Zmiana danych firmowych - w jaki sposób należy zgłosić?

Przedsiębiorstwa, niezależnie, czy to jednoosobowe działalności gospodarcze, spółki cywilne, czy spółki prawa handlowego, nie działają w próżni. Są one powiązane gospodarczo i podatkowo z szeregiem konsumentów, kontrahentów oraz organów administracji publicznej. Dlatego też dane je identyfikujące muszą być publicznie jawne, a podmioty z nimi „współpracujące” muszą mieć pewność, że informacje te są wiarygodne i aktualne. Z tego powodu każda osoba prowadząca działalność gospodarczą ma obowiązek zarejestrować się w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, wskazując tam swoje dane, takie jak imię i nazwisko, rodzaj wykonywanej działalności oraz siedzibę i adres do korespondencji. Każda zmiana danych firmowych powinna być zatem niezwłocznie zaktualizowana i przekazana do odpowiednich organów państwowych oraz kluczowych partnerów biznesowych. Zobacz, kogo należy powiadomić w przypadku dokonania modyfikacji istotnych informacji o przedsiębiorcy.

Klasyfikacja danych działalności gospodarczej

Informacje określające dane przedsiębiorstwo można podzielić na dane ewidencyjne będące danymi istotnymi z punktu widzenia zapewnienia bezpieczeństwa obrotu gospodarczego oraz dane informacyjne, których aktualność nie ma bezpośredniego wpływu na innych uczestników obrotu gospodarczego. W zależności od rodzaju zmiany danych przedsiębiorca ma inne obowiązki informacyjne, z kolei ich niedochowanie będzie rodziło inne konsekwencje.

Czym różnią się dane ewidencyjne a informacyjne?

Dane podlegające wpisowi zostały uregulowane w art. 5 ustawy o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy. Ustawodawca wydzielił 2 zakresy. Pierwszy dotyczy danych ewidencyjnych, czyli takich, które są obligatoryjne. Drugi – danych informacyjnych, tj. takich, które mogą zostać wpisane, jednak ich uzupełnienie nie warunkuje rejestracji firmy. Taki podział ma na celu zapewnienie przejrzystości oraz bezpieczeństwa obrotu gospodarczego. Dane ewidencyjne są konieczne z punktu widzenia funkcjonowania firmy jako podmiotu ustawowych praw i obowiązków – są one potrzebne organom administracyjnym, takim jak Urząd Skarbowy czy Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Dzięki takim informacjom zawartym w rejestrze mogą one łatwiej realizować swoje zadania publiczne, m.in. podejmować działania kontrolne.

Dane informacyjne są z kolei informacjami niemającymi większego wpływu na kwestie prawne i administracyjne działania firmy. Odgrywają jednak istotną rolę z punktu widzenia aktualnych i potencjalnych przyszłych klientów i kontrahentów przedsiębiorców. Dane te pozwalają im na bieżąco obserwować sytuację prawną i gospodarczą sprawdzanych podmiotów, w tym uzyskać wiedzę na temat bieżących problemów finansowych firmy oraz ewentualnych przyszłych przeszkód w prowadzeniu działalności. Podanie przez przedsiębiorcę danych fakultatywnych buduje jego autentyczność oraz zwiększa zaufanie partnerów biznesowych. Dodatkowo wskazanie danych teleadresowych ułatwia i upraszcza komunikowanie się potencjalnych kontrahentów z przedsiębiorcami, co również może mieć wpływ na ich decyzje gospodarcze.

Dane ewidencyjne

Katalog danych ewidencyjnych został uregulowany w ust. 1 art. 5 ustawy o CEIDG. Wśród informacji obligatoryjnych znajdują się:

1. imię i nazwisko przedsiębiorcy, numer PESEL, o ile taki posiada oraz data urodzenia, o ile nie posiada numeru PESEL – jeżeli przedsiębiorca działa jedynie pod swoim imieniem i nazwiskiem, nie ma potrzeby wpisywania również nazwy firmy, tj. powtórnego wpisywania tych samych danych. Konieczność odrębnego podania pełnego brzmienia firmy powstaje wyłącznie w przypadku gdy prócz imienia i nazwiska istnieją dodatkowe określenia (np. przedsiębiorstwo handlowo-usługowe). Data urodzenia jest wpisywana wyłącznie w przypadku gdy przedsiębiorca nie posiada numeru PESEL. Jest to podyktowane tym, że na podstawie tego numeru można bez problemu ustalić dzień narodzin przedsiębiorcy oraz jego płeć;
2. numery REGON i NIP przedsiębiorcy, o ile takie posiada – osoba rejestrująca działalności, jeżeli uzyskała wcześniej NIP i REGON, ma obowiązek wpisać je do wniosku rejestracyjnego. Jeżeli wcześniej ich nie uzyskała, wniosek o wpis do CEIDG staje się jednocześnie zgłoszeniem identyfikacyjnym. W takiej sytuacji organ rejestracyjny po otrzymaniu wniosku CEIDG przekazuje zgłoszenie do właściwego urzędu skarbowego oraz Głównego Urzędu Statystycznego, organy te następnie nadają właściwe numery przedsiębiorcy;
3. NIP i REGON spółki cywilnej – mimo że spółka cywilna nie posiada podmiotowości prawnej, a wszystkie czynności spółki są podejmowane w imieniu i na rzecz wspólników, to ich numery i numery spółki się nie pokrywają. Z racji tego przedsiębiorcy działający w ramach spółki cywilnej mają obowiązek podawania swojego numeru REGON i NIP oraz numerów spółki;
4. informacja o obywatelstwie przedsiębiorcy – w tym miejscu ujawnia się każde obywatelstwo, nie tylko to polskie. Należy pamiętać, że osoba posiadająca podwójne obywatelstwo, tj. polskie oraz obywatelstwo innego państwa, ma wobec RP takie same prawa i obowiązki jak osoba posiadająca wyłącznie obywatelstwo polskie. Oznacza to, że polski przedsiębiorca nie może skutecznie powoływać się na prawa i obowiązki wynikające z faktu posiadania obywatelstwa obcego państwa;
5. adres do doręczeń oraz – jeżeli przedsiębiorca takie miejsce posiada – adres stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej. Przedsiębiorca ma obowiązek wskazać adres do doręczeń, tj. miejsce, w którym jest w stanie odbierać fizyczną korespondencję. Nie jest jednak zobowiązany do podawania swojego faktycznego miejsca zamieszkania. Jeżeli zatem przedsiębiorca prowadzi działalność w Polsce, ale zamieszkuje poza jej granicami, ma obowiązek zorganizować sobie miejsce (np. tzw. biuro wirtualne), w którym będzie możliwe doręczanie przesyłek. Przedsiębiorca nie ma natomiast obowiązku podawania w rejestrze numeru telefonu, adresu poczty elektronicznej oraz strony internetowej, nie musi ich zresztą w ogóle posiadać;
6. przedmiot wykonywanej działalności gospodarczej według Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD) na poziomie podklasy, w tym 1 przedmiot przeważającej działalności – przedmiot działalności gospodarczej charakteryzuje się poprzez podanie podklasy PKD. Przedsiębiorca w praktyce bowiem nie ma swobody w wyborze kryterium ustalenia rodzaju działalności gospodarczej, musi on określić, który rodzaj działalności przeważa według konkretnego układu odniesienia (wybrać 1 opcję spośród tych wymienionych w odpowiednim akcie prawnym). 

Dane informacyjne

Dane informacyjne to informacje, których wskazanie w rejestrze oraz ich aktualność nie mają wpływu na pewność obrotu gospodarczego. Zaniechanie ich ujawnienia może jedynie zachwiać renomą przedsiębiorcy oraz zaufaniem do niego ze strony klientów i kontrahentów. Dane te zostały określone w ust. 2 art. 5 ustawy. Z racji tego, że ich katalog jest mocno rozbudowany, a ich wpis jest jedynie fakultatywny, poniżej wskazane zostaną jedynie wybrane informacje:

• data rozpoczęcia, zawieszenia, wznowienia oraz zaprzestania wykonywania działalności;
• informacja o wykreśleniu przedsiębiorcy z rejestru;
• informacja o ogłoszeniu upadłości, o zakończeniu lub umorzeniu postępowania upadłościowego oraz dane syndyka;
• informacja o otwarciu postępowania restrukturyzacyjnego, o jego zakończeniu lub umorzeniu albo uprawomocnieniu się postanowienia o zatwierdzeniu układu w postępowaniu o zatwierdzenie układu oraz dane nadzorcy bądź zarządcy;
• informacja o przekształceniu przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną wykonującą we własnym imieniu działalność gospodarczą w jednoosobową spółkę kapitałową;
• informacja o zakazie prowadzenia działalności gospodarczej lub wykonywania zawodu.

Zgłoszenie zmian w rejestrze CEIDG

Zgłoszenie zmiany danych przedsiębiorcy odbywa się przy pomocy wniosku o zmianę wpisu do rejestru (CEIDG-1). Wniosek może być sporządzony i złożony online pod adresem: https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/03154. Może także zostać złożony tradycyjnie na piśmie osobiście lub za pośrednictwem operatora pocztowego w urzędzie gminy bądź miasta. W takiej sytuacji pracownik urzędu wprowadzi informacje z wniosku do systemu teleinformatycznego. Wniosek o zmianę wpisu do CEIDG jest bezpłatny.

W zależności od rodzaju danych ustawa wskazuje na różny termin dokonywania aktualizacji informacji. Jeżeli modyfikacji uległy dane ewidencyjne, przedsiębiorca jest obowiązany złożyć wniosek o zmianę wpisu do CEIDG w terminie 7-dniowym, licząc od chwili zaistnienia zmiany. Niektórych danych ewidencyjnych nie ma potrzeby zgłaszać, są one bowiem aktualizowane z urzędu. Chodzi tu o zmiany w numerze PESEL, NIP lub REGON.

Odmiennie potraktowano dane informacyjne. Ustawa zapewnia możliwość zmiany tego typu informacji w każdym czasie bez ryzyka uruchamiania w tym celu jakichkolwiek postępowań administracyjnych. W tym wypadku przedsiębiorcę nie obowiązują żadne terminy ustawowe.

Zmiana danych firmowych a urząd skarbowy

W sytuacji, gdy przedsiębiorca będący czynnym podatnikiem VAT zmienia siedzibę firmy, jest zobligowany do zmiany urzędu skarbowego właściwego do rozliczania podatku od towarów i usług. Zaktualizowanie adresu firmy odbywa się za pośrednictwem formularza VAT-R, który należy złożyć we właściwym urzędzie skarbowym (tj. tym nowym). Obowiązek nie wystąpi, jeśli zmieniony adres siedziby firmy w dalszym ciągu będzie podlegał pod ten sam urząd skarbowy.

Zmiana danych firmowych a klienci i kontrahenci

Mimo że nie wynika to przepisów prawa, a z dobrych praktyk handlowych, każda istotna zmiana w danych firmy powinna zostać zakomunikowana klientom i kontrahentom przedsiębiorcy. Dodatkowo trzeba pamiętać, że zmiana nazwy, siedziby, adresu czy numeru REGON lub NIP wymaga aktualizacji danych zamieszczanych na pieczęciach firmowych, umowach i fakturach. Umowy sporządzone z błędem w danych przedsiębiorcy mogą zostać poprawione za pomocą aneksów, a w przypadku faktur dane należy sprostować, wystawiając fakturę lub notę korygującą.

Zmiana danych firmowych a konsekwencje braku zgłoszenia

Zgodnie z art. 32 ust. 1 i 3 ustawy o CEIDG w przypadku powzięcia przez ministra właściwego do spraw gospodarki informacji o tym, że wpis do CEIDG zawiera dane niezgodne z rzeczywistym stanem rzeczy, minister właściwy do spraw gospodarki z urzędu wzywa przedsiębiorcę do dokonania odpowiedniej zmiany w tym wpisie w terminie 7 dni od dnia doręczenia wezwania. Jeżeli przedsiębiorca mimo wezwania nie dokona odpowiedniej zmiany swojego wpisu, minister może go wykreślić z rejestru.

Jeśli jednak wpis w CEIDG będzie zawierał oczywiste błędy, będzie niezgodny z treścią wniosku przedsiębiorcy lub będzie niezgodny ze stanem faktycznym wynikającym z innych rejestrów publicznych, minister właściwy do spraw gospodarki może zdecydować się na dokonanie sprostowania z urzędu (bez wzywania do tego przedsiębiorcy).

Jeżeli chodzi o inne organy, takie jak Urząd Skarbowy czy ZUS, są one władne rozpocząć własne właściwe procedury kontrolne, a w razie wykrycia nieprawidłowości nałożyć na przedsiębiorcę odpowiednie kary administracyjne.

Zmiana danych firmowych w jednoosobowej działalności – podsumowanie

Idealnym scenariuszem jest taki, że każdy przedsiębiorca prowadzi swoją działalność w poszanowaniu prawa oraz w zgodzie z dobrymi praktykami handlowymi. W praktyce jednak problemy zaczynają się już na poziomie wprowadzania danych do rejestru. Często podawane informacje są nieprawdziwe, nierzetelne lub nieaktualne. W przypadku tzw. danych informacyjnych będzie to skutkowało jedynie możliwością utraty zaufania ze strony dotychczasowych kontrahentów albo brakiem zainteresowania usługami przedsiębiorcy u potencjalnych klientów. Inaczej jest natomiast w przypadku danych ewidencyjnych. W tym wypadku ustawodawca przewidział obligatoryjny obowiązek zgłaszania wszelkich informacji w maksymalnym terminie 7 dni. Uchylanie się od tego obowiązku w skrajnych sytuacjach może prowadzić nawet do wykreślenia danego przedsiębiorcy z CEIDG, co będzie tożsame z brakiem możliwości wykonywania działalności gospodarczej.