Zmiana nazwiska odgrywa ważną rolę w życiu każdego człowieka. Takie wydarzenie ma także wpływ na kwestie prawne związane z prawami ujawnionymi w księdze wieczystej, o ile oczywiście dotyczy wpisanej do niej osoby zmieniającej dane. Jakie obowiązki powstają, gdy właściciel nieruchomości zmieni swoje nazwisko?
Kiedy dochodzi do zmiany nazwiska?
Zmiana nazwiska wynika najczęściej z faktu zawarcia związku małżeńskiego i przybrania nazwiska żony lub męża. W świetle obowiązujących przepisów każdy z małżonków ma prawo pozostać przy swoim dotychczasowym nazwisku, przybrać nazwisko partnera albo połączyć swoje dotychczasowe nazwisko z nazwiskiem męża lub żony. W przypadku dokonanej zmiany fakt ten jest odnotowywany w akcie małżeństwa i wiąże strony dopóki małżeństwo trwa, a nawet po jego ustaniu, chyba że podjęte zostaną inne kroki. W przypadku rozwodu małżonek, który zmienił swoje nazwisko, ma prawo powrócić do nazwiska noszonego przed zawarciem małżeństwa w ciągu roku od daty uprawomocnienia się wyroku rozwiązującego małżeństwo (art. 59 ustawy Kodeks rodzinny i opiekuńczy). Do 7 października 2025 r. termin ten wynosił 3 miesiące.
Nazwisko może być zmienione także w trybie administracyjnym. Z taką sytuacją mamy do czynienia, gdy nie licuje ono z godnością człowieka lub gdy dana osoba w praktyce nigdy się nim nie posługiwała i znana jest pod innym. Dosyć często nazwisko jest zmieniane również względem dzieci, u których dokonano zmian w zakresie danych rodziców (np. wskutek zaprzeczenia ojcostwa). Tego rodzaju zmiana wymaga decyzji kierownika urzędu stanu cywilnego (lub jego zastępcy) oraz wiąże się z koniecznością wykazania "ważnych względów" przemawiających za przybraniem nowego nazwiska i porzucenia starego. Urzędy nie zawsze zgadzają się z wnioskami o zmianę nazwiska, jednak tego rodzaju pisma mogą być składane ponownie w przyszłości.
Skutki prawne zmiany nazwiska
Bez względu na przyczynę zmiany nazwiska i tryb, w którym dochodzi do takiej sytuacji, osoba, która uzyskuje nowe nazwisko, ma obowiązek zmienić swoje dotychczasowe dokumenty. Chodzi oczywiście o dowód osobisty, paszport i prawo jazdy. W obrocie prawnym dochodzi bowiem wówczas do zmiany danych identyfikujących danego człowieka. Nie ma to jednak wpływu na konieczność aneksowania wcześniej zawartych umów, tj. jeszcze pod starym nazwiskiem. Takie kontrakty zachowują swoją ważność i skuteczność. Nowe umowy, które będą podpisywane po dokonanej zmianie, muszą oczywiście uwzględniać nowe nazwisko i to nawet wtedy, gdy dana osoba nie zaktualizowała jeszcze swoich dokumentów.
Zmiana nazwiska wiąże się z jeszcze jednym obowiązkiem, o którym większość osób niestety nie pamięta. Chodzi o aktualizację danych zawartych w księdze wieczystej nieruchomości. Jeśli właściciel nieruchomości lub inna osoba wpisana do niej (np. wierzyciel hipoteczny lub użytkownik wieczysty) zmieni nazwisko, będzie musiał zawiadomić o tym sąd wieczystoksięgowy poprzez złożenie odpowiedniego wniosku o wpis. Oczywiście, jeśli nazwisko zostaje zmienione osobie, która nie jest wpisana do żadnej księgi wieczystej, tego rodzaju obowiązek po prostu nie istnieje. Dla sądu prowadzącego księgi wieczyste nie ma znaczenia, z czego wynika zmiana nazwiska, choć oczywiście konieczne będzie przedłożenie dokumentów poświadczających tego rodzaju sytuację.
Zmiana nazwiska w księdze wieczystej
Aktualizacja w zakresie nowego nazwiska osoby wpisanej do księgi wieczystej nieruchomości powinna nastąpić bez zbędnej zwłoki, a więc możliwie jak najszybciej. Przepisy nie wskazują jednak dokładnego terminu w jakim należy to zrobić, ani nie przewidują sankcji za samo opóźnienie. Grzywna, którą sąd wieczystoksięgowy może wymierzyć w wysokości od 500 do 10 000 zł, dotyczy niewykonania obowiązku ujawnienia w księdze swojego prawa (np. własności nabytej w spadku), a nie nieaktualnych danych osobowych. Teoretycznie aktualizacja może więc nastąpić nawet wiele lat po zmianie nazwiska.
Zmiana danych w księdze wieczystej jest jednak konieczna, jeśli dana osoba zechce sprzedać swoją nieruchomość lub obciążyć ją jakimkolwiek prawem rzeczowym. W sytuacji, gdy będzie wymagało to zawarcia umowy w formie aktu notarialnego wystarczy, że właściciel przedłoży notariuszowi dokument potwierdzający zmianę nazwiska (np. odpis aktu małżeństwa). Na tej podstawie notariusz sporządzi właściwą umowę i zamieści w niej wniosek aktualizacyjny. Wniosek ten notariusz składa do sądu wieczystoksięgowego za pośrednictwem systemu teleinformatycznego najpóźniej w dniu sporządzenia aktu.
