Prowadzenie prywatnego żłobka wiąże się z wieloma obowiązkami podatkowymi, a jednym z najczęściej zadawanych pytań przez przedsiębiorców jest to, czy kasa fiskalna w żłobku jest niezbędnym elementem wyposażenia placówki. W niniejszej analizie sprawdzamy, czy ustawodawca przewidział możliwość zwolnienia z ewidencjonowania usług opieki nad dziećmi za pomocą kasy rejestrującej oraz jakie warunki trzeba spełnić, aby skutecznie skorzystać z tego rozwiązania.
Charakter usługi a kasa fiskalna w żłobku – czy można łączyć świadczenia?
W przypadku placówek opieki nad dziećmi nieodłącznym elementem jest wyżywienie. To zatem rodzi pytanie o charakter świadczonych usług.
W pierwszej kolejności wskazać należy, że każde świadczenie dla celów opodatkowania podatkiem od towarów i usług powinno być traktowane jako odrębne i niezależne, jednak w sytuacji, gdy jedna usługa obejmuje z ekonomicznego punktu widzenia kilka świadczeń, usługa ta nie powinna być sztucznie dzielona dla celów podatkowych.
Jeśli więc wykonywanych jest więcej czynności i są one ze sobą ściśle powiązane oraz stanowią całość pod względem ekonomicznym i gospodarczym, to wówczas dla potrzeb VAT należy potraktować je jako jedną czynność opodatkowaną. Skutkiem powyższego świadczenie pomocnicze co do zasady dzieli los prawny świadczenia głównego, w szczególności w zakresie momentu powstania obowiązku podatkowego, miejsca świadczenia oraz stawki podatku od towarów i usług. Stosownie do powyższego świadczeniami powiązanymi ze sobą pod względem ekonomicznym i gospodarczym będą świadczenia pomocnicze oraz świadczenia główne uzasadniające ekonomiczne istnienie świadczeń pomocniczych.
Biorąc zatem pod uwagę powyższe, trzeba stwierdzić, że usługi wyżywienia na rzecz wychowanków żłobka należy uznać za usługi ściśle związane z usługami zapewnienia pobytu dzieciom w żłobku. Będą one miały bowiem charakter pomocniczy i będą niezbędne w stosunku do prowadzonej przez żłobek działalności opieki nad dziećmi, która stanowi świadczenie główne.
Dodatkowo należy wskazać, że na gruncie podatku VAT obowiązek podatkowy z tytułu świadczenia usług pobytu i wyżywienia w żłobku dzieci do lat 3, powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1 w zw. z art. 19a ust. 3 ustawy, tj. z upływem każdego okresu rozliczeniowego ustalonego na podstawie umów zawartych z rodzicami/opiekunami prawnymi dzieci do lat 3 (czyli ostatniego dnia danego miesiąca kalendarzowego).
Jak bowiem wynika z treści art. 19a ust. 3 ustawy o VAT, usługę, dla której w związku z jej świadczeniem ustalane są następujące po sobie terminy płatności lub rozliczeń, uznaje się za wykonaną z upływem każdego okresu, do którego odnoszą się te płatności lub rozliczenia, do momentu zakończenia świadczenia tej usługi. Usługę świadczoną w sposób ciągły przez okres dłuższy niż rok, dla której w związku z jej świadczeniem w danym roku nie upływają terminy płatności lub rozliczeń, uznaje się za wykonaną z upływem każdego roku podatkowego, do momentu zakończenia świadczenia tej usługi.
Kasa fiskalna w żłobku – kiedy powstaje obowiązek ewidencji?
Zgodnie z treścią art. 111 ust. 1 ustawy o VAT podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.
Powyższy przepis określa generalną zasadę, z której wynika, że obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy wszystkich podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz określonych w nim odbiorców, tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Zatem jednym z podstawowych kryteriów decydujących o obowiązku ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kas rejestrujących jest status nabywcy wykonywanych przez podatnika świadczeń.
W myśl art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy podatnicy są obowiązani wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży:
- w postaci papierowej, lub
- za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony, w tym przy użyciu systemu teleinformatycznego Szefa Krajowej Administracji Skarbowej pośredniczącego przy wydawaniu paragonów fiskalnych w postaci elektronicznej nabywcy, bez konieczności podawania jego danych osobowych.
