Roczne rozliczenie składki zdrowotnej – wątpliwości i problemy

Roczne rozliczenie składki zdrowotnej to jeden z nowych obowiązków, które co roku będą musieli realizować niektórzy przedsiębiorcy. Jak to ma miejsce w takich sytuacjach, wciąż występują liczne wątpliwości co do procedury rocznego rozliczenia składki zdrowotnej. Wątpliwości te posiadają zarówno przedsiębiorcy, specjaliści zajmujący się tematyką kadr i płac, jak i specjaliści z administracji ZUS-u. Wobec wciąż niejasnej materii tematycznej warto jeszcze mocniej pochylić się nad niektórymi aspektami tego rozliczenia, których zasady już w tym momencie stają się coraz bardziej przejrzyste.

Kto podlega pod ubezpieczenie zdrowotne

Nawiązując do art. 66 Ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 roku o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz.U. z 2022 r. poz. 2561, zwanej dalej ustawą o NFZ), pod ubezpieczenie zdrowotne podlegają m.in. osoby spełniające warunki do objęcia ubezpieczeniami społecznymi lub ubezpieczeniem społecznym rolników.

Wśród nich można wyróżnić osoby prowadzące działalność pozarolniczą lub osoby z nimi współpracujące, z wyłączeniem tych, które zawiesiły wykonywanie działalności gospodarczej na podstawie przepisów Ustawy z dnia 6 marca 2018 roku – Prawo przedsiębiorców (Dz.U. z 2021 r. poz. 162 i 2105 oraz z 2022 r. poz. 24, 974 i 1570) lub przepisów o ubezpieczeniach społecznych lub ubezpieczeniu społecznym rolników.

Ubezpieczenie zdrowotne w myśl tego przepisu obejmuje również osoby, o których mowa w art. 18 ust. 1 Prawa przedsiębiorców, oraz osoby z nimi współpracujące, z wyłączeniem tych, które zawiesiły wykonywanie działalności gospodarczej na podstawie przepisów przywołanej ustawy. Z kolei przepis art. 18 ust. 1 Prawa przedsiębiorców określa definicję przedsiębiorcy. Zatem przez przedsiębiorcę należy rozumieć osobę fizyczną, która nie wykonuje w ramach działalności na rzecz byłego pracodawcy (na rzecz którego przed dniem rozpoczęcia działalności gospodarczej w bieżącym lub w poprzednim roku kalendarzowym wykonywał w ramach stosunku pracy lub spółdzielczego stosunku pracy) czynności wchodzących w zakres wykonywanej działalności gospodarczej oraz:

1. podejmuje działalność gospodarczą po raz pierwszy albo
2. podejmuje ją ponownie po upływie co najmniej 60 miesięcy od dnia jej ostatniego zawieszenia lub zakończenia

– nie podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym przez okres 6 miesięcy od dnia podjęcia działalności gospodarczej.

Roczne rozliczenie składki zdrowotnej - na kim spoczywa ten obowiązek?

Obowiązek rocznego rozliczenia składki zdrowotnej spoczywa na osobach fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, która jest opodatkowana:

1. ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych,
2. skalą podatkową,
3. podatkiem liniowym. 

Obowiązek rocznego rozliczenia składki zdrowotnej nie będzie dotyczył więc osób prowadzących działalność w innych formach, które opłacają składkę zdrowotną w stałej wysokości czyli:

1. wspólnika spółki komandytowej,
2. komplementariusza w spółce komandytowo-akcyjnej,
3. wspólnika jednoosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością,
4. akcjonariusza prostej spółki akcyjnej wnoszącego do spółki wkład, którego przedmiotem jest świadczenie pracy lub usług.

Składka do zapłaty albo nadpłata w rocznej składce zdrowotnej

Przedsiębiorcy stosujący jedną z trzech ww. form opodatkowania mają obowiązek po zakończeniu roku składkowego dokonania rocznego rozliczenia składki zdrowotnej.

1. roczna składka na ubezpieczenie zdrowotne obliczona od rocznej podstawy składki zdrowotnej będzie większa niż suma składek na ubezpieczenie zdrowotne wykazanych w deklaracjach DRA, RCA i zapłaconych za poszczególne miesiące roku składkowego – to w takiej sytuacji wystąpi obowiązek dopłaty składki zdrowotnej,
2. roczna składka na ubezpieczenie zdrowotne obliczona od rocznej podstawy składki zdrowotnej będzie mniejsza niż suma składek na ubezpieczenie zdrowotne wykazanych w deklaracjach DRA, RCA i zapłaconych za poszczególne miesiące roku składkowego – wtedy wystąpi nadpłata składki zdrowotnej.

Oczywiście u wielu płatników składek – wynik rocznego rozliczenia składki zdrowotnej będzie skutkować powstaniem nadpłaty w rocznej składce zdrowotnej.

