Poradnik Przedsiębiorcy

Monitoring w zakładzie pracy – co wolno pracodawcy

Słowo „monitoring”, podobnie jak „kontrola”, może wywoływać nieprzyjemne skojarzenia. Jest to zrozumiałe, gdyż system monitoringu stanowi swego rodzaju ograniczenie swobody osób przebywających w miejscu, w którym funkcjonuje. Osoby te, mając świadomość, że ich zachowania są obserwowane, mogą odczuwać dyskomfort. Z drugiej strony, w realiach zakładu pracy występują przypadki, w których obserwacja pracowników będzie uzasadniona. Kodeks pracy wyznacza dopuszczalne granice stosowania monitoringu przez pracodawcę

Czym jest monitoring?

Zgodnie z art. 222 § 1 Kodeksu pracy, monitoring należy rozumieć jako szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu.

Kodeksowe ujęcie monitoringu nie obejmuje nagrywania dźwięku. We „Wskazówkach Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych dotyczących prowadzenia monitoringu wizyjnego” (s. 26, https://uodo.gov.pl) stwierdzono, że przepisy o monitoringu nie zezwalają co do zasady na nagrywanie dźwięku. Takie uprawnienia posiadają jedynie służby porządkowe i specjalne na podstawie ustaw regulujących ich działalność. Stosowanie rejestracji dźwięku może zostać uznane za nadmiarową formę przetwarzania danych i wiązać się z odpowiedzialnością administracyjną oraz cywilną, a nawet karną.

Monitoring wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych, polegającym m.in. na zapisywaniu, przeglądaniu oraz udostępnianiu dokonanych nagrań. W związku z tym, do monitoringu odnoszą się wszystkie wymagania prawne dotyczące ochrony danych osobowych, wynikające z RODO, ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz przepisów szczególnych.

Kiedy można wprowadzić monitoring?

W myśl przywołanego art. 222 § 1 Kodeksu pracy, wprowadzenie przez pracodawcę monitoringu może nastąpić, gdy jest to niezbędne do:

Przykład 1.

W zakładzie produkującym sprzęt gospodarstwa domowego odnotowano przypadki kradzieży – wynoszenia przez pracowników z hali produkcyjnej wytwarzanych tam podzespołów. Po dokonaniu inwentaryzacji stwierdzono, że nie były to przypadki odosobnione, co skutkowało dla pracodawcy wymiernymi szkodami. W związku z tym pracodawca zdecydował o wprowadzeniu monitoringu wizyjnego. W opisanych okolicznościach decyzję tę można uznać za uzasadnioną koniecznością ochrony mienia.

Gdzie nie wolno stosować monitoringu?

Pomimo uznania przez pracodawcę, że zachodzą przesłanki do wprowadzenia monitoringu, istnieją miejsca, w których nie może być on stosowany. Kodeks pracy, w art. 222 § 11, wymienia tu w pierwszym rzędzie pomieszczenia udostępniane zakładowej organizacji związkowej. Zakaz objęcia monitoringiem tych pomieszczeń ma charakter bezwzględny i wiąże się z zasadą wolności i niezależności związków zawodowych.

Drugie wyłączenie spod monitoringu wynika z art. 222 § 2 Kodeksu, który wymienia pomieszczenia sanitarne, szatnie, stołówki oraz palarnie. Wspomniany przepis przewiduje jednak, w drodze wyjątku, możliwość objęcia tych pomieszczeń monitoringiem, o ile:

  • jego zastosowanie jest niezbędne do realizacji celu określonego w art. 222 § 1 Kodeksu (patrz wyżej),
  • i nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób; monitoring pomieszczeń sanitarnych wymaga uzyskania uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej, a jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa – uprzedniej zgody przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Monitoring w zakładzie pracy

Jak wprowadzić monitoring?

Działania, które należy wykonać w związku z wprowadzeniem monitoringu, opisano w art. 222 § 6 – § 9 Kodeksu pracy. W myśl zawartych tam regulacji cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy. Pracodawca musi poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób u niego przyjęty nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem.

Przykład 2.

