Podatkowa księga przychodów i rozchodów służy do ewidencjonowania przeprowadzonych zdarzeń gospodarczych, które dotyczą przychodów i kosztów ponoszonych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Na jej podstawie podatnik dokonuje ustalenia dochodu podlegającego opodatkowaniu w urzędzie skarbowym. W artykule znajdziesz wzór KPiR wraz z wyjaśnieniem.
Księga przychodów i rozchodów - kto musi prowadzić?
Przepisy prawa podatkowego nakładają obowiązek prowadzenia księgi przychodów i rozchodów na:
- osoby fizyczne, spółki cywilne, spółki jawne oraz spółki partnerskie wykonujące działalność gospodarczą, które nie przekroczyły przychodów netto w wysokości 2 000 000 euro (po przeliczeniu według średniego kursu euro z dnia 1 października 2018 r. limit w 2019 r. wynosi 8 559 000 zł);
- osoby wykonujące działalność gospodarczą na podstawie umów agencyjnych i umów na warunkach zlecenia;
- osoby duchowne, które same zrezygnowały z prawa do korzystania ze zryczałtowanego podatku dochodowego;
- osoby zajmujące się działami specjalnymi produkcji rolnej, jeśli zgłoszą zamiar prowadzenia księgi.
Ponadto obowiązek prowadzenia księgi przychodów i rozchodów (zwanej w skrócie KPiR) zależy również od formy opodatkowania, jaką wybrał przedsiębiorca. Osoby fizyczne, które jako formę opodatkowania wybrały zasady ogólne lub podatek liniowy są zobowiązane do prowadzenia KPiR, natomiast osoby, które wybrały opodatkowanie w formie karty podatkowej lub ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, KPiR prowadzić nie muszą.
Pobierz darmowy wzór Księgi przychodów i rozchodów w dwóch formatach: PDF i DOCX
Księga przychodów i rozchodów - konstrukcja
Zapisów w księdze przychodów i rozchodów należy dokonywać w porządku chronologicznym, na podstawie dowodów księgowych. Księga przychodów i rozchodów składa się z 16 kolumn:
Kolumna 1 przeznaczona jest do wpisania kolejnego numeru porządkowego zapisów księgowych, tym samym numerem należy oznaczyć dokument, który stanowi podstawę zapisu księgowego.
W kolumnie 2 należy wpisać datę poniesienia wydatku, otrzymania towaru bądź uzyskania przychodu lub datę zestawienia sprzedaży, wynikającą z dokumentu potwierdzającego zapis księgowy.
W kolumnie 3 należy wpisać numer faktury lub innego dowodu, na podstawie którego dokonujemy zapisu. W przypadku gdy zapisu dokonuje się na podstawie zestawienia sprzedaży, należy podać numer zestawienia faktur.
Kolumny 4 i 5 przeznaczone są do wpisywania imion i nazwisk (nazw firm) oraz adresów kontrahentów, z którymi przeprowadzone zostały transakcje. Kolumna ta może pozostać pusta w przypadku ewidencjonowania sprzedaży bezrachunkowej.
W kolumnie 6 określa się rodzaj wydatków i przychodów. Należy krótko opisać istotę zdarzenia gospodarczego np. “zakup towarów handlowych” czy “sprzedaż towarów i usług”.
W kolumnie 7 wpisuje się kwotę przychodu powstałego w wyniku sprzedaży towarów lub usług.
Kolumna 8 przeznaczona jest do wpisywania pozostałych przychodów np. przychodów ze sprzedaży środków trwałych, różnic kursowych, odsetek na rachunku bankowym.
Kolumna 9 stanowi zsumowanie kolumny 7 oraz 8.
W kolumnie 10 wpisuje się wartość zakupionych towarów i materiałów.
Kolumna 11 przeznaczona jest do wpisywania kosztów ubocznych zakupów, np. opłata za transport, załadunek, ubezpieczenie.
Kolumna 12 jest przeznaczona do wpisywania wynagrodzeń brutto wypłacanych pracownikom (w gotówce i w naturze). Wpisu dokonuje się:
- na podstawie listy płac lub innych dowodów, na których pracownik potwierdza własnym podpisem kwoty otrzymanych wynagrodzeń w gotówce i w naturze – w przypadku wypłaty wynagrodzenia w kasie;
- na podstawie innych dowodów, np. dowodu potwierdzającego przekazanie wynagrodzenia na rachunek pracownika – jeżeli wynagrodzenie nie jest wypłacane w kasie.
W kolumnie tej ewidencjonuje się również wynagrodzenia wypłacane osobom z tytułu umów zlecenia i umów o dzieło.
W kolumnie 13 wpisuje się pozostałe koszty uzyskania przychodów (niewymienione w kolumnach 10-12). Przykładowo mogą to być wydatki na czynsz za lokal, zakup paliwa, opłaty bankowe, amortyzację itp.
Kolumna 14 stanowi zsumowanie kolumny 12 oraz 13.
Kolumna 15 jest wolna. W kolumnie tej można wpisywać inne zdarzenia gospodarcze niż w poprzednich kolumnach.
Kolumna 16 przeznaczona jest do wpisywania kosztów działalności badawczo-rozwojowej, o których mowa w art. 26e ustawy o podatku dochodowym.
Kolumna 17 przeznaczona jest do wpisywania uwag dotyczących treści zapisów w kolumnach 2-16.
Księga przychodów i rozchodów w systemie wFirma.pl
W systemie wFirma.pl możliwe jest prowadzenie KPIR do której automatycznie dodawane są zapisy wskazywane w zakładkach PRZYCHODY (gdzie wystawiane są faktury sprzedaży) i WYDATKI (gdzie wprowadzane są faktury kosztowe, dowody wewnętrzne i inne dokumenty "kosztowe". Ułatwieniem prowadzenia KPIR jest to, że dokonując wystawiania dokumentów czy księgowania stosuje się schematy księgowe, które księgują wydatki i przychody do właściwych kolumn KPIR.
