Mam problem z zaksięgowaniem faktury za energię. Właściciel budynku, w którym wynajmuję lokal, otrzymuje fakturę zbiorczą za zużycie prądu w całym budynku.

Rozliczam się z nim w dniu, w którym przynosi fakturę, czyli zwykle dwa tygodnie po dacie jej wystawienia na podstawie rzeczywistego odczytu z licznika zamontowanego w moim lokalu. Po sprawdzeniu, obliczamy zużycie powstałe od ostatniego odczytu, mnożąc przez cenę kWh, która widnieje na fakturze. Czy poprawne jest księgowanie do KPiR dowodu wewnętrznego z datą rzeczywiście rozliczonego kosztu prądu i dołączeniu kopii faktury? Jak zaksięgować taki koszt do VAT? Jeżeli faktura nie jest wystawiona na Pani firmę, nie może Pani odliczyć VAT. Natomiast w przypadku rozliczenia kosztów energii elektrycznej najwygodniej byłoby, gdyby wynajmujący wystawił oddzielną fakturę (refakturę). Wtedy na jej podstawie mogłaby Pani zaksięgować koszt. Jeśli nie otrzyma Pani faktury od wynajmującego a z umowy najmu wynika sposób rozliczenia tego typu kosztów, to co do zasady może Pani zaksięgować je na podstawie DW. Pod wydrukowany DW należy podpiąć fakturę, informację o zużyciu oraz stosowne wyliczenia.

Zakupiłam na umowę sprzedaży samochód osobowy o wartości 20.000 zł. W ramach działalności zamierzam go użytkować przez okres krótszy niż rok. Jak mam zaksięgować jego zakup? Prowadzę podatkową księgę przychodów i rozchodów.

Samochód, o którym mowa w pytaniu, nie spełnia podstawowego kryterium uznania go za środek trwały - okres użytkowania dłuższy niż rok . W związku z tym, zakup samochodu należałoby wykazać bezpośrednio w księdze przychodów i rozchodów - kol. 13 - pozostałe wydatki. Proszę pamiętać, że zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 46 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych: Nie uważa się za koszty uzyskania przychodu poniesionych wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. W konsekwencji będzie Pani zobligowana do prowadzenia kilometrówki dla celów podatku dochodowego. Jeżeli samochód firmowy będzie użytkowany przez okres dłuższy niż rok , wówczas będzie Pani zobligowana do skorygowania zapisów związanych z pojazdem - wprowadzenia pojazdu do ewidencji środków trwałych i poddania go amortyzacji w czasie.

Prowadzę jednoosobową działalność gospodarczą i jednocześnie pracuję na etacie w innym przedsiębiorstwie. Dochody z działalności gospodarczej rozliczam na podstawie ryczałtu ewidencjonowanego, ale z dochodów z etatu chciałabym złożyć wspólne rozliczenie z małżonkiem. Czy istnieje taka możliwość?

Wspólne rozliczenie z małżonkiem jest możliwe, jeżeli: cały rok podatkowy pozostawali ze sobą w związku małżeńskim, istniała między nimi wspólność majątkowa, złożą zeznanie podatkowe uwzględniające wspólne rozliczenie w terminie do 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym dotyczącym rozliczenia, żadne z nich nie stosowało przepisów ustawy o: podatku tonażowym, podatku liniowym, zryczałtowanym podatku dochodowym (z wyjątkiem przepisów regulujących opodatkowanie ryczałtem ewidencjonowanym przychodów z najmu osiąganych poza działalnością gospodarczą). W opisanej przez Panią sytuacji nie ma możliwości wspólnego rozliczenia rocznego z małżonkiem .

W maju zmieniło się moje miejsce zameldowania, zamieszkania, ale adres prowadzenia działalności gospodarczej pozostał bez zmian. W którym urzędzie skarbowym powinienem rozliczyć podatek dochodowy oraz podatek VAT za kwiecień, jeszcze w starym czy już w nowym?

Zmiana miejsca zamieszkania powinna zostać zgłoszona na wniosku aktualizacyjnym CEIDG-1. Informacje automatycznie zostaną przekazane do ZUS oraz US. Urząd skarbowy, do którego powinien Pan wpłacić zaliczkę za podatek dochodowy za kwiecień, to urząd odpowiedni dla Pańskiego poprzedniego miejsca zamieszkania. Natomiast rozliczenie majowe powinien Pan składać już w urzędzie odpowiednim dla aktualnego adresu zameldowania. W przypadku podatku VAT odpowiednim urzędem skarbowym będzie urząd w miejscu prowadzenia działalności gospodarczej - zarówno dla deklaracji za kwiecień, jak i kolejnych. Wyjątkiem jest tu sytuacja, gdy podatnik prowadzi działalność w kilku miejscach podlegających pod różne urzędy skarbowe - wtedy urzędem właściwym ze względu na VAT jest również urząd dla miejsca zamieszkania (tak jak w przypadku PIT).