Modyfikacja nazwiska w księdze wieczystej wiąże się z koniecznością złożenia wniosku do sądu rejonowego wydziału wieczystoksięgowego, który prowadzi daną księgę. Wymaga to wypełnienia urzędowego formularza KW-WPIS oraz uiszczenia opłaty sądowej w wysokości 100 zł. Podobnie będzie w przypadku każdej innej zmiany danych osobowych, np. dopisania drugiego imienia, zmiany dotychczasowego imienia czy też ponownego powrotu do wcześniej wpisanego nazwiska. Opłatę 100 zł pobiera się od wniosku dotyczącego jednej księgi wieczystej. Jeśli dane wymagają aktualizacji w kilku księgach, dla każdej z nich trzeba złożyć odrębny wniosek i uiścić odrębną opłatę, a gdy księgi prowadzą różne sądy rejonowe, wnioski kieruje się osobno do każdego z nic. Dowód uiszczenia opłaty sądowej należy dołączyć do składanego wniosku. Oprócz wskazania nowych danych podlegających ujawnieniu w księdze wieczystej wnioskodawca musi pamiętać także o dołączeniu dokumentu potwierdzającego zaistniałą zmianę. W przypadku, gdy nazwisko zmieniło się wskutek zawarcia związku małżeńskiego, takim dokumentem będzie oczywiście odpis aktu małżeństwa. Obecnie można go uzyskać w każdym urzędzie stanu cywilnego w Polsce, a także przez internet. Jeśli nazwisko ulega zmianie na skutek procedury administracyjnej lub sądowej, niezbędne będą właściwe decyzje lub postanowienia administracyjne albo orzeczenia sądowe. Pamiętajmy, że dokumenty potwierdzające zmianę nazwiska i stanowiące podstawę wpisu do KW muszą być złożone do sądu w oryginale lub urzędowo poświadczonym odpisie. We wniosku KW-WPIS należy wskazać również uczestników postępowania, a więc osoby, które są wpisane do księgi wieczystej oprócz samego wnioskodawcy. Tacy uczestnicy otrzymają informację z sądu o toczącym się postępowaniu oraz o wpisie, gdy zostanie on dokonany. Omawiany wniosek może zostać złożony do sądu osobiście przez biuro podawcze albo listem poleconym – nie ma potrzeby korzystania ze zwrotnego potwierdzenia odbioru przesyłki, choć jest to dopuszczalne.
W przypadku braku uiszczenia wymaganej opłaty sądowej, niepełnego lub niepoprawnego wypełnienia wniosku o wpis albo niedołączenia wymaganego dokumentu potwierdzającego zmianę nazwiska, wnioskodawca zostanie wezwany do uzupełnienia tych braków. Termin na poprawki jest dosyć krótki i wynosi zaledwie 7 dni kalendarzowych, licząc od chwili odebrania stosownego wezwania z sądu. Jeżeli braki nie zostaną uzupełnione w zakreślonym terminie, sąd nie przystąpi do rozpoznania wniosku i nie dokona żądanych zmian w księdze wieczystej. Oczywiście wnioskodawca ma możliwość złożenia formularza KW-WPIS ponownie w przyszłości.
Ile czasu trwa zmiana nazwiska w księdze wieczystej?
Czas oczekiwania zależy przede wszystkim od obciążenia konkretnego wydziału ksiąg wieczystych. W mniejszych sądach wpis potrafi być dokonany w ciągu miesiąca, w największych ośrodkach oczekiwanie liczy się w miesiącach. Aktualny stan zaawansowania sprawy można sprawdzić w Elektronicznych Księgach Wieczystych, w zakładce „Przeglądanie aktualnej treści KW". Wzmianka o złożonym wniosku widoczna jest tam od razu po jego zarejestrowaniu.
Wnioskodawca, któremu zależy na szybszym rozpoznaniu sprawy, ma możliwość złożenia pisemnej prośby o przyspieszenie postępowania. Ten drugi wniosek może być złożony zarówno z chwilą złożenia wniosku o wpis nowego nazwiska, jak i na każdym późniejszym etapie sprawy. Wniosek o przyspieszenie rozpoznania sprawy jest darmowy, tj. nie podlega żadnej dodatkowej opłacie sądowej. Nie trzeba wypełniać go w żadnym formularzu, wnioskodawca musi jednak pamiętać o sporządzeniu uzasadnienia, które przekona referendarza sądowego o tym, że dana sprawa ma szczególny charakter i jest priorytetowa. Wnioski o przyspieszenie nie wiążą sądu, co oznacza, że takie pismo nie musi zostać w ogóle uwzględnione. Jeśli zostanie jednak zaaprobowane, sąd dokona szybszego wpisu o czym wnioskodawca dowie się z oficjalnego zawiadomienia o dokonaniu zmian w księdze.
Podsumowanie
Zmiana nazwiska, a także innych danych osobowych, wymaga dokonania aktualizacji wpisów w księdze wieczystej, jeśli dana osoba została do niej wcześniej wpisana. Wiąże się to z koniecznością złożenia wniosku o wpis do właściwego sądu rejonowego, uiszczenia stosownej opłaty oraz przedłożenia oryginalnych dokumentów (lub ich poświadczonych urzędowo odpisów) potwierdzających rzeczywistą zmianę nazwiska. Wniosek aktualizacyjny powinien zostać złożony możliwie jak najszybciej od chwili zmiany nazwiska, jednak przepisy nie wskazują żadnego końcowego terminu, w którym należałoby dopełnić tego obowiązku. Średni czas trwania rozpatrywania wniosku wieczystoksięgowego o wpis wynosi kilka miesięcy, przy czym istnieje możliwość wnioskowania o szybsze rozpoznanie danej sprawy.
Polecamy:
