W przypadku podatnika VAT transakcję świadczoną na rzecz innej firmy musi potwierdzać faktura. Oryginał dokumentu trafia do nabywcy, a kopię podatnik musi przechowywać w swojej dokumentacji. I tu rodzi się wątpliwość - czy kopia faktury papierowej może być przechowywana jako e-faktura?
E-faktura - jak ją przechowywać?
Obecnie kluczowym aktem prawnym w omawianym obszarze jest Ustawa o podatku od towarów i usług. Zgodnie z jej art. 2 pkt 33 - faktura elektroniczna to faktura w formie elektronicznej, wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. Oznacza to, że warunkiem uznania dokumentu za e-fakturę jest zawartość opisanych w regulacjach informacji.
Zgodnie z art. 112a ust. 1 wspomnianej ustawy przedsiębiorcy są zobowiązani do przechowywania:
- wystawionych przez siebie lub w swoim imieniu faktur,
- otrzymanych faktur
- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur do momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Oznacza to, że jeżeli faktura spełni wskazane wyżej warunki, może być przechowywana również w formie elektronicznej.
Kopia faktury jako e-faktura - interpretacja podatkowa
Potwierdzenie stanowiska, że kopia faktury może być przechowywana jako e-faktura, możemy znaleźć w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 29 czerwca 2012 roku (ILPP2/443-100/10/12-S/EN). Dyrektor orzekł w niej, że kopia wystawionej papierowej faktury może być przechowana w elektronicznym systemie księgowym, czyli jako e-faktura. Warunkiem jest to, że jeśli organ podatkowy zażąda wydruku wspomnianej kopii, przedsiębiorca będzie w stanie wykonać to bezzwłocznie. Kolejnym zastrzeżeniem ze strony Dyrektora jest konieczność zagwarantowania nienaruszalności treści e-faktury we wspomnianym systemie elektronicznym - kopia zawsze musi wiernie odzwierciedlać oryginał, jaki otrzymał kontrahent.
Kopia faktury jako e-faktura - orzecznictwo sądowe
Podobnie wypowiadają się sądy administracyjne. WSA we Wrocławiu w wyroku z dnia 28 stycznia 2011 roku (I SA/Wr 1342/10) potwierdził, że przechowywanie kopii faktury w systemie elektronicznym jest prawidłowe i dozwolone prawnie, gdy faktura ta została sporządzona w tym systemie i później, po wydrukowaniu, wręczona nabywcy usług. WSA określił to jako dozwolony mieszany system wysyłania i przechowywania faktur.
Takie działanie może obniżyć firmowy koszty, zmniejszyć objętość dokumentacji i pozytywnie wpłynąć na środowisko. Kopia faktury przechowywana jako e-faktura to spora oszczędność, podobnie jak transfer oryginałów za pomocą wiadomości e-mail. Dlatego też należy się cieszyć, że obecna wykładnia prawa w tym obszarze jest korzystna dla przedsiębiorców.
