dokonuje zmiany sposobu wykorzystania składnika majątku z użytku prywatnego na cele prowadzonej działalności gospodarczej. Istotną kwestią w procesie wnoszenia danego składnika majątku jest to, że należy ustalić jego wartość początkową, aby następnie tę wartość ująć w ewidencji środków trwałych. Kolejnym krokiem będzie rozpoczęcie (od następnego miesiąca po miesiącu wprowadzenia powyższego składnika majątku do ewidencji) dokonywania odpisów amortyzacyjnych od uprzednio ustalonej wartości w koszty firmy.
Wartość początkowa wnoszonego majątku prywatnego
Osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą jest zobowiązana do prowadzenia ewidencji majątku firmy, w której znajdują się wszystkie nabyte na firmę oraz wniesione z majątku prywatnego środki trwałe podlegające amortyzacji. W przypadku nabycia środków trwałych lub wniesienia prywatnego majątku do firmy przedsiębiorca ma prawo amortyzować dany środek trwały, począwszy od miesiąca następnego po miesiącu przekazania danego składnika majątku do używania.
Aby jednak można było wprowadzić nowy składnik majątku do ewidencji środków trwałych, należy w pierwszej kolejności ustalić wartość początkową wnoszonego majątku, która zależna jest od sposobu jego nabycia. Jeżeli składnik majątku został nabyty w drodze m.in.:
- kupna, wówczas wartość początkową będzie stanowiła cena nabycia,
- wytworzenia, wówczas wartość początkową będzie stanowił koszt wytworzenia,
- spadku, darowizny lub w inny nieodpłatny sposób, wówczas za wartość początkową należy uznać wartość rynkową z dnia nabycia, chyba że umowa darowizny albo umowa o nieodpłatnym przekazaniu określa tę wartość w niższej wysokości.
Zaginięcie pierwotnej faktury a duplikat faktury
W przypadku gdy drogą kupna został nabyty majątek prywatny wniesiony w późniejszym czasie do firmy, wówczas wartość początkową będzie stanowiła cena nabycia wynikająca z faktury albo z duplikatu faktury, jeżeli pierwotna faktura zaginęła.
Czasem może się zdarzyć, że pierwotna faktura zaginęła, a przedsiębiorca postarał się o duplikat faktury nabycia majątku prywatnego, ażeby móc go w późniejszym czasie wprowadzić do firmy. Czy zatem w tym wypadku może w oparciu o duplikat ustalić wartość początkową prywatnego majątku i wnieść go na użytek działalności gospodarczej? Owszem, duplikat faktury stanowi również dowód nabycia prywatnego majątku przedsiębiorcy i na jego podstawie można wnieść dany środek trwały na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej w dacie wystawienia duplikatu faktury.
Potwierdza to również stanowisko Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 5.01.2012 r. o sygn. IBPBII/2/415-1133/11/MW oraz Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 30.10.2009 r. o sygn. IPPB1/415-617/09-2/ES.
Późniejsze ujawnianie prywatnego majątku
Inną sytuacją, która czasem się zdarza, jest omyłkowe nieujawnienie w ewidencji środków trwałych wniesionego prywatnego majątku. W toku prowadzonej analizy okazuje się, że nie można odnaleźć pierwotnej faktury nabycia i przedsiębiorca decyduje się na pozyskanie duplikatu.
Przedsiębiorca ma prawo ustalić wartość początkową w oparciu o pozyskany duplikat faktury. W tym przypadku rodzajem pierwotnego pozyskania prywatnego składnika majątku jest nabycie, tak więc wartością początkową danego składnika majątku będzie cena nabycia wynikająca z duplikatu faktury.
Po ustaleniu wartości początkowej przedsiębiorca winien wprowadzić dany składnik majątku do ewidencji środków trwałych w dacie wystawienia duplikatu.
Począwszy od miesiąca następnego po miesiącu wprowadzenia powyższego składnika majątku do ewidencji środków trwałych, przedsiębiorca ma prawo rozpocząć dokonywanie odpisów amortyzacyjnych.
Należy zatem pamiętać, iż duplikat faktury stanowi także dowód poniesienia wydatku i można bez problemu przy jego pomocy ustalić wartość nabytego środka trwałego.
Podobne stanowisko potwierdza Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 19.01.2010 r. o sygn.. IBPBII/2/415-1068/09/MM.
Nie tylko faktura czy duplikat
Warto podkreślić, że jeżeli nie można ustalić ceny nabycia środków trwałych lub ich części nabytych przez podatników przed dniem założenia ewidencji lub sporządzenia wykazu, o których mowa w art. 22n ustawy o PIT, wartość początkową tych środków przyjmuje się w wysokości wynikającej z wyceny dokonanej przez podatnika, z uwzględnieniem cen rynkowych środków trwałych tego samego rodzaju z grudnia roku poprzedzającego rok założenia ewidencji lub sporządzenia wykazu oraz stanu i stopnia ich zużycia.
