Poradnik Przedsiębiorcy

Delegacje krajowe i zagraniczne pracowników

Delegacje krajowe i zagraniczne na stałe są już wpisane w życie zawodowe. Mimo swojej powszechności, zarówno pracownicy, jak i pracodawcy wciąż popełniają wiele błędów w ich rozliczaniu. Jakie to błędy i jak sobie z nimi radzić, wyjaśniamy poniżej.

Problemy pracowników w rozliczeniu delegacji

Pracownicy zazwyczaj zastanawiają się, jakie wydatki mogą wliczyć w koszty delegacjiPodróż służbowa kojarzy się często z pełnym przepychu wyjazdem, dlatego nierzadko pracownicy nie liczą się absolutnie z kosztami, mając nadzieję, że wszystkie poniesione wydatki pokryje pracodawca. Tymczasem czeka ich gorzkie rozczarowanie, bo albo okazuje się, że zapomnieli należycie je udokumentować, albo zwyczajnie przekroczyli obowiązujące limity przepisów podatkowych oraz norm, którymi posiłkuje się ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Oddelegowania a podróż służbowa

Głównym problem przedsiębiorców jest rozróżnienie pojęcia oddelegowania oraz podróży służbowej.

Pojęcie oddelegowania

Z oddelegowaniem pracownika mamy do czynienia gdy przedsiębiorca wyśle (przydzieli) pracownika do wykonywania pracy na określony czas do miejscowości innej niż wskazana w umowie o pracę, co wiąże się ze zmianą wskazanego w umowie miejsca wykonywania pracy. Zmiana taka następuje poprzez zastosowanie aneksu do umowy zmieniającego warunki pracy.

Pojęcie podróży służbowej

Podróż służbowa to taka podróż, którą pracownik odbywa na polecenie pracodawcy poza miejscowość, w której znajduje się siedziba firmy lub stałe miejsce jego pracy.

Ważne!

Wynikające z organizacji pracy stałe wykonywanie zadań w różnych miejscach i terminach przez samego przedsiębiorcę lub jego pracownika NIE JEST podróżą służbową. A co za tym idzie – podczas oddelegowania czy zmian miejsca pracy nie obowiązują te same przywileje, które dostępne są dla pracowników udających się w podróż służbową.

Polecenie wyjazdu służbowego - delegacja pracownika

Podstawą formalną podróży służbowej jest polecenie wyjazdu służbowego (w praktyce stosuje się polecenie wydane na piśmie, nie jest ono wymagane, ale żeby uniknąć wszelakich niedomówień, warto sporządzić taki druk), które określa termin, miejsce oraz cel konkretnego wyjazdu. Osobą wydającą polecenie jest pracodawca. Jeśli pracownik odmówi wykonania polecenia, czyli nie pojedzie w podróż służbową, pracodawca może wobec niego wyciągnąć odpowiednie konsekwencje. Nie dotyczy to kobiet w ciąży oraz jednego z rodziców opiekujących się dzieckiem do 4. roku życia.

Ważne!

Podróżą służbową nie jest wykonywanie zadań w różnych, swobodnie dobranych przez samego pracownika miejscowościach, gdy te swoim zakresem obejmują stałe miejsce wykonywania pracy danego pracownika.

Bowiem stałe miejsce wykonywania pracy może obejmować całe województwo – a nawet cały kraj – i gdy pracownik wykonuje swoją pracę na terenie miast tego województwa, wówczas nie jest to podróż służbowa.

Delegacje krajowe i zagraniczne - regulacje prawne

Każdemu pracownikowi odbywającemu podróż służbową przysługują pewne należności na pokrycie kosztów związanych z delegacją. Kwestia ta została uregulowana w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Ważne!

Prawo pracy zezwala pracodawcom nienależącym do państwowej strefy budżetowej na w miarę swobodne ustalanie zasad dotyczących należności związanych z podróżą służbową. Należności jednak nie mogą być niższe niż należności przysługujące pracownikowi zatrudnionemu w sferze budżetowej. Postanowienia te zawiera się w regulaminie wynagradzania lub w układzie zbiorowym pracy bądź gdy powyższe nie są spełnione w umowie o pracę.

Delegacje krajowe

Diety w delegacjach krajowych

Dieta jest kwotą, na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży, należną pracownikowi odbywającemu z polecenia pracodawcy podróż służbową.

Obecnie wysokość pełnej diety krajowej wynosi 30 zł. Nalicza się ją za czas trwania podróży, począwszy od rozpoczęcia, czyli wyjazdu do zakończenia, czyli powrotu z podróży służbowej.

Jeżeli podróż krajowa trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

  • od 8 do 12 godzin – przysługuje połowa diety krajowej,

  • ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Jeżeli podróż krajowa trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

  • do 8 godzin – przysługuje połowa diety krajowej,

  • ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Co ważne obowiązujące rozporządzenie uwzględnia możliwość pomniejszenia diety, jeśli pracownik będzie miał zapewnione częściowe wyżywienie, i tak:

  • śniadanie – pracodawca obniża dietę o 25%;

  • obiad – pracodawca obniża dietę o 50%;

  • kolacja – pracodawca obniża dietę o 25%.

Uwaga!

Diety nieprzekraczające limitu określonego w rozporządzeniu są wolne od podatku dochodowego i nie stanowią podstawy do naliczenia składek ZUS.

Dieta nie przysługuje pracownikowi, gdy  zapewniono mu całodzienne, bezpłatne wyżywienie (czyli co najmniej trzy posiłki), a także za dzień wolny od pracy, który pracownik wykorzystał na powrót do miejscowości swojego stałego lub czasowego pobytu.

Nocleg w delegacji krajowej

Przepisy rozporządzenia w sprawie podróży służbowych przewidują dla pracownika zwrot kosztów noclegu w hotelu lub innym obiekcie świadczącym takie usługi w wysokości potwierdzonej rachunkiem/fakturą. Jeśli pracownik nie przedłoży tego typu dokumentów, wówczas otrzymuje tzw. ryczałt za nocleg. Jego wysokość stanowi 150% wartości diety, czyli 45 zł. Pracownik ma prawo do ryczałtu za nocleg, gdy nocleg ten trwał minimum 6 godzin między godzinami 21:00 a 7:00 rano. Ryczałt należny jest pracownikowi w sytuacji, gdy:

  • pracodawca nie zapewnia noclegów w czasie trwania podróży,

  • pracownik nie posiada rachunków ani faktur stwierdzających wysokość poniesionych na noclegi kosztów.

Możesz ocenić ten artykuł