Ulga na złe długi a zwrot zapłaconego VAT

Ulga na złe długi to ratunek dla podatników VAT, którym nie udało się uzyskać zapłaty od kontrahentów w określonym w ustawie terminie – 90 dni, licząc od dnia upływu terminu płatności wskazanego na fakturze lub umowie. Ulga na złe długi umożliwia wierzycielowi (tj. sprzedawcy) odzyskanie kwoty podatku należnego od dokonanej czynności, za którą nie otrzymał zapłaty. Natomiast nabywca zobowiązany jest do korekty odliczonej kwoty VAT wynikającej z niezapłaconej terminowo faktury. Skorzystanie z tej procedury wywołuje bowiem skutki zarówno u wierzyciela, jak i podatnika. Wyjaśniamy, na czym polega ulga na złe długi i jak z niej skorzystać oraz jakie zmiany w uldze wprowadził SLIM VAT 2.

Ulga na złe długi przy sprzedaży – kiedy przysługuje prawo do jej skorzystania?

Zgodnie z brzmieniem art. 89a ust. 1 ustawy o VAT skorzystanie ze zmniejszenia kwoty podatku należnego z tytułu dostawy towarów lub świadczenia usług na terytorium kraju możliwe jest w przypadku wierzytelności, których nieściągalność została uprawdopodobniona. Aby jednak do tego doszło, musi minąć 90 dni od terminu zapłaty określonego na fakturze lub umowie. Korekta podatku może wystąpić na całości wierzytelności, jak również na części przypadającej kwoty wierzytelności, która nie została uregulowana, a nieściągalność została uprawdopodobniona.

Zobacz też:

Ulga na złe długi przy sprzedaży przed 1 października 2021 roku

Zgodnie z poprzednim brzmieniem art. 89a ust. 2 ustawy o VAT warunki skorzystania z ulgi wskazywały, iż ulga na złe długi była możliwa, w przypadku gdy:

dostawa towaru lub świadczenie usług są dokonane na rzecz podatnika, o którym mowa w art. 15 ust. 1, zarejestrowanego jako podatnik VAT czynny, niebędącego w trakcie postępowania restrukturyzacyjnego, upadłościowego lub w trakcie likwidacji;
w dniu poprzedzającym dzień złożenia deklaracji podatkowej, w której zawarta będzie korekta z tytułu ulgi na złe długi, zarówno wierzyciel, jak i dłużnik są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, natomiast dłużnik nie jest w trakcie postępowania restrukturyzacyjnego, upadłościowego lub w trakcie likwidacji;
od daty wystawienia faktury dokumentującej wierzytelność nie upłynęło więcej niż 2 lata podatkowe, licząc od końca roku, w którym faktura ta została wystawiona.

Warunki te musiały być spełnione, aby sprzedawca mógł skorzystać z ulgi na złe długi. Natomiast od 1 października 2021 roku uległy one zmianie na skutek uproszczeń wprowadzonych w ramach pakietu SLIM VAT 2.

Ulga na złe długi przy sprzedaży po 1 października 2021 roku

W związku ze zmianą warunków dotyczących ulgi na złe długi nie zostały przewidziane przepisy przejściowe. Oznacza to, że nowe przepisy mają zastosowanie odnośnie wierzytelności, które powstały przed 1 października 2021 roku, a których nieściągalność została uprawdopodobniona po tym dniu (minie 90 dni od ustalonego terminu płatności). Po zmianach skorzystanie z ulgi na złe długi w VAT po stronie wierzyciela (tj. sprzedawcy) możliwe jest:

w przypadku dostawy na rzecz podatnika VAT czynnego – jeśli na dzień poprzedzający dzień złożenia deklaracji podatkowej, w której dokonuje się korekty, wierzyciel jest podatnikiem zarejestrowanym jako podatnik VAT czynny;
w przypadku dostawy na rzecz podmiotu niezarejestrowanego jako podatnik VAT, jeżeli:

wierzytelność została potwierdzona prawomocnym orzeczeniem sądu i skierowana na drogę postępowania egzekucyjnego
lub wierzytelność została wpisana do rejestru długów prowadzonego na poziomie krajowym
lub wobec dłużnika ogłoszono upadłość konsumencką na podstawie odrębnych przepisów;
w obydwu powyższych przypadkach od daty wystawienia faktury dokumentującej wierzytelność nie mogą minąć 3 lata, licząc od końca roku, w którym faktura została wystawiona.

