Prawidłowe prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów wymaga znajomości wielu zasad, a jedną z kluczowych kwestii technicznych jest numerowanie wpisów w KPiR. Chociaż może wydawać się to drobnym detalem, odpowiednia chronologia i oznaczenie dowodów księgowych są uregulowane w przepisach. Wyjaśniamy, jakie zasady numeracji wynikają z rozporządzenia Ministra Finansów.
Zasady prowadzenia KPiR
Zgodnie z art. 24a ust. 1 ustawy PIT osoby fizyczne, przedsiębiorstwa w spadku, spółki cywilne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą, są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów albo księgi rachunkowe, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy, a także uwzględniać w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacje niezbędne do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych.
Sposób prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów oraz dokumentowanie znajdujących się w niej zapisów określa rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
Natomiast szczegółowe objaśnienia odnośnie do sposobu dokonywania zapisów w odpowiednich kolumnach podatkowej księgi przychodów i rozchodów zawarte są w objaśnieniach do podatkowej księgi przychodów i rozchodów w Załączniku nr 1 do ww. rozporządzenia.
Zgodnie z § 2 pkt 1 cyt. rozporządzenia osoby fizyczne, przedsiębiorstwa w spadku, spółki cywilne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, o których mowa w art. 24a ustawy PIT, są obowiązane prowadzić księgę, z zastrzeżeniem ust. 2, według wzoru ustalonego w załączniku nr 1 do rozporządzenia, w sposób określony w rozdziale 2.
Zgodnie z § 8 ust. 1 rozporządzenia podatnik jest obowiązany zbroszurować księgę i kolejno ponumerować jej karty. Księga oraz dowody, na których podstawie są dokonywane w niej zapisy, mają znajdować się na stałe w miejscu wykonywania działalności lub miejscu wskazanym przez podatnika jako jego siedziba, z zastrzeżeniem ust. 6, a jeżeli prowadzenie księgi zostało zlecone biuru rachunkowemu – w miejscu prowadzenia lub przechowywania księgi przez to biuro.
Natomiast zgodnie z § 10 rozporządzenia podatnik jest obowiązany prowadzić księgę rzetelnie i w sposób niewadliwy (ust. 1), a za niewadliwą uważa się księgę prowadzoną zgodnie z przepisami rozporządzenia i objaśnieniami do wzoru księgi (ust. 3). Księgę uważa się za rzetelną, jeżeli dokonywane w niej zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty (ust. 3).
Stosownie zaś do treści § 11 ust. 1 rozporządzenia zapisy w księdze dokonywane są w języku polskim i w walucie polskiej w sposób staranny, czytelny i trwały, na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów.
Numerowanie wpisów w KPiR – czy jest konieczne?
W celu odszukania regulacji odnoszących się do zasad numerowania wpisów należy sięgnąć do treści pkt 2 objaśnień do podatkowej księgi przychodów i rozchodów zawartych w Załączniku nr 1 do rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów; kolumna 1 jest przeznaczona do wpisania kolejnego numeru zapisów do księgi. Tym samym numerem należy oznaczyć dowód stanowiący podstawę dokonania zapisu.
W praktyce każdy podatnik ustala własny system numerowania w KPiR. Istotne jest jednak to, aby pozycje były numerowane po kolei i aby numery te się nie powtarzały, tzn. nie może istnieć więcej niż jedna pozycja oznaczona tym samym numerem.
Najczęściej stosowana przez podatników jest numeracja roczna. Polega ona na tym, że od 1 stycznia lub od dnia rozpoczęcia działalności w trakcie roku podatkowego numerację dowodów księgowych zapisanych w księdze rozpoczyna się od cyfry 1 i kolejne numery pozycji nadaje się do końca każdego roku podatkowego lub do dnia likwidacji działalności w trakcie roku podatkowego. Każdy kolejny rok rozpoczyna się nową numeracją.
Numerację można również rozpoczynać od nowa w każdym miesiącu. Wtedy wskazane jest jednak wprowadzenie jakiegoś rozróżnienia numeracji pozycji stosowanej w poszczególnych miesiącach, tak by numery się nie powtarzały. Dowody księgowe można wówczas oznaczać kolejnym numerem pozycji i oznaczeniem miesiąca, tj. łamać przez miesiąc, np. w czerwcu 1/06, 2/06, w lipcu 1/07, 2/07 itd. Wybraną numerację powinno się kontynuować przez cały rok. Ewentualnej zmiany sposobu stosowanej numeracji najlepiej dokonać wraz z nowym rokiem podatkowym.
Dowód księgowy, na podstawie którego dokonano zapisu w podatkowej księdze, należy oznaczyć tym samym numerem, pod którym wpisano go do księgi. Ma to na celu ułatwienie odszukiwania i przyporządkowywania dokumentu do zapisu i odwrotnie.
Do rozpatrywanej tematyki odnosi się treść interpretacji Dyrektora IS w Poznaniu z 5 sierpnia 2011 roku (nr ILPB1/415-676/11-2/AG):
Reasumując, mając na uwadze przedstawione we wniosku informacje oraz powołane przepisy rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, stwierdzić należy, iż przedstawiony przez Wnioskodawcę sposób prowadzenia zapisów w kolumnie 1 podatkowej księgi jest również prawidłowy”.
Na konieczność oznaczenia numerem zewidencjonowanych w księdze dowodów wskazuje również § 11 ust. 3 rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR, w myśl którego podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.
Zasady numerowania wpisów w KPiR prowadzonej elektronicznie
W tym miejscu warto wskazać na – określone w § 28 rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR – warunki uznania za prawidłową księgi prowadzonej w systemie teleinformatycznym. Otóż w przypadku prowadzenia księgi w systemie teleinformatycznym warunkiem uznania księgi za prawidłową jest:
- określenie na piśmie szczegółowej instrukcji obsługi programu komputerowego wykorzystywanego do prowadzenia księgi;
- stosowanie programu komputerowego zapewniającego bezzwłoczny wgląd w treść dokonywanych zapisów oraz umożliwiającego wydrukowanie wszystkich danych w porządku chronologicznym, zgodnie ze wzorem księgi;
- przechowywanie zapisanych danych na informatycznych nośnikach danych, w sposób chroniący je przed zniszczeniem lub zniekształceniem, naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania lub ich modyfikacją w sposób nieuprawniony.
W rezultacie KPiR prowadzona w formie elektronicznej również musi zachowywać porządek chronologiczny wpisów i na zasadzie analogii stosuje się także wzór określony w załączniku do rozporządzenia. To zatem powoduje, że numeracja powinna znaleźć zastosowanie także w zakresie elektronicznej księgi przychodów i rozchodów. Ma to szczególne znaczenie, jeżeli chodzi o nadchodzące zmiany w zakresie obowiązkowego stosowania KSeF oraz planowanej zmiany rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR.
Numerowanie dokumentów elektronicznych w KPiR polega na nadawaniu każdej pozycji w księdze unikalnego, ciągłego numeru, który pozwala powiązać dowód księgowy z wpisem. Dowód księgowy, na podstawie którego dokonano zapisu w podatkowej księdze, należy oznaczyć tym samym numerem, pod którym dowód ten wpisano do księgi. Ma to na celu ułatwienie odszukiwania i przyporządkowywania dokumentu do zapisu i odwrotnie.
W interpretacji Dyrektora KIS z 22 lutego 2018 roku (nr 0112-KDIL3-1.4011.376.2017.2.AA) organ podatkowy wskazał, że również w przypadku skanowanych dokumentów elektronicznych istotne jest aby pozycje były numerowane po kolei i aby numery te nie powtarzały się, tzn. nie może istnieć więcej niż jedna pozycja oznaczona tym samym numerem. W interpretacji czytamy:
Końcowo wskażmy, że obowiązujące przepisy nie przewidują żadnych kar za brak numerowania dokumentów księgowych ewidencjonowanych w KPiR. Niedopełnienie tego obowiązku może jednak spowodować uznanie księgi za wadliwą.
