Ustawodawca systematycznie wprowadza zmiany w zakresie prowadzenia ksiąg podatkowych. Już wkrótce elektroniczne księgi rachunkowe w podatku PIT staną się obowiązkiem dla wielu firm, a dane będą przesyłane do urzędu skarbowego w formie JPK. W poniższym artykule wyjaśniamy, jakie nowe obowiązki spoczną na podatnikach.
Elektroniczne księgi rachunkowe w podatku PIT a pliki JPK w podatkach dochodowych
Na podobnych zasadach, na jakich funkcjonują jednolite pliki kontrolne w podatku VAT, ustawodawca chce wprowadzić struktury logiczne dla ksiąg podatkowych w podatkach dochodowych:
- JPK_KR_PD – Jednolity Plik Kontrolny Księgi Rachunkowe Podatek Dochodowy,
- JPK_ST_KR – Jednolity Plik Kontrolny Środki Trwałe,
- JPK_PKPIR – Jednolity Plik Kontrolny Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów,
- JPK_EWP – Jednolity Plik Kontrolny Ewidencja Przychodów,
- JPK_ST – Jednolity Plik Kontrolny Środki Trwałe (dla JPK_PKPIR oraz JPK_EWP).
Wdrożenie powyższego systemu odbywać się będzie stopniowo oraz systematycznie. W związku z tym struktury JPK_KR_PD oraz JPK_ST_KR będą obowiązywały od:
- 1 stycznia 2025 roku w przypadku podatników CIT i spółek niebędących osobami prawnymi, których wartość przychodu uzyskanego w poprzednim roku podatkowym (a w przypadku spółek niebędących osobami prawnymi – roku obrotowym) przekroczyła 50 milionów euro oraz podatkowych grup kapitałowych (Minister Finansów, rozporządzeniem z dnia 13 grudnia 2024 roku, zwolnił podatników CIT i spółki niebędące osobami prawnymi z obowiązku przesyłania struktury JPK_ST_KR za rok podatkowy, który rozpoczyna się po 31 grudnia 2024 roku, a przed 1 stycznia 2026 roku);
- 1 stycznia 2026 roku w przypadku podatników CIT i spółek niebędących osobami prawnymi oraz w przypadku podatników PIT prowadzących księgi rachunkowe, obowiązanych przesyłać pliki JPK_V7M (zawierające ewidencję i deklarację);
- 1 stycznia 2027 roku w przypadku pozostałych podatników CIT i spółek niebędących osobami prawnymi oraz pozostałych podatników PIT prowadzących księgi rachunkowe, w tym podatników zobowiązanych do składania pliku JPK_V7K.
Natomiast struktury JPK_PKPIR, JPK_EWP oraz JPK_ST będą obowiązywały od 1 stycznia 2026 roku i wejdą w życie równolegle z rozwiązaniami ustawowymi – tj. od:
- 1 stycznia 2026 roku w przypadku podatników rozliczających się na podstawie Ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz Ustawy z dnia 20 listopada 1998 roku o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne, obowiązanych przesyłać pliki JPK_V7M (zawierające ewidencję i deklarację);
- 1 stycznia 2027 roku w przypadku pozostałych podatników rozliczających się na podstawie Ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz Ustawy z dnia 20 listopada 1998 roku o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne, w tym podatników zobowiązanych do składania pliku JPK_V7K.
Zmiany ustaw dotyczących podatku dochodowego od osób fizycznych
Powyższe obowiązki wynikają z nowych przepisów, które zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2026 roku. W zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych w niezmienionej postaci pozostanie art. 24a ust. 1 ustawy o PIT, gdzie podano, że osoby fizyczne, przedsiębiorstwa w spadku, spółki cywilne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów, z zastrzeżeniem ust. 3, 5 i 5a, albo księgi rachunkowe, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy, a także uwzględniać w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacje niezbędne do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 22a-22o.
Przypomnijmy, że osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą są zobowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów albo księgi rachunkowe. Jak wynika z treści art. 2 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości, księgi rachunkowe mają obowiązek prowadzić te osoby fizyczne, których przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość w walucie polskiej 2 500 000 euro.
Natomiast zgodnie z nowo dodanym art. 24a ust. 1e ustawy o PIT podmioty, o których mowa, prowadzące księgę, księgi rachunkowe lub ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych są obowiązane prowadzić te księgi i ewidencję przy użyciu programów komputerowych oraz przesyłać właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego te księgi i ewidencję po zakończeniu roku podatkowego w terminie do dnia upływu terminu złożenia zeznania rocznego za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, o której mowa w art. 193a § 2 Ordynacji podatkowej, na zasadach dotyczących przesyłania ksiąg podatkowych lub ich części określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 193a § 3 Ordynacji podatkowej.
Ponadto jak stanowi art. 24a ust. 1f ustawy o PIT (który również zacznie obowiązywać od 1 stycznia 2026 roku), w przypadku spółki niebędącej osobą prawną księga, księgi rachunkowe lub ewidencja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych są przesyłane naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu według miejsca prowadzenia działalności, a w przypadku prowadzenia działalności w więcej niż 1 miejscu – naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu według miejsca siedziby. W przypadku gdy nie jest możliwe ustalenie właściwości naczelnika urzędu skarbowego na podstawie zdania pierwszego, właściwość tę ustala się według miejsca zamieszkania jednego ze wspólników.
Podobną treść będzie miał art. 15 ust. 12 dodany do ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym. To oznacza, że również w przypadku ewidencji przychodów prowadzonej na potrzeby ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych będzie konieczność stosowania elektronicznej struktury logicznej JPK.
Minister Finansów w maju 2024 roku wydał broszurę informacyjną opisującą strukturę logiczną JPK_KR_PD. Ma ona zatem zastosowanie do tych podatników podatku PIT, którzy prowadzą księgi rachunkowe w rozumieniu ustawy o rachunkowości. Zgodnie z treścią broszury:
- formatem pliku jest XML;
- pola znakowe są polami alfanumerycznymi. Dopuszczalne jest stosowanie małych i dużych liter oraz cyfr. Polskie znaki diakrytyczne muszą być wpisywane przy użyciu kodowania UTF-8. W polach znakowych dopuszczalne jest stosowanie znaków specjalnych np. /, -, :, +. Znaki specjalne muszą odpowiadać formatowi pliku XML. Większość pól w formularzu to pola znakowe. Pola zawierające np. numer faktury są również polami znakowymi;
- pola kwotowe (numeryczne) służą wyłącznie do podania wartości liczbowej. Wartość należy wpisać ciągiem cyfr, nie można używać separatorów dla tysięcy (np. spacji). Jako separator miejsc dziesiętnych można używać wyłącznie kropki (.). Wartości w pliku JPK podawane są z dokładnością do 2 miejsc dziesiętnych (np. 12345.56).
Obecnie Ministerstwo Finansów nie wydało broszury informacyjnej dotyczącej JPK_PKPIR (Jednolity Plik Kontrolny Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów).
Podsumowując, podatnicy podatku PIT prowadzący działalność gospodarczą mają obowiązek stosowania plików JPK w zakresie podatku dochodowego od 1 stycznia 2026 roku wtedy, gdy prowadzą księgi rachunkowe lub podatkową księgę przychodów i rozchodów oraz obowiązani są przesłać pliki JPK_V7M – miesięczne deklaracje VAT zawierające również ewidencję na potrzeby podatku od towarów i usług.
