Poradnik Przedsiębiorcy

Rejestracja firmy, czyli jak krok po kroku założyć własną firmę?

Obecnie coraz więcej osób chce założyć własną działalność. Daje ona większą swobodę i możliwości. Jednak większość rezygnuje z tego pomysłu, bojąc się związanych z tym formalności. Trzeba sobie uświadomić, że proces ten jest coraz prostszy i szybszy. Poniżej zostało przedstawione jak wygląda rejestracja firmy, aby dowieść, że nie jest to wcale takie skomplikowane.

Pomysł i wybór formy prawnej

Niezwykle ważną rzeczą przy zakładaniu firmy jest pomysł. To od niego głównie zależy sukces firmy bądź też porażka. Bardzo pomocne w tym celu jest ustalenie niszy rynkowej, czyli segmentu rynku, w którym występuje luka bądź zapotrzebowanie na dane dobro. Wówczas firma, którą zamierza się założyć, może dotyczyć tej działalności.

Przed dokonaniem rejestracji firmy należy wybrać formę organizacyjną i prawną prowadzenia działalności. Po dokonaniu jej wyboru, by firma mogła funkcjonować, należy dokonać jej rejestracji. Poniżej przedstawione zostały etapy rejestracji, które przedsiębiorca musi przejść.

Rejestracja firmy w CEIDG-1

CEIDG-1 jest wnioskiem o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.

Rejestracja firmy dokonywana jest na wniosek przyszłego przedsiębiorcy. Może on podjąć działalność już w dniu złożenia wniosku o wpis. Dowodem wpisu do CEIDG-1 jest wydruk tego wniosku, a numerem identyfikacyjnym przedsiębiorcy w CEIDG-1 jest NIP.

Złożenie wniosku CEIDG-1 jest jednocześnie:

  • wpisem lub zmianą wpisu do krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej (nadanie numeru REGON),

  • zgłoszeniem płatnika składek ubezpieczeń społecznych w ZUS,

  • zgłoszeniem identyfikacyjnym lub aktualizacyjnym osoby prowadzącej działalność gospodarczą do Urzędu Skarbowego.

Do wniosku można również dołączyć zgłoszenie rejestracyjne do podatku VAT.

Poprawne wypełnienie formularza wymaga podania między innymi następujących danych:

  • nazwę firmy,

  • określenie przedmiotu działalności (PKD), miejsca siedziby, miejsca prowadzenia działalności, głównego adresu oddziału i pozostałych adresów (jeżeli takie występują),

  • daty rozpoczęcia działalności oraz opcjonalnie wskazanie pełnomocnika.

Rejestracja firmy w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej jest bezpłatna. Dokonując dodatkowo rejestracji jako płatnik podatku VAT składa się do właściwego naczelnika urzędu skarbowego druk VAT-R.30. kwietnia 2018 roku weszły w życie przepisy zakładające brak konieczności rejestrowania działalności jeśli przychody z niej nie przekroczą w żadnym miesiącu 50% kwoty minimalnego wynagrodzenia oraz podatnik w okresie ostatnich 60 miesięcy nie wykonywał działalności gospodarczej. Wówczas działalność taka nie będzie uznawana za działalność gospodarczą i nie będzie trzeba jej rejestrować w CEiDG.

Rejestracja firmy w urzędzie statystycznym

Po dokonaniu rejestracji w CEIDG-1 w ciągu 14 dni od wpisu do ewidencji należy uzyskać numer REGON. Wpis do rejestru REGON prowadzony jest przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego. Obecnie zgłoszenie podatnika o nadanie numeru REGON następuje w oparciu o wniosek CEIDG-1. Jeśli przedsiębiorca prowadził wcześniej działalność gospodarczą, numer ten ma już nadany.

W rejestrze numeru REGON znajdują się następujące dane o firmie:

  • nazwa i adres siedziby, imiona i nazwisko oraz miejsce zamieszkania,

  • numer PESEL właściciela,

  • forma prawna i forma własności,

  • rodzaj wykonywanej działalności,

  • data powstania, rozpoczęcia, zawieszenia i zakończenia działalności,

  • nazwa organu rejestrowego lub ewidencyjnego, nazwa rejestru oraz numer nadany przez ten organ.

Numer REGON jest niezbędny do prowadzenia firmy. Będzie on potrzebny do kontaktów z Urzędem Skarbowym oraz Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, a także do zawierania umów i rozliczania się z kontrahentami. REGON zamieszcza się również na firmowych pieczątkach i drukach urzędowych.

