Dokumentacja magazynowa prowadzona jest w celu prawidłowego zarządzania przepływem materiałów, towarów handlowych czy produktów gotowych posiadanych przez dany podmiot. O formie i obowiązku prowadzenia ewidencji magazynowej decyduje kierownik jednostki bądź właściciel firmy. Natomiast przedsiębiorcy prowadzący księgowość w formie uproszczonej (KPiR czy Ewidencja przychodów) nie mają obowiązku prowadzenia ewidencji magazynowej. Jednak w praktyce może być ona bardzo przydatna, szczególnie w działalności handlowej czy produkcyjnej. W artykule wyjaśniamy dokument PZ - przyjęcie z zewnątrz i załączamy jego wzór.
Dokumenty magazynowe
Do zarządzania stanami magazynowymi towarów służą specjalne dokumenty, zwane dokumentami magazynowymi. Za ich pomocą dokumentuje się wszelkie czynności związane z obrotem towarami w magazynie (przyjęcie, wydanie, przesunięcie).
Ogólnie przyjętymi dokumentami potwierdzającymi ruch w magazynie są:
-
dokumenty przychodu towarów/materiałów:
- PZ (przyjęcie z zewnątrz),
- PW (przyjęcie wewnętrzne),
- MM (przesunięcie międzymagazynowe),
-
dokumenty rozchodu towarów/materiałów:
- WZ (wydanie na zewnątrz),
- RW (rozchód wewnętrzny),
- MM (przesunięcie międzymagazynowe).
Pobierz darmowy wzór dokumentu PZ - przyjęcie na zewnątrz w formacie PDF lub DOC!
Dokument PZ - przyjęcie z zewnątrz
Dokument PZ, czyli przyjęcie zewnętrzne jest dokumentem magazynowym potwierdzającym przyjęcie do magazynu materiałów czy towarów z zewnątrz. Dokument ten sporządza się na podstawie otrzymanej faktury zakupu, bądź na podstawie WZ otrzymanego od dostawcy, ale także na podstawie zamówienia zakupu. Zadaniem druku PZ jest umożliwienie rzetelnego prowadzenia gospodarki magazynowej związanej ze zmianą ilości oraz wartości towarów na magazynie. Na podstawie tego dokumentu aktualizuje się stany magazynowe o przyjęte towary. Nie jest to jednak ani dokument generujący płatność, nie wynika z niego zobowiązanie, ani też podlegający opodatkowaniu VAT, w związku z czym nie wykazuje się go w rejestrze VAT. Jest to dokument wewnętrzny służący potrzebom jednostki w celu wspomagania zarządzania magazynem i posiadanymi w nim materiałami i towarami.
PZ nie jest dokumentem księgowym dla przedsiębiorców którzy prowadzą uproszczoną ewidencję podatkową, w związku z czym nie podlega ewidencji w KPiR.
Standardowy dokument PZ powinien zawierać takie elementy jak:
- numer kolejny dokumentu,
- datę wystawienia,
- datę przyjęcia towaru/materiału,
- oznaczenie towaru/materiału,
- cenę jednostkową,
- ilość przyjętego towaru/materiału,
- dane wystawiającego PZ i dane dostawcy,
- podpis osoby upoważnionej do wystawiania PZ,
- podpis dostawcy i odbierającego.
