Zakupiłem z Chin towar handlowy. Czy mogę go zaksięgować w KPiR na dowód wewnętrzny, dokumentując zakup potwierdzeniem przelewu lub transakcji e-Bay? Dodam tylko, że nie posiadam faktury dokumentującej ten wydatek.

Aby ująć koszt w KPiR niezbędne jest posiadanie dowodu zakupu - w tym przypadku faktury. Może się Pan zwrócić do dostawcy z Chin o przesłanie dokumentu w formie elektronicznej. Nie ma możliwości ujęcia kosztu w KPiR poprzez dowód wewnętrzny na podstawie potwierdzenia przelewu bądź transakcji e-Bay. Zgodnie z rozporządzeniem MF w sprawie prowadzenia KPiR, podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są faktury, faktury VAT RR, rachunki, dokumenty celne, dokumenty określające zmniejszenie lub zwiększenie kosztów oraz pod pewnymi warunkami: dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem, noty księgowe, dowody przesunięć czy dowody opłat pocztowych i bankowych. W § 14 w/w rozporządzenia znajduje się wykaz wydatków, które mogą zostać udokumentowane w księdze dowodem wewnętrznym i są to m.in: zakupy, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt, wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika, zakupy w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych, koszty diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących, wydatki związane z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele, opłaty sądowe i notarialne, wydatki związane z parkowaniem samochodu w sytuacji, gdy są one poparte dokumentami niezawierającymi danych, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2; podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu. W przypadku importu towarów handlowych nie można zatem posłużyć się dowodem wewnętrznym. Podstawą do ujęcia kosztu w KPiR powinna być faktura.

Aktualnie moja działalność gospodarcza zarejestrowana jest w Warszawie. Jednak mój główny klient ma siedzibę w miejscowości oddalonej o ok. 300 km. W związku z tym - chociażby ze względów ekonomicznych - chciałbym przenieść się do tej właśnie miejscowości. Czy w takiej sytuacji będę mógł zaliczyć do kosztów wydatki związane z najmem mieszkania, które będzie służyło mi zarówno do celów mieszkaniowych, jak i do prowadzenia działalności?

W kosztach podatkowych może ujmować Pan te wydatki, które spełniają wymogi art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, z której wynika, że kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Jeżeli wynajęte mieszkanie będzie służyło prowadzonej działalności gospodarczej oraz będzie pan dysponował dowodami świadczącymi o tym, że działalność faktycznie prowadzona jest w innej miejscowości, wówczas co do zasady czynsz za najem będzie mógł Pan ująć w kosztach firmowych. Przy czym proszę pamiętać, że w sytuacji gdy mieszkanie będzie wykorzystywane zarówno do celów firmowych, jak i prywatnych, wówczas nie będzie można w kosztach ująć wydatków na czynsz w pełnej wysokości. Konieczny będzie podział proporcjonalny.

Czy wydatki związane z używaniem dla potrzeb prowadzonej działalności samochodu osobowego, takie jak: przegląd techniczny, badanie zbieżności, przegląd klimatyzacji, wymiana filtrów oleju, które dotyczą samochodów niestanowiących środków trwałych można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu?

Jeżeli w działalności użytkowany jest prywatny samochód, koszty paliwa oraz wydatki związane z jego bieżącym użytkowaniem jak właśnie przegląd techniczny, wymiana oleju, wymiana filtrów, badanie zbieżności itp. mogą stanowić koszt podatkowy, ale tylko i wyłącznie w limicie wynikającym z prowadzonej kilometrówki - ewidencji przebiegu pojazdów. Wynika on z liczby przejechanych w celach działalności kilometrów oraz stawki za 1 km wynikającej z przepisów (obecnie dla samochodów powyżej 900 cm³ stawka za 1 km wynosi 0,8358 zł).

Wystawiłam kontrahentowi fakturę za wykonaną usługę. Okazuje się jednak, że w tym miesiącu nie będzie on mógł opłacić tej faktury, będzie to możliwe dopiero w miesiącu przyszłym. W związku z tym chciałabym usunąć fakturę z tego miesiąca, a zaksięgować ją w następnym. Czy mogę tak zrobić?

Faktura, dokumentująca zdarzenie gospodarcze, które rzeczywiście doszło do skutku, oraz przekazana już kontrahentowi, nie może zostać przeniesiona na następny miesiąc. Co do zasady, obowiązek podatkowy w podatku dochodowym powstaje z chwilą zakończenia dostawy towarów albo wykonania usługi bądź też z dniem wystawienia faktury, która powinna zostać wystawiona do 7 dni po zdarzeniu gospodarczym. Nie ma tu natomiast znaczenia, czy płatność została rzeczywiście zrealizowana. Natomiast, jeśli kontrahent nie zapłaci należności w terminie, można starać się o skorygowanie zapłaconego podatku VAT w ramach ulgi na złe długi oraz odzyskanie zapłaconego podatku dochodowego.

W mojej firmie wykorzystuję prywatny samochód osobowy, który rozliczam w ramach kilometrówki. W tym miesiącu będę musiała przeprowadzić w nim dość poważny remont i zakupić części na stosunkowo dużą sumę. Jednak wiem, że do kosztów firmy mogę zaliczyć te wydatki tylko w takiej wartości, w jakiej pozwala na to limit. Czy mogę koszty części do samochodu rozłożyć na jakieś raty i rozliczyć je w ciągu kilku miesięcy rozliczania kilometrówki, tak żeby nie przepadły?

Wydatki w ramach kilometrówki są rozliczane narastająco w ciągu całego roku podatkowego. Oznacza to, że jeśli w danym miesiącu wystąpi nadwyżka poniesionych kosztów nad limitem, to zostanie ona rozliczona w miesiącu następnym, w ramach kolejnego limitu. Jeśli nadal koszty będą wyższe niż jest to możliwe do zaliczenia, przeniesione zostaną do okresu kolejnego. Analogicznie postępuje się także w drugą stronę - jeśli to limit jest wyższy, niż poniesione w danym miesiącu wydatki na samochód, to nadwyżka ta zostanie przeniesiona na miesiące kolejne. Podsumowanie kilometrówki następuje dopiero na zakończenie roku podatkowego.

Wystawiłem kontrahentowi fakturę i wysłałem mu ją drogą e-mailową, w formacie PDF. Potem jednak kontrahent zwrócił mi towary, faktury natomiast jeszcze nie zaksięgował, w związku z czym zaproponował, abym ją anulował. Czy mogę rzeczywiście anulować taki dokument?

Anulowanie faktury może nastąpić wyłącznie wtedy, gdy nie została ona jeszcze przesłana do kontrahenta. W takiej sytuacji podatnik powinien posiadać oryginał i kopię dokumentu, który wraz z odpowiednią adnotacją powinien trafić do dokumentacji firmy. Natomiast w tym przypadku podatnik nie ma pewności, czy przesłana w formacie PDF faktura nie zostanie przez kontrahenta zaksięgowana. Dlatego też należałoby skorzystać z korekty - skorygować wystawiony dokument do zera. Należy także pamiętać, że w przypadku faktur korygujących niezbędne jest uzyskanie akceptacji kontrahenta.

Planuję zakup auta firmowego z homologacją ciężarową (tzw. samochód z kratką). Rozumiem, że w przypadku homologacji przysługuje mi odliczenie 23% VAT od zakupu oraz od późniejszych kosztów związanych z paliwem? Czy mogę go amortyzować jednorazowo?

Należy pamiętać, iż sama homologacja jest niewystarczająca do uznania samochodu za inny niż osobowy. Podatnik powinien posiadać zaświadczenie z okręgowej stacji kontroli pojazdów oraz odpowiednią adnotację w dowodzie rejestracyjnym. W związku z tym, jeżeli zakupiony przez Pana samochód nie spełnia ww. warunków, należy traktować go jak samochód osobowy. Od 1 stycznia 2011 roku, poprzez zmiany w ustawie o VAT, wprowadzono ograniczenia w odliczaniu VAT od paliwa do samochodu wykorzystywanego w firmie. Najistotniejszą ze zmian jest odebranie prawa do odliczania podatku naliczonego przy nabywaniu paliwa do tzw. samochodów z kratką. W tej sytuacji z faktury dokumentującej zakup pojazdu może Pan odliczyć 60 proc. kwoty VAT wskazanej na fakturze zakupu, nie więcej jednak niż 6 000 zł. Pozostała część podatku VAT zwiększy wartość początkową pojazdu. Nie będzie miał Pan jednak prawa do odliczenia VAT z faktur dokumentujących nabycie paliwa do tego samochodu. Najpóźniej w miesiącu przekazania samochodu do używania powinien Pan taki samochód ująć w ewidencji środków trwałych oraz dokonywać odpisów amortyzacyjnych. Stawka amortyzacji dla samochodów osobowych to 20 proc. w skali roku. Może Pan również dokonać jednorazowej amortyzacji w ramach limitu 50 000 euro, ale tylko wówczas, gdy wartość początkowa samochodu osobowego nie przekracza 3 500 zł.

Czy w przypadku sprzedaży wysyłkowej z formą płatności “za pobraniem”, termin zapłaty podatku VAT jest taki sam jak w przypadku sprzedaży stacjonarnej? Kiedy należy ująć przychód w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów?

Rozliczenie podatku VAT w przypadku sprzedaży wysyłkowej za pobraniem zostało określone w ustawie o VAT jako szczególny przypadek. Należy odnieść się do zapisu art. 19 ust. 13 pkt. 6, który mówi, że obowiązek podatkowy powstaje dopiero z chwilą otrzymania zapłaty. Stąd też podatek VAT wykazywany jest do rozliczenia w dacie wpływu zapłaty, a nie z dniem wystawienia faktury. W przypadku podatku dochodowego nie mają tu zastosowania żadne szczególne unormowania. Przychód powstaje z dniem wydania rzeczy (lub wykonania usługi), nie później niż dzień wystawienia faktury albo uregulowania należności.

Świadczę usługi najmu i jestem czynnym podatnikiem VAT. Intryguje mnie kwestia powstania obowiązku podatkowego w VAT, gdyż do tej pory faktury sprzedażowe ujmowałem w rejestrze sprzedaży VAT w dacie jej wystawienia. Słyszałem, że nie jest to poprawne. Proszę o informację w jakim terminie mam ujmować VAT z tych faktur w rejestrze?

Dotychczasowy sposób ewidencjonowania podatku VAT z faktur dotyczących najmu był niepoprawny. Kwestie związane z powstaniem obowiązku podatkowego na gruncie podatku VAT przy usługach najmu reguluje art. 19 ust. 13 pkt 4 ustawy o podatku od towarów i usług: Obowiązek podatkowy powstaje w chwili otrzymania całości lub części zapłaty, nie później jednak niż z upływem terminu płatności określonego w umowie lub fakturze - z tytułu świadczenia na terytorium kraju usług najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze, a także usług ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia, usług w zakresie pośrednictwa ubezpieczeniowego oraz usług stałej obsługi prawnej i biurowej. Co ważne otrzymanie części zapłaty powoduje powstanie obowiązku podatkowego VAT w tejże części. Reasumując, podatek VAT z faktur najmu powinien ująć Pan w rejestrze sprzedaży VAT w dacie otrzymania płatności. W przypadku, gdy jest to cała należność, wówczas w rejestrze ewidencjonuje się całą wartość podatku VAT. Natomiast, gdy ma miejsce zapłata częściowa, należy w rejestrze ująć część podatku odpowiadającą otrzymanej kwocie.

Strona 36 - Zdaniem eksperta

Q: Czy mogę dokonać zmiany serii numeracji faktur sprzedażowych począwszy od przyszłego miesiąca?

Nie ma regulacji prawnych, które zabraniałyby czy dopuszczały zmianę serii numeracji faktur w trakcie roku. W związku z tym ciężko jest jednoznacznie stwierdzić, czy takie zachowanie jest dopuszczalne. Decyzja w tej kwestii należy do Pana. Proszę pamiętać, że zgodnie z § 5 ust. 1 pkt. 2 rozporządzenia w sprawie faktur: "Faktura powinna zawierać kolejny numer, nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę."

Q: Czy otrzymując fakturę z Poczty Polskiej np. za znaczki pocztowe, gdzie opłaty są zwolnione z VAT, jestem zobowiązana do zapłaty od tej faktury podatku od towarów i usług do urzędu skarbowego?

Stawka "zw" obejmuje towary i usługi, które ustawowo są zwolnione z podatku VAT lub które świadczone są przez przedsiębiorstwa podlegające zwolnieniu podmiotowemu. W przypadku transakcji wspomnianych przez Panią, Poczta Polska dla dostawy znaczków stosuje właśnie stawkę “zw” - dostawa zwolniona z opodatkowania VAT. Sytuacja taka oznacza, że nie ma Pani prawa, jako nabywca, do odliczenia podatku VAT od tej transakcji. Również nie ciążą na Pani żadne dodatkowe obowiązki związane z tym zakupem.

Zdaniem eksperta

Artykuły

Wzory