Delegacje krajowe i zagraniczne na stałe są już wpisane w życie zawodowe. Mimo swojej powszechności, zarówno pracownicy, jak i pracodawcy wciąż popełniają wiele błędów w ich rozliczaniu. Jakie to błędy i jak sobie z nimi radzić, wyjaśniamy poniżej.
Problemy pracowników w rozliczeniu delegacji
Pracownicy zazwyczaj zastanawiają się, jakie wydatki mogą wliczyć w koszty delegacji. Podróż służbowa kojarzy się często z pełnym przepychu wyjazdem, dlatego nierzadko pracownicy nie liczą się absolutnie z kosztami, mając nadzieję, że wszystkie poniesione wydatki pokryje pracodawca. Tymczasem czeka ich gorzkie rozczarowanie, bo albo okazuje się, że zapomnieli należycie je udokumentować, albo zwyczajnie przekroczyli obowiązujące limity przepisów podatkowych oraz norm, którymi posiłkuje się ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Oddelegowania a podróż służbowa
Głównym problem przedsiębiorców jest rozróżnienie pojęcia oddelegowania oraz podróży służbowej.
Pojęcie oddelegowania
Z oddelegowaniem pracownika mamy do czynienia gdy przedsiębiorca wyśle (przydzieli) pracownika do wykonywania pracy na określony czas do miejscowości innej niż wskazana w umowie o pracę, co wiąże się ze zmianą wskazanego w umowie miejsca wykonywania pracy. Zmiana taka następuje poprzez zastosowanie aneksu do umowy zmieniającego warunki pracy.
Pojęcie podróży służbowej
Podróż służbowa to taka podróż, którą pracownik odbywa na polecenie pracodawcy poza miejscowość, w której znajduje się siedziba firmy lub stałe miejsce jego pracy.
Polecenie wyjazdu służbowego - delegacja pracownika
Podstawą formalną podróży służbowej jest polecenie wyjazdu służbowego (w praktyce stosuje się polecenie wydane na piśmie, nie jest ono wymagane, ale żeby uniknąć wszelakich niedomówień, warto sporządzić taki druk), które określa termin, miejsce oraz cel konkretnego wyjazdu. Osobą wydającą polecenie jest pracodawca. Jeśli pracownik odmówi wykonania polecenia, czyli nie pojedzie w podróż służbową, pracodawca może wobec niego wyciągnąć odpowiednie konsekwencje. Nie dotyczy to kobiet w ciąży oraz jednego z rodziców opiekujących się dzieckiem do 4. roku życia.
Delegacje krajowe i zagraniczne - regulacje prawne
Każdemu pracownikowi odbywającemu podróż służbową przysługują pewne należności na pokrycie kosztów związanych z delegacją. Kwestia ta została uregulowana w Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 30 czerwca 2022 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
Delegacje krajowe
Dieta jest kwotą, na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży, należną pracownikowi odbywającemu z polecenia pracodawcy podróż służbową.
Diety w delegacjach krajowych
Obecnie wysokość pełnej diety krajowej wynosi 45 zł. Nalicza się ją za czas trwania podróży, począwszy od rozpoczęcia, czyli wyjazdu do zakończenia, czyli powrotu z podróży służbowej.
Jeżeli podróż krajowa trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
- od 8 do 12 godzin – przysługuje połowa diety krajowej,
- ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Jeżeli podróż krajowa trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
- do 8 godzin – przysługuje połowa diety krajowej,
- ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Co ważne obowiązujące rozporządzenie uwzględnia możliwość pomniejszenia diety, jeśli pracownik będzie miał zapewnione częściowe wyżywienie, i tak:
- śniadanie – pracodawca obniża dietę o 25%;
- obiad – pracodawca obniża dietę o 50%;
- kolacja – pracodawca obniża dietę o 25%.Diety nieprzekraczające limitu określonego w rozporządzeniu są wolne od podatku dochodowego i nie stanowią podstawy do naliczenia składek ZUS.
Dieta nie przysługuje pracownikowi, gdy zapewniono mu całodzienne, bezpłatne wyżywienie (czyli co najmniej trzy posiłki), a także za dzień wolny od pracy, który pracownik wykorzystał na powrót do miejscowości swojego stałego lub czasowego pobytu.
Nocleg w delegacji krajowej
Przepisy rozporządzenia w sprawie podróży służbowych przewidują dla pracownika zwrot kosztów noclegu w hotelu lub innym obiekcie świadczącym takie usługi w wysokości potwierdzonej rachunkiem/fakturą. Jeśli pracownik nie przedłoży tego typu dokumentów, wówczas otrzymuje tzw. ryczałt za nocleg. Jego wysokość stanowi 150% wartości diety, czyli 67,50 zł. Pracownik ma prawo do ryczałtu za nocleg, gdy nocleg ten trwał minimum 6 godzin między godzinami 21:00 a 7:00 rano. Ryczałt należny jest pracownikowi w sytuacji, gdy:
- pracodawca nie zapewnia noclegów w czasie trwania podróży,
- pracownik nie posiada rachunków ani faktur stwierdzających wysokość poniesionych na noclegi kosztów.
Koszty transportu a delegacje krajowe
To pracodawca określa środek transportu, jakim pracownik będzie poruszać się podczas podróży służbowej – pociągiem (I lub II klasa), samochodem, statkiem, autobusem lub samolotem (I lub II klasa). Jeśli pracownik bez żadnego uzasadnienia zmieni środek transportu, pracodawca ma prawo nie zwrócić mu kosztów przejazdu.
