Dzięki rozwojowi technologii informatycznych poszerza się zakres narzędzi, którymi dysponuje pracodawca w sferze kontroli jakości oraz ilości pracy wykonywanej przez osoby, które zatrudnia. Należą do nich m.in. różne formy monitoringu, w tym wyróżniamy monitoring komputerowy w miejscu pracy.
Kontrola – element kierownictwa pracodawcy
Cechą charakterystyczną stosunku pracy jest podporządkowanie pracownika pracodawcy – jak stanowi art. 22 § 1 Kodeksu pracy, pracownik wykonuje pracę na rzecz pracodawcy, pod jego kierownictwem. Przyjmuje się, że w pierwszym rzędzie podporządkowanie pracownika obejmuje prawo wydawania mu przez pracodawcę poleceń. Ponadto wiąże się ono z koniecznością przestrzegania ustalonych przez pracodawcę reguł porządkowych. Pracodawca określa zadania do wykonania, sposób ich realizacji, a także metody i środki, za pomocą których powinny zostać wykonane. Wykonywanie poleceń jest fundamentem wzajemnych relacji między stronami stosunku pracy. Innymi słowy, istotą pracy umownie podporządkowanej jest możliwość codziennego konkretyzowania obowiązków przydzielonych pracownikowi, a w szczególności określania czynności mieszczących się w zakresie uzgodnionego rodzaju pracy i sposobu ich wykonywania. Charakterystyczna dla stosunku pracy dyspozycyjność pracownika wyraża się w zobowiązaniu do podejmowania zadań według wskazań pracodawcy. Pracownicze podporządkowanie nie jest równoznaczne z permanentnym nadzorem (obserwacją) przełożonego nad sposobem czy też właściwym tempem wykonywanych czynności, jednak co do zasady kontrola jakości i terminowości wykonywanej pracy jest koniecznym elementem kierowania pracownikami (por. wyrok Sądu Najwyższego z 6 grudnia 2022 roku, III PSKP 18/22).
Technologie wykorzystywane w kontroli pracowników a ich dobra osobiste
Podleganie kontroli pracodawcy jest dla pracownika zawsze pewną uciążliwością – tym większą, im kontrola jest intensywniejsza. Jak zauważono w piśmie Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 14 czerwca 2013 roku (SPS-023-18055/13), rozwój technik teleinformatycznych w powiązaniu z dążeniem pracodawców do posiadania jak najszerszej wiedzy o zachowaniu pracowników w czasie pracy powoduje, że godność i dobra osobiste pracownika oraz jego prawo do prywatności mogą być zagrożone. Zagrożenie to jest związane m.in. ze stosowaniem przez pracodawców monitoringu pracowników, w szczególności monitoringu za pomocą specjalnych programów komputerowych umożliwiających kontrolowanie działań pracownika.
Ministerstwo wskazało, że zgodnie art. 111 kp jedną z podstawowych zasad prawa pracy jest obowiązek pracodawcy szanowania godności i dóbr osobistych pracownika. W prawie polskim brakuje jednoznacznej definicji pojęcia dóbr osobistych i godności. Wyłącznie przepis art. 23 Kodeksu cywilnego wyodrębnia pewne szczególne cechy, które charakteryzują pojęcie dóbr osobistych, przykładowo wymieniając: zdrowie, wolność, cześć, swobodę sumienia, nazwisko lub pseudonim, wizerunek, tajemnicę korespondencji, nietykalność mieszkania, twórczość naukową, artystyczną, wynalazczość i racjonalizatorstwo. Mając na względzie powyższą regulację, należy uznać, że dobra osobiste to indywidualne odczucia każdego człowieka, których naruszenie wywołuje w nim poczucie osobistej krzywdy.
Na gruncie prawa pracy ochrona dóbr osobistych powinna być oceniana w kontekście specyfiki stosunku prawnego, jaki łączy pracodawcę i pracownika. Stosunek pracy charakteryzuje się bowiem m.in. obowiązkiem pracownika sumiennego i starannego wykonywania pracy oraz stosowania się do poleceń pracodawcy dotyczących pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę. Z kolei czynności związane z organizacją procesu pracy i kierowaniem pracownikami z istoty swojej wiążą się z podejmowaniem przez pracodawcę działań (przy wykorzystaniu środków, jakie w konkretnej sytuacji uzna on za właściwe) służących sprawdzeniu należytego wypełniania przez pracowników obowiązków służbowych.
Monitoring komputerowy w miejscu pracy
Zdaniem Ministerstwa zainstalowanie przez pracodawcę na terenie zakładu monitoringu komputerowego może mieć na celu kontrolowanie wykonywania pracy przez pracowników, chronienie pracodawcy przed zagrożeniami zewnętrznymi, np. kradzieżami danych handlowych czy nieefektywnym wykorzystywaniem czasu pracy poprzez nadmierne poświęcanie go na przeglądanie stron internetowych w godzinach pracy, a także zabezpieczenie się przed innymi ewentualnymi działaniami pracowników, które mogą wyrządzić szkodę.