W tej sytuacji przedsiębiorcy ci powinni pamiętać aby złożyć wniosek o zwrot nadpłaty bowiem nie zostanie ona automatycznie zwrócona na konto płatnika składek.

Korekty tej płatnik składek dokona w terminie:

1. do dnia złożenia wniosku o zwrot nadpłaty za pierwszy rok składkowy,
2. do dnia 30 czerwca 2023r. za pierwszy rok składkowy w sytuacji gdy płatnik składek nie złoży wniosku o zwrot nadpłaty.

Rok składkowy a rok kalendarzowy

Kolejna wątpliwość pojawiająca się przy rocznym rozliczeniu składki zdrowotnej dotyczy okresu czasu osiągania przychodów, dochodów przypadającego na rok składkowy.

U płatników składek stosujących ryczałt ewidencjonowany jako formę opodatkowania przychodów z działalności gospodarczej:

• pierwszy rok składkowy = rok kalendarzowy a więc pierwszy rok składkowy przypada od stycznia 2022r. do grudnia 2022r.,
• co więcej płatnik składek do rocznego rozliczenia składki zdrowotnej bierze pod uwagę przychody osiągnięte w okresie od stycznia 2022r. do grudnia 2022r.

Z kolei u płatników składek stosujących skalę podatkową lub podatek liniowy jako formę opodatkowania dochodu z działalności gospodarczej:

• pierwszy rok składkowy = okres czasu przypadający od lutego 2022r. do stycznia 2023r.,
• natomiast płatnik składek do rocznego rozliczenia składki zdrowotnej bierze pod uwagę dochody uzyskane w okresie od stycznia 2022r. do grudnia 2022r.

Ustalenie rocznego dochodu na cele obliczenia rocznej składki zdrowotnej – skala podatkowa, podatek liniowy

Przedsiębiorca dokonujący rocznego rozliczenia składki zdrowotnej powinien pamiętać o kilku zasadach ustalenia rocznego przychodu, dochodu z prowadzonej działalności gospodarczej właśnie na cele rocznego rozliczenia składki zdrowotnej. 

Podstawa obliczenia składki zdrowotnej nie będzie taka sama jak podstawa obliczenia podatku PIT (w niektórych przypadkach może jednak taka sytuacja wystąpić).

Dokonując ustalenia rocznego dochodu z działalności na poczet obliczenia rocznej składki zdrowotnej płatnik składek powinien o kilku zasadach:

1. z rocznych przychodów z działalności gospodarczej należy wyłączyć przychody zwolnione z PIT albo w stosunku do których zaniechano poboru podatku (jednakże ulgi typu PIT–0 na powrót, PIT–0 dla rodzin 4+, PIT–0 dla pracujących seniorów należy uwzględniać w przychodach z działalności),
2. niepowiększanie dochodu o odpisy amortyzacyjne dotyczące sprzedanego środka trwałego, który przed 2022r. był amortyzowany i odpisy amortyzacyjne były w kosztach firmy – dochód ze sprzedaży takiego środka trwałego dla potrzeb obliczenia rocznej składki zdrowotnej nie należy powiększać o dokonane przed 2022r. odpisy amortyzacyjne zaliczone do kosztów firmy,
3. nieuwzględnienie osiągniętych przychodów i poniesionych kosztów w okresie zawieszenia działalności,
4. nieuwzględnienie osiągniętych przychodów i poniesionych w miesiącach zwolnienia z obowiązku opłacania składki zdrowotnej,
5. niezwiększanie dochodu o różnicę remanentową, gdy remanent końcowy jest wyższy od remanentu początkowego,
6. ujęcie w kosztach firmy wydatku, który stanowił koszty firmy przed 2022 r. a związany jest z przychodem powstałym po dniu 31 grudnia 2021 r. – dotyczy okresu od 1 lipca 2022 r.,
7. straty podatkowe z lat ubiegłych nie mogą być odliczane od dochodu z działalności stanowiącego roczną podstawę zdrowotną,
8. ulga na badania i rozwój nie może być uwzględniana w dochodzie od którego liczona jest roczna składka zdrowotna, 
9. do przychodów należy zaliczyć zwrócone wierzytelności, odpisane jako nieściągalne albo na które utworzono rezerwy zaliczone uprzednio do kosztów firmowych,
10. w rocznych przychodach należy uwzględnić dochody z działalności prowadzonej w specjalnej strefie ekonomicznej czy uzyskanych w ramach realizacji nowej inwestycji.

Ustalenie okresu prowadzenia działalności przy rocznym ustaleniu składki zdrowotnej – skala podatkowa, podatek liniowy

Ustalenie podstawy rocznej składki zdrowotnej to ustalenia właściwego okresu prowadzenia działalności gospodarczej.

Z okresu prowadzenia działalności gospodarczej przedsiębiorca winien wyłączyć:

1. okres czasu niepodlegania ubezpieczeniu zdrowotnemu z tytułu prowadzenia działalności – skutek tego wyłączenia to odjęcie od rocznego dochodu – dochodów osiągniętych w tym okresie czasu z działalności gospodarczej,
2. liczbę miesięcy spełniania warunków do zwolnienia z obowiązku opłacania składki zdrowotnej – przez przedsiębiorcę, którego świadczenie emerytalne lub rentowe nie przekracza miesięcznie kwoty minimalnego wynagrodzenia, jeżeli uzyskuje on dodatkowe przychody z tego tytułu w wysokości nieprzekraczającej miesięcznie 50% kwoty najniższej emerytury lub opłaca podatek dochodowy w formie karty podatkowej,
3. liczbę miesięcy spełniania warunków do zwolnienia z obowiązku opłacania składki zdrowotnej – przez przedsiębiorcę zaliczonego do umiarkowanego lub znacznego stopnia niepełnosprawności od tytułu do objęcia obowiązkiem ubezpieczenia zdrowotnego, jeżeli uzyskuje on dodatkowe przychody z tego tytułu w wysokości nieprzekraczającej miesięcznie 50% kwoty najniższej emerytury lub opłaca podatek dochodowy w formie karty podatkowej,
4. liczbę miesięcy spełniania warunków do zwolnienia z obowiązku opłacania składki zdrowotnej – przez przedsiębiorcę, którego zasiłek macierzyński nie przekracza miesięcznie kwoty świadczenia rodzicielskiego,
5. część roku kalendarzowego, w którym płatnik składek nie podlegał polskiemu ustawodawstwu z tytułu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych,
6. część roku kalendarzowego, przez który płatnik składek spełnia wymogi dla objęcia go ubezpieczeniem społecznym rolników.

Ustalenie rocznego przychodu z działalności gospodarczej na cele obliczenia rocznej składki zdrowotnej – ryczałt ewidencjonowany

Podstawa obliczenia składki zdrowotnej nie zawsze będzie identyczna jak podstawa obliczenia podatku zryczałtowanego podatku dochodowego (w niektórych przypadkach może jednak taka sytuacja wystąpić).

Dokonując ustalenia rocznego przychody z działalności na poczet obliczenia rocznej składki zdrowotnej płatnik składek powinien o kilku zasadach:

1. nieuwzględnienie osiągniętych przychodów w okresie zawieszenia działalności,
2. nieuwzględnienie osiągniętych przychodów i poniesionych w miesiącach zwolnienia z obowiązku opłacania składki zdrowotnej,
3. straty podatkowe po zmianie formy na ryczałt z lat ubiegłych (dotyczące skali albo podatku liniowego) nie mogą być odliczane od przychodu z działalności stanowiącego roczną podstawę zdrowotną.

Ustalenie okresu prowadzenia działalności przy rocznym ustaleniu składki zdrowotnej – ryczałt ewidencjonowany

Roczne rozliczenie składki zdrowotnej wymaga także od przedsiębiorcy ustalenia okresu prowadzenia działalności gospodarczej.

Z okresu prowadzenia działalności gospodarczej przedsiębiorca winien wyłączyć:

1. okres czasu niepodlegania ubezpieczeniu zdrowotnemu z tytułu prowadzenia działalności – skutek tego wyłączenia to odjęcie od rocznego przychodu – przychodów osiągniętych w tym okresie czasu z działalności gospodarczej,
2. część roku kalendarzowego, w którym płatnik składek nie podlegał polskiemu ustawodawstwu z tytułu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych,
3. część roku kalendarzowego, przez który płatnik składek spełnia wymogi dla objęcia go ubezpieczeniem społecznym rolników,
4. liczbę miesięcy spełniania warunków do zwolnienia z obowiązku opłacania składki zdrowotnej – przez przedsiębiorcę, którego świadczenie emerytalne lub rentowe nie przekracza miesięcznie kwoty minimalnego wynagrodzenia, jeżeli uzyskuje on dodatkowe przychody z tego tytułu w wysokości nieprzekraczającej miesięcznie 50% kwoty najniższej emerytury lub opłaca podatek dochodowy w formie karty podatkowej,
5. liczbę miesięcy spełniania warunków do zwolnienia z obowiązku opłacania składki zdrowotnej – przez przedsiębiorcę zaliczonego do umiarkowanego lub znacznego stopnia niepełnosprawności od tytułu do objęcia obowiązkiem ubezpieczenia zdrowotnego, jeżeli uzyskuje on dodatkowe przychody z tego tytułu w wysokości nieprzekraczającej miesięcznie 50% kwoty najniższej emerytury lub opłaca podatek dochodowy w formie karty podatkowej,
6. liczbę miesięcy spełniania warunków do zwolnienia z obowiązku opłacania składki zdrowotnej – przez przedsiębiorcę, którego zasiłek macierzyński nie przekracza miesięcznie kwoty świadczenia rodzicielskiego.