W toku funkcjonowania spółki ponoszone są różne nakłady finansowe, które mogą przybrać formę bezpośrednio wpływającą na przychody lub mieć charakter pośredni. W poniższym artykule wyjaśniamy, jak rozliczane są wydatki na wyposażenie biura a koszty uzyskania przychodów w podatku CIT. Sprawdzimy również, czy istnieją przepisy wykluczające możliwość ujęcia w rozliczeniach podatkowych wydatków przeznaczonych na dekorację przestrzeni firmowej.
Wydatki na wyposażenie biura a koszty uzyskania przychodów
Zanim przejdziemy do szczegółowego omówienia poszczególnych wydatków, przypomnijmy, że zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy CIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.
Z tej ogólnej definicji wynika, że do kosztów uzyskania przychodów podatnik ma prawo zaliczyć wszystkie koszty, zarówno te bezpośrednio, jak i pośrednio związane z przychodami, o ile zostały prawidłowo udokumentowane, za wyjątkiem kosztów ustawowo uznanych za niestanowiące kosztów uzyskania przychodów.
W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:
- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
- poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
- został właściwie udokumentowany,
- nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy CIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
Można więc przyjąć, że koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów to takie koszty, które są poniesione w trakcie dążenia do uzyskania przychodów. Co istotne, są to nie tylko te wydatki, które bezpośrednio przyczyniają się do uzyskania przychodów, ale również i te, które mają wpływ pośredni na ogólną działalność podatnika.
W kontekście powyższego nie ulega wątpliwości, że wydatki poniesione przez spółkę na wyposażenie biura są wydatkami niezbędnymi dla prawidłowego funkcjonowania działalności gospodarczej.
Elementy wyposażenia biura stanowią składniki majątku, które mogą być rozliczane w kosztach podatkowych. Zgodnie z art. 16d ust. 1 ustawy CIT podatnicy mogą nie dokonywać odpisów amortyzacyjnych od składników majątku, których wartość początkowa nie przekracza 10 000 zł. Wydatki poniesione na ich nabycie stanowią wówczas koszty uzyskania przychodów w miesiącu oddania ich do używania.
Jeżeli natomiast składnik majątku ma wartość początkową większą niż 10 000 zł, to podlega on ujęciu w kosztach poprzez odpisy amortyzacyjne.
Wydatki na dekorację biura a koszty uzyskania przychodów
Analizując zagadnienie dekoracji, należy temat ten podzielić na dwie kategorie. Po pierwsze trzeba zastanowić się, czy kosztem podatkowym są wydatki na zakup dekoracji okolicznościowych na obchody uroczystości o charakterze państwowym, lokalnym, religijnym.
W tym zakresie warto odwołać się do społecznej odpowiedzialności biznesu, która ma na celu budowanie pozytywnego odbioru danego podmiotu w społeczeństwie. Zaufanie konsumentów, obywateli ma w przyszłości przełożyć się na osiągnięcie celów finansowych, a więc powiększenie przychodów. Realizacja tych celów nie następuje zatem przez sam wydatek, ale przez zbudowanie wizerunku podmiotu, który przełoży się na skutki finansowe. Świadome inwestowanie w ramach społecznej odpowiedzialności biznesu wymaga informowania o tych działaniach.
Realizacja celów w ramach społecznej odpowiedzialności biznesu może przyczynić się do budowania długoterminowego zaufania pracowników i społeczności lokalnej. Większe zaufanie z kolei jest fundamentem tworzenia otoczenia, w którym przedsiębiorca podejmuje i może podejmować inicjatywy innowacyjne i rozwijać się.
Jak wskazuje treść interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z dnia 28.09.2021 r., nr 0111-KDIB1-1.4010.301.2021.3.EJ:
„Wobec tego zakup kwiatów, flag, girland i ozdób świetlnych oraz multimedialnych dekoracji okolicznościowych związanych z uroczystościami państwowymi, lokalnymi, religijnymi jako działania związane z realizacją CSR spełniają wymogi art. 15 ustawy i mogą stanowić koszty uzyskania przychodów. Ponadto nie znajdują się również w negatywnym katalogu zawartym w art. 16 ustawy CIT.”
Natomiast drugi przypadek obejmuje sytuacje, gdy podatnik ponosi wydatki na dekoracje, które mają podnieść jego prestiż i zbudować odpowiedni wizerunek. Zwrócić tu trzeba uwagę na brzmienie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy CIT. Przepis ten podaje, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.
Wskażmy, że celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności, wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami. Zatem reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu wykreowania pozytywnego wizerunku podatnika.
Jak wskazał NSA w wyroku z dnia 15.07.2025 r. II FSK 1394/22, reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika dla potrzeb ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. W takiej sytuacji wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenia swojej zasobności, profesjonalizmu.
Przykładowo, jeżeli spółka nabywa do swojego biura wyposażenie w postaci drogich rzeźb albo w postaci akwarium z dużymi rybami egzotycznymi, a celem takiego zakupu jest podkreślenie zasobności i prestiżu spółki wobec kontrahentów, to taki wydatek – jako mający na celu zbudowanie wizerunku spółki – będzie wykluczony z kosztów podatkowych na mocy art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy CIT.
Co istotne, działania o charakterze reprezentacyjnym podejmowane są w stosunku do podmiotów lub ich przedstawicieli zewnętrznych. Pojęcie reprezentacji nie obejmuje natomiast tych działań, które podejmowane są w stosunku do własnych pracowników oraz współpracowników. Koszty te nie podlegają wyłączeniu na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy CIT. Bezsprzecznie bowiem stworzenie przyjaznej atmosfery w miejscu pracy wiąże te osoby z pracodawcą, co przekłada się na większą efektywność podejmowanych przez ww. osoby działań, skutkiem czego są wyższe przychody w spółce.
Z tego też względu, jeżeli rozpatrujemy przypadek zakupu do biura dekoracji świątecznych (bożonarodzeniowych lub wielkanocnych) albo dekoracji związanych ze świętami państwowymi (np. z okazji Dnia Niepodległości), to takie wydatki stanowią koszt uzyskania przychodów w spółce. Są to dekoracje zwyczajowe, które nie służą okazywaniu wystawności wobec kontrahentów, a więc nie mają charakteru reprezentacji.
Podsumowując, o ile większość wydatków na wyposażenie spółka będzie mogła ująć w kosztach jako wydatek pośrednio wpływający na możliwość uzyskania przychodu, o tyle w przypadku dekorowania biura konieczne staje się ustalenie, z jakim rodzajem dekoracji będziemy mieć do czynienia.
Polecamy:
