Świadczę usługi najmu i jestem czynnym podatnikiem VAT. Intryguje mnie kwestia powstania obowiązku podatkowego w VAT, gdyż do tej pory faktury sprzedażowe ujmowałem w rejestrze sprzedaży VAT w dacie jej wystawienia. Słyszałem, że nie jest to poprawne. Proszę o informację w jakim terminie mam ujmować VAT z tych faktur w rejestrze?

Dotychczasowy sposób ewidencjonowania podatku VAT z faktur dotyczących najmu był niepoprawny. Kwestie związane z powstaniem obowiązku podatkowego na gruncie podatku VAT przy usługach najmu reguluje art. 19 ust. 13 pkt 4 ustawy o podatku od towarów i usług: Obowiązek podatkowy powstaje w chwili otrzymania całości lub części zapłaty, nie później jednak niż z upływem terminu płatności określonego w umowie lub fakturze - z tytułu świadczenia na terytorium kraju usług najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze, a także usług ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia, usług w zakresie pośrednictwa ubezpieczeniowego oraz usług stałej obsługi prawnej i biurowej. Co ważne otrzymanie części zapłaty powoduje powstanie obowiązku podatkowego VAT w tejże części. Reasumując, podatek VAT z faktur najmu powinien ująć Pan w rejestrze sprzedaży VAT w dacie otrzymania płatności. W przypadku, gdy jest to cała należność, wówczas w rejestrze ewidencjonuje się całą wartość podatku VAT. Natomiast, gdy ma miejsce zapłata częściowa, należy w rejestrze ująć część podatku odpowiadającą otrzymanej kwocie.

Wypożyczam samochód osobowy do celów służbowych przeciętnie na kilka dni w miesiącu na dojazd do klientów - mam podpisaną stałą umowę na firmę. Czy w koszty mogę zaliczyć całą wartość faktury wystawionej za wypożyczenie samochodu do celów służbowych oraz koszt paliwa, czy też muszę prowadzić kilometrówkę?

W przypadku wynajętego samochodu osobowego, aby możliwe było zaliczenie wydatków z nim związanych do kosztów uzyskania przychodu konieczne jest prowadzenie kilometrówki. Jeżeli chodzi o czynsz za wynajem samochodu - sprawa jest niejednoznaczna. Część organów podatkowych twierdzi, iż powinien być on uwzględniany w ramach prowadzonej kilometrówki. Więcej na ten temat można znaleźć w artykule: Jak rozliczać czynsz za wynajem samochodu osobowego Co ważne, bez względu na przyjęty sposób rozliczania, od faktury za wynajem samochodu przysługuje Pani prawo do odliczenia 60% VAT naliczonego.

Proszę o informacje czy jeśli kupiłam paliwo w dniu odbioru samochodu ciężarowego z salonu (bo przecież musiałam jakoś dojechać do domu) a zaświadczenie VAT-1 zostało wydane 4 dni później to czy mogę odliczyć podatek VAT od paliwa zakupionego przed wydaniem zaświadczenia?

Czy zaświadczenie VAT-1 muszę dostarczyć do urzędu skarbowego? Zgodnie z interpretacją indywidualną nr sygn. 1439/ZV/P/Pr-69/06/GŁ wydaną w dniu 16.10.2006 r. przez naczelnika Urzędu Skarbowego Warszawa - Wawer, wykonanie dodatkowego badania technicznego jest wyłącznie obowiązkiem podatnika, a nie warunkiem dającym uprawnienie do odliczenia podatku naliczonego od zakupionego paliwa. Tak więc ma Pani prawo do odliczenia podatku VAT z faktur dokumentujących zakup paliwa. W tym przypadku można bowiem obiektywnie stwierdzić, że dany pojazd spełnia kryteria którejś z kategorii pojazdów uprawniających do pełnego odliczenia VAT, ponieważ zostało to po 4 dniach potwierdzone zaświadczeniem VAT-1. Od 1 stycznia 2011 r. nie ma obowiązku dostarczenia kopii w/w zaświadczenia do urzędu skarbowego. Dobrze jednak by jego kopia była przechowywana w dokumentacji księgowej.

W związku z kontraktem, który zawarłem z kontrahentem, będę przez rok pracował w innym mieście, dość odległym od mojego stałego miejsca zamieszkania. Chciałbym w związku z tym wynająć mieszkanie. Czy wydatki na utrzymanie takiego lokalu - czynsz, media itp. - mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu?

Wydatki poniesione na utrzymanie wynajmowanego lokalu nie zostały uwzględnione w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W związku z tym zaliczenie ich do kosztów uzyskania przychodów jest możliwe, pod warunkiem jednak, że przedsiębiorca będzie umiał wskazać związek pomiędzy wynajmem lokalu a prowadzoną działalnością. Tak więc mieszkanie powinno - zgodnie z ww. ustawą - służyć do uzyskania przychodu bądź też zabezpieczenia lub utrzymania źródła przychodów.

Poradnik Przedsiębiorcy

Q: Czy otrzymując fakturę z Poczty Polskiej np. za znaczki pocztowe, gdzie opłaty są zwolnione z VAT, jestem zobowiązana do zapłaty od tej faktury podatku od towarów i usług do urzędu skarbowego?

Stawka "zw" obejmuje towary i usługi, które ustawowo są zwolnione z podatku VAT lub które świadczone są przez przedsiębiorstwa podlegające zwolnieniu podmiotowemu. W przypadku transakcji wspomnianych przez Panią, Poczta Polska dla dostawy znaczków stosuje właśnie stawkę “zw” - dostawa zwolniona z opodatkowania VAT. Sytuacja taka oznacza, że nie ma Pani prawa, jako nabywca, do odliczenia podatku VAT od tej transakcji. Również nie ciążą na Pani żadne dodatkowe obowiązki związane z tym zakupem.

Q: Czy dając gratis klientowi w postaci towaru, którego koszt nie przekracza kwoty 10 zł, jestem zobowiązana do odprowadzenia od tej czynności podatku VAT?

Nieodpłatne przekazanie tzw. prezentów o małej wartości nie podlega opodatkowaniu podatkiem VAT. Przy czym przez prezenty o małej wartości zgodnie z art. 7 ust. 4 ustawy o VAT rozumie się przekazywane przez podatnika jednej osobie towary: o łącznej wartości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 100 zł, jeżeli podatnik prowadzi ewidencję pozwalającą na ustalenie tożsamości tych osób; których przekazania nie ujęto w ewidencji, o której mowa wyżej, jeżeli jednostkowa cena nabycia towaru (bez podatku), a gdy nie ma ceny nabycia, jednostkowy koszt wytworzenia, określone w momencie przekazywania towaru, nie przekraczają 10 zł.

Q: Prowadząc ostatnio negocjacje z kontrahentem zdecydowałem się na wyjście do restauracji. Czy wydatki na taki służbowy obiad mogę zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu?

Wydatki na służbowe wyjścia do restauracji są uznawane przez organy skarbowe za koszty reprezentacji. Natomiast zgodnie z przepisami koszt reprezentacji nie może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. Art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT: "Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych."

Q: Prowadzę działalność gospodarczą. Mam pytanie odnośnie zakupu sofy do biura - czy taki wydatek będę mógł zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, a także odliczyć podatek VAT?

Jeżeli sofa będzie stanowiła wyposażenie biura, wówczas może Pan zaliczyć jej zakup do kosztów uzyskania przychodu. W zależności od jej wartości będzie mogła stanowić inny wydatek związany z działalnością gospodarczą albo zakup środka trwałego, od którego konieczne będzie dokonywanie odpisów amortyzacyjnych. Kwotą graniczną jest 3 500 zł - powyżej tej kwoty sofa będzie stanowić środek trwały firmy. Proszę przy tym pamiętać, iż za koszty podatkowe mogą zostać uznane wydatki, których celem jest uzyskanie przychodu, zabezpieczenie lub zachowanie źródła tych przychodów. Co więcej, w przypadku kontroli skarbowej, to na przedsiębiorcy ciąży obowiązek udowodnienia związku danego wydatku z uzyskaniem przychodu.

