Zaprosiłem klientów na poczęstunek do restauracji. Otrzymałem fakturę VAT za tę usługę. Jak należy zaksięgować taki wydatek?

W przypadku tego typu wydatków należy być ostrożnym - jeżeli spełniają one przesłanki pozwalające uznać je za koszty reprezentacji , wówczas nie mogą zostać uznane za koszt uzyskania przychodu. W tym temacie polecam zapoznanie się z artykułem: Czy wiesz, że obiad z kontrahentem jednak jest kosztem? Proszę również zwrócić uwagę na fakt, iż od usług gastronomicznych nie przysługuje prawo do odliczenia VAT . Jeżeli więc wydatek zostanie uznany za koszt podatkowy, to ma Pan prawo zewidencjonować kwotę brutto z takiej faktury.

Prowadzę działalność polegającą na wynajmie mieszkań. Od każdego najemcy pobieram kaucję, którą zatrzymuję, jeśli w mieszkaniu zostaną wyrządzone jakieś szkody. Czy pobrana kaucja jest moim przychodem? W jaki sposób mogę ją zaksięgować?

Waldemar, Radom Kaucja od najemcy ma charakter zwrotny, więc nie może stanowić przychodu, zanim nie zostanie rzeczywiście zatrzymana z powodu złamania określonych postanowień umowy najmu. Gdy stwierdzi Pan takie naruszenie i zatrzyma kaucję pobraną od wynajmującego w części lub w całej wysokości, wówczas będzie stanowić ona Pana przychód , który należy opodatkować podatkiem dochodowym . Zatrzymaną kwotę trzeba zaksięgować w kolumnie 8 KPiR - pozostałe przychody . Proszę pamiętać, że zatrzymana kaucja jest odszkodowaniem , a nie obrotem wynikającym ze sprzedaży ani zaliczką czy zadatkiem, dlatego nie jest opodatkowana VAT i nie wystawia się do niej faktury. Właściwym udokumentowaniem zdarzenia jest tutaj wystawienie noty księgowej . Taki dokument może być przekazany najemcy jako potwierdzenie zatrzymania kaucji.

Prowadzę działalność gospodarczą w zakresie świadczenia usług budowlanych. Mam wątpliwość w kwestii zastosowania odpowiedniej stawki podatku VAT przy remoncie biura znajdującego się w domu jednorodzinnym. Czy powinienem zastosować stawkę obniżoną - 8%, czy standardową 23% VAT?

Co do zasady obniżoną stawkę VAT - w wysokości 8% - wykonujący usługę ma prawo zastosować w przypadku remontu obiektów budowlanych objętych społecznym programem mieszkaniowym . W tej kwestii ważne jest, czy uległo zmianie przeznaczenie pomieszczenia na lokal użytkowy. Jeżeli tak, to jako wykonawca usługi remontowej nie może Pan zastosować stawki 8% VAT - tylko stawkę 23%. Stawka preferencyjna w tym przypadku będzie zasadna, jeżeli remontowane pomieszczenie w dalszym ciągu stanowi lokal mieszkaniowy.

Jestem właścicielem galerii obrazów online, w której artyści wystawiają swoje dzieła. Za usługi pośrednictwa pobieram prowizję, która stanowi mój przychód. Z drugiej strony sam jestem artystą i chciałbym oferować swoje obrazy w mojej galerii. Czy jeśli przyjmę prowizję w wysokości 0% dla swoich obrazów, to przychód galerii z tego tytułu będzie równy zero i nie będzie konieczności zapłaty podatku? Czy ujęcie takiej sprzedaży jako przychodu galerii jest właściwe, czy może jest to mój przychód, z którego muszę się rozliczyć? Dodam, że jako przedmiot działalności w CEIDG-1 mam wpisaną m.in. właśnie sprzedaż obrazów.

Jeśli sprzedaż obrazów stanowi jeden z przedmiotów Pana działalności, przychód z tego tytułu - czyli konkretnie sprzedaży wykonanego przez Pana obrazu - powinien Pan rozliczyć jako przychód z działalności gospodarczej . W tym przypadku nie rozlicza się przychodu na podstawie prowizji. Proszę pamiętać, że w przypadku wysyłkowej sprzedaży towaru przez internet na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej zwolnienie z kasy fiskalnej jest możliwe, jeśli jest to sprzedaż bezgotówkowa. Zapłata musi trafić na Pana rachunek bankowy, a Pan powinien prowadzić ewidencję sprzedaży , która umożliwia identyfikację płatności, sprzedawanego towaru oraz nabywcy. Taką ewidencją może być wyciąg bankowy. Jeśli te warunki nie zostaną spełnione, może Pan skorzystać ze zwolnienia podmiotowego do limitu 20 tysięcy złotych obrotu, przy którym należy prowadzić ewidencję sprzedaży bezrachunkowej . Więcej na jej temat przeczyta Pan w artykule: Ewidencja sprzedaży bezrachunkowej - zasady prowadzenia. Uwaga! Jeśli nabywcą towarów i usług jest firma , konieczne będzie udokumentowanie tej transakcji fakturą .

