Znaczniki JPK_KR_PD – jak je przypisać do planu kont?

Wprowadzenie nowej struktury raportowania JPK_KR_PD nakłada na podatników szereg dodatkowych obowiązków związanych z przygotowaniem planu kont i dostosowaniem systemów IT do nowych standardów. Ponieważ jednym z najbardziej kluczowych etapów wdrożenia jest poprawne mapowanie planu kont, w tym artykule wyjaśniamy, jak przypisać znaczniki JPK_KR_PD, aby zapewnić pełną spójność przesyłanych danych.

Obowiązek raportowania JPK_KR_PD – kogo dotyczy i jaki jest cel?

Wprowadzenie struktury JPK_KR_PD (Jednolity Plik Kontrolny dla Ksiąg Rachunkowych i Podatku Dochodowego) to kluczowy etap cyfryzacji polskiego systemu podatkowego.

Obowiązek ten wprowadzany jest etapami i dotyczy podmiotów prowadzących księgi rachunkowe przy użyciu programów komputerowych.

Podmiotami zobowiązanymi do sporządzenia i wysyłki pliku JPK KR PD są:

• podatnicy CIT (czyli m.in. wszystkie spółki z o.o., spółki akcyjne) i podatkowe grupy kapitałowe (PGK);
• spółki niebędące osobami prawnymi – chodzi tu m.in. o spółki jawne czy partnerskie;
• podatnicy PIT prowadzący księgi rachunkowe, tj. osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą na dużą skalę (obrót 2,5 mln euro).

Celem wprowadzenia JPK_KR_PD jest uszczelnienie systemu podatkowego poprzez automatyzację przesyłania danych z ksiąg rachunkowych, co umożliwia organom ich bieżącą analizę i weryfikację bez konieczności wszczynania kontroli u podatnika. Rozwiązanie to ma również na celu zwiększenie efektywności typowania podmiotów do kontroli oraz skrócenie czasu trwania postępowań dzięki precyzyjnemu powiązaniu zapisów księgowych z rozliczeniem podatku dochodowego (CIT/PIT).

Terminy wysyłki pliku JPK_KR_PD

Kluczowe terminy wysyłki pliku JPK_KR_PD są ściśle powiązane z datą zakończenia roku podatkowego, a sam obowiązek raportowania jest wprowadzany etapowo. Pierwsze pliki za 2025 rok największe podmioty prześlą w terminie złożenia zeznania rocznego (czyli w 2026 roku). Zgodnie z harmonogramem obowiązek raportowania dotyczy lat podatkowych rozpoczynających się po:

• 31 grudnia 2024 roku – podatnicy CIT i spółki niebędące osobami prawnymi, których przychody przekroczyły 50 mln EUR, oraz Podatkowe Grupy Kapitałowe (PGK) – pierwsze pliki będą przez nich wysyłane w 2026 roku;
• 31 grudnia 2025 roku – pozostali podatnicy CIT i PIT zobowiązani do przesyłania JPK_V7M – pierwsze pliki będą wysyłane w 2027 roku;
• 31 grudnia 2026 roku – wszyscy pozostali podatnicy CIT i PIT prowadzący księgi rachunkowe – pierwsze pliki będą wysyłane w 2028 roku.

W przypadku podmiotów z rokiem innym niż kalendarzowy kluczowe jest to, że pierwszym rokiem podlegającym raportowaniu będzie ten, który zacznie się po wskazanych wyżej datach granicznych, o czym więcej w artykule: JPK_KR_PD przy roku innym niż kalendarzowy.

Podatnicy prowadzący księgi rachunkowe są zobowiązani do przesyłania struktury JPK_KR_PD co roku, w terminie przewidzianym na złożenie zeznania rocznego (CIT lub PIT).

JPK_KR na żądanie a nowy JPK_KR_PD – czy nadal obowiązuje?

