W motywie 4 Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1152 z 20 czerwca 2019 roku zwrócono uwagę na konieczność pełnego informowania o podstawowych zasadach pracy. W odpowiedzi na zmieniające się formy zatrudnienia, polski ustawodawca wdrożył wymóg, jakim jest informacja o warunkach zatrudnienia. Dokument ten, regulowany przez przepisy Kodeksu pracy, ma na celu zwiększenie przejrzystości stosunku pracy oraz ochronę praw pracowników w obliczu cyfryzacji rynku pracy.
Jakie elementy musi zawierać informacja o warunkach zatrudnienia?
Pracodawca ma obowiązek poinformowania pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej:
1. niepóźniej niż w ciągu 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy, co najmniej o:
- obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
- obowiązującym pracownika dobowym i tygodniowym wymiarze czasu pracy,
- przysługujących pracownikowi przerwach w pracy,
- przysługującym pracownikowi dobowym i tygodniowym odpoczynku,
- zasadach dotyczących pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nią,
- w przypadku pracy zmianowej – zasadach dotyczących przechodzenia ze zmiany na zmianę,
- w przypadku kilku miejsc wykonywania pracy – zasadach dotyczących przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy,
- innych niż uzgodnione w umowie o pracę przysługujących pracownikowi składnikach wynagrodzenia oraz świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych,
- wymiarze przysługującego pracownikowi płatnego urlopu, w szczególności urlopu wypoczynkowego lub – jeżeli nie jest możliwe jego określenie w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji – o zasadach jego ustalania i przyznawania,
- obowiązujących zasadach rozwiązania stosunku pracy, w tym o wymogach formalnych, długości okresów wypowiedzenia oraz terminie odwołania się do sądu pracy lub, jeżeli nie jest możliwe określenie długości okresów wypowiedzenia w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, sposobie ustalania takich okresów wypowiedzenia,
- prawie pracownika do szkoleń, jeżeli pracodawca je zapewnia, w szczególności o ogólnych zasadach polityki szkoleniowej pracodawcy,
- układzie zbiorowym pracy lub innym porozumieniu zbiorowym, którym pracownik jest objęty, a w przypadku zawarcia porozumienia zbiorowego poza zakładem pracy przez wspólne organy lub instytucje – nazwie takich organów lub instytucji,
- w przypadku gdy pracodawca nie ustalił regulaminu pracy – terminie, miejscu, czasie i częstotliwości wypłacania wynagrodzenia za pracę, porze nocnej oraz przyjętym u danego pracodawcy sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy;
2. niepóźniej niż w ciągu 30 dni od dopuszczenia pracownika do pracy, o nazwie instytucji zabezpieczenia społecznego, do których wpływają składki na ubezpieczenia społeczne związane ze stosunkiem pracy oraz informacje na temat ochrony związanej z zabezpieczeniem społecznym, zapewnianej przez pracodawcę; nie dotyczy to przypadku, w którym pracownik dokonuje wyboru instytucji zabezpieczenia społecznego.
Poinformowanie pracownika o warunkach zatrudnienia, o których mowa w pkt 1 lit. a–f, h–k i pkt 2, może nastąpić przez wskazanie w postaci papierowej lub elektronicznej odpowiednich przepisów prawa pracy oraz prawa ubezpieczeń społecznych.
Pracodawca musi też poinformować pracownika w formie papierowej lub elektronicznej o zmianie adresu swojej siedziby, a w przypadku pracodawcy będącego osobą fizyczną nieposiadającego siedziby – miejsca zamieszkania, niepóźniej niż w ciągu 7 dni od zmiany adresu.
Obowiązek informowania pracownika dotyczy również zmiany warunków zatrudnienia, o których mowa wyżej w pkt 1 i 2, a także objęcia pracownika układem zbiorowym pracy lub innym porozumieniem zbiorowym – informacje należy przekazać niezwłocznie, niepóźniej jednak niż w dniu, w którym taka zmiana ma zastosowanie do pracownika. Nie dotyczy to przypadku, w którym zmiana warunków zatrudnienia wynika ze zmiany przepisów prawa pracy oraz prawa ubezpieczeń społecznych, jeżeli przepisy te zostały wskazane w informacji przekazanej pracownikowi.
