Zmiana nazwiska odgrywa ważną rolę w życiu każdego człowieka. Takie wydarzenie ma także wpływ na kwestie prawne związane z prawami ujawnionymi w księdze wieczystej, o ile oczywiście dotyczy wpisanej do niej osoby z nowym nazwiskiem. Jakie obowiązki powstają, gdy właściciel nieruchomości zmieni swoje dane osobowe?
Kiedy dochodzi do zmiany nazwiska?
Zmiana nazwiska wynika najczęściej z faktu zawarcia związku małżeńskiego i przybrania nazwiska żony lub męża. W świetle obowiązujących przepisów każdy z małżonków ma prawo pozostać przy swoim dotychczasowym nazwisku, przybrać nazwisko partnera albo połączyć swoje dotychczasowe nazwisko z nazwiskiem męża lub żony. W przypadku dokonanej zmiany fakt ten jest odnotowywany w akcie małżeństwa i wiąże strony w zasadzie na całe życie. W przypadku rozwodu małżonek, który zmienił swoje nazwisko, ma prawo powrócić do wcześniej używanego przez siebie nazwiska w terminie 3 miesięcy od daty uprawomocnienia się wyroku rozwiązującego małżeństwo.
Nazwisko może być zmienione także w trybie administracyjnym. Z taką sytuacją mamy do czynienia, gdy nie licuje ono z godnością człowieka lub gdy w praktyce nigdy się nim nie posługiwał i znany jest pod innym. Dosyć często nazwisko jest zmieniane również względem dzieci, u których dokonano zmian w zakresie danych rodziców (np. wskutek zaprzeczenia ojcostwa). Tego rodzaju zmiana wymaga uzyskania zgody właściwego organu oraz wiąże się z koniecznością wykazania potrzeby przybrania nowego nazwiska i porzucenia starego. Urzędy nie zawsze zgadzają się z wnioskami o zmianę nazwiska, jednak tego rodzaju pisma mogą być składane ponownie w przyszłości.
Skutki prawne zmiany nazwiska
Bez względu na przyczynę zmiany nazwiska i tryb, w którym dochodzi do takiej sytuacji, osoba, która uzyskuje nowe nazwisko, ma obowiązek zmienić swoje dotychczasowe dokumenty. Chodzi oczywiście o dowód osobisty, paszport i prawo jazdy. W obrocie prawnym dochodzi bowiem wówczas do zmiany danych identyfikujących danego człowieka. Nie ma to jednak wpływu na konieczność aneksowania wcześniej zawartych umów, tj. jeszcze pod starym nazwiskiem. Takie kontrakty zachowują swoją ważność i skuteczność. Nowe umowy, które będą podpisywane po dokonanej zmianie, muszą oczywiście uwzględniać nowe nazwisko i to nawet wtedy, gdy dana osoba nie zaktualizowała jeszcze swoich dokumentów.
Zmiana nazwiska wiąże się z jeszcze jednym obowiązkiem, o którym większość osób niestety nie pamięta. Chodzi oczywiście o aktualizację danych zawartych w księdze wieczystej nieruchomości. Jeśli właściciel nieruchomości lub inna osoba wpisana do niej (np. wierzyciel hipoteczny lub użytkownik wieczysty) zmieni nazwisko, będzie musiał zawiadomić o tym sąd wieczystoksięgowy poprzez złożenie odpowiedniego wniosku o wpis. Oczywiście, jeśli nazwisko zostaje zmienione osobie, która nie jest wpisana do żadnej księgi wieczystej, tego rodzaju obowiązek po prostu nie istnieje. Dla sądu prowadzącego księgi wieczyste nie ma znaczenia, z czego wynika zmiana nazwiska, choć oczywiście konieczne będzie przedłożenie dokumentów poświadczających tego rodzaju sytuację.
Zmiana nazwiska w księdze wieczystej
Aktualizacja w zakresie nowego nazwiska osoby wpisanej do księgi wieczystej nieruchomości powinna nastąpić bez zbędnej zwłoki, a więc możliwie jak najszybciej. Przepisy nie wskazują jednak dokładnego terminu. Teoretycznie może nastąpić to także wiele lat po zmianie nazwiska. Bardzo rzadkie są sytuacje, w których sądy wieczystoksięgowe decydują się ukarać grzywną osobę, która zapomniała o aktualizacji swoich danych w księdze wieczystej, choć oczywiście taka możliwość istnieje. Jeśli sąd wieczystoksięgowy dostrzeże niezgodność danych wpisanych do księgi wieczystej z rzeczywistym stanem prawnym, wpisze do danej księgi ostrzeżenie. W przypadku nieaktualnego nazwiska osoby wpisanej do KW takie przypadki są rzadkie, niemniej jednak mogą wystąpić.
Ostrzeżenia podlegają wpisowi z urzędu, jeżeli sąd dostrzeże niezgodność stanu prawnego ujawnionego w księdze wieczystej z rzeczywistym stanem prawnym bądź jeżeli dla nieruchomości albo dla tego samego prawa rzeczowego prowadzona jest więcej niż jedna księga wieczysta. Ostrzeżenia na wniosek są wpisywane wtedy, gdy niezgodność stanu prawnego nie występuje, niemniej toczy się postępowanie, które może do takiego stanu doprowadzić. W takim wypadku sąd wieczystoksięgowy jest wnioskiem związany.
Zmiana danych w księdze wieczystej jest jednak konieczna, jeśli dana osoba zechce sprzedać swoją nieruchomość lub obciążyć ją jakimkolwiek prawem rzeczowym. W sytuacji, gdy będzie wymagało to zawarcia umowy w formie aktu notarialnego, a tak jest najczęściej, notariusz ma obowiązek odmówić dokonania wnioskowanej czynności, ewentualnie złożyć wniosek aktualizacyjny w sporządzonej przez siebie umowie i wysłać go do sądu wieczystoksięgowego.
