Wydatki pracownicze a JPK CIT – czy wykazywać faktury imienne?

W artykule analizujemy relację wydatki pracownicze a JPK CIT – sprawdzamy, czy koszty służbowe mogą być dokumentowane fakturami imiennymi na pracownika oraz czy pracodawca ma obowiązek ujmować je w nowej ewidencji.

Czy faktury imienne stanowią koszt w JPK CIT?

W pierwszej kolejności należy stwierdzić, że z punktu widzenia spółki prowadzącej działalność gospodarczą wydatek poniesiony może stanowić koszt uzyskania przychodów, na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, o ile zostanie prawidłowo udokumentowany.

W myśl art. 9 ust. 1 ustawy o CIT podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględniania w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m.

Powyższy przepis wskazuje, że wydatki, które stanowić mają koszty uzyskania przychodów, spełniać powinny wymogi, jakie stawia dowodom księgowym Ustawa z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości.

Z przepisów tej ustawy wynika, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej (art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco (art. 24 ust. 1 ustawy o rachunkowości), a transakcje udokumentowane rzetelnymi dowodami księgowymi (art. 22 ustawy o rachunkowości).

Zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej:

1. zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów,
2. zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom,
3. wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

W myśl art. 20 ust. 3 ww. ustawy podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

1. zbiorcze – służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;
2. korygujące poprzednie zapisy;
3. zastępcze – wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;
4. rozliczeniowe – ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Według art. 20 ust. 4 ustawy o rachunkowości w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.

Zgodnie natomiast z art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1. określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
2. określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
3. opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
4. datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu;
5. podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
6. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych. Podatnik, uznając określone wydatki za koszty uzyskania przychodu, odnosi ewidentne korzyści, ponieważ o te koszty pomniejszona zostaje podstawa opodatkowania. Podejmując decyzję o poniesieniu określonych kosztów, podatnik powinien na podstawie racjonalnych i obiektywnych przesłanek uzasadnić związek kosztu z przychodem. Na podatniku spoczywa ciężar dowodu w zakresie wykazania związku przyczynowo-skutkowego między poniesionym wydatkiem a uzyskanym przychodem. Dopiero na podstawie dokumentów spółka ma prawo zaliczenia poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

W rezultacie dowodami księgowymi, jak wskazano na wstępie, są również dowody wewnętrzne, sporządzone zgodnie z zasadami wynikającymi z przepisów o rachunkowości.

Wydatki pracownicze a JPK CIT – jak rozliczać faktury?

W myśl art. 9 ust. 1c ustawy o CIT podatnicy prowadzący księgi rachunkowe są obowiązani prowadzić je przy użyciu programów komputerowych oraz przesyłać właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego te księgi po zakończeniu roku podatkowego w terminie do końca 7. miesiąca po zakończeniu roku podatkowego w formie elektronicznego pliku JPK CIT.

Natomiast Rozporządzenie Ministra Finansów z 16 sierpnia 2024 roku w sprawie dodatkowych danych, o które należy uzupełnić prowadzone księgi rachunkowe podlegające przekazaniu na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, określa zakres danych oraz sposób ich wykazywania w księgach.

Według § 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia dodatkowymi danymi, o które należy uzupełnić księgi, jest numer identyfikacji podatkowej kontrahenta podatnika, o ile został nadany.

Z pkt 2.2. broszury informacyjnej dotyczącej struktury JPK_KR_PD pt. „Księgi rachunkowe JPK_KR_PD” wynika, że jednolity plik kontrolny JPK_KR_PD składa się m.in. z węzła „Kontrahent”, w którym wykazywane są dane identyfikacyjne kontrahenta. Jest to pole opcjonalne. W pkt 5.2. ww. broszury w opisie pola T_3 węzła „Kontrahent” wskazano, że w tym polu: „Wskazuje się kontrahentów, z którymi miały miejsce operacje gospodarcze w okresie, za który składany jest JPK_KR_PD”.

Dodatkowo należy zwrócić uwagę, że w ramach pytań i odpowiedzi merytorycznych dotyczących JPK_PD, opublikowanych na stronie podatki.gov.pl., Ministerstwo Finansów na pytanie nr 123 „Czy pracownik w strukturze JPK_KR_PD musi być raportowany jako kontrahent dla danej transakcji (np. rozliczenie delegacji, inne rozliczenia pracownicze)?” udzieliło następującej odpowiedzi:

„Stosownie do postanowień § 2 ust. 1 pkt 1 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 sierpnia 2024 r. oraz Rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 6 września 2025 r. w sprawie dodatkowych danych […], dodatkowymi danymi, o które należy uzupełnić księgi, jest numer identyfikacji podatkowej kontrahenta podatnika, o ile został nadany. Pracownik jest kontrahentem jedynie w sytuacji, gdy dokonuje z pracodawcą transakcji zakupu lub sprzedaży w ramach prowadzonej przez pracownika działalności gospodarczej. W pozostałych sytuacjach, np. rozliczeń delegacji, wynagrodzeń itp., podatnik w węźle »Kontrahent« oraz w węźle Dziennik w polu D_3 nie dokonuje wpisów dotyczących danych pracownika”.

Warto zauważyć, że węzeł „Kontrahent” pliku JPK_KR_PD zawiera dane identyfikacyjne poszczególnych kontrahentów, z którymi miały miejsce operacje gospodarcze w okresie, za który składany jest JPK_KR_PD. Zatem co do zasady nie służy stricte do „raportowania dokumentów”.

Również Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 20 kwietnia 2026 roku (nr 0111-KDIB1-3.4010.30.2026.2.DW) wskazał, że spółce przysługuje prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów zwróconych pracownikom wydatków, poniesionych przez nich w ramach wykonywanych obowiązków służbowych, które spółka zamierza księgować na podstawie dokumentów wystawionych imiennie na pracownika potwierdzającego ich nabycie, jednakże z uwagi na fakt, że dokumenty te nie zostały wystawione na spółkę, lecz na pracowników, nie należy ich raportować w JPK CIT.