Zgodnie z zasadą wynikającą z art. 13 RODO podmiot przetwarzający dane osobowe ma obowiązek poinformowania o tym fakcie osób, których dane te dotyczą. Wspomniany wymóg należy odpowiednio odnosić do stosowania w zakładzie pracy monitoringu będącego szczególną formą nadzoru nad pracownikami i integralnością zasobów pracodawcy, w tym majątku. Sprawdź, czy pracodawca może stosować monitoring niejawny.
Monitoring wizyjny
Jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, pracodawca może wprowadzić szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci monitoringu, czyli środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu.
Monitoring nie obejmuje:
- pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej;
- pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni, chyba że stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest niezbędne do realizacji celu określonego wyżej i nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób.
Nagrania obrazu pracodawca może przetwarzać wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane, i przechowuje przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania. W przypadku, w którym nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub pracodawca powziął wiadomość, że mogą one stanowić dowód w postępowaniu, termin przechowywania ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Po upływie okresów przechowywania uzyskane w wyniku monitoringu nagrania obrazu zawierające dane osobowe podlegają zniszczeniu, o ile przepisy odrębne nie stanowią inaczej (art. 222 Kodeksu pracy – kp).
Inne formy monitoringu
Jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy, pracodawca może wprowadzić monitoring poczty elektronicznej polegający na kontroli służbowej poczty elektronicznej pracownika.
Monitoring poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika.
Czy pracodawca może stosować monitoring niejawny?
W wyroku Europejskiego Trybunału Praw Człowieka z 9 stycznia 2018 roku (1874/13) wskazano, że pojęcie życia prywatnego rozciąga się na aspekty związane z tożsamością osobistą, takie jak imię i nazwisko lub wizerunek danej osoby. Pojęcie to może obejmować czynności o charakterze zawodowym lub gospodarczym, a wpłynąć na nie mogą środki podejmowane poza sferą mieszkania lub pomieszczeń zajmowanych prywatnie przez daną osobę. W kontekście monitorowania działań osoby przy użyciu sprzętu fotograficznego mogą pojawić się kwestie z zakresu ochrony życia prywatnego w odniesieniu do zapisu danych oraz systematycznego lub stałego charakteru rejestracji. Wizerunek osoby stanowi jeden z głównych atrybutów jej osobowości, jako że ujawnia unikalne cechy charakterystyczne osoby oraz odróżnia ją od innych. Prawo do ochrony wizerunku osoby jest więc jednym z podstawowych składników rozwoju osobistego i zakłada prawo do kontroli wykorzystywania tego wizerunku. Niejawny monitoring wideo pracownika w miejscu pracy musi zostać uznany jako taki za poważną ingerencję w życie prywatne pracownika. Skutkuje ona powstaniem zapisanej i reprodukowalnej dokumentacji zachowania osoby w miejscu pracy, czego pracownik jako osoba zobowiązana z mocy umowy o pracę do wykonywania pracy w tym (konkretnym) miejscu nie może uniknąć.
W orzecznictwie polskich sądów utrwalony jest pogląd, że poszanowanie dóbr osobistych pracownika wymaga informowania go o podejmowanych wobec niego działaniach kontrolnych ingerujących w sferę życia prywatnego. Przykładowo w wyroku Sądu Najwyższego z 13 kwietnia 1972 roku (I PR 153/72) stwierdzono, że stosowane szeroko w ramach przepisów regulaminów pracy lub ustalonych zwyczajów przeszukiwanie członków załogi w celu zapobiegania wynoszeniu mienia zakładów pracy jest zgodne z prawem i nie narusza dóbr osobistych pracowników (art. 23 i 24 Kodeksu cywilnego) wówczas, gdy pracownicy zostali uprzedzeni o możności stosowania tego rodzaju kontroli w celu ochrony mienia społecznego i gdy kontrola ta jest wykonywana w porozumieniu z przedstawicielstwem załogi w sposób niepozostający w sprzeczności ze swym społeczno-gospodarczym przeznaczeniem lub z zasadami współżycia społecznego w Polskiej Rzeczypospolitej Ludowej.
Przepisy Kodeksu pracy dotyczące monitoringu pozwalają na stosowanie tego środka nadzoru, pod warunkiem uprzedniego poinformowania o jego wprowadzeniu. Ponadto stosowanie pewnych rozwiązań wymaga zgody podmiotu reprezentującego pracowników. Należy wymienić tu następujące regulacje kodeksu:
- monitoring pomieszczeń sanitarnych wymaga uzyskania uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej, a jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa – uprzedniej zgody przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy (art. 222 § 2 zdanie drugie);
- cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy – wszystkie te akty muszą być podane do wiadomości pracowników (art. 222 § 6);
- pracodawca informuje pracowników o wprowadzeniu monitoringu w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem (art. 222 § 7);
- pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy przekazuje mu na piśmie informacje o celach, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu (art. 222 § 8);
- pracodawca oznacza pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem (art. 222 § 9).
Wobec powyższego należy stwierdzić, że prowadzenie monitoringu przez pracodawcę nie może odbywać się w sposób niejawny dla pracowników.
Dodatkowe obowiązki informacyjne wynikające z RODO
W związku z prowadzeniem monitoringu poza opisanymi wyżej działaniami informacyjnymi pracodawca, prowadząc monitoring, musi stosować się do generalnych zasad dotyczących przejrzystego informowania i przejrzystej komunikacji, określonych w art. 12 i 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – RODO (patrz art. 223 § 3 kp).
Z przepisów tych wynika, że pracodawca powinien podejmować odpowiednie środki, aby w zwięzłej, przejrzystej, zrozumiałej i łatwo dostępnej formie, jasnym i prostym językiem udzielić osobie, której dane przetwarzane dotyczą, wszelkich informacji o przetwarzaniu jej danych (w zakresie wynikającym z art. 13 i 14 RODO), oraz prowadzić z nią wszelką komunikację w sprawie przetwarzania. Informacji udziela się na piśmie lub w inny sposób, w tym w stosownych przypadkach – elektronicznie. Jeżeli osoba, której dane dotyczą, tego zażąda, informacji można udzielić ustnie, o ile innymi sposobami potwierdzi się tożsamość osoby, której dane dotyczą. Pracodawca ma obowiązek ułatwiania pracownikom, wykonania praw przysługujących im na mocy RODO, takich jak np. prawo do sprostowania danych, prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”), prawo do ograniczenia przetwarzania oraz prawo do bycia zawiadomionym o naruszeniu ochrony danych osobowych. Wspomniane wyżej informacje oraz komunikacja są wolne od opłat. Jeżeli jednak żądania pracownika są ewidentnie nieuzasadnione lub nadmierne, w szczególności ze względu na swój ustawiczny charakter, pracodawca może: pobrać rozsądną opłatę, uwzględniając administracyjne koszty udzielenia informacji, prowadzenia komunikacji lub podjęcia żądanych działań, albo odmówić podjęcia działań w związku z żądaniem.
Monitoring jako środek nadzoru istotnie ingerujący w sferę prywatności pracownika powinien być stosowany tylko w uzasadnionych przypadkach. Nie jest dopuszczalne prowadzenie monitoringu przez pracodawcę bez poinformowania o tym pracowników.
