Zgodnie z przepisami wynagrodzenie przysługuje za wykonaną pracę i jest wypłacane w stałym, ustalonym z góry terminie. Nierzadko jednak zdarzają się sytuacje, gdy pracownik potrzebuje pieniędzy przed wypłatą, co skłania go do złożenia wniosku o tradycyjną zaliczkę. Alternatywą staje się coraz popularniejsza pre-pensja, która pozwala na łatwiejszy dostęp do środków finansowych. Sprawdźmy, jakie są najważniejsze założenia tego nowoczesnego rozwiązania i jak działa pre-pensja jako benefit pracowniczy.
Zasady dotyczące wypłaty pracownikowi wynagrodzenia za pracę
Zgodnie z art. 85 § 1 Ustawy z 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy (dalej: kp) wypłaty wynagrodzenia za pracę dokonuje się co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie.
Ogólnie przyjętą zasadą jest, że wynagrodzenie za pracę płatne raz w miesiącu wypłaca się z dołu, niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości, niepóźniej jednak niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego.
Jeżeli ustalony dzień wypłaty wynagrodzenia za pracę jest dniem wolnym od pracy, wynagrodzenie należy wypłacić w dniu poprzedzającym.
Składniki wynagrodzenia za pracę, należne pracownikowi za okresy dłuższe niż jeden miesiąc, wypłaca się z dołu w terminach określonych w przepisach prawa pracy.
Pracodawca jest obowiązany wypłacać wynagrodzenie w miejscu, terminie i czasie określonych w regulaminie pracy lub w innych przepisach prawa pracy.
Wypłaty wynagrodzenia dokonuje się w formie pieniężnej, przy czym częściowe spełnienie wynagrodzenia w innej formie niż pieniężna jest dopuszczalne tylko wówczas, gdy przewidują to ustawowe przepisy prawa pracy lub układ zbiorowy pracy.
Wypłata wynagrodzenia jest dokonywana na wskazany przez pracownika rachunek płatniczy. Wyjątek stanowi sytuacja, w której pracownik złożył w postaci papierowej lub elektronicznej wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.
Zaliczki na poczet wynagrodzenia
Czym właściwie jest zaliczka na poczet wynagrodzenia? To nic innego jak wcześniejsze przekazanie pracownikowi środków finansowych z całości wynagrodzenia, które ma być wypłacone w terminie późniejszym (stałym i ustalonym przez pracodawcę).
Przepisy kp nie regulują kwestii zaliczek na poczet pensji, przy czym możliwość wnioskowania o takie zaliczki do pracodawcy jest zwyczajowo przyjęta i nie narusza obowiązujących unormowań.
Równocześnie pracodawca może określić zasady przyznawania wspomnianych zaliczek w regulaminie wynagradzania lub innym akcie zakładowego prawa pracy. W razie zawarcia takich postanowień pracodawca ustala w szczególności:
- zasady wnioskowania o zaliczkę,
- limity zaliczek,
- tryb składania wniosków,
- sposób rozliczania kwot wypłaconych z wyprzedzeniem.
Zaliczki na poczet wynagrodzenia nie są uregulowane w przepisach kp, w związku z czym nie należy ich mylić z zaliczkami określonymi w art. 87 § 1 pkt 3 kp. Przepis ten określa kolejność dokonywania potrąceń z wynagrodzenia za pracę, a zaliczki udzielone pracownikowi nie dotyczą zaliczek na poczet pensji.
Co do wniosku o zaliczkę warto w nim uwzględnić kilka elementów, tak aby nie było wątpliwości w zakresie tego, o jaką należność pracownik się ubiega.
Przykład 1.
Pracownik znalazł się w nagłej, trudnej sytuacji finansowej, wskutek czego zwrócił się do pracodawcy o zaliczkę na poczet wynagrodzenia. W tym celu najlepiej skierować pisemny wniosek zawierający, oprócz danych pracodawcy i pracownika, tytuł wniosku (zaliczka na poczet pensji) oraz kwotę wnioskowanej zaliczki (brutto). Można ponadto zamieścić dodatkowe informacje (uzasadnienie wniosku). Wniosek powinien być podpisany przez pracownika.
Pre-pensja jako benefit pracowniczy
System zaliczek na poczet wynagrodzenia – jakkolwiek nadal praktykowany – może być potraktowany jako w pewnym stopniu anachroniczne rozwiązanie. Na rynku benefitów pracowniczych można spotkać się z bardziej innowacyjnymi udogodnieniami – do takich z pewnością należy zaliczyć tzw. pre-pensję.
Wymaga dodania, że nie istnieje jeden wzorzec działania pre-pensji, zależy to bowiem od kryteriów przyjętych przez daną firmę oferującą wspomnianą usługę.