Modyfikacja nazwiska w księdze wieczystej wiąże się z koniecznością złożenia wniosku do sądu rejonowego wydziału wieczystoksięgowego, który prowadzi daną księgę. Wymaga to wypełnienia urzędowego formularza KW-WPIS oraz uiszczenia opłaty sądowej w wysokości 100 zł. Podobnie będzie w przypadku każdej innej zmiany danych osobowych, np. dopisania drugiego imienia, zmiany dotychczasowego imienia czy też ponownego powrotu do wcześniej wpisanego nazwiska. Dowód uiszczenia opłaty sądowej należy dołączyć do składanego wniosku. Oprócz wskazania nowych danych podlegających ujawnieniu w księdze wieczystej wnioskodawca musi pamiętać także o dołączeniu dokumentu potwierdzającego zaistniałą zmianę. W przypadku, gdy nazwisko zmieniło się wskutek zawarcia związku małżeńskiego, takim dokumentem będzie oczywiście odpis aktu małżeństwa. Obecnie można go uzyskać w każdym urzędzie stanu cywilnego w Polsce, a także przez internet. Jeśli nazwisko ulega zmianie na skutek procedury administracyjnej lub sądowej, niezbędne będą właściwe decyzje lub postanowienia administracyjne albo orzeczenia sądowe. Pamiętajmy, że dokumenty potwierdzające zmianę nazwiska i stanowiące podstawę wpisu do KW muszą być złożone do sądu w oryginale. We wniosku KW-WPIS należy wskazać również uczestników postępowania, a więc osoby, które są wpisane do księgi wieczystej oprócz samego wnioskodawcy. Tacy uczestnicy otrzymają informację z sądu o toczącym się postępowaniu oraz o wpisie, gdy zostanie on dokonany. Omawiany wniosek może zostać złożony do sądu osobiście przez biuro podawcze albo listem poleconym – nie ma potrzeby korzystania ze zwrotnego potwierdzenia odbioru przesyłki, choć jest to dopuszczalne.
W przypadku braku uiszczenia wymaganej opłaty sądowej, niepełnego lub niepoprawnego wypełnienia wniosku o wpis albo niedołączenia wymaganego dokumentu potwierdzającego zmianę nazwiska, wnioskodawca zostanie wezwany do uzupełnienia tych braków. Termin na poprawki jest dosyć krótki i wynosi zaledwie 7 dni kalendarzowych, licząc od chwili odebrania stosownego wezwania z sądu. Jeżeli braki nie zostaną uzupełnione w zakreślonym terminie, sąd nie przystąpi do rozpoznania wniosku i nie dokona żądanych zmian w księdze wieczystej. Oczywiście wnioskodawca ma możliwość złożenia formularza KW-WPIS ponownie w przyszłości.
Ile czasu trwa zmiana nazwiska w księdze wieczystej?
Mimo że wypełnienie i złożenie wniosku o wpis do księgi wieczystej nie jest skomplikowane, to jednak procedura aktualizacji nazwiska może zająć trochę czasu. W zależności od miejscowości, w której działa właściwy sąd wieczystoksięgowy, i aktualnej liczby spraw załatwienie tego może potrwać kilka miesięcy. Zdarzają się przypadki, w których wniosek zostaje rozpoznany w ciągu jednego miesiąca, są jednak i takie, że na wpis trzeba poczekać nawet 6 miesięcy lub rok. Średni czas oczekiwania na rozpatrzenie wniosku KW-WPIS wynosi od 1 do 3 miesięcy, przy założeniu, że formularz został złożony do sądu prawidłowo i nie zawiera żadnych błędów ani braków.
Wnioskodawca, któremu zależy na szybszym rozpoznaniu sprawy, ma możliwość złożenia pisemnej prośby o przyspieszenie postępowania w jego sprawie. Ten drugi wniosek może być złożony zarówno z chwilą złożenia wniosku i wpisu nowego nazwiska, jak i na każdym późniejszym etapie sprawy. Wniosek o przyspieszenie rozpoznania sprawy jest darmowy, tj. nie podlega żadnej dodatkowej opłacie sądowej. Nie trzeba wypełniać go w żadnym formularzu, wnioskodawca musi jednak pamiętać o sporządzeniu uzasadnienia, które przekona referendarza sądowego o tym, że dana sprawa ma szczególny charakter i jest priorytetowa. Wnioski o przyspieszenie nie wiążą sądu, co oznacza, że takie pismo nie musi zostać w ogóle uwzględnione. Jeśli zostanie jednak zaaprobowane, sąd dokona szybszego wpisu w księdze wieczystej, o czym poinformuje zainteresowanego.
Podsumowanie
Zmiana nazwiska, a także innych danych osobowych, wymaga dokonania aktualizacji wpisów w księdze wieczystej, jeśli dana osoba została do niej wcześniej wpisana. Wiąże się to z koniecznością złożenia wniosku o wpis do właściwego sądu rejonowego, uiszczenia stosownej opłaty oraz przedłożenia oryginalnych dokumentów potwierdzających rzeczywistą zmianę nazwiska. Wniosek aktualizacyjny powinien zostać złożony możliwie jak najszybciej od chwili zmiany nazwiska, jednak przepisy nie wskazują żadnego końcowego terminu, w którym należałoby dopełnić tego obowiązku. Średni czas trwania rozpatrywania wniosku wieczystoksięgowego o wpis wynosi kilka miesięcy, przy czym istnieje możliwość wnioskowania o szybsze rozpoznanie danej sprawy.