Rejestracja firmy w urzędzie skarbowym dla celów VAT

Kolejny krok to rejestracja firmy dla celów podatku od towarów i usług. Konieczne jest zawiadomienie właściwego Urzędu Skarbowego o rozpoczęciu prowadzenia działalności gospodarczej. Prowadząc działalność gospodarczą dla celów podatkowych, niezbędne jest posiadanie numeru NIP, gdyż jest on identyfikatorem podatkowym dla przedsiębiorcy. Jednak w większości przypadków zostaje on już nadany z chwilą uzyskania pierwszego wynagrodzenia.

Przedsiębiorca ma obowiązek dokonania rejestracji dla celów podatkowych. Aktualnie zgłoszenie do Urzędu Skarbowego z wyborem formy opodatkowania dokonuje się w oparciu o wniosek CEIDG-1. Jeśli przedsiębiorca chce być płatnikiem VAT to najpóźniej w dniu poprzedzającym dzień rozpoczęcia prowadzenia działalności musi złożyć druk VAT-R.

Firmy, których właścicielem jest osoba fizyczna, na początku prowadzenia działalności co do zasady mogą korzystać ze zwolnienia z podatku VAT. Warunkiem tego zwolnienia u podatników, którzy kontynuują prowadzenie działalności, jest nieprzekroczenie w poprzednim roku podatkowym wartości sprzedaży w kwocie 200.000 zł. Natomiast osoby, które rozpoczynają działalność w ciągu roku podatkowego, mogą skorzystać z tego zwolnienia, jeśli przewidywana wartość sprzedaży nie przekroczy w proporcji do okresu prowadzonej działalności kwoty 200.000 zł w danym roku podatkowym.

W sytuacji, gdy transakcje handlowe będą również prowadzone z kontrahentami z innych państw Unii Europejskiej, należy dokonać dodatkowej rejestracji jako podatnik VAT-UE.

Rejestracja firmy w urzędzie skarbowym dla celów podatku dochodowego

W ramach podatku dochodowego od osób fizycznych istnieje możliwość wyboru sposobu opodatkowania. Wybór ten zależy od rodzaju prowadzonej działalności oraz od wysokości przewidywanych przychodów i kosztów.

Jeśli podatnik nie zadeklaruje żadnej z form opodatkowania - zostanie automatycznie opodatkowany na zasadach ogólnych.

Rejestracja firmy w ZUS

Rejestracja firmy do ZUS następuje w oparciu o wniosek CEIDG-1. Jednak osobiście trzeba dokonać zgłoszenia do ubezpieczenia pracowników i osób współpracujących w terminie 7 dni od ich przyjęcia do pracy.Obecnie (od 20 maja 2017 roku) do wniosku CEIDG-1 można dołączyć wypełnione deklaracje zgłoszeniowe do ZUS (ZUS ZUA/ZUS ZZA) i wszystkie dokumenty razem złożyć w organie ewidencyjnym. Tym samym nie trzeba składać osobnych deklaracji do ZUS.Przedsiębiorca zobowiązany jest do opłacania 3 rodzajów składek na:

  • Fundusz Pracy,

  • Ubezpieczenie Zdrowotne,

  • Ubezpieczenie Społeczne,

W celu zgłoszenia do ubezpieczenia społecznego należy wypełnić i złożyć następujące formularze:

  • ZUS ZFA - zgłoszenie/zmiana danych płatnika składek (osoba fizyczna)

  • ZUS ZUA - zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych / zgłoszenie zmiany danych osoby ubezpieczonej

  • ZUS ZZA - zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego/zgłoszenie zmiany danych.

Wymiar składek na ubezpieczenia społeczne, Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych stanowi zadeklarowana kwota, jednak nie niższa niż 60% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w poprzednim kwartale, włącznie z wypłatami z zysku.

Natomiast podstawą wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne jest kwota zadeklarowana, jednak nie niższa niż 75% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw z poprzedniego kwartału, włącznie z wypłatami z zysku. Obecnie dla nowych przedsiębiorców w okresie pierwszych dwóch lat działalności obowiązuje preferencyjna składka ZUS. Jest ona zdecydowanie niższa od standardowej kwoty.Przedsiębiorca rozpoczynający działalność gospodarczą może skorzystać z preferencyjnych składek ZUS (obowiązują one przez okres 24 pełnych miesięcy) lub z tzw. ulgi na start (obowiązuje ona przez 6 pełnych miesięcy)

Zgłoszenie do Państwowej Inspekcji Pracy i Sanepidu

W przypadku zatrudniania pracowników fakt ten należy zgłosić w ciągu 14 dni do Państwowej Inspekcji Pracy. Jeśli przedmiot działalności będzie związany z żywnością, handlem artykułami spożywczymi, usługami gastronomicznymi lub hotelarskimi albo prowadzeniem salonu fryzjersko-kosmetycznego czy gabinetu medycznego, wówczas niezbędna będzie opinia Państwowej Inspekcji Sanitarnej lub Sanitarno-Epidemiologicznej. W celu otrzymania takiej opinii należy złożyć wniosek, na którego rozpatrzenie inspektor sanitarny ma dwa tygodnie. Pozytywna opinia oznacza, że zostały spełnione wszystkie niezbędne warunki.