Dla wierzycieli oznacza to przede wszystkim, że ulga na złe długi dokonywana jest u nich, gdy nabywcą jest podatnik VAT czynny – bez weryfikacji sytuacji ekonomicznej drugiej strony transakcji, oczywiście z zachowanym terminem 90 dni od wskazanego upływu terminu zapłaty. Nie ma natomiast obowiązku informowania dłużnika o fakcie skorzystania z tej ulgi.

Łatwiejszy dostęp do ulgi na złe długi na pewno spowoduje częstsze korzystanie z niej wśród wierzycieli (tj. sprzedawców). Jeśli zatem wierzyciel w swojej ewidencji zastosuje ulgę na złe długi, a dłużnik nie, dla organu podatkowego będzie to sygnał, aby zainteresować się dłużnikiem i wszcząć postępowanie podatkowe.

Zadaniem wierzyciela, który zdecyduje się na skorzystanie z ulgi na złe długi, pozostaje poinformowanie o tym fakcie właściwy urząd skarbowy. Informacje o zastosowaniu ulgi wykazywane są w pliku JPK_V7 z oznaczeniem pola „KorektaPodstawyOpodt”. Dzięki takiej adnotacji organ skarbowy będzie mógł łatwiej skontrolować, czy dłużnik odpowiednio skorygował swój podatek VAT.

Jeśli podatnik skorzystał z ulgi na złe długi, a dłużnik uregulował należność, względem której zastosowano ulgę, w dacie uregulowania należności trzeba dokonać zapisu „przywracającego” wierzytelność w rejestrze VAT sprzedaży i tym samym w pliku JPK_V7.

Przykład 1.

Pan Walery 6 lipca 2023 roku dokonał sprzedaży na rzecz firmy XYZ (czynnego podatnika VAT) i jako termin płatności wyznaczył 13 lipca 2023 roku. Firma XYZ nie uregulowała płatności do 14 października 2023 roku (11 października minęło 90 dni). W którym okresie należy ująć zapis w rejestrze VAT sprzedaży na minus w związku z ulgą na złe długi w VAT? Jakie warunki pan Walery powinien spełnić?

Zapisu w ramach ulgi na złe długi należy dokonać w pliku JPK_V7 za październik 2023 z oznaczeniem m.in. pola „KorektaPodstawyOpodt”. Aby pan Walery mógł dokonać wpisu w ramach ulgi na złe długi, powinien upewnić się, że na dzień poprzedzający dzień złożenia pliku JPK_V7 nadal posiada status czynnego podatnika VAT oraz od daty wystawienia faktury dokumentującej wierzytelność nie minęły 3 lata, licząc od końca roku, w którym faktura została wystawiona.

W przypadku dokonywania ulgi na złe długi wpisu dokonuje się na podstawie faktury, a nie dokumentu wewnętrznego. Nie opatruje się go zatem oznaczeniem „WEW” w części ewidencyjnej JPK_V7.

Przykład 2.

Pan Walery z przykładu 1. dokonał wpisu w ramach ulgi na złe długi w październiku i tym samym zmniejszył podstawę opodatkowania. Firma XYZ uregulowała fakturę 10 listopada 2023 roku. Czy pan Walery ma obowiązek „przywrócenia” wpisu w rejestrze VAT i ponownie musi opodatkować sprzedaż?

Tak, pan Walery jest zobligowany oddać na plus zapis w ramach ulgi na złe długi w dacie otrzymania płatności. W tym przypadku w pliku JPK wskazuje również pole „„KorektaPodstawyOpodt”.

Od stycznia 2022 roku w pliku JPK_V7 konieczne jest wykazywanie terminu płatności w zapisach księgowych kosztowych i przychodowych, dzięki czemu organ podatkowy może realnie oszacować, kiedy minął termin 90 dni i tym samym zweryfikować, czy obligatoryjna jest ulga na złe długi u dłużnika.

