Wróciłem właśnie z mojej pierwszej podróży służbowej. Jak powinienem rozliczyć w kosztach działalności gospodarczej przysługujące mi diety oraz wydatki, na które nie posiadam faktur np. paragon za zakup paliwa za granicą?

Rozliczanie delegacji odbywa się na podstawie polecenia wyjazdu służbowego. W ramach delegacji należy rozliczyć wydatki, jakie poniósł Pan podczas podróży nieudokumentowane dowodami księgowymi (fakturami, rachunkami, itp.) oraz przysługujące diety. Wówczas dokument polecenia wyjazdu służbowego stanowi podstawę dokonania wpisu do KPiR. Jeżeli posiada Pan dokumenty wystawione w obcej walucie, konieczne jest przeliczenie wartości na złote według średniego kursu ogłaszanego przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień jego wystawienia.

W prowadzonej przeze mnie działalności gospodarczej posiadam samochód firmowy, który wprowadziłem do Ewidencji Środków Trwałych. W ostatnim miesiącu samochód wynająłem, w związku z czym sporządziłem umowę najmu z osobą, która wzięła do użytkowania samochód. Czy płacę od tego podatek? Czy wykazuję to w działalności, pomimo że na co dzień nie świadczę takich usług?

Jeżeli wynajęty został samochód firmowy innej osobie lub też firmie, powinien Pan z tego tytułu wystawić fakturę. Przychód z tego tytułu podlega opodatkowaniu, tak jak inne przychody uzyskiwane z działalności. Powinien być on wykazany w momencie wykonania usługi lub w momencie otrzymania zapłaty, w zależności od tego, co nastąpiło jako pierwsze. Wystawiając obecnie fakturę, proszę w szczególności zwrócić uwagę na datę sprzedaży, która powinna wskazywać na miesiąc, w którym samochód był wynajęty innemu podmiotowi.

Chciałabym zakupić samochód tzw. "na firmę". Mam jednak wątpliwości, bo na okres zimowy planuję zawieszenie działalności (2-3 miesiące). Wówczas zapewne nie będę mogła amortyzować samochodu ani księgować kosztów paliwa, ale czy nie będę musiała także przerejestrować samochodu na siebie?

W przypadku gdy samochód zakupiony zostaje dla celów jednoosobowej działalności gospodarczej, jego rejestracja i tak odbywa się na Panią, jako że jednoosobowa działalność nie podsiada osobowości prawnej. Nie będzie więc konieczności przerejestrowywania pojazdu . Kupując samochód wyłącznie na cele prowadzonej działalności, kwalifikowałaby go Pani do ewidencji środków trwałych. Po przyjęciu samochodu do używania w firmie co miesiąc naliczana byłaby amortyzacja, która stanowiłaby koszt. Wydatki eksploatacyjne związane z tym pojazdem również trafiałyby bezpośrednio do KPIR.

Jak powinnam ustalić właściwość miejscową urzędu skarbowego w przypadku podatku dochodowego za pracownika?

Jadwiga, Poznań Płatnik będący osobą fizyczną zaliczki na podatek za swoich pracowników przekazuje na rachunek urzędu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania płatnika, czyli Pani. Podatek dochodowy za pracownika należy pobrać z jego pensji, co stanowi dla Pani koszt wliczony w kwotę brutto wynagrodzenia dla pracownika. Proszę pamiętać, iż Pani obowiązkiem jest odprowadzenie podatku dochodowego za pracownika nawet wówczas, gdy z działalności wykazała Pani stratę.

Zakupiłem komputer stacjonarny na firmę. Na otrzymanej fakturze zakupu oprócz komputera zamieszczono dodatkową pozycję z wartością zakupionej gwarancji. Czy mogę wydatek zaksięgować w całości w bieżącym okresie, czy konieczne będzie podzielenie wartości gwarancji na lata podatkowe których dotyczy? Dodam, że wartość komputera nie przekracza 3,5 tys. zł.