Zajmuję się podnajmem mieszkań i muszę zatrzymać od jednego z lokatorów część kaucji z uwagi na zerwanie przez niego umowy. Zawarliśmy między sobą umowę ustną, że jeżeli nie znajdę nikogo na jego miejsce do określonej daty, to nie oddam mu zapłaconej przez niego kaucji (400 zł). Jak zaksięgować zatrzymaną kaucję w KPiR?

Zatrzymana kaucja stanowi w takim wypadku odszkodowanie , które należy zaliczyć do przychodów i opodatkować podatkiem dochodowym. Otrzymaną kwotę należy ująć w KPiR na dzień, w którym nastąpi jej przekwalifikowanie. Podstawę księgowania będzie stanowiło potwierdzenie otrzymania zapłaty wraz z adnotacją na temat przyczyny i daty zdarzenia decydującego o zatrzymaniu kaucji .

Wystawiam sporo faktur sprzedaży w miesiącu. Chciałbym się dowiedzieć, czy istnieje możliwość zaksięgowania przychodu w KPiR zbiorczo, np. na zakończenie miesiąca , tak aby nie trzeba było wprowadzać każdej faktury sprzedaży z osobna?

Jeśli chodzi o faktury sprzedaży , to co do zasady podstawowym obowiązkiem podatnika jest ujmowanie ich w księdze przychodów i rozchodów oddzielnie, jako dokumentów oddających rzeczywiste transakcje. Jednocześnie rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów z 26 sierpnia 2003 r. wskazuje, że podatnik wystawiający dziennie wiele faktur ma możliwość ujęcia ich w KPiR zbiorczo na zakończenie dnia . W tym celu jest on zobowiązany do prowadzenia dziennego zestawienia faktur . Powinny się w nim znaleźć przynajmniej takie dane jak: data, numer kolejny zestawienia, numery od-do faktur objętych zestawieniem, suma zbiorcza faktur, podpis podatnika lub innej osoby, która sporządziła zestawienie. Zatem, rzeczywiście istnieje możliwość księgowania przychodu zbiorczo , nie na podstawie poszczególnych faktur. Natomiast w takiej sytuacji konieczne jest prowadzenie specjalnej ewidencji poza KPiR oraz podsumowanie przychodu na zakończenie każdego dnia .

Mam samochód osobowy zarejestrowany na firmę, który jest użytkowany również prywatnie. Auto jest wprowadzone do ewidencji środków trwałych. Czy mogę odliczać 50% VAT przy rozliczaniu paliwa?

Jeżeli mamy do czynienia z samochodem osobowym zarejestrowanym na firmę, ale użytkowanym również w celach prywatnych, to obecnie nie ma Pan możliwości odliczenia VAT od zakupionego paliwa . Możliwość odliczenia 50% podatku VAT pojawi się dopiero 1 lipca 2015 roku . Obecnie wartość brutto faktur za paliwo powinien ująć Pan w księdze przychodów i rozchodów (KPiR) w kol. 13 - pozostałe wydatki. 1 kwietnia 2014 roku weszły w życie zmiany w ustawie o VAT, interesujące z punktu widzenia przedsiębiorcy, który w swojej działalności wykorzystuje samochody. Modyfikacje te podzieliły pojazdy na trzy grupy: ze 100% odliczeniem VAT bez konieczności udowadniania, że auto wykorzystywane jest wyłącznie na rzecz prowadzonej działalności (decydujące są odpowiednie parametry), ze 100% odliczeniem VAT wymagającym udowodnienia, że samochód nie może zostać wykorzystany poza działalnością, z 50% odliczeniem zakładającym, że samochód może być wykorzystywany do celów innych niż działalność. Trzecie rozwiązanie nie wymaga od podatnika żadnych dodatkowych aktywności związanych z prowadzeniem ewidencji przebiegu pojazdu dla celów VAT lub zgłoszeniem w urzędzie skarbowym. Warto pamiętać, że co do zasady pozostałe 50% nieodliczonego VAT będzie stanowiło koszt uzyskania przychodu w podatku dochodowym. A więc nie będzie pomniejszało podatku należnego VAT, ale zmniejszy zobowiązanie z tytułu PIT. Zgodnie bowiem z art. 23 ust. 1 pkt 43 lit. a kosztem uzyskania przychodów może być: “podatek naliczony (...) - w tej części, w której zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy podatku od towarów i usług - jeżeli naliczony podatek od towarów i usług nie powiększa wartości środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej”.

