Poradnik Przedsiębiorcy

Duplikat faktury - wszystko co warto wiedzieć

Często zdarzają się sytuacje, w których faktura dokumentująca zakup towarów bądź wykonanie usługi zaginie bądź ulegnie zniszczeniu. W tej sytuacji podatnik może zgłosić się do sprzedawcy w celu wystawienia duplikatu faktury. Jakie konsekwencje podatkowe spowoduje otrzymany duplikat faktury? Odpowiedź znajduje się w poniższym artykule.

Duplikat faktury - kiedy jest możliwy?

Na mocy art. 106l ustawy o VAT, gdy faktura ulegnie zniszczeniu bądź zaginie, podatnik lub osoba trzecia, upoważniona przez niego do wystawiania faktur, wystawia ponownie fakturę. Dokument taki traktowany jest na równi z pierwotną fakturą.

Ważne!

Duplikat może zostać wystawiony zarówno dla faktury pierwotnej, jak i faktury korygującej.

Sprzedawca ma obowiązek wystawić duplikat faktury za każdym razem, gdy z takim wnioskiem wystąpi do niego kontrahent, przy czym nie zostało określone jak powinien wyglądać taki wniosek. Najczęściej przyjmuje się, że jest nim każda prośba wystosowana przez nabywcę (na piśmie bądź elektronicznie czy przez telefon).

Ważne!

Sprzedawca nie może wystawić faktury na własne potrzeby, lecz tylko na wniosek nabywcy.

Jakie dane powinien zawierać duplikat faktury?

Dane zawarte na duplikacie faktury powinny być identyczne z tymi, które znajdowały na fakturze źródłowej, poza dwoma wyjątki. Dodatkowym elementem, który powinien zostać zawarty na dokumencie jest adnotacja “Duplikat” oraz data jego wystawienia.

Duplikat faktury a prawo do odliczenia VAT

Z dniem 1 stycznia 2014 roku zostały wprowadzone zmiany w zakresie odliczania podatku VAT. Zgodnie z nowelizacją odliczenia VAT dokonuje się w rozliczeniu za okres, w którym u sprzedawcy (usługodawcy) powstał obowiązek podatkowy, nie wcześniej jednak niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub w jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych.

Należy zatem zastanowić się, czy od duplikatu można odliczyć podatek VAT. Odpowiedź uzależniona jest od tego, czy podatnik otrzymał fakturę pierwotną i ją zgubił, czy w ogóle jej nie otrzymał. 

Przedsiębiorca odliczył VAT z faktury źródłowej

W tej sytuacji duplikat będzie stanowić jedynie potwierdzenie zaksięgowanej transakcji, który należy przechowywać wraz z dokumentacją księgową. Dokument nie powinien zostać ponownie wykazany w rejestrze VAT.

Przedsiębiorca nie odliczył VAT z faktury źródłowej

W sytuacji, gdy przedsiębiorca w ogóle nie otrzymał faktury, a tym samym nie odliczył podatku VAT, wówczas otrzymany duplikat będzie stanowił podstawę do odliczenia podatku w okresie jest otrzymania lub w jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych.

Jeżeli natomiast podatnik był w posiadaniu faktury pierwotnej, a następnie dokument zaginął lub uległ zniszczeniu to otrzymanie duplikatu nie spowoduje ponownego prawa do odliczenia VAT. Innymi słowy, jeżeli przedsiębiorca nie odliczył podatku VAT od otrzymanego oryginału faktury będzie mógł to zrobić w okresie otrzymania faktury pierwotnej bądź w jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych (miesiąców lub kwartałów).

Przykład 1.

Przedsiębiorca N otrzymał w styczniu fakturę zakupową, która następnie uległa zniszczeniu. Nie zdążył odliczyć od niej podatku VAT. Podatnik rozlicza VAT w okresach miesięcznych. Jednak duplikat faktury otrzymał dopiero w kwietniu.

W tej sytuacji przedsiębiorca mógł odliczyć VAT od zakupu w styczniu (w miesiącu otrzymania oryginału faktury), w lutym bądź w marcu. Jeśli za marzec została już złożona deklaracja VAT, to powinien sporządzić korektę deklaracji VAT za styczeń (rozliczenie w pierwszym terminie).

Duplikat a koszty uzyskania przychodów

W odniesieniu do PIT sytuacja wygląda podobnie. W przypadku gdy przedsiębiorca nie otrzymał faktury źródłowej, wówczas momentem poniesienia kosztu jest data wystawienia duplikatu faktury. Bowiem w tej sytuacji jest to dokument, uprawniający do zaliczenia wydatku w kosztach podatkowych.

Analogicznie wygląda sytuacja, gdy podatnik zdążył ująć w kosztach uzyskania przychodów. W takim przypadku, duplikat faktury stanowi jedynie potwierdzenie zawartej transakcji, który należy przechowywać wraz z dokumentacją księgową.

Duplikat faktury dotyczący lat poprzednich

Jeżeli koszt dokumentowany za pomocą duplikatu dotyczy ubiegłego roku podatkowego, wówczas konieczne będzie ujęcie kosztu w roku, w którym powinna zostać faktura pierwotna. Oczywiście pod warunkiem, że przedsiębiorca nie ujął wcześniej kosztu na podstawie faktury źródłowej. Jeżeli została już za ten okres złożona w US deklaracja roczna, konieczne będzie sporządzenie korekty.

Przykład 2.

W marcu 2017 roku podatnik otrzymał duplikat faktury z grudnia 2016 roku (faktura została zagubiona, a tym samym nie dotarła do podatnika). Deklaracja za 2016 rok została już złożona w US. W którym okresie należy ująć koszt wynikający z dokumentu oraz kiedy można odliczyć VAT od otrzymanej faktury?

W tej sytuacji należałoby cofnąć się do okresu wystawienia faktury źródłowej, tj. do grudnia oraz w tym okresie zaksięgować koszt. Koniecznym również będzie sporządzenie korekty deklaracji za 2016 rok oraz przedstawienie uzasadnienia w US. Natomiast podatek VAT należy odliczyć w miesiącu (kwartale) otrzymania duplikatu.