Jeżeli gwarancja widnieje jako osobna pozycja na fakturze (nie podlega opodatkowaniu VAT) oraz obejmuje swoim okresem obowiązywania więcej niż jeden rok podatkowy, wówczas konieczne będzie podzielenie kosztu proporcjonalnie na lata, których dotyczy. Konieczność ta wynika z faktu, iż wydatki na zakup lub przedłużenie gwarancji stanowią koszt pośredni działalności, które muszą zostać ujęte proporcjonalnie do okresów, których dotyczą. Istnieje również inna możliwość w przypadku, gdy komputer będzie wykorzystywany wyłącznie na potrzeby działalności gospodarczej przez okres powyżej roku. Wówczas spełnia definicję niskocennych środków trwałych (do wartości 3,5 tys. zł), które można wprowadzić do ewidencji oraz amortyzować jednorazowo. W takim przypadku zakup gwarancji przed wprowadzeniem komputera do kartoteki środków trwałych będzie powodował zwiększenie jego wartości początkowej, która zostanie ujęta jednorazowo w kosztach za pośrednictwem odpisu amortyzacyjnego.

Prowadzę działalność gospodarczą, ale nie posiadam auta. Syn zgodził się udostępniać mi swój samochód osobowy w celach służbowych. Chciałabym mu się odwdzięczyć - w ramach prowadzonej działalności ponosić koszty eksploatacji pojazdu. W jaki sposób mam zaksięgować ewentualne wydatki? Syn używa samochód także prywatnie.

Przede wszystkim współpracę z synem powinna Pani rozpocząć od sporządzenia umowy użyczenia . W tym dokumencie syn zezwoli Pani na bezpłatne użytkowanie pojazdu. W umowie warto również zawrzeć ustalenia o proponowanym przez Panią pokrywaniu kosztów bieżącej eksploatacji pojazdu oraz opłacaniu ubezpieczeń. Warto mieć na uwadze, że nieodpłatne korzystanie z cudzego majątku (w tym przypadku - samochodu) skutkuje powstaniem przychodu po stronie osoby korzystającej. Jednakże, w przypadku zawarcia umowy użyczenia z synem (osoba zaliczana do I grupy podatkowej) przychód ten jest zwolniony z podatku. Prawidłowo sporządzona umowa użyczenia powinna zawierać przynajmniej: określenie stron umowy, przedmiot użyczenia, wraz z cechami charakterystycznymi, czas trwania umowy (może być zawarta na czas nieokreślony), obowiązki użyczeniobiorcy. Należy pamiętać, że wydatki związane z eksploatacją samochodu osobowego na podstawie umowy użyczenia będzie Pani rozliczać w ramach kilometrówki prowadzonej dla celów podatku dochodowego. Kilometrówka może być prowadzona w formie papierowej, jak i elektronicznej. W przypadku tej drugiej przedsiębiorca musi jednak pamiętać, że na koniec miesiąca powinien sporządzić jej wydruk i złożyć na nim podpis. Aby ewidencja przebiegu pojazdu była poprawna, musi zawierać przynajmniej: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazd, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika (od niej bowiem zależy obowiązująca stawka za 1km), opis trasy (skąd – dokąd), kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, liczbę przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu, podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane. Jeżeli chodzi o stawki kilometrówki za 1 km w 2014 roku dla samochodów osobowych wynoszą one: a) pojazd o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 - 0,5214 zł, b) pojazd o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 - 0,8358 zł. W KPiR będzie mogła Pani ująć sumę poniesionych wydatków związanych z pojazdem , do limitu wynikającego z ewidencji przebiegu pojazdu. Proszę pamiętać, że w kosztach firmowych będzie mogła Pani rozliczyć jedynie te wydatki, które mają związek z prowadzoną działalnością oraz służą osiągnięciu, zabezpieczeniu lub zachowaniu źródła przychodów.

Zaprosiłem klientów na poczęstunek do restauracji. Otrzymałem fakturę VAT za tę usługę. Jak należy zaksięgować taki wydatek?

