Księgowanie wyciągów bankowych stanowi kluczowy element procesu ewidencji operacji finansowych w każdej organizacji. Prawidłowe ujęcie tych dokumentów w księgach rachunkowych nie tylko zapewnia pełną zgodność z obowiązującymi przepisami prawa, ale również umożliwia przedsiębiorcy skuteczne monitorowanie płynności finansowej oraz rzetelne rozliczanie kosztów prowadzonej działalności.
Księgowanie wyciągów bankowych – charakterystyka i wymogi prawne
Wyciąg bankowy może być sporządzany za okresy dzienne, kilkudniowe lub miesięczne. Mogą być do niego załączone dokumenty źródłowe, a ich specyfikacja (dokładny opis) zostanie uwzględniona w jego treści.
Wyciąg bankowy zawiera następujące informacje:
- nazwę właściciela rachunku,
- numer rachunku bankowego,
- kolejny numer wyciągu bankowego,
- datę sporządzenia,
- okres, którego dotyczy,
- stan początkowy środków na rachunku,
- stan końcowy środków na rachunku,
- sumę obciążeń i uznań rachunku.
Sporządzony w ten sposób wyciąg stanowi wiarygodny dowód z punktu widzenia podatku dochodowego. Dotyczy to zwłaszcza kosztów uzyskania przychodów. Wyciąg bankowy należy traktować jako „inny dowód opłat”. Jeżeli odzwierciedla on rzeczywiste zdarzenie, brak jakiegoś elementu (np. podpisu, stempla) nie może przesądzać o zakwestionowaniu dowodu w celach podatkowych.
Na mocy art. 21 ust. 1 Ustawy z 29 września 1994 roku o rachunkowości: dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
- określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
- określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
- opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
- datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu;
- podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
- stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
Zgodnie z art. 60 Ustawy z 23 kwietnia 1964 roku – Kodeks cywilny: z zastrzeżeniem wyjątków w ustawie przewidzianych wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny, w tym również przez ujawnienie tej woli w postaci elektronicznej.
Również art. 7 ust. 1 Ustawy z 29 sierpnia 1997 roku – Prawo bankowe przewiduje składanie oświadczenia woli za pomocą elektronicznych nośników informacji. Przytoczony przepis stanowi podstawę do stosowania w praktyce bankowej dokumentów elektronicznych, które na gruncie prawa podatkowego należy uznać na równi z oświadczeniem utrwalonym za pomocą pisma na nośniku tradycyjnym (papierze). Przepis ten ma zastosowanie nawet wtedy, gdy ustawa zastrzegła dla danej czynności formę pisemną (art. 7 ust. 3 ustawy Prawo bankowe).
Należy jednak pamiętać, że warunkiem jest rzetelność dowodu księgowego, a zatem musi on być dowodem faktycznego zdarzenia.
Wydatki poniesione przez podatnika mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodu, pod warunkiem że podatnik dysponuje wymaganym prawem dowodem ich poniesienia oraz że wydatek został należycie opisany i był niezbędny do osiągnięcia przychodu przez firmę.
Innymi słowy, aby podatnik mógł uwzględnić wydatki przy ustalaniu dochodu, musi wykazać, czyli odpowiednio udokumentować, ich bezpośredni lub pośredni związek z przychodami osiąganymi z prowadzonej działalności gospodarczej. Obowiązek udowodnienia związku pomiędzy poniesionym wydatkiem a osiągniętym przychodem spoczywa na podatniku, ponieważ to on wywodzi z tego korzystne dla siebie skutki prawne w postaci obniżenia zobowiązania podatkowego.
Wyciąg bankowy jest dokumentem zewnętrznym wystawianym przez bank w celu potwierdzenia operacji związanych z wpływem i rozchodem środków pieniężnych na rachunku bankowym podatnika. Korzystanie z bankowości internetowej umożliwia podatnikowi samodzielne wydrukowanie wyciągu bankowego. Również w takim przypadku dokument ten jest wystawiany przez bank. Niezależnie od tego, czy wyciąg został wydrukowany przez bank, czy przez podatnika, stanowi on podstawę do dokonywania zapisów w ewidencji.
Prawidłowe księgowanie wyciągów bankowych w księgach rachunkowych
Zgodnie z art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości: do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
Z kolei stosownie do art. 23 ust. 2 tego aktu prawnego: zapis księgowy powinien zawierać co najmniej:
- datę dokonania operacji gospodarczej;
- określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji;
- zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, z tym że należy posiadać pisemne objaśnienia treści skrótów lub kodów;
- kwotę i datę zapisu;
- oznaczenie kont, których dotyczy.
Biorąc pod uwagę konstrukcję wyciągu bankowego, możemy wyróżnić:
- datę operacji gospodarczej – dzień wpływu lub rozchodu środków pieniężnych,
- datę dowodu księgowego – dzień wystawienia wyciągu bankowego,
- datę zapisu księgowego – dzień zaksięgowania wyciągu.
Przykład 1.
Jednostka 30 grudnia 2025 roku wpłaciła do banku gotówkę. Operacja ta została wykazana w wyciągu bankowym wygenerowanym 2 stycznia 2026 roku.
Ewidencja przekazania gotówki z 30 roku 2025 roku przebiega następująco:
- Ewidencja tego dowodu, pod datą 30 grudnia 2025 roku (przekazanie gotówki do banku) powinna być następująca:
- Wn konto 159 „Środki pieniężne w drodze”;
- Ma konto 101 „Kasa krajowych środków pieniężnych”.
- Ewidencja otrzymanego 2 stycznia 2026 roku wyciągu bankowego (potwierdzającego wpływ gotówki):
- Wn konto 131 „Bieżący rachunek bankowy”;
- Ma konto 159 „Środki pieniężne w drodze”.
Mając na uwadze powyższe, wyciąg bankowy zawiera datę sporządzenia dokumentu oraz daty dokonania poszczególnych operacji, tj. wpływów lub rozchodów środków pieniężnych na rachunku. W konsekwencji ujmuje się go w księgach rachunkowych jako jeden dokument, obejmujący kilka różnych dat transakcji.
Polecamy:
