Rejestracja w CEIDG cudzoziemca – jakie dokumenty przygotować?

Globalizacja postępuje. Polacy wyjeżdżają za granicę, by tam osiąść i zacząć nowe życie. Nie inaczej jest w drugą stronę. Coraz więcej obcokrajowców próbuje tego samego na naszej ziemi. Wielu z nich decyduje się wtedy na własny biznes. Pierwszym krokiem do rozpoczęcia legalnej działalności gospodarczej przez osobę fizyczną jest wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Dla cudzoziemców może to być jednak proces nieco bardziej skomplikowany niż dla obywateli polskich. Wymaga on bowiem spełnienia dodatkowych warunków i zgromadzenia odpowiedniej dokumentacji. Poniżej wyjaśniamy, jak wygląda rejestracja w CEIDG cudzoziemca oraz jakie dokumenty należy zgromadzić, aby rozpocząć całą procedurę.

Kto może zarejestrować działalność w CEIDG? 

Uproszczenia proceduralne oraz rosnący potencjał gospodarczy Polski sprawiają, że coraz więcej obcokrajowców decyduje się na otworzenie własnej działalności na terytorium naszego kraju. Jednoosobową działalność gospodarczą może jednak zarejestrować w CEIDG tylko cudzoziemiec, który spełnia warunki określone w ustawie. Pozostałe osoby zagraniczne mogą prowadzić działalność wyłącznie w formie spółki komandytowej, komandytowo-akcyjnej, z ograniczoną odpowiedzialnością, prostej spółki akcyjnej albo spółki akcyjnej – chyba że umowa międzynarodowa stanowi inaczej.

Na takich samych zasadach jak obywatele polscy działalność gospodarczą w Polsce mogą prowadzić obywatele państw Unii Europejskiej i Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz cudzoziemcy z innych państw, którzy spełniają kryteria określone w ustawie o zasadach uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych i innych osób zagranicznych w obrocie gospodarczym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Właśnie te „kryteria” sprawiają, że nie każdy obcokrajowiec będzie mógł wpisać się do CEIDG.

Rejestracja w CEIDG cudzoziemca będzie możliwa, jeżeli spełni on któryś z poniższych warunków:

• jest obywatelem państwa członkowskiego Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego; 
• jest obywatelem Stanów Zjednoczonych Ameryki lub Konfederacji Szwajcarskiej; 
• jest obywatelem Ukrainy, który otrzymał kartę pobytu wydaną na podstawie art. 42c ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy (potocznie nazywaną kartą CUKR) – obywatele Ukrainy korzystający z ochrony czasowej są objęci osobnym punktem poniżej;
• jest obywatelem innego państwa niż wyżej wskazane i przy tym: 
• posiada zezwolenie na pobyt stały lub zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego UE,
• posiada zezwolenie na pobyt czasowy udzielone w okolicznościach wskazanych w ustawie – m.in. w związku z połączeniem z rodziną legalnie przebywającą w Polsce, kształceniem się na studiach albo w celu prowadzenia badań naukowych,
• posiada status uchodźcy, ochronę uzupełniającą, zgodę na pobyt ze względów humanitarnych albo zgodę na pobyt tolerowany,
• posiada zezwolenie na pobyt czasowy i pozostaje w związku małżeńskim z obywatelem polskim zamieszkałym na terytorium Polski,
• posiada zezwolenie na pobyt czasowy w celu wykonywania działalności gospodarczej, udzielone ze względu na kontynuowanie działalności prowadzonej już na podstawie wpisu do CEIDG,
• korzysta w Polsce z ochrony czasowej – dotyczy to m.in. obywateli Ukrainy z numerem PESEL ze statusem UKR,
• posiada ważną Kartę Polaka,
• jest członkiem rodziny obywatela państwa UE lub EOG i dołącza do niego albo z nim przebywa,
• jest uczestnikiem programu wsparcia dla cudzoziemców w zakresie podejmowania i wykonywania działalności gospodarczej na terytorium Polski. W praktyce chodziło o program Poland. Business Harbour, którego realizację MSZ zawiesiło 26 stycznia 2024 r. – nowe wizy z tą adnotacją nie są wydawane. 

Katalog jest szeroki, ale nie obejmuje każdego cudzoziemca. Nie wystarczy przekroczyć granicę Polski i od razu złożyć wniosek do CEIDG. Obywatel państwa spoza UE, EOG, USA i Szwajcarii musi mieć jeden z dokumentów lub statusów wymienionych powyżej. Sama wiza – np. turystyczna – ani zezwolenie na pobyt czasowy udzielone w innym celu niż wskazane w ustawie nie dają prawa do założenia jednoosobowej działalności gospodarczej.

JDG tak, ale nie każdy jej rodzaj 

Spełnienie warunków wskazanych w powyższym akapicie pozwala na założenie jednoosobowej działalności gospodarczej, ale nie każdej. Są bowiem takie rodzaje działalności, które z uwagi na swoją specyfikę wymagają stosownego pozwolenia (np. koncesji, zezwolenia czy wpisu na listę zawodową). Wykonywanie niektórych zawodów, a tym samym rejestracja firmy, która będzie się na takiej profesji opierała, wymaga posiadania określonych uprawnień, uzyskania stosownego certyfikatu lub też zdania państwowego egzaminu.

Przykład.

Pan Jan, obywatel Niemiec, przeprowadził się do Polski. W Niemczech wykonywał zawód prawnika pod tytułem Rechtsanwalt i chciałby w Polsce świadczyć pomoc prawną w ramach własnej kancelarii.

Czy pan Jan może prowadzić w Polsce taką działalność? 

Tak, ale najpierw musi uzyskać wpis na listę prawników zagranicznych. Listy prowadzą okręgowe rady adwokackie oraz rady okręgowych izb radców prawnych. Pan Jan jest prawnikiem z Unii Europejskiej, dlatego sam wybiera, na którą listę chce się wpisać. Po wpisie na listę prowadzoną przez okręgową radę adwokacką może wykonywać stałą praktykę w zakresie odpowiadającym zawodowi adwokata, np. w kancelarii indywidualnej, i zarejestrować tę działalność w CEIDG. Przy wykonywaniu praktyki używa tytułu Rechtsanwalt, a nie tytułu adwokata. Tytuł adwokata może uzyskać dopiero po wpisie na listę adwokatów, np. po zdaniu testu umiejętności. 

Rejestracja w CEIDG cudzoziemca – jak tego dokonać? 

Rejestracja w CEIDG cudzoziemca nie jest nazbyt skomplikowana, wymaga jednak więcej formalności niż w przypadku obywatela Polski. Firma jednoosobowa może zostać zarejestrowana na dwa sposoby, tj.: 

1. online – za pośrednictwem Biznes.gov.pl lub 
2. tradycyjnie – w wybranym urzędzie gminy albo przesyłką rejestrowaną wysłaną na adres tego urzędu (podpis na wniosku wysyłanym pocztą musi poświadczyć notariusz). W ten sposób wniosek o założenie działalności można złożyć tylko do 31 października 2026 r. 

Działalność można podjąć już w dniu złożenia wniosku o wpis. Jeżeli wniosek jest niepoprawny – np. złożyła go osoba zagraniczna, która nie ma prawa do prowadzenia działalności w Polsce – system CEIDG niezwłocznie informuje o tym składającego. Przy wniosku papierowym urząd gminy wzywa do usunięcia uchybień w terminie 7 dni roboczych.

Rejestracja w CEIDG cudzoziemca online 

Rejestracja w CEIDG cudzoziemca online jest opcją najszybszą. Nie trzeba nigdzie jeździć i stać w kolejkach, wystarczy dostęp do internetu. Wniosek składany przez internet trzeba jednak podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.
Od 1 listopada 2026 r. cudzoziemiec składający wniosek o wpis do CEIDG musi mieć numer PESEL, a jeżeli go nie ma – identyfikator europejski nadany przez państwo członkowskie UE do celów transgranicznej identyfikacji.

Numer PESEL nie jest zarezerwowany wyłącznie dla polskich obywateli. Cudzoziemiec otrzymuje go z urzędu, gdy zamelduje się w Polsce na pobyt dłuższy niż 30 dni. Jeśli nie jest zameldowany, może złożyć wniosek o nadanie numeru PESEL w dowolnym urzędzie gminy. We wniosku trzeba wskazać przepis, z którego wynika obowiązek posiadania tego numeru. Cudzoziemiec spoza UE, EOG i Szwajcarii co do zasady musi przy tym stawić się w urzędzie osobiście.

Obcokrajowiec posiadający numer PESEL może następnie założyć profil zaufany i złożyć wniosek CEIDG-1 przez portal Biznes.gov.pl. Działalność można rozpocząć już w dniu złożenia wniosku. Trzeba jeszcze załatwić formalności związane z ZUS-em i urzędem skarbowym, ale o tym poniżej.

Rejestracja w CEIDG cudzoziemca tradycyjnie 

Do 31 października 2026 r. wniosek o założenie działalności można złożyć także w formie tradycyjnej – w dowolnym urzędzie gminy (nie musi to być urząd w miejscu zamieszkania) albo przesyłką rejestrowaną wysłaną na adres urzędu. Przy wysyłce pocztą podpis na wniosku musi poświadczyć notariusz.

Cudzoziemiec, który nie ma numeru PESEL, okazuje w urzędzie paszport albo inny dokument potwierdzający tożsamość i obywatelstwo.