Zwrot wydatków na dojazd odbywa się na podstawie przedstawionych przez pracownika rachunków, faktur itp. W przypadku braku tych dokumentów pracownik może otrzymać tzw. ryczałt za dojazd (przejazdy autobusem, tramwajem, taksówką) – 20% diety, czyli 9 zł za każdą rozpoczętą dobę podróży. Ryczałt nie przysługuje, jeśli pracownik nie poniósł żadnych kosztów dojazdu.
Pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd środkiem transportu należącym do pracownika. Wówczas należności oblicza się według przepisów rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. W takim przypadku stawkę kwotową ustala się za 1 kilometr przebiegu:
- samochód osobowy o pojemności do 900 cm3 – 0,89 zł oraz ponad 900 cm3 – 1,15 zł;
- motocykl – 0,69 zł;
- motorower – 0,42 zł.
Należności za inne wydatki w delegacji krajowej
Do pozostałych należności, o których zwrot może ubiegać się pracownik należą koszty: parkingu, bilet wstępu na targi, przejazdy autostradą itp. Pracownik powinien uwzględnić je w rozliczeniu podróży służbowej i właściwie udokumentować, podpinając pod rozliczenie faktury.
Delegacja krajowa a zaliczka
Pracownik może otrzymać od pracodawcy zaliczkę na przewidywane koszty podróży służbowej. Pracownik w ciągu 14 dni od powrotu jest zobowiązany rozliczyć się z zaliczki, czyli musi przedstawić szczegółowe zestawienie wydatków.
Zwrot kosztów a przychód pracownika
Dla pracowników odbywających podróż służbową zwrot kosztów z tytułu tej podróży stanowi przychód ze stosunku pracy, który nie jest opodatkowany, bo należności za podróż służbową nie mają charakteru przysporzenia majątkowego.
Krajowa podróż służbowa a koszty podatkowe
Koszty podatkowe dla pracodawców stanowią wszystkie należności wypłacone pracownikowi w ramach podróży służbowej. Wyjątkiem jest wydatek poniesiony w związku z podróżą prywatnym samochodem pracownika, jeśli przekroczy on limity określone dla danej pojemności i rodzaju pojazdu. Natomiast jeśli nie przekroczy, pracownik musi prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, aby zaliczyć ten wydatek do kosztów podatkowych pracodawcy.
Osoby prowadzące działalność gospodarczą, mogą zaliczyć wydatki związane z podróżą służbową do kosztów podatkowych (oczywiście po przedłożeniu odpowiednich dokumentów), ale ich poniesienie musi mieć wpływ na uzyskanie przychodu i nie mogą być wyszczególnione w katalogu niebędących kosztami.
Delegacje zagraniczne
Dieta w podróży zagranicznej
Wysokość diet zagranicznych określa Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 14 września 2005 r. Ich wysokość oczywiście różni się w zależności od kraju, w którym odbywa się podróż służbowa. Za każdą dobę zagranicznej podróży służbowej przysługuje dieta w pełnej wysokości. Za niepełną dobę podróży:
- do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety zagranicznej,
- ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 1/2 diety zagranicznej,
- ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Gdy pracodawca zapewni pracownikowi całodzienne wyżywienie lub gdy wyżywienie opłacane jest w cenie karty okrętowej pracownikowi przysługuje 25% diety. Natomiast, gdy pracodawca zapewnia częściowe wyżywienie:
- śniadanie – 15% diety,
- obiad – 30% diety,
- kolacja - 30% diety.
Noclegi w podróży zagranicznej
Zwrot kosztów następuje na podstawie przedłożonych przez pracownika faktur i rachunków. Gdy pracownik nie dostarczy rachunków hotelowych, wówczas przysługuje mu jedynie 25% limitu ryczałtu za nocleg. Co ważne, limit ten zależny jest od kraju, do którego pracownik został wysłany.
Dojazdy w zagranicznej podróży służbowej
Dojazdy w zagranicznej podróży służbowej rozlicza się identycznie jak w przypadku podróży służbowych krajowych. Pracownikowi odbywającemu podróż służbową zagraniczną przysługuje ryczałt na pokrycie wydatków związanych z przejazdem z dworca i do dworca (lotniska, portu) w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą lub w miejscowości, w której pracownik korzystał z noclegu.
Pracownikowi odbywającemu podróż służbową zagraniczną przysługuje ryczałt na pokrycie wydatków związanych z poruszaniem się środkami komunikacji miejscowej – 10% diety za każdą rozpoczętą dobę tej podróży (nie dotyczy pracowników, którzy odbywają podróż samochodem).
Należności za inne wydatki w zagranicznej podróży służbowej
Pracownik może liczyć na zwrot kosztów związanych z przewozem samolotem bagażu osobistego do 30 kg, ale tylko, gdy podróż trwa ponad 30 dni lub gdy państwem docelowym jest państwo pozaeuropejskie.
Możliwy jest również zwrot kosztów związanych z udokumentowanym leczeniem i z zakupionymi, niezbędnymi lekami (nie dotyczy chirurgii plastycznej, nabycia protez ortopedycznych i dentystycznych oraz zakupu okularów). W razie zgonu pracownika pracodawca pokrywa koszty transportu zwłok do kraju.
Zaliczki wypłacane na poczet zagranicznych podróży służbowych
Zaliczki dla pracowników odbywających delegacje zagraniczne wypłacane są najczęściej w walucie docelowego kraju podróży. Za zgodą pracownika jej równowartość może być wypłacona również w walucie polskiej.
Rozliczenie następuje w złotych, natomiast wydatki podane w walutach obcych przelicza się według kursu średniego NBP z dnia wypłaty zaliczki na złote. Ewentualny zwrot zaliczki przelicza się nie później niż 14 dni od powrotu pracownika po kursie, jaki obowiązywał w dniu jej wydania.