Korzystanie przez pracodawcę z monitoringu służbowego systemu komputerowego w takich celach można uznać za dopuszczalne, jednak pod warunkiem, że pracodawca zadba, aby dobra osobiste oraz prawo pracowników do prywatności nie zostały naruszone, a użyte środki były adekwatne do celów, którym mają służyć. Monitorowanie przez pracodawcę służbowych komputerów nie wymaga uzyskania od pracowników zgody na takie sprawowanie kontroli wykonywania pracy lub pracownika w miejscu pracy. Jednak pracodawca, będąc zobligowanym przepisami kp do szanowania godności oraz dóbr osobistych pracowników, powinien ich poinformować, że działania podejmowane przy użyciu sprzętu służbowego mogą być monitorowane. Jeżeli pracodawca we właściwy sposób poinformuje pracowników o zasadach kontrolowania ich pracy przy pomocy oprogramowania komputerowego monitorującego ich aktywność w pracy, może wykorzystać informacje uzyskane w taki sposób np. przy podejmowaniu decyzji o ukaraniu pracownika karą porządkową przewidzianą w kp.
Zważywszy na szybki i ciągły rozwój technologii informatycznych, telekomunikacyjnych oraz przekazu elektronicznego nie jest możliwe uregulowanie w przepisach prawa pracy wszystkich aspektów omawianego zagadnienia. Jednakże pracodawca wybierający formę kontroli polegającą na monitorowaniu funkcjonującego w zakładzie pracy systemu komputerowego obowiązany jest w pierwszym rzędzie do przestrzegania ogólnych zasad prawa pracy, w tym zasady szanowania godności i dóbr osobistych pracownika, co w praktyce powinno zwłaszcza polegać na podejmowaniu ewentualnych działań monitorujących z zachowaniem zasady adekwatności. Środki stosowane przez pracodawcę powinny być zatem proporcjonalne do celu, który ma zostać osiągnięty, oraz w jak najmniejszym stopniu ingerować w prywatność pracowników. Ważne jest także, aby pracodawca stosujący monitoring na terenie zakładu pracy działał w granicach wyznaczonych przepisem art. 8 kp. Stanowi on, że nie można czynić ze swego prawa użytku, który byłby sprzeczny ze społeczno-gospodarczym przeznaczeniem tego prawa lub zasadami współżycia społecznego. Takie działanie uprawnionego nie jest uważane za wykonywanie prawa i nie korzysta z ochrony.
Przepisy o monitoringu w kp
Przepisy określające warunki stosowania monitoringu w zakładzie pracy wprowadzono do kp 25 maja 2018 roku (art. 222 i 223). Wyróżniono w nich:
monitoring wizyjny – polegający na szczególnym nadzorze nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu, w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu, którego wprowadzenie może być uzasadnione koniecznością zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę;
monitoring poczty elektronicznej – polegający na kontroli służbowej poczty elektronicznej pracownika, gdy jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy.
Druga z wymienionych form monitoringu (monitoring poczty elektronicznej) mieści się w szerszym zakresie monitoringu komputerowego (systemów komputerowych). W myśl unormowań kp (art. 223 § 2) monitoring poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika. Ponadto zgodnie z art. 223 § 3 kp pracodawca wprowadzający monitoring poczty elektronicznej (podobnie jak monitoring wizyjny) musi dopełnić następujących obowiązków:
ustalić cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu – w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy; informacje w tym zakresie powinny być też przekazane na piśmie każdemu pracownikowi przed dopuszczeniem go do pracy;
poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób u niego przyjęty, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem
Regulacje te wyraźnie korespondują z przedstawionym wyżej stanowiskiem Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, pochodzącym jeszcze sprzed wprowadzenia do kp omawianych przepisów.
Jak stanowi art. 223 § 4 kp, przepisy dotyczące monitoringu poczty elektronicznej stosuje się odpowiednio do innych form monitoringu, jeśli ich wprowadzenie jest niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy.
Mając powyższe na względzie, należy stwierdzić, że na gruncie przepisów kp dopuszczalne jest stosowanie monitoringu aktywności pracownika w systemach komputerowych funkcjonujących w zakładzie pracy jako elementu kontroli wywiązywania się z obowiązków pracowniczych, w szczególności z obowiązku sumiennego i starannego wykonywania pracy oraz przeznaczania czasu pracy na realizację wyznaczonych zadań (patrz art. 100 § 1 i § 2 pkt 1 kp). Zarówno przedstawione stanowisko Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, jak i unormowania kp dotyczące monitoringu akcentują potrzebę ochrony godności i innych dóbr osobistych pracownika przy wprowadzaniu wspomnianych narzędzi kontroli, które z uwagi na istniejące możliwości technologiczne, przy braku koniecznych ograniczeń, mogłyby zbyt daleko wkraczać w sferę prywatności pracownika.