Można jednak wskazać kilka kluczowych elementów, które z reguły mają zastosowanie. Oznacza to zatem, że system pre-pensji przewiduje najczęściej następujące rozwiązania:
- możliwość dostępu do środków pieniężnych w dowolnym czasie – przed ustalonym terminem wypłaty wynagrodzenia,
- możliwość kierowania wniosków w trybie on-line,
- wskazanie limitu wypłaty zaliczek (od 10% do 30% pełnego miesięcznego wynagrodzenia),
- oferta darmowej opcji dotycząca konkretnej kwoty zaliczki,
- ustalenie prowizji za kwotę zaliczki przekraczającą darmową ofertę.
Czy pre-pensja zamiast zaliczki to skuteczne rozwiązanie?
W świetle opisanych uwarunkowań pre-pensja stanowi korzystne rozwiązanie w przypadku zaistnienia po stronie pracownika nieprzewidzianych trudności finansowych. Jak już wspomnieliśmy, zaliczki na poczet wynagrodzenia mogą być wypłacane przez pracodawcę, ale nie ma on takiego prawnego obowiązku. Funkcjonowanie w firmie systemu pre-pensji jest w efekcie bardziej sprawdzonym udogodnieniem.
Jak zweryfikować, czy pracodawca stosuje tę usługę?
Przykład 2.
Pracownik musi wpłacić określoną kwotę w celu przeprowadzenia nieprzewidzianego zabiegu lekarskiego, niestety nie ma odłożonych pieniędzy na ten cel. Zatrudniony chce wystąpić o zaliczkę do pracodawcy, czy może skorzystać zamiast tego z benefitu pracowniczego w postaci pre-pensji? Zależy to od tego, czy pracodawca zawarł umowę z podmiotem oferującym taką usługę. Można to zweryfikować w informacjach o firmie, a także istnieje możliwość zwrócenia się bezpośrednio do pracodawcy lub uzyskania informacji w sekretariacie.
Jeżeli pracodawca zawarł umowę z firmą oferującą usługę pre-pensji, pracownik zamierzający skorzystać z zaliczki w tej formie potwierdza w sposób określony przez pracodawcę status zatrudnienia.
Do realizacji usługi potrzebne będą ponadto informacje dotyczące konta bankowego pracownika, numeru PESEL oraz dokumentu potwierdzającego tożsamość.
Pracodawca nie jest jednak zobowiązany do wdrożenia w swojej firmie pre-pensji. W takiej sytuacji pracownik, który znalazł się w nagłej potrzebie finansowej, może indywidualnie wystąpić o zaliczkę w ramach wspomnianej usługi. Oprócz ww. informacji należy też potwierdzić otrzymywanie regularnych wpływów na konto bankowe.
Przykład 3.
Pracownik zamierza skorzystać z pre-pensji w indywidualnym zakresie. W tym celu powinien zarejestrować się na stronie wybranej przez siebie firmy, która oferuje tego typu usługę. Założenie konta wiąże się z reguły z potwierdzeniem tożsamości za pośrednictwem dokonania przelewu weryfikacyjnego w symbolicznej kwocie. Podmiot realizujący pre-pensję przeprowadza analizę wpływów na konto zainteresowanej osoby, a następnie ustala limit zaliczki na poczet wynagrodzenia, jaka może być udzielona, np. do wysokości 20% otrzymywanego wynagrodzenia. Należy także określić, w jakim okresie poprzedzającym wypłatę wynagrodzenia pracownik może skorzystać z zaliczki na zasadach pre-pensji.
Po otrzymaniu od pracodawcy wynagrodzenia za pracę pracownik dokonuje zwrotu wypłaconej zaliczki – zgodnie z zasadami ustalonymi podczas zakładania konta indywidualnego w firmie realizującej usługę pre-pensji.
Podsumowanie
Zaliczki na poczet wynagrodzenia są zwyczajowo przyjętą formą wcześniejszej wypłaty – na wniosek pracownika – części wynagrodzenia za pracę. Wypłacanie tych należności nie jest uregulowane w Kodeksie pracy, a pozytywne rozpatrzenie wniosku pracownika w tej sprawie leży w wyłącznej kompetencji pracodawcy. Pre-pensja w postaci benefitu pracowniczego umożliwia pracownikowi wcześniejszą wypłatę określonej części wynagrodzenia w razie zaistnienia nieprzewidzianych wydatków. Choć jest to coraz popularniejsze rozwiązanie, to zakład pracy nie jest zobowiązany do jego wdrożenia. W takim przypadku pracownik, który znalazł się w nagłej potrzebie finansowej, może indywidualnie wystąpić o zaliczkę w ramach wspomnianej usługi.