W przypadku tego typu wydatków należy być ostrożnym - jeżeli spełniają one przesłanki pozwalające uznać je za koszty reprezentacji , wówczas nie mogą zostać uznane za koszt uzyskania przychodu. W tym temacie polecam zapoznanie się z artykułem: Czy wiesz, że obiad z kontrahentem jednak jest kosztem? Proszę również zwrócić uwagę na fakt, iż od usług gastronomicznych nie przysługuje prawo do odliczenia VAT . Jeżeli więc wydatek zostanie uznany za koszt podatkowy, to ma Pan prawo zewidencjonować kwotę brutto z takiej faktury.

Prowadzę działalność polegającą na wynajmie mieszkań. Od każdego najemcy pobieram kaucję, którą zatrzymuję, jeśli w mieszkaniu zostaną wyrządzone jakieś szkody. Czy pobrana kaucja jest moim przychodem? W jaki sposób mogę ją zaksięgować?

Waldemar, Radom Kaucja od najemcy ma charakter zwrotny, więc nie może stanowić przychodu, zanim nie zostanie rzeczywiście zatrzymana z powodu złamania określonych postanowień umowy najmu. Gdy stwierdzi Pan takie naruszenie i zatrzyma kaucję pobraną od wynajmującego w części lub w całej wysokości, wówczas będzie stanowić ona Pana przychód , który należy opodatkować podatkiem dochodowym . Zatrzymaną kwotę trzeba zaksięgować w kolumnie 8 KPiR - pozostałe przychody . Proszę pamiętać, że zatrzymana kaucja jest odszkodowaniem , a nie obrotem wynikającym ze sprzedaży ani zaliczką czy zadatkiem, dlatego nie jest opodatkowana VAT i nie wystawia się do niej faktury. Właściwym udokumentowaniem zdarzenia jest tutaj wystawienie noty księgowej . Taki dokument może być przekazany najemcy jako potwierdzenie zatrzymania kaucji.

Prowadzę działalność gospodarczą w zakresie świadczenia usług budowlanych. Mam wątpliwość w kwestii zastosowania odpowiedniej stawki podatku VAT przy remoncie biura znajdującego się w domu jednorodzinnym. Czy powinienem zastosować stawkę obniżoną - 8%, czy standardową 23% VAT?

Co do zasady obniżoną stawkę VAT - w wysokości 8% - wykonujący usługę ma prawo zastosować w przypadku remontu obiektów budowlanych objętych społecznym programem mieszkaniowym . W tej kwestii ważne jest, czy uległo zmianie przeznaczenie pomieszczenia na lokal użytkowy. Jeżeli tak, to jako wykonawca usługi remontowej nie może Pan zastosować stawki 8% VAT - tylko stawkę 23%. Stawka preferencyjna w tym przypadku będzie zasadna, jeżeli remontowane pomieszczenie w dalszym ciągu stanowi lokal mieszkaniowy.

Jestem właścicielem galerii obrazów online, w której artyści wystawiają swoje dzieła. Za usługi pośrednictwa pobieram prowizję, która stanowi mój przychód. Z drugiej strony sam jestem artystą i chciałbym oferować swoje obrazy w mojej galerii. Czy jeśli przyjmę prowizję w wysokości 0% dla swoich obrazów, to przychód galerii z tego tytułu będzie równy zero i nie będzie konieczności zapłaty podatku? Czy ujęcie takiej sprzedaży jako przychodu galerii jest właściwe, czy może jest to mój przychód, z którego muszę się rozliczyć? Dodam, że jako przedmiot działalności w CEIDG-1 mam wpisaną m.in. właśnie sprzedaż obrazów.