Zgodnie z aktualnymi przepisami organy podatkowe wciąż mają prawo do wezwania każdego podatnika prowadzącego księgi elektronicznie do przesłania pliku JPK_KR w ramach:

• kontroli podatkowej lub celno-skarbowej,
• czynności sprawdzających,
• postępowania podatkowego.

W praktyce oznacza to współistnienie obu rozwiązań – wybór właściwej struktury będzie uzależniony od okresu, którego dotyczy wezwanie urzędu. Dokumentacja za lata poprzedzające wejście w życie nowych przepisów powinna być raportowana według standardów obowiązujących w danym roku podatkowym. Tym samym podatnicy będą zobligowani do zachowania gotowości technologicznej w zakresie generowania plików JPK zgodnie z wersją struktury właściwą dla weryfikowanego okresu rozliczeniowego.

Jak przypisać znaczniki JPK_KR_PD – od czego zacząć?

Kluczowym elementem wdrożenia JPK_KR_PD jest nadanie do kont księgowych odpowiednich znaczników według wytycznych Ministerstwa Finansów. 

Znaczniki identyfikujące konta znajdują się w słownikach znaczników określonych w załącznikach do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 sierpnia 2024 roku w sprawie dodatkowych danych, o które należy uzupełnić prowadzone księgi rachunkowe podlegające przekazaniu na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, oraz w załączniku do Rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 6 września 2025 roku w sprawie dodatkowych danych, o które trzeba uzupełnić prowadzone księgi rachunkowe i ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych podlegające przekazaniu na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Prawidłowe przypisanie znaczników to jedyny sposób, aby zapewnić pełną zgodność z nowymi przepisami i uniknąć błędów w raportowaniu.

W praktyce, aby przypisać znaczniki JPK_KR_PD, należy:

1. Wybrać odpowiedni słownik ze znacznikami. Znaczniki kont powinny być przypisywane zgodnie z typem prowadzonej działalności. Dla większości przedsiębiorców w Polsce najważniejszym źródłem przy mapowaniu kont jest Załącznik nr 7 do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 sierpnia 2024 roku – jest on przeznaczony dla pozostałych jednostek, czyli wszystkich standardowych firm, które nie są bankami czy organizacjami pożytku publicznego.
2. Zweryfikować, czy obecny system finansowo-księgowy ma zaimplementowany słownik znaczników JPK_KR_PD, który umożliwia ich bezpośrednie przypisanie do zakładowego planu kont. Warto również sprawdzić, czy producent oprogramowania dostarczył wzorcowy plan kont z już zdefiniowanymi mapowaniami, co może znacznie przyspieszyć proces konfiguracji.
3. Dokonać analizy planu kont pod kątem schematów sprawozdań finansowych. Ponieważ znaczniki JPK_KR_PD bezpośrednio odpowiadają konkretnym pozycjom Bilansu czy RZiS, kluczowe jest zweryfikowanie definicji tych sprawozdań. Pozwoli to upewnić się, że każde konto księgowe zostało prawidłowo przypisane do właściwej pozycji bilansowej lub wynikowej zgodnie z przyjętą polityką rachunkowości.
4. Uzgodnić dane do CIT/PIT w relacji z wynikiem bilansowym – dane przekazywane w JPK_KR_PD muszą być spójne z tymi wykazywanymi w deklaracjach CIT/PIT. W tym celu niezbędne jest dostosowanie planu kont poprzez przypisanie znaczników podatkowych (PD lub PD_PB). Pozwoli to na prawidłowe zaprezentowanie różnic między wynikiem bilansowym a podstawą opodatkowania w strukturze logicznej pliku. Należy rozważyć zastosowanie np. kont pozabilansowych lub dostosowanie odpowiednich analityk w planie kont.
5. Mapowanie planu kont – nadawanie znaczników JPK_KR_PD do kont księgowych zgodnie z odpowiednim słownikiem.
6. Po zakończeniu przypisywania znaczników należy wygenerować testowy plik JPK_KR_PD, aby sprawdzić zgodność ze schemą XML.

