Umowa o używanie samochodu prywatnego do celów służbowych między pracownikiem a właścicielem firmy daje pracownikowi możliwość odzyskania poniesionych wydatków na eksploatację samochodu, natomiast właścicielowi firmy możliwość do zaliczenia zwróconej pracownikowi kwoty do kosztów uzyskania przychodu z działalności.
Co powinna zawierać umowa o używanie samochodu prywatnego do celów służbowych
Przepisy prawa nie wymagają szczególnych warunków zawarcia takiej umowy. Jednak praktyka gospodarcza i podatkowa pokazuje, że umowa o używanie samochodu prywatnego do celów służbowych powinna zawierać następujące elementy:
- Data i miejsce zawarcia umowy
- Zobowiązanie pracownika, że będzie używał prywatnego samochodu tylko do celów służbowych.
- Zobowiązanie pracodawcy do refundacji wydatków poniesionych przez pracownika na eksploatację samochodu wykorzystywanego przez niego do celów służbowych.
- Umowa powinna precyzyjnie określać jakiego pojazdu będzie używał pracownik, wraz z podaniem pojemności skokowej silnika w celu ustalenia właściwej stawki za 1 km przebiegu pojazdu. Pracownik może korzystać z samochodu, który jest jego własnością, ale również z samochodu, który jest własnością innej osoby, a ma prawo do korzystania z niego, np. oświadczenie wystawione przez właściciela.
- Zasady rozliczeń kosztów związanych z użytkowaniem prywatnego samochodu pracownika. Przy rozliczeniu delegacji służbowych pracownik zobowiązany jest prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu (załącznik nr 2 do umowy). Natomiast w przypadku jazd lokalnych możliwe jest rozliczanie wydatków eksploatacyjnych w ramach limitu kilometrówki lub rozliczanie wydatków w ramach ryczałtu pieniężnego. Konieczne jest w tym przypadku złożenie przez pracownika pisemnego oświadczenia (załącznik nr 1 do umowy). To pracodawca decyduje które z rozwiązań wybierze.
- Określony przez pracodawcę miesięczny limit jazd lokalnych. Jego wysokość nie może jednak przekroczyć wartości wynikających z par. 3 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.
- Zapisy odnośnie rozwiązania umowy.
- Podpisy stron umowy.
