Czy możliwa jest metoda kasowa w VAT z datą wsteczną?

Wybór metody kasowej w podatku VAT wymaga spełnienia określonych wymogów ustawowych oraz terminowego złożenia zawiadomienia do urzędu skarbowego. Przedsiębiorcy często pytają jednak, czy możliwa jest metoda kasowa w VAT z datą wsteczną. W poniższym artykule wyjaśniamy, czy takie rozwiązanie jest dopuszczalne w świetle aktualnych przepisów podatkowych.

Metoda kasowa w podatku VAT

Reguła ogólna dotycząca momentu powstania obowiązku podatkowego została określona w art. 19a ust. 1 ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi, z zastrzeżeniem ust. 1a, 1b, 5 i 7-11, art. 14 ust. 6, art. 20, art. 21 ust. 1 i art. 138f.

Jednym z wyjątków jest przypadek określony w art. 21 ust. 1 ustawy o VAT, który stanowi, że mały podatnik może wybrać metodę rozliczeń polegającą na tym, że obowiązek podatkowy w odniesieniu do dokonywanych przez niego dostaw towarów i świadczenia usług powstaje:

1. z dniem otrzymania całości lub części zapłaty – w przypadku dokonania dostawy towarów lub świadczenia usług na rzecz podatnika, o którym mowa w art. 15, zarejestrowanego jako podatnik VAT czynny;
2. z dniem otrzymania całości lub części zapłaty, nie później niż 180. dnia, licząc od dnia wydania towaru lub wykonania usługi – w przypadku dokonania dostawy towarów lub świadczenia usług na rzecz podmiotu innego niż wymieniony w pkt 1

– po uprzednim zawiadomieniu na piśmie naczelnika urzędu skarbowego w terminie do końca miesiąca poprzedzającego okres, za który będzie stosował tę metodę, zwaną dalej „metodą kasową”; otrzymanie zapłaty w części powoduje powstanie obowiązku podatkowego w tej części.

Stosownie do art. 21 ust. 2 ustawy o VAT przepis ust. 1 stosuje się do czynności wykonanych w okresie, w którym podatnik stosuje metodę kasową.

Natomiast zgodnie z art. 21 ust. 3 ustawy mały podatnik może zrezygnować z metody kasowej, nie wcześniej jednak niż po upływie 12 miesięcy, w  których trakcie rozliczał się tą metodą, po uprzednim zawiadomieniu na piśmie naczelnika urzędu skarbowego, w terminie do końca kwartału, w którym stosował tę metodę.

Z ww. przepisów wynika, że metoda kasowa jest przewidziana dla podatników, którzy mają status małego podatnika VAT.

W art. 2 pkt 25 ustawy o VAT wskazano, że ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o małym podatniku – rozumie się przez to podatnika podatku od towarów i usług:

• u którego wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym wyrażonej w złotych kwoty odpowiadającej równowartości 2 000 000 euro;
• prowadzącego przedsiębiorstwo maklerskie, zarządzającego funduszami inwestycyjnymi, zarządzającego alternatywnymi funduszami inwestycyjnymi, będącego agentem, zleceniobiorcą lub inną osobą świadczącą usługi o podobnym charakterze, z wyjątkiem komisu – jeżeli kwota prowizji lub innych postaci wynagrodzenia za wykonane usługi (wraz z kwotą podatku) nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym wyrażonej w złotych kwoty odpowiadającej równowartości 45 000 euro

– przy czym przeliczenia kwot wyrażonych w euro dokonuje się według średniego kursu euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski na pierwszy dzień roboczy października poprzedniego roku podatkowego, w zaokrągleniu do 1000 zł.

Czy jest możliwa metoda kasowa w VAT z datą wsteczną?

Posiadanie statusu małego podatnika wiąże się więc z prawem do stosowania metody kasowej, co jest czynnością w pełni dobrowolną. Ustawa przewiduje, że stosowanie tej metody następuje w razie złożenia stosownego zawiadomienia w tej sprawie – przez co podatnik wyraża wolę skorzystania z metody kasowej.

Ta metoda rozliczeń, określona jako „metoda kasowa”, wymaga uprzedniego, terminowego zawiadomienia na piśmie naczelnika urzędu skarbowego.

Zawiadomienie w formie pisemnej powinno zostać złożone naczelnikowi urzędu skarbowego w terminie do końca miesiąca poprzedzającego okres, za który podatnik rozpocznie stosowanie metody kasowej. Skuteczne złożenie zawiadomienia pozwala na to, aby od pierwszego dnia następnego okresu podatnik stosował metodę kasową. Obowiązek złożenia zawiadomienia nie oznacza obowiązku uzyskiwania zgody organu podatkowego na stosowanie tej metody. Przez samo złożenie zawiadomienia podatnik uzyskuje prawo do stosowania metody kasowej. Zawiadomienie jest dokonywane poprzez wybór odpowiedniej pozycji w formularzu VAT-R.

Przepisy ustawy o VAT nie dają prawa do stosowania metody kasowej z datą wsteczną, czyli od początku miesiąca, w którym następuje zawiadomienie na piśmie naczelnika urzędu skarbowego. Oznacza to, że przekroczenie terminu – rozumiane jako złożenie zawiadomienia wskazanego w art. 21 ust. 1 ustawy w miesiącu, w którym podatnik miał zamiar stosować metodę kasową – bez względu na to, czy jakiekolwiek przyczyny wyjaśniają powód tego przekroczenia, nie dają podstaw do jej stosowania z datą wsteczną. Tym bardziej nie jest możliwe złożenie zawiadomienia z datą wsteczną.

Jak wynika z treści art. 106e ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o VAT, w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług, w odniesieniu do których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 21 ust. 1, faktura powinna zawierać wyrazy „metoda kasowa”.

Przy czym jak wskazał Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 30 kwietnia 2025 roku (nr 0111-KDIB3-3.4012.68.2025.2.MAZ):

„W tym wypadku bez znaczenia jest fakt, że 14 stycznia 2025 r. wystawił Pan fakturę z dopiskiem »metoda kasowa«. Żaden bowiem przepis ustawy o VAT nie wskazuje na możliwość stosowania metody kasowej na mocy dopisku na fakturze o treści »metoda kasowa«. Jak już zostało to wskazane powyżej, stosowanie metody kasowej przez Pana jest dobrowolne i wymagało zawiadomienia na piśmie naczelnika urzędu skarbowego w terminie do końca miesiąca poprzedzającego okres, za który chciał Pan stosować tę metodę”.

W ww. interpretacji organ podatkowy wskazał również, że przepis art. 21 ust. 2 ustawy o VAT nie stanowi usankcjonowania stosowania metody kasowej w wyniku zamieszczenia na fakturze adnotacji „metoda kasowa”. Wybór metody kasowej stanowi bowiem szczególny przypadek powstawania obowiązku podatkowego w odniesieniu do dokonywanych przez małego podatnika dostaw towarów i świadczenia usług i nie stanowi przeniesienia na nabywcę obowiązków wynikających z wybranej metody kasowej.

Regulacja zawarta w art. 21 ust. 2 ustawy stanowi więc wyłącznie potwierdzenie obowiązku stosowania metody kasowej do czynności wykonywanych w okresie, którego dotyczy złożone zawiadomienie. Przy tym przepis art. 21 ust. 3 ustawy wskazuje na możliwość rezygnacji z metody kasowej, jednak nie wcześniej niż po upływie 12 miesięcy jej stosowania do rozliczeń. Rezygnacja wymaga również zawiadomienia na piśmie naczelnika urzędu skarbowego z zachowaniem ustawowego terminu.

Przykład 1.

Pani Iwona, prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą, 28 stycznia 2026 roku złożyła aktualizację VAT-R, wskazując na wybór  metody kasowej VAT z datą wsteczną (na grudzień 2024 roku).Czy kobieta postąpiła prawidłowo?Należy wskazać, że zawiadomienie naczelnika urzędu skarbowego o wyborze metody kasowej w styczniu 2026 roku nie daje podstaw do stosowania tej metody od 1 stycznia 2026 roku. Jeżeli bowiem pani Iwona chciała stosować metodę kasową od stycznia 2026 roku, to zawiadomienie naczelnika urzędu skarbowego o takim wyborze należało złożyć na piśmie do końca grudnia 2025 roku.

Podsumowując powyższe, należy zatem wyraźnie podkreślić, że w świetle obowiązujących przepisów nie jest możliwe dokonanie wyboru metody kasowej w podatku VAT z datą wsteczną. Stanowisko to potwierdzają organy podatkowe w wydawanych interpretacjach indywidualnych.