Wybór metody prowadzenia rozliczeń firmy

Każdy przedsiębiorca, a zwłaszcza ten początkujący musi zadbać o to by wypełniać obowiązki ustawowe związane z prowadzeniem księgowości firmy. Ważnym jest więc wybór odpowiedniej dla siebie metody. Przedsiębiorcy mogą oddać te kompetencje biuru rachunkowemu, bądź spróbować swoich sił i samodzielnie prowadzić księgowość firmy.

Oprogramowanie do księgowania

Przedsiębiorca prowadzący działalność rozliczaną w oparciu o Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów lub Ewidencję Przychodów może  skorzystać z oprogramowania przeznaczonego do samodzielnego prowadzenia księgowości. Przykładową platformą do prowadzenia tego typu rozliczeń może być wFirma.pl. Jest to propozycja znacznie tańsza niż tradycyjne biuro rachunkowe, co wydaje się szczególnie istotne z punktu widzenia przedsiębiorcy rozpoczynającego swoją przygodę z biznesem. Obsługa księgowości firmy przez biuro rachunkowe to koszt około 150 zł miesięcznie. W porównaniu do standardowej ceny za dostęp do aplikacji do e-księgowości, która wynosi średnio 33 PLN netto za miesiąc.

Dzięki platformie wFirma.pl początkujący przedsiębiorca zyskuje m.in.

Rejestracja firmy a założenie rachunku bankowego

Rejestracja firmy w pewnych sytuacjach wiąże się z otwarciem firmowego rachunku bankowego. Przepisy nie nakładają obowiązku posiadania firmowego rachunku bankowego, jednak art. 19 Ustawy o prawo przedsiębiorców nakazuje dokonywanie płatności przelewem w przypadku transakcji przekraczających równowartość 15.000 zł., jest to tzw. limit transakcji gotówkowych. W takiej sytuacji posiadanie konta jest dla przedsiębiorcy bardzo wygodne. Rachunek bankowy umożliwia bowiem dokonywanie przelewów, np. do ZUS czy Urzędu Skarbowego, a także ułatwia rozliczanie się z klientami i kontrahentami.

Wybierając się do banku w celu założenia konta firmowego, należy pamiętać, by zabrać ze sobą:

  • dowód osobisty,

  • zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej,

  • zaświadczenie o nadaniu numeru REGON,

  • zaświadczenie o nadaniu numeru NIP.

O posiadanym numerze konta bankowego należy powiadomić ZUS oraz Urząd Skarbowy.

Rejestracja firmy a pieczątka firmowa

Dokonując rejestracji firmy warto także pamiętać o wyrobieniu pieczątki firmowej. Nie jest ona obowiązkowa, jednak bardzo się przydaje przy prowadzeniu działalności.

Na pieczątce umieszcza się:

  • nazwę firmy,

  • siedzibę firmy,

  • numer NIP i REGON,

  • numer telefonu.

Rejestracja firmy a logo i strona internetowa

Po dokonaniu obowiązkowych rejestracji warto zadbać o to, by firma stała się zauważalna przez potencjalnych klientów i kontrahentów. W tym celu niezbędne jest zauważalne logo oraz przejrzysta strona internetowa. Logo spełnia funkcję marketingową i informacyjną. Powinno ono kojarzyć się z prowadzoną działalnością i zapadać w pamięć.

W dobie wszechobecnego internetu warto zadbać także o reklamę na licznych portalach internetowych. Początkujący przedsiębiorcy mogą rozpocząć kampanię brandingową na darmowych platformach, jak np. Taelo.pl. Ideą portalu jest umożliwienie firmom zakładania darmowych wizytówek oraz prowadzenia bloga firmowego, dzięki czemu przedsiębiorca krok po kroku może budować wizerunek firmy, jako eksperta w danej dziedzinie.

Rejestracja firmy - krok po kroku

Zbudowanie odpowiedniej strony internetowej przez raczkującą firmę jest prawie że obowiązkiem przedsiębiorcy, który chce odnieść sukces. Dzięki niej firma staje się bardziej wiarygodna. Klient ma również możliwość łatwiejszego zapoznania się z ofertą przedsiębiorstwa.

Rejestracja firmy jest bardzo prosta. Wystarczy pokonać kilka wspomnianych wyżej kroków i przedsiębiorstwo może funkcjonować jako pełnoprawny podmiot gospodarczy.