Jeśli sprzedaż obrazów stanowi jeden z przedmiotów Pana działalności, przychód z tego tytułu - czyli konkretnie sprzedaży wykonanego przez Pana obrazu - powinien Pan rozliczyć jako przychód z działalności gospodarczej . W tym przypadku nie rozlicza się przychodu na podstawie prowizji. Proszę pamiętać, że w przypadku wysyłkowej sprzedaży towaru przez internet na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej zwolnienie z kasy fiskalnej jest możliwe, jeśli jest to sprzedaż bezgotówkowa. Zapłata musi trafić na Pana rachunek bankowy, a Pan powinien prowadzić ewidencję sprzedaży , która umożliwia identyfikację płatności, sprzedawanego towaru oraz nabywcy. Taką ewidencją może być wyciąg bankowy. Jeśli te warunki nie zostaną spełnione, może Pan skorzystać ze zwolnienia podmiotowego do limitu 20 tysięcy złotych obrotu, przy którym należy prowadzić ewidencję sprzedaży bezrachunkowej . Więcej na jej temat przeczyta Pan w artykule: Ewidencja sprzedaży bezrachunkowej - zasady prowadzenia. Uwaga! Jeśli nabywcą towarów i usług jest firma , konieczne będzie udokumentowanie tej transakcji fakturą .

Zajmuję się podnajmem mieszkań i muszę zatrzymać od jednego z lokatorów część kaucji z uwagi na zerwanie przez niego umowy. Zawarliśmy między sobą umowę ustną, że jeżeli nie znajdę nikogo na jego miejsce do określonej daty, to nie oddam mu zapłaconej przez niego kaucji (400 zł). Jak zaksięgować zatrzymaną kaucję w KPiR?

Zatrzymana kaucja stanowi w takim wypadku odszkodowanie , które należy zaliczyć do przychodów i opodatkować podatkiem dochodowym. Otrzymaną kwotę należy ująć w KPiR na dzień, w którym nastąpi jej przekwalifikowanie. Podstawę księgowania będzie stanowiło potwierdzenie otrzymania zapłaty wraz z adnotacją na temat przyczyny i daty zdarzenia decydującego o zatrzymaniu kaucji .

Wystawiam sporo faktur sprzedaży w miesiącu. Chciałbym się dowiedzieć, czy istnieje możliwość zaksięgowania przychodu w KPiR zbiorczo, np. na zakończenie miesiąca , tak aby nie trzeba było wprowadzać każdej faktury sprzedaży z osobna?

Jeśli chodzi o faktury sprzedaży , to co do zasady podstawowym obowiązkiem podatnika jest ujmowanie ich w księdze przychodów i rozchodów oddzielnie, jako dokumentów oddających rzeczywiste transakcje. Jednocześnie rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów z 26 sierpnia 2003 r. wskazuje, że podatnik wystawiający dziennie wiele faktur ma możliwość ujęcia ich w KPiR zbiorczo na zakończenie dnia . W tym celu jest on zobowiązany do prowadzenia dziennego zestawienia faktur . Powinny się w nim znaleźć przynajmniej takie dane jak: data, numer kolejny zestawienia, numery od-do faktur objętych zestawieniem, suma zbiorcza faktur, podpis podatnika lub innej osoby, która sporządziła zestawienie. Zatem, rzeczywiście istnieje możliwość księgowania przychodu zbiorczo , nie na podstawie poszczególnych faktur. Natomiast w takiej sytuacji konieczne jest prowadzenie specjalnej ewidencji poza KPiR oraz podsumowanie przychodu na zakończenie każdego dnia .

Mam samochód osobowy zarejestrowany na firmę, który jest użytkowany również prywatnie. Auto jest wprowadzone do ewidencji środków trwałych. Czy mogę odliczać 50% VAT przy rozliczaniu paliwa?

