Poradnik Przedsiębiorcy

Termin wystawienia faktury a obowiązek podatkowy VAT

Co do zasady obowiązek podatkowy powstaje z momentem dokonania sprzedaży. Powiązany jest z nim termin wystawienia faktury. Przeczytaj i sprawdź, jakie terminy obowiązują Ciebie!

Termin wystawienia faktury - zasada ogólna

Zgodnie z art. 106i ust. 1 ustawy o VAT fakturę wystawia się nie później niż 15-ego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę.

Termin ten odnosi się również do:

  • faktur zaliczkowych dokumentujących otrzymanie części lub całości zapłaty,
  • wystawienia faktury na żądanie osoby fizycznej, która nie prowadzi działalności gospodarczej. Warunkiem jest, że zgłosi to do końca miesiąca, w którym została zawarta transakcja. Jeśli zgłoszenie nastąpi później - fakturę należy wystawić w terminie 15 dni od zgłoszenia żądania.

Przedsiębiorca może również udokumentować wszystkie transakcje dokonane w ciągu miesiąca dla jednego kontrahenta poprzez wystawienie jednej faktury.

Termin wystawienia faktury - wyjątki od zasady ogólnej

Ustawodawca zachował jednak wyjątki, w przypadku których zastosowanie ma szczególny moment powstania obowiązku podatkowego. Fakturę wystawia się nie później niż:

  • 30-ego dnia od dnia wykonania usługi - w przypadku świadczenia usług budowlanych lub budowlano- montażowych;
  • 60-ego dnia od dnia wydania towarów - w przypadku dostawy książek drukowanych (PKWiU ex 58.11.1) - z wyłączeniem map i ulotek - oraz gazet, czasopism i magazynów, drukowanych (PKWiU ex 58.13.1 i PKWiU ex 58.14.1) - przy czym w przypadku gdy umowa będzie przewidywać rozliczenie zwrotów wydawnictw, fakturę będzie się wystawiać nie później niż 120-ego dnia od pierwszego dnia wydania towarów;
  • 90-ego dnia od dnia wykonania czynności - w przypadku czynności polegających na drukowaniu książek (PKWiU ex 58.11.1) - z wyłączeniem map i ulotek - oraz gazet, czasopism i magazynów (PKWiU ex 58.13.1 i PKWiU ex 58.14.1), z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b, stanowiących import usług;
  • 7-ego dnia od określonego w umowie dnia zwrotu opakowania - w przypadku niezwrócenia przez nabywcę opakowania zwrotnego objętego kaucją, przy czym w sytuacji, gdy w umowie nie będzie określonego terminu zwrotu opakowania, fakturę będzie się wystawiać nie później niż 60-ego dnia od dnia wydania opakowania;
  • z upływem terminu płatności - w przypadku:
    • dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,
    • świadczenia usług: telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych, wymienionych w poz. 140-153, 174 i 175 załącznika nr 3 do ustawy, najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze, ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia, stałej obsługi prawnej i biurowej, dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego, z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b ustawy, stanowiących import usług.

Termin wystawienia faktury - faktura przed dokonaniem sprzedaży

Ustawodawca określił również krótszy termin wystawienia faktury. Zgodnie z art. 106i ust. 7 ustawy o VAT, faktury nie mogą być wystawione wcześniej niż 30 dni przed:

  • dokonaniem dostawy towaru,
  • wykonaniem usługi,
  • otrzymaniem całości lub części zapłaty.

Jednakże ten termin wystawienia faktury nie dotyczy faktur w zakresie dostawy i świadczenia usług, jeśli faktura zawierająca informację jakiego okresu rozliczeniowego dokumentuje:

  • usługi oraz dostawę towarów, dla których ustalane są następujące po sobie terminy płatności lub rozliczeń (nie dotyczy np. wydania towaru na podstawie umowy leasingu kapitałowego lub innych umów o podobnym charakterze, które dla celów VAT uznawane są za dostawę towaru),
  • opłaty za media,
  • usługi najmu, dzierżawy, leasing, ochronę osób, stałą obsługę prawną oraz biurową itp.

Warto wspomnieć, że jeśli w momencie wystawiania faktury nie jest znana dokładna data dostawy towaru/ świadczenia usługi (czyli data sprzedaży), to nie ma potrzeby jej wskazywać.