Często zdarzają się sytuacje, w których faktura dokumentująca zakup towarów bądź wykonanie usługi zaginie lub ulegnie zniszczeniu. W tej sytuacji podatnik może zgłosić się do sprzedawcy w celu wystawienia duplikatu faktury. Jakie konsekwencje podatkowe spowoduje otrzymany duplikat faktury? Czy wystawienie duplikatu powoduje konieczność przeksięgowania przychodu w ewidencji sprzedawcy? Jak nabywca powinien zaksięgować duplikat? Na zadane pytania odpowiedź znajduje się w poniższym artykule.
Duplikat faktury - kiedy jest możliwy?
Na mocy art. 106l ustawy o VAT, gdy faktura ulegnie zniszczeniu bądź zaginie, podatnik lub osoba trzecia, upoważniona przez niego do wystawiania faktur, wystawia ponownie fakturę. Dokument taki traktowany jest na równi z pierwotną fakturą.
Sprzedawca ma obowiązek wystawić duplikat faktury za każdym razem, gdy z takim wnioskiem wystąpi do niego kontrahent, przy czym nie zostało określone jak powinien wyglądać taki wniosek. Najczęściej przyjmuje się, że jest nim każda prośba wystosowana przez nabywcę (na piśmie bądź elektronicznie czy przez telefon).
Jakie dane powinien zawierać duplikat faktury?
Dane zawarte na duplikacie faktury powinny być identyczne z tymi, które znajdowały na fakturze źródłowej, poza dwoma wyjątki. Dodatkowym elementem, który może zostać zawarty na dokumencie jest adnotacja “Duplikat” oraz data jego wystawienia. Nie jest to już obowiązkowy element za wprowadzenia KSeF, w ramach którego zniesiony został ten obowiązek (był on do końca 2021 roku).
Duplikat faktury a prawo do odliczenia VAT
Odliczenia podatku VAT dokonuje się w rozliczeniu za okres, w którym u sprzedawcy powstał obowiązek podatkowy, nie wcześniej jednak niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub w jednym z trzech kolejnych okresów rozliczeniowych (w przypadku rozliczeń miesięcznych) lub dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych (w przypadku rozliczeń kwartalnych).
Należy zatem zastanowić się, czy od duplikatu można odliczyć podatek VAT. Odpowiedź uzależniona jest od tego, czy podatnik otrzymał fakturę pierwotną i ją zgubił, czy w ogóle jej nie otrzymał.
Przedsiębiorca odliczył VAT z faktury źródłowej
W tej sytuacji duplikat będzie stanowić jedynie potwierdzenie zaksięgowanej transakcji, który należy przechowywać wraz z dokumentacją księgową. Dokument nie powinien zostać ponownie wykazany w rejestrze VAT.
Przedsiębiorca nie odliczył VAT z faktury źródłowej
W sytuacji, gdy przedsiębiorca w ogóle nie otrzymał faktury, a tym samym nie odliczył podatku VAT, wówczas otrzymany duplikat będzie stanowił podstawę do odliczenia podatku w okresie jej otrzymania lub w jednym z trzech kolejnych okresów rozliczeniowych (rozliczenie miesięczne) lub dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych (rozliczenie kwartalne).
Jeżeli natomiast podatnik był w posiadaniu faktury pierwotnej, a następnie dokument zaginął lub uległ zniszczeniu to otrzymanie duplikatu nie spowoduje ponownego prawa do odliczenia VAT. Innymi słowy, jeżeli przedsiębiorca nie odliczył podatku VAT od otrzymanego oryginału faktury będzie mógł to zrobić w okresie otrzymania faktury pierwotnej bądź w jednym z trzech kolejnych okresów rozliczeniowych (rozliczenie miesięczne) lub dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych (rozliczenie kwartalne)
Przykład 1.
Przedsiębiorca N otrzymał w styczniu fakturę zakupową, która następnie uległa zniszczeniu. Nie zdążył odliczyć od niej podatku VAT. Podatnik rozlicza VAT w okresach miesięcznych. Jednak duplikat faktury otrzymał dopiero w kwietniu.
W tej sytuacji przedsiębiorca mógł odliczyć VAT od zakupu w styczniu (w miesiącu otrzymania oryginału faktury), w lutym, w marcu lub w kwietniu.
Duplikat a koszty uzyskania przychodów
W odniesieniu do PIT sytuacja wygląda podobnie. W przypadku gdy przedsiębiorca nie otrzymał faktury źródłowej, wówczas momentem poniesienia kosztu jest data wystawienia duplikatu faktury. Bowiem w tej sytuacji jest to dokument, uprawniający do zaliczenia wydatku w kosztach podatkowych.
Analogicznie wygląda sytuacja, gdy podatnik zdążył ująć w kosztach uzyskania przychodów. W takim przypadku, duplikat faktury stanowi jedynie potwierdzenie zawartej transakcji, który należy przechowywać wraz z dokumentacją księgową.
Warto mieć na uwadze, że jeśli duplikat dotyczy zakupu materiałów podstawowych, materiałów pomocniczych, czy towarów handlowych, to w tym zakresie należy odnieść się do rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR.
Jeżeli materiał podstawowy, materiał pomocniczy lub towar handlowy, którego zakup - zgodnie z przepisami rozporządzenia - jest dokumentowany fakturami dostawców, został dostarczony do zakładu lub dokonano nim obrotu przed otrzymaniem faktury, należy sporządzić szczegółowy opis otrzymanego materiału podstawowego, materiału pomocniczego lub towaru handlowego, podając imię, nazwisko (firmę) i adres dostawcy, ilość i rodzaj oraz cenę jednostkową i wartość materiału podstawowego, materiału pomocniczego, towaru handlowego i dokonać zapisu w księdze na podstawie opisu. Opis jest potwierdzany w sposób określony w ust. 1 oraz przechowywany jako dowód zakupu i połączony z nadesłaną następnie fakturą. Ewentualna różnica w stosunku do wartości podanej w fakturze jest wpisywana do księgi w dniu otrzymania faktury.
Zatem, jeśli otrzymaliśmy towar lub materiał podstawowy/ pomocniczy a nie otrzymaliśmy faktury, to w dacie otrzymania towaru należy go ująć w KPiR w kolumnie 10. Zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych na podstawie ww. odpisu.
Duplikat faktury dotyczący lat poprzednich
Jeżeli koszt dokumentowany za pomocą duplikatu dotyczy ubiegłego roku podatkowego, wówczas konieczne będzie ujęcie kosztu w roku, w którym powinna zostać faktura pierwotna. Oczywiście pod warunkiem, że przedsiębiorca nie ujął wcześniej kosztu na podstawie faktury źródłowej. Jeżeli została już za ten okres złożona w urzędzie skarbowym deklaracja roczna, konieczne będzie sporządzenie korekty.
Przykład 2.
W marcu 2024 roku podatnik otrzymał duplikat faktury z grudnia 2023 roku (faktura została zagubiona, a tym samym nie dotarła do podatnika). Deklaracja za 2023 rok została już złożona w US. W którym okresie należy ująć koszt wynikający z dokumentu oraz kiedy można odliczyć VAT od otrzymanej faktury?
W tej sytuacji należałoby cofnąć się do okresu wystawienia faktury źródłowej, tj. do grudnia oraz w tym okresie zaksięgować koszt. Koniecznym również będzie sporządzenie korekty deklaracji za 2023 rok oraz przedstawienie uzasadnienia w US. Natomiast podatek VAT należy odliczyć w miesiącu (kwartale) otrzymania duplikatu.
Duplikat faktury - jak wystawić w systemie wFirma.pl?
Aby wygenerować duplikat faktury w systemie wFirma.pl, należy przejść do zakładki PRZYCHODY » SPRZEDAŻ, następnie zaznaczyć fakturę, do której ma zostać wystawiony duplikat, po czym z górnego menu wybrać opcję DRUKUJ » DRUKUJ WYBRANE DOKUMENTY. W wyświetlonym oknie należy zaznaczyć opcję DUPLIKAT oraz kliknąć na przycisk DALEJ. Na wydruku zostanie zawarta adnotacja DUPLIKAT wraz z datą jego wygenerowania w systemie.