W celu ułatwienia podatnikom dostosowania systemów do nowych wymogów Ministerstwo Finansów udostępniło szczegółowe broszury informacyjne do struktur logicznych JPK_KR_PD, dostępne na oficjalnej stronie rządowej: Struktury JPK w podatkach dochodowych – gov.pl.

Właściwe przypisanie znaczników wymaga każdorazowej analizy zapisów księgowych i przyjętej polityki rachunkowości. Jedynie mając pełną wiedzę o charakterze operacji gospodarczych, podatnik może poprawnie sklasyfikować zdarzenia i nadać im odpowiednie znaczniki JPK_KR_PD.

Konta wynikowe – jak przypisać znacznik JPK_KR_PD dla kont kosztowych i przychodowych?

Znaczniki kont wynikowych określają przypisanie danego konta do konkretnej pozycji w rachunku zysków i strat, zgodnie z treścią ekonomiczną operacji gospodarczych ujmowanych na tym koncie.

Poniżej kilka wskazówek, którymi należy się kierować przy przypisywaniu znaczników JPK_KR_PD dla kont wynikowych:

1. Znaczniki przychodów, kosztów i obciążeń wyniku trzeba obowiązkowo wpisywać w polu S_12_1, zgodnie z rozporządzeniem i niezależnie od stosowanego rodzaju RZiS (dla jednostki innej czy mikro). Pole S_12_2 może zostać wypełnione fakultatywnie, dla kont przychodowo-kosztowych.
2. Wprowadzenie znaczników dla kont wynikowych nie wymaga co do zasady zmiany ich numeracji ani nazw, ale wymaga, aby zdarzenia o różnej treści ekonomicznej były ujmowane na różnych kontach księgowych.
3. Jednostka może przypisać ten sam znacznik do kilku kont wynikowych.
4. W przypadku stosowania równoległego księgowania kosztów (zespół 4 i 5) należy przypisać odpowiednie znaczniki identyfikujące do kont w obu tych zespołach. 
5. Niezależnie od wybranego wariantu rachunku zysków i strat (porównawczy/kalkulacyjny) obowiązuje ten sam słownik znaczników kont, zgodny z rodzajem prowadzonej działalności, np. dla jednostki innej Załącznik nr 7 a dla jednostek pożytku publicznego (OPP) Załącznik nr 3 do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 sierpnia 2024 roku.
6. Mapowanie musi być spójne z aktualnym brzmieniem ustawy o rachunkowości oraz nazewnictwem stosowanym w rachunku zysków i strat.
7. Konta wynikowe, wykazywane w rachunku zysków i strat per saldem, powinny mieć przypisany znacznik odpowiadający treści ekonomicznej konta.

Przykład 1.

Spółka XYZ ma w planie kont dwa odrębne konta: 750-01 „Dodatnie różnice kursowe” oraz 751-01 „Ujemne różnice kursowe”. Mimo że na koniec roku do Rachunku Zysków i Strat (RZiS) trafi tylko jedna kwota wynikowa (per saldo), w strukturze logicznej JPK przypisanie znaczników następuje na podstawie treści ekonomicznej konkretnego konta, a nie końcowej prezentacji sprawozdawczej.

W konsekwencji w pliku JPK_KR_PD:

• Konto 750-01 otrzyma wyłącznie znacznik RPGV_RKJV_RK (Przychody), 

• Konto 751-01 otrzyma wyłącznie znacznik RPHIV_RKKIV_RK (Koszty).

Poniższa tabela przedstawia, jak powinno wyglądać przypisanie w polach struktury JPK dla tych kont:

Konta bilansowe – jak przypisać znacznik JPK_KR_PD dla kont aktywno-pasywnych?

Znaczniki kont bilansowych definiują przypisanie danego konta do konkretnej pozycji w bilansie, precyzując jego umiejscowienie w strukturze aktywów lub pasywów.