Zakupiłam na firmę drukarkę na raty. Wiem, że konieczne jest w takim wypadku dokonanie korekty kosztów w ustawowym terminie, a następnie “na nowo” zaliczanie wydatków do KPiR. Jak jednak taki zakup ma się do podatku VAT? Czy muszę dokonywać korekty również w jego przypadku?

Janina, Grodzisk Mazowiecki Rzeczywiście obowiązek korekty kosztów dotyczy również zakupów na raty. W tym wypadku mamy do czynienia z terminem płatności przekraczającym 60 dni, zatem powinna Pani dokonać zmniejszenia kosztów uzyskania przychodu o niezapłaconą część po upływie 90 dni od daty ujęcia wydatku w kosztach. Podatek VAT od zakupu na raty należy natomiast odliczyć w okresie rozliczeniowym (miesiącu lub kwartale), w którym otrzymała Pani fakturę (albo w dwóch kolejnych). Opłacanie kolejnych rat nie powoduje konieczności dokonania jakiejkolwiek korekty na gruncie podatku od towarów i usług.

Dostałem kilka faktur VAT za paliwo bez numeru pojazdu (posiadam w firmie kilka samochodów, z różnymi odliczeniami podatku VAT). Czy mogę w takim razie na fakturze samodzielnie dodać adnotację odnośnie numeru pojazdu, czy muszę wystosować notę korygującą do sprzedawcy?

Ujęcie numeru rejestracyjnego na fakturze nie jest obecnie obowiązkowe. Dlatego też może Pan samodzielnie przypisać wydatek do pojazdu, z którym faktycznie ma on związek. Jeśli jednak w firmie znajdują się pojazdy uprawnione oraz nieuprawnione do odliczenia podatku VAT z tytułu zakupu paliwa - najbezpieczniejszym wyjściem będzie, jeśli numer rejestracyjny ujmie się na fakturze . W takim przypadku, w razie kontroli urzędu skarbowego nie będzie żadnych wątpliwości, czy prawo do odliczenia podatku VAT istniało. Może Pan w takim wypadku wystawić notę korygującą a w przypadku przyszłych faktur - poprosić o zamieszczanie adnotacji o numerze rejestracyjnym pojazdu.

Planuję zakupić używane, powypadkowe auto z Niemiec - korzystam przy tym z usług pośrednika krajowego, który nabył auto, a następnie odsprzedaje mi je na fakturę VAT marża na kwotę 50 tys. zł brutto. Samochód będzie zakupiony na firmę. Po jakimś czasie mam zamiar naprawić uszkodzenia pojazdu (wgnieciony bok). Nie jestem podatnikiem VAT. W jaki sposób powinienem to rozliczyć?

Jeżeli zakupiony pojazd jest kompletny i zdatny do użytku, to należy wprowadzić go do ewidencji środków trwałych przedsiębiorstwa. Wartość z faktury VAT marża plus pozostałe wydatki poniesione przed wprowadzeniem pojazdu do ewidencji środków trwałych (np. zapłata za recykling 500 zł, koszty rejestracji pojazdu, opłaty skarbowe itp.) będą zwiększały wartość początkową samochodu jako środka trwałego. Jeśli wydatki związane z naprawą samochodu zostaną poniesione jeszcze przed wprowadzeniem samochodu do majątku firmy, to również podwyższą jego wartość początkową. W przypadku, gdy wydatki na naprawę samochodu poniesie Pan już po wprowadzeniu samochodu do ewidencji, ważne jest ustalenie czy przeprowadzana naprawa to remont mający na celu przywrócenie stanu technicznego i użytkowego samochodu czy też modernizacja (ulepszenie). W przypadku remontu środka trwałego wydatki stanowią bezpośrednio koszty uzyskania przychodu w dacie ich poniesienia bez względu na ich wysokość. Jeśli natomiast zdarzenie zostanie uznane za modernizację lub ulepszenie środka trwałego, wydatki powiększą wartość początkową środka trwałego. Naprawa powypadkowego auta (wgnieciony bok) będzie stanowiła naprawę bieżącą mającą na celu przywrócenie pojazdu do stanu pierwotnego. Uprawnia to podatnika do zaliczenia poniesionych na naprawę wydatków do kosztów firmowych w dacie ich poniesienia.

W październiku wystawiłam fakturę na kwotę 200 zł, którą wprowadziłam do KPiR i rejestru sprzedaży VAT. Na początku października klient powiedział, że w związku z tym, że wykonałam większą pracę, chce mi zapłacić 450 zł a nie 200 zł. Jak w takiej sytuacji powinnam rozliczyć tę transakcję?

