Kontrola pracowników przez pracodawcę może być realizowana m.in. z wykorzystaniem nowoczesnych technologii, w tym monitoringu wizyjnego. Nagrania z monitoringu – który wolno pracodawcy stosować pod warunkiem uprzedniego poinformowania o tym pracowników – mogą stanowić dowody w postępowaniach sądowych. Pojawia się w związku z tym pytanie, czy nagrania obrazu lub nagranie rozmowy dokonane bez zgody pracownika mogą być dowodami przed sądem.
Prawo pracodawcy do kontrolowania pracownika
Zgodnie z art. 22 § 1 Kodeksu pracy przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca – do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem.
Podporządkowanie pracownika kierownictwu pracodawcy jest główną cechą odróżniającą stosunek pracy od innych stosunków prawnych. Charakterystyczna dla stosunku pracy dyspozycyjność pracownika wyraża się w zobowiązaniu go do podejmowania zadań według wskazań pracodawcy. Obowiązek stosowania się do poleceń przełożonych został wyeksponowany w art. 100 § 1 kp. Pracownik nie ma więc samodzielności w określaniu swoich bieżących zadań, ponieważ należy to do sfery decyzji pracodawcy organizującego proces pracy (postanowienie Sądu Najwyższego z 9 lipca 2024 roku, I USK 273/23).
Z uprawnieniem pracodawcy do kierowania pracownikami wiąże się nieodłącznie jego prawo do kontrolowania ich pracy. Jest to bowiem niezbędne dla oceny, czy i w jakim zakresie polecenia pracodawcy są wykonywane, oraz czy pracownicy przestrzegają ustalonego w zakładzie pracy porządku i dyscypliny pracy. Jednym z instrumentów kontroli prowadzonej przez pracodawcę jest monitoring.
Monitoring w zakładzie pracy
Z zagadnieniem nagrywania zachowań pracowników wiążą się przepisy kp dotyczące monitoringu. W myśl art. 222 § 1 kp, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia, lub kontroli produkcji, lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, pracodawca może wprowadzić szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (monitoring).
Cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy (art. 222 § 6 kp).
Nagrania obrazu pracodawca może przetwarzać wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane, i przechowywać przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania. Jednakże w przypadku, w którym nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub pracodawca powziął wiadomość, że mogą one stanowić dowód w postępowaniu, wspomniany termin ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania (art. 222 § 3 i 4 kp).
Co istotne, pracodawca ma obowiązek poinformowania pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem. Natomiast przed dopuszczeniem pracownika do pracy pracodawca musi przekazać mu na piśmie informacje o celach, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu. Ponadto w przypadku wprowadzenia monitoringu pracodawca oznacza pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż 1 dzień przed jego uruchomieniem (art. 222 § 7-9 kp).
Z przytoczonych unormowań wynika w szczególności, że:
monitoring w rozumieniu kp polega co do zasady na rejestracji obrazu, a nie dźwięku;
nagrania obrazu z monitoringu mogą stanowić dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa (np. postępowaniu sądowym);
pracodawca ma obowiązek poinformowania pracowników o wprowadzeniu monitoringu.
Nagranie rozmowy dokonane bez zgody pracownika
Sąd Najwyższy badał sprawę, w której pracodawca zainstalował kamery na zewnątrz zaplecza budynku przy zbiorniku paliwa celem wykrycia sprawców kradzieży paliwa (patrz postanowienie Sądu Najwyższego z 15 października 2024 roku, II PSK 110/23). Pracownicy nie zostali o tym poinformowani. Nagrania kamer ujawniły, że osobami uczestniczącymi w procederze kradzieży paliwa było 6 pracowników. W konsekwencji pracodawca rozwiązał z tymi pracownikami umowy o pracę bez wypowiedzenia. Zwolnieni pracownicy odwołali się do sądu pracy.
Orzecznictwo Sądu Najwyższego jednoznacznie wskazuje, że nagrania dokonane bez zgody i wiedzy osoby nagrywanej, po zweryfikowaniu ich autentyczności, mogą być dowodem w postępowaniu cywilnym. Na przykład w wyroku Sądu Najwyższego z 25 kwietnia 2003 roku (IV CKN 94/01) stwierdzono, że nie ma zasadniczych powodów do dyskwalifikacji dowodu z nagrań rozmów telefonicznych, nawet jeżeli nagrań tych dokonywano bez wiedzy jednego z rozmówców.
Szerzej na ten temat wypowiedziano się w wyroku Sądu Najwyższego z 22 kwietnia 2016 roku (II CSK 478/15). Wskazano w nim, że wykonanie nagrań bez zgody jednego z uczestników rozmowy nie dyskwalifikuje całkowicie nagrania jako dowodu, jeżeli nie została zakwestionowana skutecznie autentyczność takiego materiału i jeśli nie jest to jedyny dowód wykazujący okoliczności istotne w sprawie.
Jednakże w piśmiennictwie i orzecznictwie wyrażane są poważne wątpliwości związane:
z jednej strony – z dopuszczeniem w przepisach procedury cywilnej możliwości korzystania z dowodu z nagrań (art. 308 Kodeksu postępowania cywilnego), a
z drugiej strony – z koniecznością poszanowania konstytucyjnie chronionego prawa do prywatności i tajemnicy komunikowania się.
Prezentowany jest pogląd, że w postępowaniu cywilnym niedopuszczalne jest prowadzenie dowodu z nagrań uzyskanych w sposób przestępczy, czyli z naruszeniem art. 267 Kodeksu karnego. Nie jest natomiast wyłączone wykorzystanie dowodu z niebędącego wynikiem przestępstwa nagrania utrwalającego rozmowę, w której uczestniczy nagrywający. W tym drugim wypadku ograniczenia dopuszczalności wykorzystania nagrania wynikać mogą z charakteru zawartych w nim treści, dotyczących sfery prywatności osoby nagrywanej. Ponadto dowód taki mogą dyskwalifikować także okoliczności, w jakich nastąpiło nagranie, jeżeli wskazują one jednoznacznie na poważne naruszenie zasad współżycia społecznego, np. przez naganne wykorzystanie trudnego położenia, stanu psychicznego lub psychofizycznego osoby, z którą rozmowa była prowadzona. Wyrażenie przez osoby nagrane zgody na wykorzystanie nagrania w celach dowodowych przed sądem cywilnym usuwa zazwyczaj przeszkodę, jaką stanowi nielegalne pozyskanie nagrania. Brak takiej zgody wymaga przeprowadzenia oceny, czy dowód – ze względu na swoją treść i sposób uzyskania – nie narusza konstytucyjnie gwarantowanego (art. 47 Konstytucji RP) prawa do prywatności osoby nagranej, a jeżeli tak, to czy naruszenie tego prawa może znaleźć uzasadnienie w potrzebie zapewnienia innej osobie prawa do sprawiedliwego procesu (art. 45 Konstytucji RP) (wyrok Sądu Najwyższego z 22 kwietnia 2016 roku, II CSK 478/15).
§ 2. Tej samej karze podlega, kto bez uprawnienia uzyskuje dostęp do całości lub części systemu informatycznego.
§ 3. Tej samej karze podlega, kto w celu uzyskania informacji, do której nie jest uprawniony, zakłada lub posługuje się urządzeniem podsłuchowym, wizualnym albo innym urządzeniem lub oprogramowaniem.
§ 4. Tej samej karze podlega, kto informację uzyskaną w sposób określony w § 1-3 ujawnia innej osobie.
§ 5. Ściganie przestępstwa określonego w § 1-4 następuje na wniosek pokrzywdzonego” (kk).
W odniesieniu do przedstawionych wyżej okoliczności konkretnej sprawy, czyli zainstalowania kamery w celu wykrycia sprawców kradzieży paliwa, które opisano w postanowieniu Sądu Najwyższego z 15 października 2024 roku (II PSK 110/23), sąd ten zauważył, że brak jest przepisu, który wprost zakazuje przedstawiania dowodów z potajemnie uzyskanych nagrań. Według oceny sądu w analizowanej sprawie pracodawca miał podstawy do zamontowania kamer zewnętrznych z uwagi na zwiększenie zużycia paliwa. Chciał w ten sposób ustalić, czy jego podejrzenia o możliwości kradzieży paliwa są zasadne oraz kto jest potencjalnym sprawcą kradzieży. Zdaniem sądu taka przyczyna uzasadniała zamontowanie kamer, z których nagranie mogło stanowić dowód w sprawie. Można też uznać, że nie mieliśmy w tym przypadku do czynienia z pozyskaniem przez pracodawcę informacji, do której nie był uprawniony, gdyż pracodawca ma prawo wiedzieć, czy pracownicy nie dopuszczają się kradzieży na jego szkodę.
Podsumowując, zasadą jest stosowanie przez pracodawcę monitoringu (rejestracji obrazu) pod warunkiem uprzedniego poinformowania pracowników o wdrożeniu tego środka kontroli. Nagrania z monitoringu mogą stanowić dowody w postępowaniach określonych prawem, w tym prowadzonych przez sądy. Za dowody mogą zostać też uznane nagrania obrazu oraz nagrania rozmów pracownika, dokonywane bez jego wiedzy i zgody. Jednak w przypadkach pozyskania takich nagrań w sposób przestępczy lub z wyraźnym naruszeniem zasad współżycia społecznego organ prowadzący postępowanie (sąd) może nie dopuścić dowodu z takiego nagrania z uwagi na naganność zachowania osoby, która go dokonała.