Poniżej wskazówki dotyczące mapowania kont bilansowych, które należy uwzględnić przy przypisywaniu znaczników JPK_KR_PD:

1. Znaczniki kont aktywnych i pasywnych obowiązkowo muszą być uzupełnione o znacznik podstawowy w polu S_12_1.
2. Dla kont aktywno-pasywnych (np. 200 – rozrachunki z odbiorcami) można stosować dwa znaczniki jednocześnie, wykorzystując pole obowiązkowe S_12_1 oraz fakultatywne S_12_2.
3. Przy dwóch znacznikach (aktywny/pasywny) kolejność przypisania do pól S_12_1 i S_12_2 nie wpływa na poprawność, o ile oba odzwierciedlają mapowanie do bilansu.
4. Znaczniki muszą być przypisane do kont bilansowych na najniższym poziomie (kontach analitycznych), zgodnie z treścią ekonomiczną zapisów.
5. Zgodnie z najnowszymi objaśnieniami Ministerstwa Finansów obowiązek mapowania znaczników obejmuje również konta syntetyczne (wyższego szczebla). 
6. Ten sam znacznik może być przypisany do wielu kont księgowych.

Przykład 2.

Firma ABC Sp. z o.o. ma w planie kont konto 131 „Rachunek bieżący”. Ze względu na posiadany kredyt w rachunku konto to może wykazywać saldo po dwóch stronach – jako środki pieniężne (Aktywa) lub jako zadłużenie wobec banku (Pasywa). W strukturze logicznej JPK_KR_PD, w przypadku kont aktywno-pasywnych, konieczne jest przypisanie dwóch znaczników. Pozwala to na poprawne zaraportowanie salda w zależności od jego charakteru na koniec okresu.

W konsekwencji w pliku JPK_KR_PD:

• Konto 131 ma znacznik BABIII1c1_SPKR, ponieważ w przypadku salda dodatniego (Wn) stanowi ono aktywa obrotowe firmy.

• Konto 131 ma jednocześnie znacznik BPBIII3a, ponieważ w przypadku salda ujemnego (Ma) wykazuje się je w pasywach jako kredyt krótkoterminowy.

Poniższa tabela przedstawia, jak powinno wyglądać przypisanie w polach struktury JPK dla tego konta:

Znaczniki podatkowe dla kont wynikowych i pozabilansowych w JPK_KR_PD

Znaczniki podatkowe PD służą do powiązania zapisów księgowych z wynikiem podatkowym. Dzięki przypisaniu odpowiednich oznaczeń do poszczególnych kont możliwe jest poprawne wypełnienie węzła RPD, będącego integralną częścią struktury JPK_KR_PD. 

W procesie przypisywania znaczników podatkowych kluczowe jest rozróżnienie pomiędzy kontami wynikowymi a pozabilansowymi:

1. Konta wynikowe (zespoły 4 i 7) – jeśli jednostka wyodrębnia na nich analitykę dla przychodów i kosztów niepodatkowych (np. NKUP), każde takie konto musi mieć dwa znaczniki: podstawowy (wynikowy, odpowiadający pozycji w rachunku zysków i strat) oraz dodatkowy znacznik podatkowy z oznaczeniem PD.
2. Konta pozabilansowe – w przypadku rozliczania podatku dochodowego poza kontami wynikowymi konta pozabilansowe oznacza się znacznikiem PD z symbolem PB.
3. W raportowanym okresie można używać zarówno znaczników PD, jak i pozabilansowych (PD_PB).
4. Znaczniki podatkowe wpisuje się w polu S_12_3.

Wybór metody – ewidencja na kontach analitycznych wynikowych czy pozabilansowych – zależy od polityki rachunkowości jednostki, jednak w obu przypadkach konieczna jest precyzyjna identyfikacja pozycji stanowiących trwałe lub przejściowe różnice między wynikiem bilansowym a podatkowym.

Znacznik INNE – kiedy się stosuje?