Aby zmienić wartość sprzedaży na fakturze , konieczne będzie wystawienie faktury korygującej. Korektę wystawia się w momencie, gdy wystąpi pomyłka lub inne zdarzenie, które zmieni dane, jakie powinny znaleźć się na fakturze źródłowej. Musi Pani zwiększyć wartość wykonanej usługi o 250 zł - pierwotnie na fakturze wystawiła Pani 200 zł, ale klient chce Pani zapłacić 450 zł , dlatego należy wykazać dodatkowe 250 zł. Po sporządzeniu faktury korygującej klient będzie mógł dopłacić wskazaną kwotę - 250 zł. Proszę pamiętać o konieczności wskazania na korekcie przyczyny jej sporządzenia. W takiej sytuacji nie jest możliwe wystawienie zwykłej faktury i jej podmienienie bowiem faktura trafiła już do obiegu prawnego. Usunięcie faktury pierwotnej oraz korygującej, a następnie wystawienie jednej faktury na wartość 450 zł byłoby błędne i niezgodne z prawem, bowiem faktura pierwotna zawsze trafia do obiegu prawnego.

Prowadzę indywidualną praktykę lekarską. Wykupiłam ubezpieczenie OC lekarza. Czy taki wydatek mogę uznać za koszty uzyskania przychodu?

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych za koszty uzyskania przychodu uznaje się koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania czy zabezpieczenia źródła tych przychodów (z wyłączeniem kosztów zawartych w art. 23). W spisie wydatków, które nie mogą być uznane za koszt podatkowy ustawodawca nie wymienia składek na obowiązkowe ubezpieczenia OC z tytułu wykonywania zawodu . Skoro prowadzi Pani indywidualną praktykę lekarską wykupienie ubezpieczenia OC było Pani obowiązkiem i z całą pewnością służy zabezpieczeniu/zachowaniu źródła przychodu. W związku z tym wydatek na zakup polisy może stanowić koszt uzyskania przychodu w dacie jego poniesienia. Poza lekarzami prowadzącymi indywidualną lub specjalistyczną praktykę lekarską obowiązkowi ubezpieczenia OC z tytułu wykonywanego zawodu podlegają także: doradcy podatkowi, osoby wykonujące działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, rzeczoznawcy majątkowi, notariusze, zarządcy nieruchomości, architekci oraz inżynierowie budownictwa.

Podpisałem umowę na wykonanie strony internetowej na konkretny termin. Niestety, prace ciągle się opóźniają i obawiam się, że usługa nie zostanie wykonana w ogóle. W umowie zawarłem klauzulę, że wpłacam zaliczkę na poczet wykonania zlecenia - 25% kwoty umownej. Zaliczka została wpłacona. Wykonawca na fakturze dokumentującej zaliczkę zatytułował: “za wykonanie usług informatycznych", a nie, tak jak powinien - “zaliczka na poczet wykonania strony internetowej”. Owszem, w momencie podpisania umowy część prac na stronie była wykonana. Jednak zadatek, który wpłaciłem był kwotą wyszczególnioną w umowie, która dotyczyła wykonania całej strony, a nie jakiegoś zakresu prac. Czy mogę zmusić wykonawcę, aby nastąpiła zmiana treści otrzymanej faktury, tak, aby dokumentowała wyżej wyszczególnioną usługę?

Przede wszystkim należy dokładnie przejrzeć umowę i sprawdzić, czy z jej treści jasno wynika, że wpłacone przez Pana pieniądze traktowane są jak zaliczka. Jeżeli w umowie jest zawarta informacja o tym, że wystawiona przez kontrahenta faktura jest fakturą zaliczkową (dotyczy części przedpłaty), nie jest potrzebna zmiana treści dokumentu sprzedaży . Natomiast, warto tutaj zaznaczyć, że fakturę zaliczkową co do zasady wykazuje się tylko w rejestrze zakupu VAT (według odpowiedniej stawki). Po otrzymaniu faktury końcowej od kontrahenta, powinno zaksięgować się ją w dwóch miejscach: w rejestrze zakupu VAT - na pozostałą część podatku oraz w księdze przychodów i rozchodów, wpisując kwotę netto całej transakcji, tj, sumę kwot netto zaliczki i faktury końcowej (kol. 13). W przypadku, kiedy z umowy nie wynika jasno, że wpłacona kwota jest zaliczką, należy poprosić kontrahenta o zmianę treści faktury poprzez wystawienie faktury korygującej.

Wróciłem właśnie z mojej pierwszej podróży służbowej. Jak powinienem rozliczyć w kosztach działalności gospodarczej przysługujące mi diety oraz wydatki, na które nie posiadam faktur np. paragon za zakup paliwa za granicą?

