Poradnik Przedsiębiorcy

Nota księgowa - wzór z omówieniem

Nie każda transakcja dokonana pomiędzy podmiotami będzie dokumentowana fakturą. Zdarzają się sytuacje, w których wystarczającym dokumentem pozwalającym na obciążenie i równocześnie uznanie obciążenia przez drugą stronę jest nota księgowa, zwana również notą obciążeniowo-uznaniową.

W jakich sytuacjach wykorzystuje się noty księgowe?

Noty księgowe wykorzystuje się najczęściej w celu udokumentowania transakcji niepodlegających opodatkowaniu podatkiem VAT, najczęściej dla celów:

  • obciążenia dłużnika naliczonymi odsetkami od niezapłaconych zobowiązań;

  • obciążenia kontrahenta karą umowną za nieterminową realizację umowy;

  • uznania dłużnika kwotą umorzonego długu;

  • udokumentowania żądania wypłaty odszkodowania od ubezpieczyciela;

  • sprostowania pomyłek w wystawionych wcześniej dowodach księgowych;

  • przenoszenia kosztów niepodlegających opodatkowaniu na nabywcę np. opłat skarbowych.

Nota księgowa a ustawa o rachunkowości

Nota księgowa może być podstawą do zapisów w księgach rachunkowych, pod warunkiem że będą na niej widnieć informacje, jakich wymaga od dowodów księgowych ustawa o rachunkowości.

Art. 21 ust. 1 Ustawy o rachunkowości
Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;
5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
Co ważne, uznaje się, że ponieważ nota nie dokumentuje zmiany stanów aktywów ani też nie jest dowodem zastępczym, nie musi być opatrzona podpisami, o których mowa w pkt 5. Podpisy osób mogą być zastąpione znakami zapewniającymi ustalenie tych osób.

Nota księgowa a KPiR

Rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów wymienia, jakie dokumenty mogą być podstawą zapisów w księdze.

§ 12 Rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów
Za dowody księgowe uważa się również:
1) dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;

2) noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu
obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;
3) dowody przesunięć;
4) dowody opłat pocztowych i bankowych;
5) inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których
mowa w § 11 ust. 3 pkt 3.
Zgodnie z powyższym przepisem podstawą zapisów w podatkowej księdze może być nota księgowa otrzymana od kontrahenta lub przekazana kontrahentowi, ale tylko taka, która została sporządzona w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego. W pozostałych przypadkach uznaje się, że aby nota stanowiła dowód księgowy, powinna być dodatkowo potwierdzona wyciągiem bankowym czy też umową (np. w przypadku obciążenia kontrahenta odsetkami umownymi).

Należy pamiętać, że nota księgowa jest stosowana w rozliczeniach między kontrahentami tylko w sytuacji, gdy dla danych rozrachunków nie mają zastosowania przepisy ustawy o VAT.

Nota księgowa w systemie wFirma.pl

Aby wystawić notę księgową w systemie wFirma.pl, należy przejść do zakładki PRZYCHODY » SPRZEDAŻ » WYSTAW » NOTĘ KSIĘGOWĄ. W wyświetlonym oknie należy wypełnić dane kontrahenta na rzecz którego zostaje wystawiona nota księgowa. Jako DATĘ WYSTAWIENIA należy wybrać bieżącą datę sporządzenia noty księgowej w systemie. 

Nota księgowa - wzór

Przychód zostanie ujęty w Księdze Przychodów i Rozchodów w kol. 8 - POZOSTAŁE PRZYCHODY w dacie rozliczenia wystawionej noty księgowej. Zatem, aby dokonać rozliczenia noty księgowej należy przejść do zakładki PRZYCHODY, gdzie należy zaznaczyć notę, a następnie z menu wybrać opcję ROZLICZ » ROZLICZ PŁATNOŚĆ. Notę księgową należy rozliczyć w faktycznej dacie zapłaty oraz w kwocie jaka została opłacona przez kontrahenta.

Nota księgowa

Do pobrania:

pdf
Nota księgowa - wzor.pdf druk do ręcznego wypełnienia
docx
Nota księgowa - wzor.docx edytowanie, wydrukowanie, zapisywanie