Znacznik „INNE” trzeba uzupełnić w polu S_12_1 i stosuje się wyłącznie wtedy, gdy treść ekonomiczna lub podatkowa danego zapisu nie pasuje do żadnego innego, konkretnego kodu zawartego w słownikach opublikowanych przez Ministerstwo Finansów. Jeśli do danego konta księgowego można przypisać konkretny znacznik, wówczas nie należy używać znacznika „INNE”. 

Zgodnie z aktualnymi objaśnieniami Ministerstwa Finansów znacznik „INNE” stosujemy również w przypadku gdy:

1. Konta analityczne mają różne znaczenie – gdy konta analityczne (niższego szczebla) odnoszą się do różnych pozycji w sprawozdaniu finansowym, co wpływa na mapowanie różnych znaczników, zgodnie z poniższym przykładem:

2. Zastosowano konta pozabilansowe – znacznik ten jest obowiązkowy dla kont pozabilansowych, które służą do wykazania różnic między wynikiem bilansowym a podatkowym. W takim przypadku znacznik podatkowy PD przypisujemy do pola S_12_3, a znacznik INNE w polu S_12_1, jak wskazano poniżej w przykładzie:

Reguła ta ma kluczowe znaczenie dla pozycji, które wynikają z przepisów podatkowych, ale nie mają swojego odpowiednika w standardowym słowniku znaczników JPK_KR_PD.

Przykład 3.

W przypadku specyficznych kosztów (np. hipotetyczne odsetki), które nie mają dedykowanego znacznika w strukturze JPK_KR_PD, należy stosować znacznik „INNE”. Ponieważ koszty te nie są kosztem w ujęciu bilansowym (nie ma przepływu pieniężnego ani zobowiązania), często trafiają na konta pozabilansowe. W schemacie JPK_KR_PD, jeśli dla specyficznego odliczenia (jak to wynikające z art. 15cb ustawy o CIT) nie przewidziano dedykowanego kodu, znacznik „INNE” jest jedynym bezpiecznym rozwiązaniem, pozwalającym na zachowanie spójności raportu.

Znacznik „INNE” należy traktować jako rozwiązanie ostateczne, pełniące funkcję „bezpiecznika” w strukturze JPK_KR_PD. Takie podejście zapewnia poprawność techniczną raportu i pozwala na rzetelne wykazanie wszystkich nietypowych pozycji wpływających na podatek.

Znaczniki JPK_KR_PD dla jednostek mikro i małych

Jednostki objęte obowiązkiem raportowania powinny dostosować swoje księgi rachunkowe oraz zakładowe plany kont do wymogów JPK_KR_PD.

Jednostki mikro oraz małe, sporządzające sprawozdanie finansowe zgodnie z załącznikiem nr 4 lub 5 do ustawy o rachunkowości, są również zobowiązane do przypisania kont księgowych do odpowiednich znaczników (tzw. mapowania kont). Słownik tych znaczników został określony w załączniku nr 7 do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 sierpnia 2024 roku w sprawie dodatkowych danych, o które należy uzupełnić prowadzone księgi rachunkowe podlegające przekazaniu na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. W strukturze logicznej JPK_KR_PD podmioty te wypełniają sekcję „ZOiS7”, stosując analogiczne zasady jak pozostałe jednostki.

Wysyłka pliku JPK_KR_PD po zmianie systemu finansowo-księgowego w trakcie roku

Podatnicy prowadzący księgi rachunkowe elektronicznie mają obowiązek przekazywania pliku JPK_KR_PD po zakończeniu roku podatkowego. Dane w pliku muszą być tożsame z zapisami w księgach. Jeśli podatnik korzysta z kilku systemów, jest zobowiązany do połączenia danych w jeden kompletny plik roczny, uwzględniający wszystkie konta z obrotami lub saldami.