Zorientowałem się, że jedna z faktur za paliwo, którą otrzymałem, nie ma wpisanego numeru rejestracyjnego samochodu. Co mam zrobić w takiej sytuacji?

Zgodnie z przepisami, które obowiązują od stycznia 2013 roku, nie ma już obowiązku wpisywania numeru rejestracyjnego samochodu na fakturach potwierdzających zakup paliwa. Takie regulacje znalazły swoje odzwierciedlenie także w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia KPiR, gdzie wykreślono zapis stanowiący o obowiązku wpisywania numeru rejestracyjnego na fakturach dotyczących zakupu paliwa do prywatnych pojazdów, używanych w celach firmowych. Brak numeru rejestracyjnego samochodu przedsiębiorcy na fakturze poświadczającej zakup paliwa nie dyskwalifikuje jej jako dowodu księgowego. Podatnik może ręcznie dopisać numer rejestracyjny. Trzeba także pamiętać, że korzystając z samochodu prywatnego do celów firmowych, należy prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu. Stanowi ona podstawę księgowania kosztów, które są związane z wykorzystywaniem tego pojazdu w działalności gospodarczej. Dodatkowo do prowadzonej ewidencji należy dołączyć faktury dokumentujące koszty eksploatacji samochodu.

Dokonałem wewnątrzwspólnotowego zakupu towaru, na który posiadam fakturę. W jaki sposób mogę odliczyć od niego VAT?

W przypadku WNT (wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów) obowiązek podatkowy powstaje wraz z chwilą wystawienia faktury przez podatnika od wartości dodanej. Jednak nie później niż 15 dnia miesiąca, następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru będącego przedmiotem WNT na terytorium jednego z państw członkowskich (o czym świadczy art. 20 ust 5 ustawy o VAT). W przypadku czynnych podatników VAT kwota podatku naliczonego jest równa kwocie podatku należnego z tytułu wewnętrzwspólnotowego nabycia towarów . Dokonując wewnątrzwspólnotwego nabycia towarów , należy pamiętać, że podatek VAT naliczony należy wykazać w tym samym okresie, co podatek VAT należny. Jednak ma to zastosowanie w przypadku, kiedy faktura została dostarczona podatnikowi w ciągu 3 miesięcy od upływu miesiąca, w którym powstał obowiązek podatkowy co do zakupionych towarów. W przypadku nieotrzymania faktury w kolejnych 3 miesiącach (począwszy od końca miesiąca, w którym rozpoczął się obowiązek podatkowy) przedsiębiorca będzie musiał dokonać korekty podatku VAT naliczonego za okres, w którym upłyną właściwy termin rozliczenia WNT ( wewnątrzwspólnotwego nabycia towarów ).

Zakupiłem za granicą samochód na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej, a dokładnie w Niemczech. Miałem obowiązek opłaty podatku VAT na podstawie formularza VAT-23. W jaki sposób rozliczyć zakup w kosztach? Czy cenę zakupu należy powiększyć o zapłaconą akcyzę i opłatę recyklingową?

W takim przypadku zakup samochodu stanowi wewnątrzwspólnotowe nabycie towaru , a pojazd należy wprowadzić do ewidencji środków trwałych na podstawie otrzymanej faktury. Wartość początkową pojazdu należy ustalić jako wartość netto zakupu - powiększoną o wszelkie opłaty poniesione przed wprowadzeniem samochodu do ewidencji, konieczne do przystosowania pojazdu do użytkowania (np. rejestracja, akcyza, opłata recyklingowa). Wówczas do kosztów uzyskania przychodów będzie trafiać miesięczna amortyzacja zgodnie z przyjętą metodą amortyzacji Z uwagi na fakt, iż z tytułu WNT to Pan jest zobowiązany do rozliczenia podatku VAT, należy wykazać podatek należny w rejestrze sprzedaży. Jeżeli ma Pan prawo do odliczenia według przepisów obowiązujących od 1 kwietnia 2014, wówczas odpowiednią kwotę podatku należy wpisać również do rejestru zakupu VAT. Co istotne, po zakończeniu okresu rozliczeniowego konieczne będzie złożenie informacji podsumowującej VAT-UE wykazującej wartość transakcji wewnątrzwspólnotowej.