Rozliczanie delegacji odbywa się na podstawie polecenia wyjazdu służbowego. W ramach delegacji należy rozliczyć wydatki, jakie poniósł Pan podczas podróży nieudokumentowane dowodami księgowymi (fakturami, rachunkami, itp.) oraz przysługujące diety. Wówczas dokument polecenia wyjazdu służbowego stanowi podstawę dokonania wpisu do KPiR. Jeżeli posiada Pan dokumenty wystawione w obcej walucie, konieczne jest przeliczenie wartości na złote według średniego kursu ogłaszanego przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień jego wystawienia.

W prowadzonej przeze mnie działalności gospodarczej posiadam samochód firmowy, który wprowadziłem do Ewidencji Środków Trwałych. W ostatnim miesiącu samochód wynająłem, w związku z czym sporządziłem umowę najmu z osobą, która wzięła do użytkowania samochód. Czy płacę od tego podatek? Czy wykazuję to w działalności, pomimo że na co dzień nie świadczę takich usług?

Jeżeli wynajęty został samochód firmowy innej osobie lub też firmie, powinien Pan z tego tytułu wystawić fakturę. Przychód z tego tytułu podlega opodatkowaniu, tak jak inne przychody uzyskiwane z działalności. Powinien być on wykazany w momencie wykonania usługi lub w momencie otrzymania zapłaty, w zależności od tego, co nastąpiło jako pierwsze. Wystawiając obecnie fakturę, proszę w szczególności zwrócić uwagę na datę sprzedaży, która powinna wskazywać na miesiąc, w którym samochód był wynajęty innemu podmiotowi.

Chciałabym zakupić samochód tzw. "na firmę". Mam jednak wątpliwości, bo na okres zimowy planuję zawieszenie działalności (2-3 miesiące). Wówczas zapewne nie będę mogła amortyzować samochodu ani księgować kosztów paliwa, ale czy nie będę musiała także przerejestrować samochodu na siebie?

W przypadku gdy samochód zakupiony zostaje dla celów jednoosobowej działalności gospodarczej, jego rejestracja i tak odbywa się na Panią, jako że jednoosobowa działalność nie podsiada osobowości prawnej. Nie będzie więc konieczności przerejestrowywania pojazdu . Kupując samochód wyłącznie na cele prowadzonej działalności, kwalifikowałaby go Pani do ewidencji środków trwałych. Po przyjęciu samochodu do używania w firmie co miesiąc naliczana byłaby amortyzacja, która stanowiłaby koszt. Wydatki eksploatacyjne związane z tym pojazdem również trafiałyby bezpośrednio do KPIR.

Jak powinnam ustalić właściwość miejscową urzędu skarbowego w przypadku podatku dochodowego za pracownika?

Jadwiga, Poznań Płatnik będący osobą fizyczną zaliczki na podatek za swoich pracowników przekazuje na rachunek urzędu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania płatnika, czyli Pani. Podatek dochodowy za pracownika należy pobrać z jego pensji, co stanowi dla Pani koszt wliczony w kwotę brutto wynagrodzenia dla pracownika. Proszę pamiętać, iż Pani obowiązkiem jest odprowadzenie podatku dochodowego za pracownika nawet wówczas, gdy z działalności wykazała Pani stratę.

Zakupiłem komputer stacjonarny na firmę. Na otrzymanej fakturze zakupu oprócz komputera zamieszczono dodatkową pozycję z wartością zakupionej gwarancji. Czy mogę wydatek zaksięgować w całości w bieżącym okresie, czy konieczne będzie podzielenie wartości gwarancji na lata podatkowe których dotyczy? Dodam, że wartość komputera nie przekracza 3,5 tys. zł.

Jeżeli gwarancja widnieje jako osobna pozycja na fakturze (nie podlega opodatkowaniu VAT) oraz obejmuje swoim okresem obowiązywania więcej niż jeden rok podatkowy, wówczas konieczne będzie podzielenie kosztu proporcjonalnie na lata, których dotyczy. Konieczność ta wynika z faktu, iż wydatki na zakup lub przedłużenie gwarancji stanowią koszt pośredni działalności, które muszą zostać ujęte proporcjonalnie do okresów, których dotyczą. Istnieje również inna możliwość w przypadku, gdy komputer będzie wykorzystywany wyłącznie na potrzeby działalności gospodarczej przez okres powyżej roku. Wówczas spełnia definicję niskocennych środków trwałych (do wartości 3,5 tys. zł), które można wprowadzić do ewidencji oraz amortyzować jednorazowo. W takim przypadku zakup gwarancji przed wprowadzeniem komputera do kartoteki środków trwałych będzie powodował zwiększenie jego wartości początkowej, która zostanie ujęta jednorazowo w kosztach za pośrednictwem odpisu amortyzacyjnego.

Strona 27 - Zdaniem eksperta

Zdaniem eksperta

Artykuły

Wzory