Wspomniana wyżej możliwość przekazania pracownikowi informacji w postaci elektronicznej zależy od ich dostępności dla pracownika z możliwością wydrukowania oraz przechowywania, pod warunkiem zachowania przez pracodawcę dowodu ich przekazania lub otrzymania przez pracownika.
Jak w praktyce formułować poszczególne zapisy, z których składa się informacja o warunkach zatrudnienia?
Przepisy nie określają, jak dokładnie powinny brzmieć poszczególne elementy informacji o warunkach zatrudnienia. Poniżej podano przykładowe sformułowania niektórych z nich, odnoszące się do określonej sytuacji prawnej pracownika.
Dobowa i tygodniowa norma czasu pracy: „8-godzinna dobowa norma czasu pracy i 40-godzinna przeciętnie tygodniowa norma czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym”.
Częstotliwość wypłat wynagrodzenia za pracę: „Wynagrodzenie za pracę wypłacane jest raz w miesiącu”.
Wymiar przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego: „Pracownikowi przysługuje urlop wypoczynkowy w wymiarze: 26 dni”.
Długość okresu wypowiedzenia umowy o pracę: „okres wypowiedzenia wynosi: 3 miesiące”.
Układ zbiorowy pracy, którym pracownik jest objęty: „Nie jest Pan objęty układem zbiorowym pracy”.
Praca nocna, np. „Pora nocna obowiązuje pomiędzy godz. 22:00 a 06:00”.
Miejsce, termin i czas wypłaty wynagrodzenia: „Wynagrodzenie jest wypłacane na podane przez pracownika konto do dnia 28 każdego dnia miesiąca. Jeżeli dzień wypłaty jest dniem wolnym od pracy, wynagrodzenie za pracę wypłaca się w dniu poprzednim”.
Przyjęty sposób potwierdzania przybycia i obecności w pracy: „Pracownik potwierdza przybycie własnoręcznym podpisem na liście obecności”.
Przyjęty sposób usprawiedliwiania nieobecności w pracy: „Pracownik powiadamia pracodawcę w ciągu 2 dni o przyczynie nieobecności. Dokumenty usprawiedliwiające nieobecność jest obowiązany przekazać do działu kadr w ciągu 7 dni od rozpoczęcia nieobecności” (źródło: rządowy portal Biznes.gov.pl).
Dodatkowe informacje dla pracownika przed wyjazdem do pracy za granicą
Przed wyjazdem pracownika do pracy lub w celu wykonania zadania służbowego poza granicami kraju na okres przekraczający 4 kolejne tygodnie pracodawca przekazuje pracownikowi niezależnie od informacji, o których mowa wyżej, informacje w postaci papierowej lub elektronicznej o:
państwie lub państwach, w których praca lub zadanie służbowe poza granicami kraju mają być wykonywane;
przewidywanym czasie trwania pracy lub zadania służbowego poza granicami kraju;
walucie, w której będzie wypłacane pracownikowi wynagrodzenie w czasie wykonywania pracy lub zadania służbowego poza granicami kraju (poinformowanie pracownika w tym przypadku może nastąpić przez wskazanie w postaci papierowej lub elektronicznej odpowiednich przepisów prawa pracy);
świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych związanych z wykonywaniem pracy lub zadania służbowego poza granicami kraju, jeżeli takie świadczenia przewidują przepisy prawa pracy lub wynika to z umowy o pracę;
zapewnieniu lub braku zapewnienia powrotu pracownika do kraju;
warunkach powrotu pracownika do kraju – w przypadku zapewnienia takiego powrotu.
Pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej o zmianie tych warunków zatrudnienia niepóźnej jednak niż w dniu, w którym taka zmiana ma zastosowanie do danej osoby. Nie dotyczy to przypadku, w którym zmiana warunków zatrudnienia wynika ze zmiany przepisów prawa pracy, jeżeli przepisy te zostały wskazane w informacji przekazanej pracownikowi.
Omówiony zakres informacji o warunkach zatrudnienia odpowiada minimalnym wymogom dotyczącym informowania o zasadniczych aspektach stosunku pracy, które służą zagwarantowaniu odpowiedniego stopnia przejrzystości i przewidywalności warunków pracy.
Polecamy:
