Poradnik Przedsiębiorcy

Umowa o używanie samochodu prywatnego do celów służbowych - wzór z omówieniem

Umowa o używanie samochodu prywatnego do celów służbowych między pracownikiem a właścicielem firmy daje pracownikowi możliwość odzyskania poniesionych wydatków na eksploatację samochodu, natomiast właścicielowi firmy możliwość do zaliczenia zwróconej pracownikowi kwoty do kosztów uzyskania przychodu z działalności. 

Co powinna zawierać umowa o używanie samochodu prywatnego do celów służbowych

Przepisy prawa nie wymagają szczególnych warunków zawarcia takiej umowy. Jednak praktyka gospodarcza i podatkowa pokazuje, że umowa o używanie samochodu prywatnego do celów służbowych powinna zawierać następujące elementy:

  • Data i miejsce zawarcia umowy
  • Zobowiązanie pracownika, że będzie używał prywatnego samochodu tylko do celów służbowych.
  • Zobowiązanie pracodawcy do refundacji wydatków poniesionych przez pracownika na eksploatację samochodu wykorzystywanego przez niego do celów służbowych.
  • Umowa powinna precyzyjnie określać jakiego pojazdu będzie używał pracownik, wraz z podaniem pojemności skokowej silnika w celu ustalenia właściwej stawki za 1 km przebiegu pojazdu. Pracownik może korzystać z samochodu, który jest jego własnością, ale również z samochodu, który jest własnością innej osoby, a ma prawo do korzystania z niego, np. oświadczenie wystawione przez właściciela.
  • Zasady rozliczeń kosztów związanych z użytkowaniem prywatnego samochodu pracownika. Przy rozliczeniu delegacji służbowych pracownik zobowiązany jest prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu (załącznik nr 2 do umowy). Natomiast w przypadku jazd lokalnych możliwe jest rozliczanie wydatków eksploatacyjnych w ramach limitu kilometrówki lub rozliczanie wydatków w ramach ryczałtu pieniężnego. Konieczne jest w tym przypadku złożenie przez pracownika pisemnego oświadczenia (załącznik nr 1 do umowy). To pracodawca decyduje które z rozwiązań wybierze.
  • Określony przez pracodawcę miesięczny limit jazd lokalnych. Jego wysokość nie może jednak przekroczyć wartości wynikających z par. 3 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.
  • Zapisy odnośnie rozwiązania umowy.
  • Podpisy stron umowy.

Do pobrania:

pdf
Wzór umowy o używanie samochodu prywatnego do celów służbowy(...).pdf druk do ręcznego wypełnienia
docx
Wzór umowy o używanie samochodu prywatnego do celów służbowy(...).docx edytowanie, wydrukowanie, zapisywanie