Prowadzę sklep internetowy, który rozwijam o część informacyjną związaną z branżą, w której działam. W tym celu zakupiłem prawa do kliku zdjęć od firmy iStockphoto z Kanady. Jestem podatnikiem VAT, jak mam rozliczyć taki zakup pod względem VAT-u?

Zakup grafik z iStockphoto z Kanady stanowi import usług , co oznacza konieczność naliczenia podatku VAT. Ponieważ jest Pan czynnym podatkiem VAT, a zakup jak zakładam ma związek z działalnością opodatkowaną - transakcja ta będzie neutralna pod względem VAT. Zapewne faktura za zakup grafik z iStockphoto została wystawiona w walucie obcej, stąd w pierwszej kolejności należy dokonać jej przeliczenia na PLN. Należy w tym celu przyjąć średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień powstania obowiązku podatkowego (a więc dokonania zapłaty lub udostępnienia zdjęć - w zależności co nastąpiło jako pierwsze). Następnie należy wyliczyć kwotę podatku VAT wg stawki 23%. Wyliczone wartości netto oraz VAT należy ująć w deklaracji VAT zarówno po stronie sprzedaży (pola 27 i 28), jak i zakupu (pola 41 i 42).

Zamierzam kupić do firmy fabrycznie nowy samochód ciężarowy, czy w związku z tym opłata rejestracyjna będzie zwiększała jego wartość początkową?

W kwestii zwiększenia wartości początkowej pojazdu o opłaty rejestracyjne organy podatkowe reprezentują różnorodne stanowiska. W przypadku nowych pojazdów, co do zasady rejestracja pojazdu jest jednym z warunków, które należy spełnić, by pojazd został dopuszczony do ruchu drogowego i tym samym uznany za kompletny i zdatny do użytku. Pierwsza opłata rejestracyjna nowego samochodu będzie zwiększała wartość początkową samochodu. Co ważne, pojazd należy wprowadzić do ewidencji środków trwałych dopiero po jej uiszczeniu.

Z pewnych przyczyn wysłałem deklarację VAT 7 z jednodniowym opóźnieniem. Co powinienem zrobić w takim wypadku?

Jednodniowe opóźnienie w wysyłce deklaracji nie wymaga podjęcia przez Pana żadnych specjalnych działań. By ponieść konsekwencje niedotrzymania ustawowego terminu urząd skarbowy musiałby udowodnić, że Pańskie działanie było celowe. Poza tym pod uwagę brana jest częstotliwość występowania takich sytuacji. Rada dla podatnika jest taka, by skontaktował się ze swoim opiekunem w urzędzie skarbowym od VAT i wyjaśnił tę sytuację. Ponadto można przygotować pismo wyjaśniające i powołać się na instytucję czynnego żalu.

Czy powstanie przychód z tytułu nieodpłatnego i okazjonalnego korzystania z magazynu? Jest on własnością osoby prowadzącej działalność gospodarczą - czy ta osoba wykazuje VAT?

Przychód z tytułu używania nieodpłatnie użyczonej rzeczy powstaje w momencie otrzymania nieodpłatnego świadczenia. Przychód taki księguje się w kolumnie 8 KPiR jako pozostałe przychody. Przychód z tytułu podatku dochodowego z nieodpłatnego użyczenia powstaje jedynie po stronie używającego (co ważne, możliwe jest, że przychód taki będzie zwolniony z opodatkowania, ale tylko w w przypadku, gdy użyczenie odbywałoby się pomiędzy określonymi grupami podatkowymi). Jeżeli chodzi natomiast o stronę użyczającą i kwestię podatku VAT, to w niektórych przypadkach po stronie użyczającego może powstać obowiązek odprowadzenia podatku VAT. Ma to związek z zakupem nieruchomości, a dokładnie tym, czy przysługiwało odliczenie VAT, czy też nie.

Czy do kosztów uzyskania przychodu mogę zaliczyć naprawę laptopa, który służy mi do pracy przy sprzedaży internetowej? Prowadzę działalność jednoosobową, a laptop był zakupiony parę miesięcy przed otwarciem firmy.

Jeżeli wspomniany laptop jest wykorzystywany do celów działalności gospodarczej, a jego naprawa spełnia kryteria pozwalające na uznanie wydatku za koszt uzyskania przychodu (związany z przychodem lub jego źródłem oraz odpowiednio udokumentowany), wówczas może Pan zaliczyć takie zdarzenie do kosztów podatkowych . Proszę jednak pamiętać, iż to na Panu, jako podatniku ciąży obowiązek udowodnienia, iż dany wydatek został poniesiony w związku z prowadzoną działalnością.

Strona 28 - Zdaniem eksperta

Zdaniem eksperta

Artykuły

Wzory