Ulga na złe długi – jakie są zobowiązania dłużnika?

Wspomniany brak obowiązku informowania dłużnika o skorzystaniu z ulgi na złe długi nie jest wyłącznie uproszczeniem administracyjnym dla wierzyciela. Działanie to jest zbędne przez wzgląd na fakt, iż dłużnik ma obowiązek skorygowania podatku naliczonego od zaległości niezależnie od tego, czy jego kontrahent zdecydował się na korektę ze swojej strony, czy też nie.

Zasadę określa art. 89b ustawy o VAT, który wskazuje, że jeżeli zaległość (w całości lub w części) nie zostanie uregulowana w terminie do 90 dni od daty upływu terminu płatności określonego na fakturze bądź w umowie, dłużnik ma obowiązek skorygowania podatku naliczonego. Korekta ta powinna być wykazana w pliku JPK_V7 składanym za okres, w którym upływa wspomniany termin. Konieczność korekty podatku VAT ma na celu motywowanie dłużników do opłacania należności terminowo.

Co równie ważne, dotychczasowe przepisy wskazywały, że ulgi na złe długi nie dokonuje się u dłużnika, jeśli w ostatnim dniu miesiąca, w którym mija 90. dzień od dnia upływu terminu płatności, dłużnik jest w trakcie postępowania restrukturyzacyjnego w rozumieniu ustawy Prawo restrukturyzacyjne, postępowania upadłościowego lub w trakcie likwidacji. Natomiast od 1 października 2021 roku przepis ten został zmieniony i mimo iż dłużnik jest w trakcie postępowania restrukturyzacyjnego w rozumieniu Prawa restrukturyzacyjnego, postępowania upadłościowego lub w trakcie likwidacji, to i tak musi dokonać ulgi na złe długi.

Przykład 3.

W styczniu 2023 roku przedsiębiorca otrzymał fakturę opodatkowaną 23% VAT za zakup towarów na kwotę 100 zł netto i 23 zł VAT. Termin jej uiszczenia upływa 25 stycznia 2023 roku. Faktura nie została przez nabywcę opłacona, ale w styczniu 2023 roku odliczył on od niej podatek VAT.

W związku z brakiem uregulowania wydatku nabywca ma obowiązek wyksięgowania kwoty podatku VAT (23 zł) z rejestru VAT zakupów w okresie, w którym upływa 90. dzień od terminu zapłaty wskazanego na fakturze. Przypada on na 25 kwietnia 2023 roku, zatem za okres kwietnia nabywca powinien dokonać korekty podatku VAT w JPK_V7M za kwiecień 2023 roku lub JPK_V7K kwiecień 2023 roku – rozliczenie kwartalne (w zależności od tego, za jakie okresy podatnik rozlicza podatek VAT).

Przykład 4.

Działalność pana Bronisława jest w trakcie postępowania upadłościowego. 16 sierpnia nabył on na fakturę VAT (z terminem płatności na 19 sierpnia) usługę od firmy UWU i odliczył podatek VAT. Niestety ze względów ekonomicznych nie opłacił zobowiązania i aż do końca roku na pewno tego nie zrobi. Czy musi zastosować ulgę na złe długi?

Jeśli pan Bronisław nie ureguluje zobowiązania w ostatnim dniu okresu rozliczeniowego, w którym minął 90. dzień od dnia upływu terminu płatności, będzie musiał zastosować ulgę na złe długi w pliku JPK_V7 za listopad 2023 roku w dacie 17 listopada. Jeśli termin zastosowania ulgi na złe długi dla wierzytelności nie minąłby po 1 października 2023 roku, wówczas dla tego przypadku miałyby zastosowanie poprzednie regulacje prawne i tym samym pan Bronisław nie musiałby stosować ulgę na złe długi.

Należy pamiętać, że korekta z tytułu tzw. ulgi na złe długi nie dotyczy:

wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (WNT);
importu usług regulowanego art. 28b ustawy o VAT;
importu usług;
uproszczonego importu towarów

ze względu na to, że przy rozliczaniu tych transakcji podatek VAT jest ujmowany zarówno w rejestrze zakupu, jak i rejestrze sprzedaży VAT.

Co z ulgą na złe długi po uregulowaniu należności?

W procedurze ulgi na złe długi ważny jest także fakt uregulowania zapłaty już po skorygowaniu podatku należnego po stronie wierzyciela, jak również naliczonego po stronie dłużnika. Jeżeli dłużnik ureguluje należność (w całości lub w części) lub zostanie ona przez wierzyciela zbyta, konieczne będzie ponowne zwiększenie podstawy opodatkowania oraz kwoty podatku VAT należnego. W przypadku uzyskania częściowej zapłaty zwiększenie takie trzeba zastosować proporcjonalnie.

W tej sytuacji dłużnik, który spłacił całość lub część swojego długu wobec kontrahenta, może ponownie odliczyć podatek VAT naliczony z danej transakcji. Jeżeli uregulowana została tylko część należności, to zwiększenie podatku także powinno być dokonane proporcjonalnie do opłaconej części. Ponowne odliczenie podatku następuje w okresie zapłaty za wierzytelność.

Przykład 5.

5 stycznia 2023 roku przedsiębiorca wystawił fakturę na kwotę 1845 zł brutto, w tym 345 zł VAT, z terminem zapłaty do 12 stycznia 2023 roku. Do końca stycznia otrzymał od nabywcy 500 zł, a pozostałą część zapłaty dopiero 30 czerwca 2023 roku. Czy przedsiębiorca miał prawo do skorzystania z ulgi na złe długi?

90. dzień po terminie zapłaty upłynął 12 kwietnia 2023 roku. Zatem sprzedawca w pliku JPK_V7M za kwiecień 2023 roku lub JPK_V7K za II kwartał 2023 roku (w zależności od przyjętych okresów rozliczeniowych podatku VAT) mógł wykazać ulgę na złe długi z nieopłaconej części faktury, czyli na kwotę VAT 251,50 zł. Z uwagi na to, że nabywca uregulował jednak pozostałą część w czerwcu, to tę resztę w części podatku VAT w kwocie 93,50 zł sprzedawca będzie zobowiązany wykazać z powrotem jako podatek VAT należny w pliku JPK_V7M za czerwiec lub JPK_V7K za III kwartał 2023 roku.

Ulga na złe długi z tytułu niezapłaconych wydatków w systemie wFirma.pl

W sytuacji powstania ulgi na złe długi od niezapłaconych wydatków po ustawowym terminie 90 dni użytkownicy systemu wFirma.pl mają ułatwione zadanie, gdyż jest ona generowana automatycznie jako wpis do rejestru VAT.

W przypadku nieuregulowania zobowiązań względem kontrahentów w całości lub w części po upływie ustawowego terminu 90 dni od wskazanego terminu zapłaty na kosztowej fakturze VAT system automatycznie wygeneruje wpis korekty VAT naliczonego z tytułu niezapłaconego wydatku w rejestrze VAT zakupów.

Do zaksięgowanych wydatków w systemie użytkownik wprowadza rozliczenie zapłaty, które wykazuje jej faktyczną datę, metodę i kwotę. W razie pojawienia się niezapłaconej należności z faktury VAT kosztowej po wspomnianym terminie system pod datą ostatniego dnia miesiąca, w którym miała mieć miejsce korekta podatku VAT, automatycznie dokona wpisów wyksięgowujących z rejestru VAT zakupów, co będzie widoczne w zakładce EWIDENCJE » REJESTR VAT ZAKUPÓW.

Ulga na złe długi w podatku VAT

Jeżeli zobowiązanie zostanie w całości lub w części uregulowane, informację tę należy wprowadzić do systemu, zaznaczając na wyświetlonej liście fakturę i wybierając opcję ROZLICZ. Wówczas rozliczone faktury zostaną również ujęte w korekcie odliczeń podatku VAT, zwiększając VAT naliczony o całą wartość podatku z faktury (gdy została opłacona w całości) lub proporcjonalnie (gdy faktura została uregulowana w części).

Polecamy:

Polski Ład – najważniejsze zmiany w 2022 roku!