Często dochodzi do sytuacji, w których pracownicy zmieniają miejsce zamieszkania. W takich przypadkach kluczowe jest ustalenie, jak rozliczyć podwyższone KUP po zmianie adresu zamieszkania w trakcie roku oraz jak modyfikacja danych wpływa na potrącane koszty pracownicze.
Kiedy przysługują podwyższone pracownicze koszty uzyskania przychodów?
Osoby fizyczne, które zawarły z pracodawcą stosunek pracy, w większości mają prawo do odliczenia kosztów uzyskania przychodów (a nawet do podwyższonych kosztów uzyskania przychodów).
Koszty te obniżają wysokość podatku dochodowego od osób fizycznych PIT, który jest potrącany z pensji.
Pracownicze miesięczne koszty uzyskania przychodów w 2026 roku wynoszą 250 zł, a podwyższone – 300 zł.
W określonych sytuacjach, tzn. w przypadku co najmniej dwóch stosunków pracy, ustawodawca ogranicza wysokość łącznych rocznych pracowniczych kosztów.
Zgodnie z art. 24 ust. 2 pkt 3 Ustawy z 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: ustawa o PIT) koszty uzyskania przychodów z tytułu stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej:
- wynoszą 250 zł miesięcznie, a za rok podatkowy maksymalnie 3000 zł – w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody z tytułu jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej,
- nie mogą przekroczyć za rok podatkowy 4500 zł – w przypadku, gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej,
- wynoszą 300 zł miesięcznie, a za rok podatkowy maksymalnie 3600 zł – w przypadku, gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, i podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę,
- nie mogą przekroczyć 5400 zł za rok podatkowy – w przypadku, gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej, miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, i podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę.
Pracownicze koszty uzyskania przychodu nie w każdym przypadku
Należy podkreślić, iż występują sytuacje, w których pracownik nie ma w ogóle prawa do żadnych kosztów pracowniczych – ani tych standardowych, ani podwyższonych.
Pracownik nie będzie miał prawa do pracowniczych kosztów uzyskania przychodów, jeżeli nie osiągnie za dany miesiąc żadnego przychodu ze stosunku pracy.
Pracownik nie będzie miał prawa do kosztów także w sytuacji, kiedy złoży za pomocą formularza PIT-2 wniosek o niepotrącanie tych kosztów.
Jeżeli pracownik przez cały miesiąc był chory lub np. sprawował opiekę albo i otrzymał zasiłek z ubezpieczenia chorobowego, np. chorobowy, macierzyński, opiekuńczy lub inny, wówczas za ten miesiąc nie są naliczane pracownicze koszty. Nie dotyczy to wynagrodzenia chorobowego wypłacanego przez pracodawcę.
Poza powyższymi przypadkami mogą również wystąpić okoliczności, w których pracownik traci prawo do stosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodów i wówczas ma obowiązek stosować standardowe.
Kto ma prawo do podwyższonych kosztów uzyskania przychodów?
Zgodnie z art. 24 ust. 2 pkt 3 ustawy o PIT prawo do podwyższonych kosztów pracowniczych posiada osoba fizyczna zatrudniona na podstawie stosunku pracy, która:
- posiada miejsce stałego lub czasowego zamieszkania poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy,
- obowiązkowo złoży wniosek o stosowanie podwyższonych kosztów uzyskania przychodów,
- nie otrzymuje dodatku za rozłąkę,
- nie uzyskała zwrotu kosztów dojazdu (poza przypadkiem, kiedy zwrot kosztów dotyczy przychodów podlegających opodatkowaniu PIT).
Jak widać z powyższego, podwyższone koszty uzyskania nie są zależne od odległości pomiędzy zakładem pracy a miejscem zamieszkania pracownika. Nie ma też znaczenia rodzaj środka transportu, którym dojeżdża do pracy pracownik.
Decydujące znaczenie ma natomiast miejsce świadczenia pracy wyszczególnione w zawartej z pracownikiem umowie o pracę oraz miejsce jego zamieszkania.
W formularzu PIT-2 albo odrębnym oświadczeniu pracownik stwierdza, że ma prawo do podwyższonych kosztów uzyskania przychodów, a więc mieszka w innej miejscowości niż w tej, w której znajduje się zakład pracy (przez to musi dojeżdżać do pracy).
Miejsce zamieszkania pracownika a miejscowość siedziby zakładu pracy
Każdy pracownik w pierwszej kolejności powinien ustalić, czy jego faktyczne miejsce zamieszkania znajduje się w Polsce.
W interpretacji indywidualnej z 9 lipca 2026 roku (sygn. 0114-KDWP.4011.243.2026.2.IG) wskazano, że:
Za osobę mającą miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej uważa się osobę fizyczną, która:
- posiada na terytorium RP centrum interesów osobistych lub gospodarczych (ośrodek interesów życiowych), lub
- przebywa na terytorium RP dłużej niż 183 dni w roku podatkowym (tj. w okresie od 1 stycznia do 31 grudnia).
Zgodnie z Objaśnieniami Ogólnymi Ministra Finansów z 29 kwietnia 2021 roku w sprawie rezydencji podatkowej oraz zakresu obowiązku podatkowego osób fizycznych w Polsce przez ośrodek interesów życiowych rozumie się: „Istnienie w Polsce ośrodka interesów życiowych oznacza posiadanie ścisłych powiązań osobistych lub gospodarczych z Polską”.
Przez centrum interesów osobistych rozumie się, czyli „skoncentrowanie" interesów osobistych, należy rozumieć, jako miejsce, z którym podatnik posiada ścisłe powiązania osobiste. Powiązania osobiste to występowanie więzi rodzinnych, towarzyskich, podejmowanie aktywności społecznej, kulturalnej, sportowej, politycznej itp.
