Co zrobić, gdy ZUS odmawia zaświadczenia o stażu?

Z początkiem 2026 roku weszły w życie kluczowe zmiany w przepisach, które pozwalają na uwzględnienie nowych okresów w stażu pracy. Aby jednak w pełni skorzystać z tych uprawnień, niezbędne jest zaświadczenie o stażu wydane przez ZUS. Czy wiesz, jak postąpić w sytuacji, gdy ZUS odmawia zaświadczenia o stażu? W naszym artykule wyjaśniamy procedurę postępowania w przypadku takiej odmowy.

Zaświadczenie o stażu – podstawa prawna i najważniejsze informacje

Możliwość udokumentowania innych niż pracownicze okresów zatrudnienia przewidziano w przepisach Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy, zwanej dalej „kp”.

Zgodnie z art. 302(1) § 1 kp do okresu zatrudnienia wlicza się okresy prowadzenia przez osobę fizyczną pozarolniczej działalności, o której mowa w art. 8 ust. 6 Ustawy z dnia 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych (sus), oraz okresy pozostawania osobą współpracującą z osobą fizyczną prowadzącą tę działalność, za które zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe.

Ponadto do okresu zatrudnienia wlicza się:

• okres zawieszenia działalności gospodarczej przez osobę prowadzącą pozarolniczą działalność gospodarczą, o której mowa w art. 8 ust. 6 pkt 1 sus, w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem, za który zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe;
• okres sprawowania przez osobę współpracującą osobistej opieki nad dzieckiem, za który zostały opłacone składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe;
• okres pozostawania osobą współpracującą z osobą fizyczną, wskazaną w art. 18 ust. 1 Ustawy z dnia 6 marca 2018 roku – Prawo przedsiębiorców, która nie podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym przez okres 6 miesięcy od dnia podjęcia działalności gospodarczej, za który to okres zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe.

Do okresu zatrudnienia wlicza się także okresy:

• wykonywania przez osobę fizyczną umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego stosuje się przepisy dotyczące zlecenia;
• wykonywania przez osobę fizyczną umowy agencyjnej;
• pozostawania przez osobę fizyczną osobą współpracującą z osobą, o której mowa w pkt 1 lub 2;
• pozostawania przez osobę fizyczną członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej;
• pozostawania przez osobę fizyczną członkiem spółdzielni kółek rolniczych

– w których ta osoba fizyczna podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym.

Okresy wskazane w powyższym wyliczeniu potwierdza zaświadczenie wydane przez ZUS o podleganiu ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym.

Do okresu zatrudnienia wlicza się również okres, o którym mowa w art. 18 ust. 1 ustawy Prawo przedsiębiorców, w którym osoba fizyczna podejmująca działalność gospodarczą nie podlega ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Okres ten potwierdza zaświadczenie wydane przez ZUS o zgłoszeniu do ubezpieczenia zdrowotnego.

Uprawnienia pracownicze wynikające z wliczenia dodatkowych okresów pracy do okresu zatrudnienia przysługują od dnia nabycia prawa do tych uprawnień, ale nie wcześniej niż od:

• 1 stycznia 2026 roku – w przypadku pracownika zatrudnionego u pracodawcy będącego jednostką sektora finansów publicznych w rozumieniu Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych, albo
• 1 maja 2026 roku – w odniesieniu do pracownika zatrudnionego u pracodawcy niebędącego jednostką sektora finansów publicznych w rozumieniu ustawy o finansach publicznych.

Wniosek o wydanie zaświadczenia o stażu

Stosownie do treści art. 302(2) kp wniosek o wydanie zaświadczenia przez ZUS składa osoba fizyczna, której okresy będą podlegały zaliczeniu do okresu zatrudnienia, w postaci elektronicznej za pomocą profilu informacyjnego utworzonego w systemie teleinformatycznym udostępnionym przez ZUS.

Jak więc wynika z powyższego, wniosek o wydanie zaświadczenia można wysłać jedynie drogą elektroniczną.

W przypadku gdy okres ubezpieczenia, za który dana osoba zamierza uzyskać zaświadczenie, rozpoczął się przed 1 stycznia 1999 roku i trwał po tej dacie, należy złożyć dwa odrębne wnioski, czyli:

• US-7 – za okres ubezpieczenia przypadający przed 1 stycznia 1999 roku,
• USP – za okres ubezpieczenia od 1 stycznia 1999 roku.

Odmowa wydania zaświadczenia o stażu – najczęściej występujące przyczyny

W razie złożenia wniosku o zaświadczenie o stażu ZUS może odmówić wydania tego dokumentu.

Do najczęściej występujących przyczyn stanowiących podstawę odmowy należą m.in.:

• wskazanie przez wnioskodawcę okresów wykonywania umowy zlecenia przed ukończeniem 26. roku życia w okresie posiadania statusu ucznia lub studenta, co oznaczało brak podlegania ubezpieczeniom;
• błędy w dokumentacji zgłoszeniowej i rozliczeniowej;
• brak posiadania przez ZUS dokumentacji zgłoszeniowej i rozliczeniowej;
• nakładanie się okresów ubezpieczeniowych.

Przykład 1.

ZUS odmówił wydania zaświadczenia o stażu osobie, która wnioskowała o uznanie okresu ubezpieczenia z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej. Równolegle w czasie prowadzenia tej działalności wspomniana osoba była zatrudniona na umowę o pracę. W takim przypadku doszło do nałożenia się okresów ubezpieczenia. W decyzji o odmowie ZUS wykaże jeden tytuł ubezpieczenia.

Jak postąpić, gdy ZUS odmawia wydania zaświadczenia o stażu?

Jeżeli ZUS odmówił wydania zaświadczenia o stażu, osoba ubiegająca się o ten dokument może złożyć wniosek o postępowanie wyjaśniające. Takie działanie będzie uzasadnione wtedy, gdy wnioskodawca ma dokumentację potwierdzającą prowadzenie działalności lub wykonywania innej pracy. W jaki sposób złożyć wniosek o postępowanie wyjaśniające?

Przykład 2.

Pracownik złożył wniosek do ZUS-u w sprawie zaświadczenia o stażu. Zakład odmówił jednak wydania zaświadczenia z powodu braków w dokumentacji. Wnioskodawca skierował wniosek o postępowanie wyjaśniające, do którego załączył rachunki potwierdzające wypłaty od zleceniodawcy za okres objęty wnioskiem w sprawie zaświadczenia o stażu – uprzednio nieuwzględniony przez ZUS. Wniosek o postępowanie wyjaśniające można złożyć w formie elektronicznej na formularzu ZUS POG lub listownie. Zainteresowana osoba może również osobiście przedłożyć taki wniosek – w wybranej jednostce Zakładu.

Dokumentami, jakie mogą być złożone przez osobę wnioskującą o postępowanie wyjaśniające, są m.in.:

• umowy cywilnoprawne uwzględniane przez ZUS (zlecenie, umowa agencyjna);
• potwierdzenia płatności i rachunki wystawione przez podmiot zatrudniający;
• zaświadczenia o realizacji określonych zadań wydane przez podmiot zatrudniający;
• inna dokumentacja potwierdzająca wykonywanie danej umowy.

Co zrobić, gdy ZUS odmawia zaświadczenia o stażu? Podsumowanie

Obecnie pracownicy mogą złożyć pracodawcy zaświadczenie z ZUS-u, na podstawie którego można uzupełnić staż pracy o dodatkowe okresy ubezpieczenia. W pewnych przypadkach ZUS może odmówić wydania takiego zaświadczenia, np. z powodu braku dokumentacji zgłoszeniowej i rozliczeniowej lub nakładania się okresów ubezpieczeniowych. W takiej sytuacji osoba ubiegająca się o ten dokument może złożyć w Zakładzie wniosek o postępowanie wyjaśniające wraz z załącznikami potwierdzającymi określone okresy wykonywania pracy lub działalności.