W ramach struktury JPK_KR_PD jest możliwość podzielenia pliku JPK_KR_PD na dowolne, krótsze okresy (minimalnie jeden dzień). Dzięki temu podatnik może generować dane w mniejszych pakietach, zamiast jednego zbiorczego pliku. Należy jednak pamiętać, że podzielone pliki muszą zachowywać pełną ciągłość danych. Po ich zestawieniu muszą one tworzyć spójną całość, która bez żadnych braków czy powtórzeń odzwierciedla zapisy w księgach rachunkowych. Trzeba zwrócić uwagę na Węzeł RPD, gdyż powinien on być wypełniony wyłącznie w pliku domykającym (ostatnim) okres raportowany (obejmującym ostatni dzień raportowanego roku podatkowego). 

Jak podpisać i wysłać plik JPK_KR_PD?

Plik JPK_KR_PD przesyła się wyłącznie drogą elektroniczną. Zasady podpisywania są tożsame z innymi dokumentami elektronicznymi składanymi do organów podatkowych. 

Plik JPK_KR_PD może podpisać:

• Osoba fizyczna prowadząca działalność – za pomocą profilu zaufanego, podpisu kwalifikowanego lub danych autoryzujących.
• Osoby uprawnione do reprezentacji (np. członkowie zarządu) – w przypadku spółek i innych osób prawnych, przy użyciu podpisu kwalifikowanego lub profilu zaufanego.
• Pełnomocnik (np. główny księgowy, doradca podatkowy) – pod warunkiem, że uprzednio złożono w urzędzie skarbowym pełnomocnictwo na druku UPL-1.

Według wytycznych Ministerstwa Finansów dopuszczalne są następujące metody autoryzacji:

• Kwalifikowany podpis elektroniczny – płatny podpis certyfikowany.
• Profil Zaufany (ePUAP) – bezpłatna metoda autoryzacji (podpisuje się tzw. plik metadanych).
• Podpis osobisty – za pomocą e-dowodu (certyfikat podpisu osobistego).
• Dane autoryzujące – (tylko dla osób fizycznych) przy użyciu imienia, nazwiska, daty urodzenia, NIP/PESEL oraz kwoty przychodu z zeznania za rok o dwa lata wstecz.

Jeśli pliku nie podpisuje sam przedsiębiorca lub osoby uprawnione do reprezentacji, konieczne jest udzielenie pełnomocnictwa poprzez formularz UPL-1:

Według oficjalnych instrukcji Ministerstwa Finansów pliki w nowej strukturze (tak jak inne pliki JPK) można wysyłać na dwa główne sposoby:

1. Bezpośrednio z programu księgowego – większość komercyjnych programów finansowo-księgowych ma lub będzie mieć wbudowany moduł do generowania i wysyłania plików JPK_KR_PD bezpośrednio na bramkę Ministerstwa Finansów.
2. Przez aplikację Klient JPK_WEB – jest to bezpłatne narzędzie webowe udostępnione przez MF (tzw. bramka), które pozwala na załadowanie gotowego pliku XML z dysku, jego walidację, podpisanie i wysyłkę.

Link do narzędzia wysyłkowego: Aplikacja Klient JPK_WEB (podatki.gov.pl).

Znaczniki kont oraz generowanie i wysyłka JPK_KR_PD w systemie wFirma.pl

We wzorcowym planie kont znaczniki JPK_KR_PD są przypisane do wszystkich kont. Informacje na temat znaczników są wyświetlane po przejściu do szczegółów konta USTAWIENIA » PODATKI » PLAN KONT I SCHEMATY KSIĘGOWE » PLAN KONT » w kolumnie „Znacznik konta”.

Użytkownicy mający własny plan kont powinni nadać znaczniki w oknie modyfikacji konta, dostępne po kliknięciu w szczegóły konta »MODYFIKUJ » w zależności od rodzaju konta nadanie znaczników jest dostępne w polach „Znacznik konta”, „Znacznik konta PD” oraz „Dodatkowy znacznik konta”. 

Aby wysłać plik JPK_KR_PD w systemie wFirma.pl, należy przejść do zakładki START » PODATKI » JEDNOLITY PLIK KONTROLNY » DODAJ» DODAJ JPK KR PD.