Zakupiłem z Chin towar handlowy. Czy mogę go zaksięgować w KPiR na dowód wewnętrzny, dokumentując zakup potwierdzeniem przelewu lub transakcji e-Bay? Dodam tylko, że nie posiadam faktury dokumentującej ten wydatek.

Aby ująć koszt w KPiR niezbędne jest posiadanie dowodu zakupu - w tym przypadku faktury. Może się Pan zwrócić do dostawcy z Chin o przesłanie dokumentu w formie elektronicznej. Nie ma możliwości ujęcia kosztu w KPiR poprzez dowód wewnętrzny na podstawie potwierdzenia przelewu bądź transakcji e-Bay. Zgodnie z rozporządzeniem MF w sprawie prowadzenia KPiR, podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są faktury, faktury VAT RR, rachunki, dokumenty celne, dokumenty określające zmniejszenie lub zwiększenie kosztów oraz pod pewnymi warunkami: dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem, noty księgowe, dowody przesunięć czy dowody opłat pocztowych i bankowych. W § 14 w/w rozporządzenia znajduje się wykaz wydatków, które mogą zostać udokumentowane w księdze dowodem wewnętrznym i są to m.in: zakupy, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt, wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika, zakupy w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych, koszty diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących, wydatki związane z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele, opłaty sądowe i notarialne, wydatki związane z parkowaniem samochodu w sytuacji, gdy są one poparte dokumentami niezawierającymi danych, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2; podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu. W przypadku importu towarów handlowych nie można zatem posłużyć się dowodem wewnętrznym. Podstawą do ujęcia kosztu w KPiR powinna być faktura.

Aktualnie moja działalność gospodarcza zarejestrowana jest w Warszawie. Jednak mój główny klient ma siedzibę w miejscowości oddalonej o ok. 300 km. W związku z tym - chociażby ze względów ekonomicznych - chciałbym przenieść się do tej właśnie miejscowości. Czy w takiej sytuacji będę mógł zaliczyć do kosztów wydatki związane z najmem mieszkania, które będzie służyło mi zarówno do celów mieszkaniowych, jak i do prowadzenia działalności?

W kosztach podatkowych może ujmować Pan te wydatki, które spełniają wymogi art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, z której wynika, że kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Jeżeli wynajęte mieszkanie będzie służyło prowadzonej działalności gospodarczej oraz będzie pan dysponował dowodami świadczącymi o tym, że działalność faktycznie prowadzona jest w innej miejscowości, wówczas co do zasady czynsz za najem będzie mógł Pan ująć w kosztach firmowych. Przy czym proszę pamiętać, że w sytuacji gdy mieszkanie będzie wykorzystywane zarówno do celów firmowych, jak i prywatnych, wówczas nie będzie można w kosztach ująć wydatków na czynsz w pełnej wysokości. Konieczny będzie podział proporcjonalny.

Czy wydatki związane z używaniem dla potrzeb prowadzonej działalności samochodu osobowego, takie jak: przegląd techniczny, badanie zbieżności, przegląd klimatyzacji, wymiana filtrów oleju, które dotyczą samochodów niestanowiących środków trwałych można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu?

Jeżeli w działalności użytkowany jest prywatny samochód, koszty paliwa oraz wydatki związane z jego bieżącym użytkowaniem jak właśnie przegląd techniczny, wymiana oleju, wymiana filtrów, badanie zbieżności itp. mogą stanowić koszt podatkowy, ale tylko i wyłącznie w limicie wynikającym z prowadzonej kilometrówki - ewidencji przebiegu pojazdów. Wynika on z liczby przejechanych w celach działalności kilometrów oraz stawki za 1 km wynikającej z przepisów (obecnie dla samochodów powyżej 900 cm³ stawka za 1 km wynosi 0,8358 zł).

Wystawiłam kontrahentowi fakturę za wykonaną usługę. Okazuje się jednak, że w tym miesiącu nie będzie on mógł opłacić tej faktury, będzie to możliwe dopiero w miesiącu przyszłym. W związku z tym chciałabym usunąć fakturę z tego miesiąca, a zaksięgować ją w następnym. Czy mogę tak zrobić?

Faktura, dokumentująca zdarzenie gospodarcze, które rzeczywiście doszło do skutku, oraz przekazana już kontrahentowi, nie może zostać przeniesiona na następny miesiąc. Co do zasady, obowiązek podatkowy w podatku dochodowym powstaje z chwilą zakończenia dostawy towarów albo wykonania usługi bądź też z dniem wystawienia faktury, która powinna zostać wystawiona do 7 dni po zdarzeniu gospodarczym. Nie ma tu natomiast znaczenia, czy płatność została rzeczywiście zrealizowana. Natomiast, jeśli kontrahent nie zapłaci należności w terminie, można starać się o skorygowanie zapłaconego podatku VAT w ramach ulgi na złe długi oraz odzyskanie zapłaconego podatku dochodowego.

W mojej firmie wykorzystuję prywatny samochód osobowy, który rozliczam w ramach kilometrówki. W tym miesiącu będę musiała przeprowadzić w nim dość poważny remont i zakupić części na stosunkowo dużą sumę. Jednak wiem, że do kosztów firmy mogę zaliczyć te wydatki tylko w takiej wartości, w jakiej pozwala na to limit. Czy mogę koszty części do samochodu rozłożyć na jakieś raty i rozliczyć je w ciągu kilku miesięcy rozliczania kilometrówki, tak żeby nie przepadły?

Wydatki w ramach kilometrówki są rozliczane narastająco w ciągu całego roku podatkowego. Oznacza to, że jeśli w danym miesiącu wystąpi nadwyżka poniesionych kosztów nad limitem, to zostanie ona rozliczona w miesiącu następnym, w ramach kolejnego limitu. Jeśli nadal koszty będą wyższe niż jest to możliwe do zaliczenia, przeniesione zostaną do okresu kolejnego. Analogicznie postępuje się także w drugą stronę - jeśli to limit jest wyższy, niż poniesione w danym miesiącu wydatki na samochód, to nadwyżka ta zostanie przeniesiona na miesiące kolejne. Podsumowanie kilometrówki następuje dopiero na zakończenie roku podatkowego.

Wystawiłem kontrahentowi fakturę i wysłałem mu ją drogą e-mailową, w formacie PDF. Potem jednak kontrahent zwrócił mi towary, faktury natomiast jeszcze nie zaksięgował, w związku z czym zaproponował, abym ją anulował. Czy mogę rzeczywiście anulować taki dokument?

Anulowanie faktury może nastąpić wyłącznie wtedy, gdy nie została ona jeszcze przesłana do kontrahenta. W takiej sytuacji podatnik powinien posiadać oryginał i kopię dokumentu, który wraz z odpowiednią adnotacją powinien trafić do dokumentacji firmy. Natomiast w tym przypadku podatnik nie ma pewności, czy przesłana w formacie PDF faktura nie zostanie przez kontrahenta zaksięgowana. Dlatego też należałoby skorzystać z korekty - skorygować wystawiony dokument do zera. Należy także pamiętać, że w przypadku faktur korygujących niezbędne jest uzyskanie akceptacji kontrahenta.

Planuję zakup auta firmowego z homologacją ciężarową (tzw. samochód z kratką). Rozumiem, że w przypadku homologacji przysługuje mi odliczenie 23% VAT od zakupu oraz od późniejszych kosztów związanych z paliwem? Czy mogę go amortyzować jednorazowo?

Należy pamiętać, iż sama homologacja jest niewystarczająca do uznania samochodu za inny niż osobowy. Podatnik powinien posiadać zaświadczenie z okręgowej stacji kontroli pojazdów oraz odpowiednią adnotację w dowodzie rejestracyjnym. W związku z tym, jeżeli zakupiony przez Pana samochód nie spełnia ww. warunków, należy traktować go jak samochód osobowy. Od 1 stycznia 2011 roku, poprzez zmiany w ustawie o VAT, wprowadzono ograniczenia w odliczaniu VAT od paliwa do samochodu wykorzystywanego w firmie. Najistotniejszą ze zmian jest odebranie prawa do odliczania podatku naliczonego przy nabywaniu paliwa do tzw. samochodów z kratką. W tej sytuacji z faktury dokumentującej zakup pojazdu może Pan odliczyć 60 proc. kwoty VAT wskazanej na fakturze zakupu, nie więcej jednak niż 6 000 zł. Pozostała część podatku VAT zwiększy wartość początkową pojazdu. Nie będzie miał Pan jednak prawa do odliczenia VAT z faktur dokumentujących nabycie paliwa do tego samochodu. Najpóźniej w miesiącu przekazania samochodu do używania powinien Pan taki samochód ująć w ewidencji środków trwałych oraz dokonywać odpisów amortyzacyjnych. Stawka amortyzacji dla samochodów osobowych to 20 proc. w skali roku. Może Pan również dokonać jednorazowej amortyzacji w ramach limitu 50 000 euro, ale tylko wówczas, gdy wartość początkowa samochodu osobowego nie przekracza 3 500 zł.

Czy w przypadku sprzedaży wysyłkowej z formą płatności “za pobraniem”, termin zapłaty podatku VAT jest taki sam jak w przypadku sprzedaży stacjonarnej? Kiedy należy ująć przychód w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów?

Rozliczenie podatku VAT w przypadku sprzedaży wysyłkowej za pobraniem zostało określone w ustawie o VAT jako szczególny przypadek. Należy odnieść się do zapisu art. 19 ust. 13 pkt. 6, który mówi, że obowiązek podatkowy powstaje dopiero z chwilą otrzymania zapłaty. Stąd też podatek VAT wykazywany jest do rozliczenia w dacie wpływu zapłaty, a nie z dniem wystawienia faktury. W przypadku podatku dochodowego nie mają tu zastosowania żadne szczególne unormowania. Przychód powstaje z dniem wydania rzeczy (lub wykonania usługi), nie później niż dzień wystawienia faktury albo uregulowania należności.

Świadczę usługi najmu i jestem czynnym podatnikiem VAT. Intryguje mnie kwestia powstania obowiązku podatkowego w VAT, gdyż do tej pory faktury sprzedażowe ujmowałem w rejestrze sprzedaży VAT w dacie jej wystawienia. Słyszałem, że nie jest to poprawne. Proszę o informację w jakim terminie mam ujmować VAT z tych faktur w rejestrze?

Dotychczasowy sposób ewidencjonowania podatku VAT z faktur dotyczących najmu był niepoprawny. Kwestie związane z powstaniem obowiązku podatkowego na gruncie podatku VAT przy usługach najmu reguluje art. 19 ust. 13 pkt 4 ustawy o podatku od towarów i usług: Obowiązek podatkowy powstaje w chwili otrzymania całości lub części zapłaty, nie później jednak niż z upływem terminu płatności określonego w umowie lub fakturze - z tytułu świadczenia na terytorium kraju usług najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze, a także usług ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia, usług w zakresie pośrednictwa ubezpieczeniowego oraz usług stałej obsługi prawnej i biurowej. Co ważne otrzymanie części zapłaty powoduje powstanie obowiązku podatkowego VAT w tejże części. Reasumując, podatek VAT z faktur najmu powinien ująć Pan w rejestrze sprzedaży VAT w dacie otrzymania płatności. W przypadku, gdy jest to cała należność, wówczas w rejestrze ewidencjonuje się całą wartość podatku VAT. Natomiast, gdy ma miejsce zapłata częściowa, należy w rejestrze ująć część podatku odpowiadającą otrzymanej kwocie.

Wypożyczam samochód osobowy do celów służbowych przeciętnie na kilka dni w miesiącu na dojazd do klientów - mam podpisaną stałą umowę na firmę. Czy w koszty mogę zaliczyć całą wartość faktury wystawionej za wypożyczenie samochodu do celów służbowych oraz koszt paliwa, czy też muszę prowadzić kilometrówkę?

W przypadku wynajętego samochodu osobowego, aby możliwe było zaliczenie wydatków z nim związanych do kosztów uzyskania przychodu konieczne jest prowadzenie kilometrówki. Jeżeli chodzi o czynsz za wynajem samochodu - sprawa jest niejednoznaczna. Część organów podatkowych twierdzi, iż powinien być on uwzględniany w ramach prowadzonej kilometrówki. Więcej na ten temat można znaleźć w artykule: Jak rozliczać czynsz za wynajem samochodu osobowego Co ważne, bez względu na przyjęty sposób rozliczania, od faktury za wynajem samochodu przysługuje Pani prawo do odliczenia 60% VAT naliczonego.

Strona 36 - Zdaniem eksperta

Q: Czy mogę dokonać zmiany serii numeracji faktur sprzedażowych począwszy od przyszłego miesiąca?

Nie ma regulacji prawnych, które zabraniałyby czy dopuszczały zmianę serii numeracji faktur w trakcie roku. W związku z tym ciężko jest jednoznacznie stwierdzić, czy takie zachowanie jest dopuszczalne. Decyzja w tej kwestii należy do Pana. Proszę pamiętać, że zgodnie z § 5 ust. 1 pkt. 2 rozporządzenia w sprawie faktur: "Faktura powinna zawierać kolejny numer, nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę."

Q: Czy otrzymując fakturę z Poczty Polskiej np. za znaczki pocztowe, gdzie opłaty są zwolnione z VAT, jestem zobowiązana do zapłaty od tej faktury podatku od towarów i usług do urzędu skarbowego?

Stawka "zw" obejmuje towary i usługi, które ustawowo są zwolnione z podatku VAT lub które świadczone są przez przedsiębiorstwa podlegające zwolnieniu podmiotowemu. W przypadku transakcji wspomnianych przez Panią, Poczta Polska dla dostawy znaczków stosuje właśnie stawkę “zw” - dostawa zwolniona z opodatkowania VAT. Sytuacja taka oznacza, że nie ma Pani prawa, jako nabywca, do odliczenia podatku VAT od tej transakcji. Również nie ciążą na Pani żadne dodatkowe obowiązki związane z tym zakupem.

Q: Prowadząc ostatnio negocjacje z kontrahentem zdecydowałem się na wyjście do restauracji. Czy wydatki na taki służbowy obiad mogę zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu?

Wydatki na służbowe wyjścia do restauracji są uznawane przez organy skarbowe za koszty reprezentacji. Natomiast zgodnie z przepisami koszt reprezentacji nie może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. Art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT: "Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych."

Zdaniem eksperta

Artykuły

Wzory