Jeżeli mamy do czynienia z samochodem osobowym zarejestrowanym na firmę, ale użytkowanym również w celach prywatnych, to obecnie nie ma Pan możliwości odliczenia VAT od zakupionego paliwa . Możliwość odliczenia 50% podatku VAT pojawi się dopiero 1 lipca 2015 roku . Obecnie wartość brutto faktur za paliwo powinien ująć Pan w księdze przychodów i rozchodów (KPiR) w kol. 13 - pozostałe wydatki. 1 kwietnia 2014 roku weszły w życie zmiany w ustawie o VAT, interesujące z punktu widzenia przedsiębiorcy, który w swojej działalności wykorzystuje samochody. Modyfikacje te podzieliły pojazdy na trzy grupy: ze 100% odliczeniem VAT bez konieczności udowadniania, że auto wykorzystywane jest wyłącznie na rzecz prowadzonej działalności (decydujące są odpowiednie parametry), ze 100% odliczeniem VAT wymagającym udowodnienia, że samochód nie może zostać wykorzystany poza działalnością, z 50% odliczeniem zakładającym, że samochód może być wykorzystywany do celów innych niż działalność. Trzecie rozwiązanie nie wymaga od podatnika żadnych dodatkowych aktywności związanych z prowadzeniem ewidencji przebiegu pojazdu dla celów VAT lub zgłoszeniem w urzędzie skarbowym. Warto pamiętać, że co do zasady pozostałe 50% nieodliczonego VAT będzie stanowiło koszt uzyskania przychodu w podatku dochodowym. A więc nie będzie pomniejszało podatku należnego VAT, ale zmniejszy zobowiązanie z tytułu PIT. Zgodnie bowiem z art. 23 ust. 1 pkt 43 lit. a kosztem uzyskania przychodów może być: “podatek naliczony (...) - w tej części, w której zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy podatku od towarów i usług - jeżeli naliczony podatek od towarów i usług nie powiększa wartości środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej”.

Zorientowałem się, że jedna z faktur za paliwo, którą otrzymałem, nie ma wpisanego numeru rejestracyjnego samochodu. Co mam zrobić w takiej sytuacji?

Zgodnie z przepisami, które obowiązują od stycznia 2013 roku, nie ma już obowiązku wpisywania numeru rejestracyjnego samochodu na fakturach potwierdzających zakup paliwa. Takie regulacje znalazły swoje odzwierciedlenie także w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia KPiR, gdzie wykreślono zapis stanowiący o obowiązku wpisywania numeru rejestracyjnego na fakturach dotyczących zakupu paliwa do prywatnych pojazdów, używanych w celach firmowych. Brak numeru rejestracyjnego samochodu przedsiębiorcy na fakturze poświadczającej zakup paliwa nie dyskwalifikuje jej jako dowodu księgowego. Podatnik może ręcznie dopisać numer rejestracyjny. Trzeba także pamiętać, że korzystając z samochodu prywatnego do celów firmowych, należy prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu. Stanowi ona podstawę księgowania kosztów, które są związane z wykorzystywaniem tego pojazdu w działalności gospodarczej. Dodatkowo do prowadzonej ewidencji należy dołączyć faktury dokumentujące koszty eksploatacji samochodu.

Dokonałem wewnątrzwspólnotowego zakupu towaru, na który posiadam fakturę. W jaki sposób mogę odliczyć od niego VAT?

W przypadku WNT (wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów) obowiązek podatkowy powstaje wraz z chwilą wystawienia faktury przez podatnika od wartości dodanej. Jednak nie później niż 15 dnia miesiąca, następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru będącego przedmiotem WNT na terytorium jednego z państw członkowskich (o czym świadczy art. 20 ust 5 ustawy o VAT). W przypadku czynnych podatników VAT kwota podatku naliczonego jest równa kwocie podatku należnego z tytułu wewnętrzwspólnotowego nabycia towarów . Dokonując wewnątrzwspólnotwego nabycia towarów , należy pamiętać, że podatek VAT naliczony należy wykazać w tym samym okresie, co podatek VAT należny. Jednak ma to zastosowanie w przypadku, kiedy faktura została dostarczona podatnikowi w ciągu 3 miesięcy od upływu miesiąca, w którym powstał obowiązek podatkowy co do zakupionych towarów. W przypadku nieotrzymania faktury w kolejnych 3 miesiącach (począwszy od końca miesiąca, w którym rozpoczął się obowiązek podatkowy) przedsiębiorca będzie musiał dokonać korekty podatku VAT naliczonego za okres, w którym upłyną właściwy termin rozliczenia WNT ( wewnątrzwspólnotwego nabycia towarów ).

Strona 28 - Zdaniem eksperta

Zdaniem eksperta

Artykuły

Wzory