Pracodawca podjął decyzję o wprowadzeniu monitoringu z 1 grudnia. 14 listopada na skrzynki e-mail wszystkich pracowników została przekazana wiadomość o treści tej decyzji. Pracodawca dochował kodeksowego wymogu poinformowania pracowników.

Ponadto informacja o ustalonych przez pracodawcę celach, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu powinna zostać przekazana na piśmie każdemu nowo zatrudnionemu pracownikowi, przed dopuszczeniem go do pracy.

Pomieszczenia i teren monitorowany powinny być przez pracodawcę oznaczone w sposób widoczny i czytelny za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed uruchomieniem monitoringu.

Postępowanie z nagraniami

Nagrania obrazu pracodawca może przetwarzać wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane i przechowywać przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia ich zarejestrowania. W przypadku, w którym nagrania stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub pracodawca powziął wiadomość, że mogą one stanowić dowód w postępowaniu, termin 3-miesięczny ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Po upływie okresu przechowywania nagrań należy je zniszczyć, chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej (art. 222 § 3 - § 5 Kodeksu pracy).

Przykład 3.

Pracodawca w trybie art. art. 52 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy rozwiązał z pracownikiem umowę o pracę z powodu ciężkiego naruszenia przez pracownika jego podstawowych obowiązków, które polegało na kradzieży elementów mienia pracodawcy (prefabrykatów wykorzystywanych w produkcji). Dowodem w omawianej sprawie są nagrania z monitoringu. Pracownik odwołał się do sądu, żądając przywrócenia do pracy. W tych okolicznościach pracodawca ma prawo przechowywać wspomniane nagrania stanowiące dowód w sprawie do czasu uprawomocnienia się wyroku sądowego rozstrzygającego spór z pracownikiem, a jeżeli toczone są również inne postępowania np. dotyczące żądania przez pracodawcę wyrównania poniesionych szkód, w których omawiane nagrania również stanowią dowód, nagrania te można przechowywać do czasu prawomocnego rozstrzygnięcia wszystkich tych postępowań.

Monitoring poczty elektronicznej

W art. 223 Kodeksu pracy wspomina się odrębnie o szczególnym rodzaju monitoringu, polegającym na kontroli służbowej poczty elektronicznej pracownika. Można go wprowadzić, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Monitoring nie może jednak naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika.

W odniesieniu do korespondencji prowadzonej przez pracownika w ramach służbowej skrzynki poczty elektronicznej domniemuje się, że nie ma ona charakteru prywatnego, lecz jest prowadzona w imieniu pracodawcy. Do naruszenia tajemnicy korespondencji mogłoby natomiast dojść wówczas, gdy służbowa skrzynka e-mail jest wykorzystywana – za zgodą pracodawcy – również do celów prywatnych pracownika. Wtedy prowadzenie monitoringu poczty elektronicznej byłoby uzależnione od wcześniejszego zrzeczenia się przez pracownika z prawa do tajemnicy korespondencji, w odniesieniu do tej skrzynki.

Inne rodzaje monitoringu

Zgodnie z art. 223 § 4 Kodeksu pracy, przepisy o monitoringu poczty elektronicznej stosuje się odpowiednio do innych form monitoringu, jeśli ich zastosowanie jest konieczne do realizacji celów, dla których dopuszcza się wprowadzenie monitoringu poczty elektronicznej. Przykładowo możemy tu wspomnieć o kontroli korzystania przez pracownika z sieci Internet, logowań GPS w samochodzie służbowym, ewidencjonowania czasu pracy przy użyciu zautomatyzowanych systemów.

Wprowadzenie monitoringu w zakładzie pracy służy wyeliminowaniu, a przynajmniej ograniczeniu określonych ryzyk, opisanych w przepisach Kodeksu pracy. Posługując się tym  narzędziem, pracodawcy muszą jednak pamiętać o dochowaniu wymagań dotyczących sposobu wprowadzania monitoringu, informowania o jego stosowaniu oraz ochrony danych osobowych, w tym wizerunku pracowników i innych osób w związku ze stosowaniem monitoringu wizyjnego.