Spółka z ograniczoną działalnością jest jednym z rodzaju spółek handlowych kapitałowych. Oznacza to, że aby powstała potrzebny jest kapitał w wysokości minimum 5.000 zł. Spółka z o.o. posiada osobowość prawną (m.in może pozywać i być pozywaną) a jej wspólnicy nie odpowiadają sowim prywatnym majątkiem za zobowiązania spółki. Przepisami głównymi, które regulują kwestię powstania spółki, praw i obowiązków wspólników oraz organów działających w spółce jest Ustawa z dnia 15.09.2000 r. Kodeks spółek handlowych (art. 151 - 300).
Forma umowy sp. z o.o.
Umowa spółki powinna zostać sporządzona w formie aktu notarialnego. Jedynym wyjątkiem od tej reguły jest przypadek gdy spółka zakładana jest przez Internet co obecnie umożliwiają polskie przepisy. Wówczas podpisanie umowy sporządzonej zgodnie ze wzorcem umowy spółki udostępnionym w systemie teleinformatycznym za pośrednictwem strony internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości będzie nie będzie wymagała obecności notariusza.
Co powinno znaleźć się w umowie?
Zgodnie z KSH elementy obowiązkowe jakie powinny zostać zawarte w umowie spółki to:
Firma i siedziba spółki
W umowie należy podać pełną nazwę firmy czyli “nazwę własną” z dopiskiem Spółka z ograniczoną działalnością. Dodatkowo podaje się zwykle nazwę skróconą, którą spółka będzie mogła się posługiwać w obrocie gospodarczym. Nazwa skróca tworzona jest na zasadzie skrócenia dopisku charakteryzującego rodzaj spółki “nazwa własna - również może być skrócona” Sp. z o.o.
Siedzibę spółki określa się podając miejscowość i adres siedziby. Według siedziby spółki będzie wybierany Urząd Skarbowy dla rozliczeń podatku dochodowego przez spółkę.
W umowie można również wspomnieć na terenie jakiego Państwa spółka będzie wykonywała swoją działalność - czy wyłącznie na terenie kraju czy też poza jego granicami.
Przedmiot działalności spółki
W Polsce przedmiot działalności spółki określa się z wykorzystaniem Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD). Wykaz działalności wraz z klasyfikacją dostępny jest m.in. na stronach Głównego Urzędu Statystycznego http://www.stat.gov.pl/Klasyfikacje/. Co do liczby wybranych PKD nie ma ograniczeń. Wspólnicy jednak powinni rozważyć charakter PKD ze względu konsekwencje jego wyboru. Niektóre PKD wymagają dodatkowych zgłoszeń i uprawnień, a niektóre powodują że przedsiębiorca traci możliwość skorzystania z niektórych przywilejów jak np. zwolnienie z VAT do limitu obrotów określonego ustawą (150.000 zł).
Wysokość kapitału zakładowego
Ponieważ spółka z ograniczoną działalnością to spółka kapitałowa ustawa przewiduje minimalną wysokość kapitału potrzebnego do jej założenia. Obecnie minimalny wymagany kapitał o 5.000 zł. Wniesienie kapitału przez wspólników spółki może nastąpić poprzez wniesienie wkładu pieniężnego(gotówki) lub niepieniężnego (tzw. aport). Minimalny kapitał zakładowy musi zostać wniesiony jeszcze przed rejestracją spółki w KRS.
Czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział
Umowa musi określać czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział. Jeżeli tak, wówczas wszystkie udziały w kapitale zakładowym muszą być równe i są niepodzielne.
Liczba i wartość nominalna udziałów
Kapitał zakładowy spółki z ograniczoną działalnością dzieli się na udziały. Wartość nominalna udziału nie może być niższa niż 50 złotych. Na podstawie kapitału i wartości udziałów ustala się ich ilość. Każdy ze wspólników obejmuje określoną w umowie ilość udziałów o określonej wartości. Podział udziałów pomiędzy wspólników nie musi być równy.
Udziały dodatkowo mogą być zwykłe i uprzywilejowane. Jeżeli wspólnicy decydują się uprzywilejować np. siebie jako wspólników powinni określić ten fakt w umowie spółki.
Czas trwania spółki, jeżeli jest oznaczony
Spółkę z ograniczoną działalnością można utworzyć na czas nieokreślony lub też określony. Jeżeli powoływana do istnienia jest na czas określony w umowie należy wskazać konkretną datę do której spółka będzie istnieć, bądź wyznaczyć termin np. 15 lat, bądź określić zdarzenie które spowoduje rozwiązanie spółki.
Czy warto zawrzeć w umowie dodatkowe postanowienia?
Oczywiście, że tak dodatkowe postanowienia mogą ograniczyć ponoszenie kosztów w przyszłym okresie w związku ze zmiana umowy a także po prostu ułatwić wspólnikom “życie”.
Wzmianka o podwyższeniu kapitału zakładowego
Warto również zawrzeć w umowie zapis iż kapitał zakładowy może być przez wspólników podwyższany bądź obniżany, co do określonej w umowie kwoty nie będzie wywoływało konieczności zmian zapisów umowy spółki, a to oszczędzi koszty notariusza. Należy więc wskazać w umowie maksymalną wysokość podwyższenia kapitału oraz termin w jakim podwyższenie to będzie mogło być realizowane.
Głos Prezesa jako dominujący
Umowa może również stanowić iż decydującym głosem zarządu jest głos Prezesa. Dzięki temu nawet w przypadku gdy w głosowaniu będzie równowaga głos Prezesa pomoże w podjęciu decyzji.
Zbycie udziałów a zgoda wspólników
Jeżeli wspólnicy zastrzegą w umowie,iż zbycie udziałów wymaga ich zgody pozostałych wspólników mogą tym samym uzyskać do pewnego stopnia kontrolę nad dopuszczaniem nowych udziałowców.
Tworzenie kapitałów
W umowie często tworzy się również zapisy dotyczące możliwości tworzenia w spółce kapitałów rezerwowych i zapasowych.
Rok obrotowy
Zwykle na końcu umowy dodaje się wzmiankę dotyczącą okresu trwania roku obrotowego, który w większości przypadków pokrywa się z rokiem kalendarzowym.
Powołanie zarządu w umowie założycielskiej spółki
W umowie założycielskiej spółki można jednocześnie powołać Zarząd spółki. Określić jego kadencję, skład i funkcje członków Zarządu. Jeżeli nie powoła się zarządu w umowie będzie potrzeba zorganizowania zgromadzenia wspólników, na którym to powołają Zarząd w drodze uchwały.
Kto podpisuje umowę założycielską?
Umowę założycielską spółki wysłuchują i podpisują jej wszyscy wspólnicy.
Zmiana umowy spółki z o.o.
Zmian w umowie można dokonywać dowolną ilość razy. Jednak każda zmiana umowy spółki musi mieć formę pisemną, wymaga uchwały wspólników i zgłoszenia w rejestrze sądowym. Zmiany można wprowadzać na podstawie dodatkowo sporządzonego aneksu.