Cudzoziemiec spoza UE, EOG, USA i Szwajcarii, który zakłada działalność na podstawie jednego z uprawnień opisanych wyżej (np. zezwolenia na pobyt stały albo Karty Polaka), musi też wykazać ten status – niezależnie od tego, czy rejestruje firmę online, czy w urzędzie. W urzędzie przedstawia oryginał dokumentu albo jego urzędowo lub notarialnie uwierzytelnioną kopię. Przy wniosku online dołącza ten dokument w postaci elektronicznej, opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.

Rejestracja tradycyjna nie zamyka możliwości późniejszego korzystania z CEIDG online. Jeżeli cudzoziemiec wpisany do CEIDG bez numeru PESEL uzyska ten numer, powinien uzupełnić wpis, składając wniosek o zmianę wpisu – online albo, do 31 października 2028 r., także w urzędzie gminy. Cudzoziemiec, którego wpis nie zawiera numeru PESEL ani identyfikatora europejskiego, ma na to czas do 1 czerwca 2030 r. Po tym terminie wpis zostanie wykreślony z CEIDG.

Jakie dokumenty przygotować do rejestracji w CEIDG? 

Każdy cudzoziemiec przed dokonaniem wpisu do CEIDG musi przygotować zestaw dokumentów, które mu to umożliwią.

Najważniejszym dokumentem jest dokument tożsamości. W przypadku cudzoziemców najczęściej będzie to paszport. W przypadku obywateli UE dopuszczalny jest także dowód osobisty. 

Cudzoziemiec spoza UE, EOG, USA i Szwajcarii przygotowuje też dokument potwierdzający status, na podstawie którego może prowadzić działalność w Polsce. W zależności od tego statusu będzie to np.: 

• karta pobytu; 
• decyzja o udzieleniu zezwolenia na pobyt stały; 
• dokument potwierdzający status uchodźcy; 
• Karta Polaka. 

Kolejną daną we wniosku jest numer PESEL. Od 1 listopada 2026 r. cudzoziemiec, który nie ma numeru PESEL, podaje we wniosku identyfikator europejski nadany przez państwo członkowskie UE. Numer paszportu ani numer zagranicznego dowodu osobistego nie zastępują już numeru PESEL.

Rejestracja firmy w CEIDG wymaga posiadania adresu miejsca zamieszkania lub prowadzenia działalności. Cudzoziemiec powinien zadbać, aby miał tytuł prawny do nieruchomości pod tym adresem, np. prawo własności potwierdzone aktem notarialnym, umowę najmu albo umowę użyczenia.

Na koniec trzeba przygotować formularz CEIDG-1. Dokument ten jest podstawą wpisu do rejestru. W nim cudzoziemiec wskazuje m.in.: 

• numer PESEL albo identyfikator europejski oraz dane dokumentu tożsamości;
• nazwę firmy (obligatoryjnie imię i nazwisko przedsiębiorcy, możliwe dodanie członu fantazyjnego, np. Adam Nowak Skład Drewna); 
• adres zamieszkania, adres do doręczeń oraz – jeśli jest – adres stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej; 
• rodzaj działalności według PKD; 
• datę rozpoczęcia działalności; 
• formę opodatkowania; 
• dane kontaktowe. 

Co z ZUS-em i urzędem skarbowym? 

Sama rejestracja to jeszcze nie wszystko. Przedsiębiorca musi jeszcze ubezpieczyć się w ZUS-ie i wskazać w urzędzie skarbowym formę opodatkowania działalności oraz to, czy zamierza być czynnym podatnikiem VAT (niektóre rodzaje działalności obowiązkowo muszą wpisać się do rejestru podatników VAT, inne mogą, ale nie muszą). 

Aktualnie jest to bardzo uproszczona procedura. Wniosek CEIDG-1 jest bowiem jednocześnie zgłoszeniem:

• do ZUS-u – cudzoziemiec zostaje zgłoszony jako płatnik składek; 
• do urzędu skarbowego – cudzoziemiec otrzymuje NIP, w formularzu CEIDG-1 wskazuje również formę opodatkowania; 
• do Głównego Urzędu Statystycznego – cudzoziemiec otrzymuje numer REGON. 

Cudzoziemiec, który nie posiada NIP-u, otrzyma go automatycznie po rejestracji w CEIDG. Formularz ZUS ZUA (zgłoszenie do ubezpieczeń jako osoba prowadząca działalność) można dołączyć do wniosku CEIDG-1. Odnośnie do urzędu skarbowego, cudzoziemiec może dołączyć do CEIDG-1 zgłoszenie rejestracyjne VAT-R. Wówczas zostanie on również zarejestrowany jako czynny podatnik VAT.