Q: Czy mogę kupić rower na firmę? Jeżeli tak, to w jakiej kolumnie KPiR należy zaksięgować jego zakup? Wartość roweru zawiera się w przedziale 2500-3300 zł.

Jeżeli zakupiony przez Panią rower będzie wykorzystywany do celów prowadzonej działalności gospodarczej, nic nie stoi na przeszkodzie, aby wydatek na jego zakup zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Proszę pamiętać, iż konieczne jest wówczas spełnienie warunków określonych w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (“Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23”). Obowiązek udowodnienia związku między poniesionym kosztem a osiągniętymi przychodami leży po stronie podatnika. Sposób zaksięgowania zależy od wysokości wydatku oraz od przewidywanego czasu użytkowania roweru. Jeżeli jego wartość nie przekroczy 3500 zł, wówczas może Pani zaliczyć wydatek do kosztów uzyskania przychodu jednorazowo, wykazując go w kol. 13 KPiR. Jeżeli wydatek przekroczy kwotę 3500 zł i zamierza Pani korzystać z roweru dłużej niż rok, wówczas należy uwzględnić go w ewidencji środków trwałych i odpowiednio amortyzować.

Q: Czy mogę odliczyć podatek VAT z faktury VAT RR, jeżeli opłaciłam ją gotówką?

Niestety nie ma takiej możliwości. Regulacje prawne nie wskazują tego wprost, jednak art. 116 ust. 6 ustawy o VAT wymienia, jakie warunki podatnik musi spełnić aby móc dokonać odliczenia podatku: nabycie produktów rolnych jest związane z dostawą opodatkowaną; zapłata należności za produkty rolne, obejmująca również kwotę zryczałtowanego zwrotu podatku, nastąpiła na rachunek bankowy rolnika ryczałtowego nie później niż 14. dnia, licząc od dnia zakupu, z wyjątkiem przypadku, gdy rolnik zawarł umowę z podmiotem nabywającym produkty rolne określającą dłuższy termin płatności; w dokumencie stwierdzającym dokonanie zapłaty należności za produkty rolne zostaną podane numer i data wystawienia faktury potwierdzającej nabycie tych produktów albo na fakturze potwierdzającej zakup produktów rolnych podano dane identyfikacyjne dokumentu stwierdzającego dokonanie zapłaty. Jak widać, w sytuacji gdyby dokonała Pani płatności na konto bankowe rolnika w terminie 14 dni od dnia zakupu przysługiwałoby Pani prawo do odliczenia podatku.

Q: Prowadzę działalność gospodarczą, ale nie jestem czynnym podatnikiem VAT. W jaki sposób można rozliczyć transakcję importu usług dla podatnika nie-vatowca ?

Podatnik, który korzysta ze zwolnienia z podatku VAT w przypadku importu usług musi postąpić tak jak podatnik czynny. Czyli ma obowiązek wystawienia faktury wewnętrznej i naliczenia na niej podatku wg obowiązującej krajowej stawki VAT. Jeśli faktura zakupu wystawiona jest w walucie obcej to do przeliczenia wartości na PLN należy przyjąć kurs średni NBP z dnia poprzedzającego dzień jej wystawienia. Naliczony podatek VAT nievatowiec wykazuje w deklaracji VAT-9M, którą składa w urzędzie skarbowym w terminie do 25 dnia po miesiącu, w którym powstał obowiązek rozliczenia importu usług. W tym samym terminie wpłaca na konto urzędu skarbowego należny VAT, wynikający z deklaracji VAT-9M. Jeden egzemplarz deklaracji należy przechowywać w dokumentacji księgowej. Zapłacony podatek VAT jest kosztem uzyskania przychodu w dacie zapłaty i można go ująć w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów.