W mojej firmie wykorzystuję prywatny samochód osobowy, który rozliczam w ramach kilometrówki. W tym miesiącu będę musiała przeprowadzić w nim dość poważny remont i zakupić części na stosunkowo dużą sumę. Jednak wiem, że do kosztów firmy mogę zaliczyć te wydatki tylko w takiej wartości, w jakiej pozwala na to limit. Czy mogę koszty części do samochodu rozłożyć na jakieś raty i rozliczyć je w ciągu kilku miesięcy rozliczania kilometrówki, tak żeby nie przepadły?

Wydatki w ramach kilometrówki są rozliczane narastająco w ciągu całego roku podatkowego. Oznacza to, że jeśli w danym miesiącu wystąpi nadwyżka poniesionych kosztów nad limitem, to zostanie ona rozliczona w miesiącu następnym, w ramach kolejnego limitu. Jeśli nadal koszty będą wyższe niż jest to możliwe do zaliczenia, przeniesione zostaną do okresu kolejnego. Analogicznie postępuje się także w drugą stronę - jeśli to limit jest wyższy, niż poniesione w danym miesiącu wydatki na samochód, to nadwyżka ta zostanie przeniesiona na miesiące kolejne. Podsumowanie kilometrówki następuje dopiero na zakończenie roku podatkowego.

Wystawiłem kontrahentowi fakturę i wysłałem mu ją drogą e-mailową, w formacie PDF. Potem jednak kontrahent zwrócił mi towary, faktury natomiast jeszcze nie zaksięgował, w związku z czym zaproponował, abym ją anulował. Czy mogę rzeczywiście anulować taki dokument?

Anulowanie faktury może nastąpić wyłącznie wtedy, gdy nie została ona jeszcze przesłana do kontrahenta. W takiej sytuacji podatnik powinien posiadać oryginał i kopię dokumentu, który wraz z odpowiednią adnotacją powinien trafić do dokumentacji firmy. Natomiast w tym przypadku podatnik nie ma pewności, czy przesłana w formacie PDF faktura nie zostanie przez kontrahenta zaksięgowana. Dlatego też należałoby skorzystać z korekty - skorygować wystawiony dokument do zera. Należy także pamiętać, że w przypadku faktur korygujących niezbędne jest uzyskanie akceptacji kontrahenta.

Planuję zakup auta firmowego z homologacją ciężarową (tzw. samochód z kratką). Rozumiem, że w przypadku homologacji przysługuje mi odliczenie 23% VAT od zakupu oraz od późniejszych kosztów związanych z paliwem? Czy mogę go amortyzować jednorazowo?

Należy pamiętać, iż sama homologacja jest niewystarczająca do uznania samochodu za inny niż osobowy. Podatnik powinien posiadać zaświadczenie z okręgowej stacji kontroli pojazdów oraz odpowiednią adnotację w dowodzie rejestracyjnym. W związku z tym, jeżeli zakupiony przez Pana samochód nie spełnia ww. warunków, należy traktować go jak samochód osobowy. Od 1 stycznia 2011 roku, poprzez zmiany w ustawie o VAT, wprowadzono ograniczenia w odliczaniu VAT od paliwa do samochodu wykorzystywanego w firmie. Najistotniejszą ze zmian jest odebranie prawa do odliczania podatku naliczonego przy nabywaniu paliwa do tzw. samochodów z kratką. W tej sytuacji z faktury dokumentującej zakup pojazdu może Pan odliczyć 60 proc. kwoty VAT wskazanej na fakturze zakupu, nie więcej jednak niż 6 000 zł. Pozostała część podatku VAT zwiększy wartość początkową pojazdu. Nie będzie miał Pan jednak prawa do odliczenia VAT z faktur dokumentujących nabycie paliwa do tego samochodu. Najpóźniej w miesiącu przekazania samochodu do używania powinien Pan taki samochód ująć w ewidencji środków trwałych oraz dokonywać odpisów amortyzacyjnych. Stawka amortyzacji dla samochodów osobowych to 20 proc. w skali roku. Może Pan również dokonać jednorazowej amortyzacji w ramach limitu 50 000 euro, ale tylko wówczas, gdy wartość początkowa samochodu osobowego nie przekracza 3 500 zł.

Czy w przypadku sprzedaży wysyłkowej z formą płatności “za pobraniem”, termin zapłaty podatku VAT jest taki sam jak w przypadku sprzedaży stacjonarnej? Kiedy należy ująć przychód w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów?

Rozliczenie podatku VAT w przypadku sprzedaży wysyłkowej za pobraniem zostało określone w ustawie o VAT jako szczególny przypadek. Należy odnieść się do zapisu art. 19 ust. 13 pkt. 6, który mówi, że obowiązek podatkowy powstaje dopiero z chwilą otrzymania zapłaty. Stąd też podatek VAT wykazywany jest do rozliczenia w dacie wpływu zapłaty, a nie z dniem wystawienia faktury. W przypadku podatku dochodowego nie mają tu zastosowania żadne szczególne unormowania. Przychód powstaje z dniem wydania rzeczy (lub wykonania usługi), nie później niż dzień wystawienia faktury albo uregulowania należności.

Świadczę usługi najmu i jestem czynnym podatnikiem VAT. Intryguje mnie kwestia powstania obowiązku podatkowego w VAT, gdyż do tej pory faktury sprzedażowe ujmowałem w rejestrze sprzedaży VAT w dacie jej wystawienia. Słyszałem, że nie jest to poprawne. Proszę o informację w jakim terminie mam ujmować VAT z tych faktur w rejestrze?

Dotychczasowy sposób ewidencjonowania podatku VAT z faktur dotyczących najmu był niepoprawny. Kwestie związane z powstaniem obowiązku podatkowego na gruncie podatku VAT przy usługach najmu reguluje art. 19 ust. 13 pkt 4 ustawy o podatku od towarów i usług: Obowiązek podatkowy powstaje w chwili otrzymania całości lub części zapłaty, nie później jednak niż z upływem terminu płatności określonego w umowie lub fakturze - z tytułu świadczenia na terytorium kraju usług najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze, a także usług ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia, usług w zakresie pośrednictwa ubezpieczeniowego oraz usług stałej obsługi prawnej i biurowej. Co ważne otrzymanie części zapłaty powoduje powstanie obowiązku podatkowego VAT w tejże części. Reasumując, podatek VAT z faktur najmu powinien ująć Pan w rejestrze sprzedaży VAT w dacie otrzymania płatności. W przypadku, gdy jest to cała należność, wówczas w rejestrze ewidencjonuje się całą wartość podatku VAT. Natomiast, gdy ma miejsce zapłata częściowa, należy w rejestrze ująć część podatku odpowiadającą otrzymanej kwocie.

Wypożyczam samochód osobowy do celów służbowych przeciętnie na kilka dni w miesiącu na dojazd do klientów - mam podpisaną stałą umowę na firmę. Czy w koszty mogę zaliczyć całą wartość faktury wystawionej za wypożyczenie samochodu do celów służbowych oraz koszt paliwa, czy też muszę prowadzić kilometrówkę?

W przypadku wynajętego samochodu osobowego, aby możliwe było zaliczenie wydatków z nim związanych do kosztów uzyskania przychodu konieczne jest prowadzenie kilometrówki. Jeżeli chodzi o czynsz za wynajem samochodu - sprawa jest niejednoznaczna. Część organów podatkowych twierdzi, iż powinien być on uwzględniany w ramach prowadzonej kilometrówki. Więcej na ten temat można znaleźć w artykule: Jak rozliczać czynsz za wynajem samochodu osobowego Co ważne, bez względu na przyjęty sposób rozliczania, od faktury za wynajem samochodu przysługuje Pani prawo do odliczenia 60% VAT naliczonego.

Proszę o informacje czy jeśli kupiłam paliwo w dniu odbioru samochodu ciężarowego z salonu (bo przecież musiałam jakoś dojechać do domu) a zaświadczenie VAT-1 zostało wydane 4 dni później to czy mogę odliczyć podatek VAT od paliwa zakupionego przed wydaniem zaświadczenia?

Czy zaświadczenie VAT-1 muszę dostarczyć do urzędu skarbowego? Zgodnie z interpretacją indywidualną nr sygn. 1439/ZV/P/Pr-69/06/GŁ wydaną w dniu 16.10.2006 r. przez naczelnika Urzędu Skarbowego Warszawa - Wawer, wykonanie dodatkowego badania technicznego jest wyłącznie obowiązkiem podatnika, a nie warunkiem dającym uprawnienie do odliczenia podatku naliczonego od zakupionego paliwa. Tak więc ma Pani prawo do odliczenia podatku VAT z faktur dokumentujących zakup paliwa. W tym przypadku można bowiem obiektywnie stwierdzić, że dany pojazd spełnia kryteria którejś z kategorii pojazdów uprawniających do pełnego odliczenia VAT, ponieważ zostało to po 4 dniach potwierdzone zaświadczeniem VAT-1. Od 1 stycznia 2011 r. nie ma obowiązku dostarczenia kopii w/w zaświadczenia do urzędu skarbowego. Dobrze jednak by jego kopia była przechowywana w dokumentacji księgowej.

W związku z kontraktem, który zawarłem z kontrahentem, będę przez rok pracował w innym mieście, dość odległym od mojego stałego miejsca zamieszkania. Chciałbym w związku z tym wynająć mieszkanie. Czy wydatki na utrzymanie takiego lokalu - czynsz, media itp. - mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu?

Wydatki poniesione na utrzymanie wynajmowanego lokalu nie zostały uwzględnione w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W związku z tym zaliczenie ich do kosztów uzyskania przychodów jest możliwe, pod warunkiem jednak, że przedsiębiorca będzie umiał wskazać związek pomiędzy wynajmem lokalu a prowadzoną działalnością. Tak więc mieszkanie powinno - zgodnie z ww. ustawą - służyć do uzyskania przychodu bądź też zabezpieczenia lub utrzymania źródła przychodów.

Strona 36 - Zdaniem eksperta

Q: Czy mogę dokonać zmiany serii numeracji faktur sprzedażowych począwszy od przyszłego miesiąca?

Nie ma regulacji prawnych, które zabraniałyby czy dopuszczały zmianę serii numeracji faktur w trakcie roku. W związku z tym ciężko jest jednoznacznie stwierdzić, czy takie zachowanie jest dopuszczalne. Decyzja w tej kwestii należy do Pana. Proszę pamiętać, że zgodnie z § 5 ust. 1 pkt. 2 rozporządzenia w sprawie faktur: "Faktura powinna zawierać kolejny numer, nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę."

Q: Czy otrzymując fakturę z Poczty Polskiej np. za znaczki pocztowe, gdzie opłaty są zwolnione z VAT, jestem zobowiązana do zapłaty od tej faktury podatku od towarów i usług do urzędu skarbowego?

Stawka "zw" obejmuje towary i usługi, które ustawowo są zwolnione z podatku VAT lub które świadczone są przez przedsiębiorstwa podlegające zwolnieniu podmiotowemu. W przypadku transakcji wspomnianych przez Panią, Poczta Polska dla dostawy znaczków stosuje właśnie stawkę “zw” - dostawa zwolniona z opodatkowania VAT. Sytuacja taka oznacza, że nie ma Pani prawa, jako nabywca, do odliczenia podatku VAT od tej transakcji. Również nie ciążą na Pani żadne dodatkowe obowiązki związane z tym zakupem.

Q: Prowadząc ostatnio negocjacje z kontrahentem zdecydowałem się na wyjście do restauracji. Czy wydatki na taki służbowy obiad mogę zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu?

Wydatki na służbowe wyjścia do restauracji są uznawane przez organy skarbowe za koszty reprezentacji. Natomiast zgodnie z przepisami koszt reprezentacji nie może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. Art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT: "Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych."

Q: Prowadzę działalność gospodarczą. Mam pytanie odnośnie zakupu sofy do biura - czy taki wydatek będę mógł zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, a także odliczyć podatek VAT?

Jeżeli sofa będzie stanowiła wyposażenie biura, wówczas może Pan zaliczyć jej zakup do kosztów uzyskania przychodu. W zależności od jej wartości będzie mogła stanowić inny wydatek związany z działalnością gospodarczą albo zakup środka trwałego, od którego konieczne będzie dokonywanie odpisów amortyzacyjnych. Kwotą graniczną jest 3 500 zł - powyżej tej kwoty sofa będzie stanowić środek trwały firmy. Proszę przy tym pamiętać, iż za koszty podatkowe mogą zostać uznane wydatki, których celem jest uzyskanie przychodu, zabezpieczenie lub zachowanie źródła tych przychodów. Co więcej, w przypadku kontroli skarbowej, to na przedsiębiorcy ciąży obowiązek udowodnienia związku danego wydatku z uzyskaniem przychodu.

Q: Czy mogę kupić rower na firmę? Jeżeli tak, to w jakiej kolumnie KPiR należy zaksięgować jego zakup? Wartość roweru zawiera się w przedziale 2500-3300 zł.

Jeżeli zakupiony przez Panią rower będzie wykorzystywany do celów prowadzonej działalności gospodarczej, nic nie stoi na przeszkodzie, aby wydatek na jego zakup zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Proszę pamiętać, iż konieczne jest wówczas spełnienie warunków określonych w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (“Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23”). Obowiązek udowodnienia związku między poniesionym kosztem a osiągniętymi przychodami leży po stronie podatnika. Sposób zaksięgowania zależy od wysokości wydatku oraz od przewidywanego czasu użytkowania roweru. Jeżeli jego wartość nie przekroczy 3500 zł, wówczas może Pani zaliczyć wydatek do kosztów uzyskania przychodu jednorazowo, wykazując go w kol. 13 KPiR. Jeżeli wydatek przekroczy kwotę 3500 zł i zamierza Pani korzystać z roweru dłużej niż rok, wówczas należy uwzględnić go w ewidencji środków trwałych i odpowiednio amortyzować.

Zdaniem eksperta

Artykuły

Wzory