Przez centrum interesów gospodarczych, w praktyce rozumie się miejsce, z którym dana osoba ma ścisłe powiązania ekonomiczne. W tym względzie należy wziąć pod uwagę przede wszystkim związki ekonomiczne osoby fizycznej z danym państwem, wśród których istotne są miejsce wykonywania działalności zarobkowej, główne źródła dochodów podatnika, posiadane inwestycje, majątek nieruchomy i ruchomy, zaciągnięte kredyty, konta bankowe, miejsce, z którego osoba zarządza swoim mieniem itd.
Podsumowując, spełnienie jednego z powyższych kryteriów prowadzi do uznania danej osoby za osobę będącą rezydentem podatkowym Polski.
Największą trudność w niektórych przypadkach sprawia pracownikom ustalenie, czy ich miejsce zamieszkania pokrywa się z miejscowością, w której znajduje się siedziba zakładu pracy.
Aby rozwiązać ten problem, można posłużyć się art. 25 Ustawy z 23 kwietnia 1964 roku – Kodeks cywilny. Przepis ten objaśnia, że miejscem zamieszkania osoby fizycznej jest miejscowość, w której osoba ta przebywa z zamiarem stałego pobytu.
Należy podkreślić, iż miejsce zamieszkania nie musi pokrywać się z miejscem zameldowania. Do określenia prawa do podwyższonych albo standardowych kosztów pracowniczych stosuje się wyłącznie miejsce zamieszkania, a więc miejsce (miejscowość), w którym pracownik faktycznie przebywa.
Druga kwestia to miejscowość zakładu pracy. Jeżeli jest inna niż miejscowość zamieszkania pracownika, to ma on prawo do naliczania podwyższonych kosztów pracowniczych (oczywiście przy zachowaniu pozostałych warunków). Bez znaczenia pozostaje odległość w kilometrach, jaką pokonuje pracownik podczas dojazdu do pracy.
W tym miejscu należy wspomnieć o bardzo ważnym aspekcie.
Powyższe potwierdza stanowisko Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w wydanej interpretacji indywidualnej z 5 września 2025 roku (sygn. 0115-KDWT.4011.107.2025.2.KGD):
Stosownie zaś do art. 22 ust. 13 ww. ustawy: Przepisów ust. 2 pkt 3 i 4 oraz ust. 11 nie stosuje się w przypadku, gdy pracownik otrzymuje zwrot kosztów dojazdu do zakładu pracy, z wyjątkiem, gdy zwrócone koszty zostały zaliczone do przychodów podlegających opodatkowaniu.
Podwyższone KUP po zmianie adresu zamieszkania w trakcie roku – zasady stosowania
Zmiana miejsca zamieszkania może skutkować przeniesieniem się pracownika do innej miejscowości niż tej, w której znajduje się zakład pracy albo właśnie do tej miejscowości.
Jeżeli pracownik zmienił miejsce zamieszkania (nie zameldowania), to w pierwszym kroku powinien on zweryfikować, czy przeprowadzka zmieniła stan faktyczny, tj. czy spowodowała, że:
- mieszka on w innej miejscowości niż zakład pracy,
- mieszka on w tej samej miejscowości co zakład pracy.
Jeżeli pracownik zmieni miejsce zamieszkania na takie, w którym znajduje się zakład pracy (przestanie dojeżdżać do pracy), wówczas ponownie musi o tym fakcie powiadomić pracodawcę za pomocą aktualizacji formularza PIT-2 albo spisanego oświadczenia. W takim wypadku pracodawca rozpoczyna naliczanie standardowych kosztów uzyskania przychodów.
Pracodawca nalicza natomiast pracownicze koszty uzyskania przychodu od miesiąca, w którym pracownik złożył wniosek o zastosowanie podwyższonych albo standardowych pracowniczych kosztów uzyskania przychodów.
Pracodawca nie ma więc obowiązku ani prawa z własnej inicjatywy naliczać podwyższonych albo standardowych pracowniczych kosztów uzyskania przychodów w przypadku, gdy pracownik nie złożył lub nie zaktualizował oświadczenia o prawniczych kosztach.
Pracodawca oblicza zatem zaliczki na podatek dochodowy od wynagrodzenia pracownika zgodnie z obowiązującym dokumentem (PIT-2) złożonym wcześniej przez pracownika.
Należy podkreślić, iż to na pracowniku ciąży obowiązek powiadomienia pracodawcy o zmianie miejsca zamieszkania i to bez zbędnej zwłoki.
A zatem, gdy pracownik nie dopełni ww. obowiązku, pracodawca stosuje dotychczasowe koszty pracownicze, a więc zgodne z posiadaną dokumentacją – z informacjami, jakie wskazał sam pracownik.
Jeśli pracodawca nie wie o zmianie miejsca zamieszkania skutkującej koniecznością zastosowania lub niepodwyższonych kosztów pracowniczych, wówczas pracownik może zastosować prawidłową wysokość kosztów w składanym zeznaniu rocznym PIT-37.
Należy w tym miejscu podkreślić jedną rzecz, że jeżeli pracownik nie poinformował pracodawcy o konieczności zastosowania:
- podwyższonych kosztów pracowniczych, to może je uwzględnić w składanym zeznaniu rocznym PIT-37,
- standardowych kosztów pracowniczych, wówczas traci prawo do kosztów podwyższonych od miesiąca, w którym nastąpiła faktyczna zmiana, a w składanym zeznaniu rocznym PIT-37 musi uwzględnić koszty standardowe od tego okresu do końca roku, co może niekiedy powodować koniecznością dopłaty podatku PIT.