Należy zauważyć, że przepisy prawa podatkowego nie określają szczegółowo momentu, w którym dana transakcja powinna być zarejestrowana za pomocą kasy rejestrującej. Jednakże z uwagi na fakt, że przedmiotem ewidencji jest kwota obrotu i podatku należnego oraz że na podatniku ciąży obowiązek ewidencji każdej dokonanej sprzedaży i uwzględnienie jej w fiskalnym raporcie dobowym, moment rejestracji powinien nastąpić niezwłocznie po dokonaniu sprzedaży, czyli wykonaniu czynności podlegającej opodatkowaniu.
Zatem żłobek powinien zewidencjonować za pomocą kasy rejestrującej sprzedaż przedmiotowych usług (tj. usług opieki dziennej nad dziećmi w wieku do lat 3) w dniu wykonania usługi, a więc w przedmiotowej sprawie ostatniego dnia miesiąca. Jak już wyżej wspomniano, usługę ciągłą, dla której w związku z jej świadczeniem ustalane są następujące po sobie terminy płatności lub rozliczeń, uznaje się za wykonaną z upływem każdego okresu, do którego odnoszą się te płatności lub rozliczenia.
Jak już wskazaliśmy, usługi wyżywienia dzieci w żłobku należy uznać za usługi ściśle związane z usługami opieki nad dziećmi w wieku do lat 3. Mają one bowiem charakter pomocniczy i są niezbędne w stosunku do prowadzonej przez żłobek działalności opieki nad dziećmi, która stanowi świadczenie główne. Zatem żłobek powinien ewidencjonować sprzedaż ww. usług na kasie rejestrującej łącznie (tj. usługę opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 oraz związane z nią wyżywienie).
W tym miejscu należy zwrócić uwagę na możliwość zastosowania zwolnienia od obowiązku posiadania kasy fiskalnej na mocy § 2 rozporządzenia w tej sprawie. Przepis ten podaje, że zwalnia się z obowiązku prowadzenia ewidencji w danym roku podatkowym, nie dłużej jednak niż do 31 grudnia 2027 roku, czynności wymienione w załączniku do rozporządzenia. Z treści poz. 42 załącznika do rozporządzenia wynika, że aby podatnik miał prawo do skorzystania ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania obrotu przy zastosowaniu kasy rejestrującej, muszą łącznie zostać spełnione następujące warunki:
- zapłata za usługę musi być dokonana w całości za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem;
- z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę musi jednoznacznie wynikać, jakiej konkretnie czynności zapłata dotyczyła;
- przedmiotem świadczenia nie są usługi wymienione w § 4 rozporządzenia.
Jak wskazał Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 23 stycznia 2024 roku (nr 0113-KDIPT1-3.4012.622.2023.2.JM):
„W analizowanej sprawie, wskazała Pani, że za świadczenie usług opieki nad dziećmi i usług wyżywienia będzie otrzymywała Pani w całości zapłatę za pośrednictwem banku, odpowiednio na wskazany rachunek bankowy, a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę będzie jednoznacznie wynikać, jakiej konkretnie czynności dotyczy.
Mając na uwadze powołane powyżej przepisy prawa oraz przedstawiony opis sprawy, należy stwierdzić, że dla świadczonych usług pomocy społecznej bez zakwaterowania w zakresie opieki dziennej nad dziećmi, z wyłączeniem opieki nad dziećmi niepełnosprawnymi i usług wyżywienia PKWiU 88.91.11.0, w sytuacji, gdy będzie otrzymywała Pani w całości zapłatę za pośrednictwem banku, odpowiednio na wskazany rachunek bankowy, a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę będzie jednoznacznie wynikać, jakiej konkretnie czynności dotyczy, będzie miała Pani prawo korzystać ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania tych usług przy zastosowaniu kasy rejestrującej”.
Podsumowując powyższe, należy wskazać, że w przypadku działalności żłobków możliwe jest zastosowanie zwolnienia z obowiązku posiadania kasy rejestrującej, jeżeli płatność za usługę odbywa się w formie przelewów bankowych, a nie gotówką.
