Faktury i rachunki stanowią podstawę ewidencji przychodów i kosztów firmy, a także umożliwiają dokonywanie zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Jednak nie tylko one dają takie możliwości - przepisy uwzględniają także sytuacje, w których przedsiębiorcy mogą posługiwać się w tym celu innym dokumentem, takim jak dowód wewnętrzny.
Dowód wewnętrzny - jakie wydatki obejmuje?
Rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów mówi, że w przypadku niektórych wydatków możliwa jest dokumentacja przy użyciu dowodu wewnętrznego. Do takich wydatków należą:
-
zakup, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt;
-
zakup od ludności, sklasyfikowany w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych, jagód, owoców leśnych i grzybów leśnych (PKWiU ex 02.30.40.0);
-
wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika;
-
zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych;
-
koszty diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących;
-
zakup od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych;
-
wydatki związane z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele;
-
opłaty sądowe i notarialne;
-
opłaty skarbowe;
-
wydatki związanych z parkowaniem samochodu w sytuacji, gdy są one poparte dokumentami niezawierającymi danych, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych; podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu.
Dowód wewnętrzny - elementy
Dokumentowanie dowodem wewnętrznym nie obejmuje każdego zakupu towaru. Dotyczy jedynie tych, które spełniają charakter wydatków, wymienionych w treści rozporządzenia.
Przepisy zawierają również wytyczne co do tego, co powinny zawierać dowody wewnętrzne. Muszą być one opatrzone datą oraz podpisami osób, które bezpośrednio dokonywały wydatków, a także podpisem przedsiębiorcy.
