Poradnik Przedsiębiorcy

Nota księgowa obciążeniowo-uznaniowa - wzór z omówieniem

Nie każda transakcja dokonana pomiędzy podmiotami będzie dokumentowana fakturą. Zdarzają się sytuacje, w których wystarczającym dokumentem pozwalającym na obciążenie i równocześnie uznanie obciążenia przez drugą stronę jest nota księgowa, zwana również notą obciążeniowo-uznaniową.

W jakich sytuacjach wykorzystuje się noty księgowe?

Noty księgowe wykorzystuje się najczęściej w celu udokumentowania transakcji niepodlegających opodatkowaniu podatkiem VAT, najczęściej dla celów:

  • obciążenia dłużnika naliczonymi odsetkami od niezapłaconych zobowiązań;
  • obciążenia kontrahenta karą umowną za nieterminową realizację umowy;
  • uznania dłużnika kwotą umorzonego długu;
  • udokumentowania żądania wypłaty odszkodowania od ubezpieczyciela;
  • sprostowania pomyłek w wystawionych wcześniej dowodach księgowych;.
  • przenoszenia kosztów niepodlegających opodatkowaniu na nabywcę np. opłat skarbowych.

Nota księgowa a ustawa o rachunkowości

Nota księgowa może być podstawą do zapisów w księgach rachunkowych, pod warunkiem że będą na niej widnieć informacje, jakich wymaga od dowodów księgowych ustawa o rachunkowości.

Art. 21 ust. 1

Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;

2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;

3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;

4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;

5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;

6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w  księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Co ważne, uznaje się, że ponieważ nota nie dokumentuje zmiany stanów aktywów ani też nie jest dowodem zastępczym nie musi być opatrzona podpisami, o których mowa w pkt 5. Podpisy osób mogą być zastąpione znakami zapewniającymi ustalenie tych osób.

Nota księgowa a KPiR

Rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów wymienia, jakie dokumenty mogą być podstawą zapisów w księdze.

§ 12 ust. 3

Podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:

1) faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej "fakturami", wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, lub (...)

2) inne dowody, wymienione w § 13 i 14, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,

c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,

d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

Nota księgowa może być więc uznana, zgodnie z rozporządzeniem, za inny dowód księgowy i jednocześnie stanowić podstawę do zapisów w podatkowej księdze. Należy jednak zwrócić uwagę na kolejny zapis w przepisach, a mianowicie § 13.

§ 13

Za dowody księgowe uważa się również:

1) dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;

2) noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;

3) dowody przesunięć;

4) dowody opłat pocztowych i bankowych;

5) inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2.

Zgodnie z powyższym przepisem podstawą zapisów w podatkowej księdze może byćnota księgowa otrzymana od kontrahenta lub przekazana kontrahentowi, ale tylko taka, która została sporządzona w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego. W pozostałych przypadkach uznaje się, że aby nota stanowiła dowód księgowy powinna być dodatkowo potwierdzona wyciągiem bankowym czy też umową (np. w przypadku obciążenia kontrahenta odsetkami umownymi).

Należy pamiętać, że nota księgowa jest stosowana w rozliczeniach między kontrahentami tylko w sytuacji, gdy dla danych rozrachunków nie mają zastosowania przepisy ustawy o VAT.

Do pobrania:

pdf
nota księgowa wzór.pdf druk do ręcznego wypełnienia
doc
nota księgowa wzór.doc edytowanie, wydrukowanie, zapisywanie