Poradnik Przedsiębiorcy

Duplikat faktury - jak wykazać w ewidencji księgowej?

Nawet najbardziej pedantycznemu przedsiębiorcy może zdarzyć się, że faktura zakupowa ulegnie zniszczeniu albo gdzieś zaginie. Co zrobić w takiej sytuacji, aby zapewnić porządek i rzetelność swoim księgom podatkowym? To proste - postarać się uzyskać duplikat faktury!

Duplikat faktury - jak i kiedy?

Jak już wspomniano, duplikat faktury służy zastąpieniu dokumentu, który uległ zniszczeniu lub zaginął. Informacje na nim zawarte powinny być identyczne z tymi, które znajdowały na fakturze źródłowej, poza dwoma różnicami. Pierwsza dotyczy daty - na duplikacie ujmuje się tą, w której został wystawiony, nie datę wystawienia utraconego oryginału. Druga różnica to fraza “Duplikat”, która powinna znaleźć się na dokumencie.

Uwaga!

Duplikat faktury może wystawić wyłącznie wystawca pierwotnej faktury.

Jak rozliczać VAT z duplikatu?

Otrzymanie duplikatu faktury może - choć nie musi - wpływać na bieżący podatek VAT. Od czego to zależy?

Jeśli duplikat został wydany, ponieważ oryginalna faktura uległa zniszczeniu, ale uprzednio dotarła do odbiorcy i została zaksięgowana, przedsiębiorca nie będzie rozliczał podatku z duplikatu. W takie sytuacji dokument służy wyłącznie do zapełnienia luki w dokumentacji, która powstała w wyniku zniszczenia oryginalnej faktury.

Inaczej postępuje się w sytuacji, gdy pierwotna faktura nie trafiła do odbiorcy. W takiej sytuacji przedsiębiorca nie miał możliwości zaksięgowania podatku VAT, który przecież rozlicza się w okresie otrzymania faktury lub w dwóch kolejnych okresach rozliczeniowych. W takiej sytuacji należy rozliczyć podatek VAT zgodnie z datą otrzymania duplikatu.

A co z podatkiem dochodowym?

Analogicznie do podatku VAT, w przypadku podatku dochodowego znaczenie ma, czy duplikat został wystawiony z powodu zaginięcia faktury zanim dotarła ona do odbiorcy, czy też zniszczenia jej już po zaksięgowaniu.

Jeśli przedsiębiorca zaksięgował kwotę netto z oryginału faktury, który następnie uległ zniszczeniu, to nie ewidencjonuje już w żaden sposób otrzymanego duplikatu. Jak już wspomniano w przypadku podatku VAT, duplikat faktury będzie tu stanowił tylko “zastępstwo” za zniszczony oryginał faktury.

Natomiast w przypadku, kiedy otrzymany duplikat faktury jest pierwszym dokumentem - tzn. źródłowa faktura nie dotarła do odbiorcy - to należy na jego podstawie zaksięgować kwotę netto kosztu do podatku dochodowego. Nie jest to problematyczne w momencie, kiedy koszt dotyczy aktualnego roku podatkowego. W takiej sytuacji przedsiębiorca księguje koszt zgodnie z datą wystawienia duplikatu. Taki sposób ewidencjonowania nie wpłynie na podatek dochodowy - który jest liczony narastająco i rozliczany ostatecznie na zakończenie roku podatkowego. Natomiast tego typu działanie zgodne będzie z zapisami Ordynacji podatkowej, zgodnie z którą nie jest prawidłowym zmniejszanie już zapłaconych zaliczek na podatek dochodowy.

Jeśli jednak koszt, dokumentowany duplikatem, nie został zaksięgowany i dotyczy ubiegłego roku podatkowego, konieczne będzie cofnięcie się w księgach do odpowiedniego roku. Koszt powinien zostać zaksięgowany do grudnia. Jeśli duplikat faktury został otrzymany już po złożeniu rocznej deklaracji za rok podatkowy, konieczne będzie przedstawienie w urzędzie korekty zeznania rocznego.

Duplikat faktury w systemie wfirma.pl

Kiedy użytkownik systemu wfirma.pl otrzymuje duplikat faktury, nie musi się niczego obawiać. Zgodnie z powyższymi instrukcjami, jeśli oryginalna faktura została już wcześniej do systemu wprowadzona, duplikat należy tylko dołączyć do dokumentacji. Natomiast w przypadku, gdy duplikat jest pierwszym otrzymanym dokumentem, jego księgowanie także nie powinno sprawiać problemu.

Jeśli wydatek wykazany na duplikacie dotyczy bieżącego roku podatkowego, należy go wprowadzić do systemu tak jak zwykłą fakturę, czyli poprzez zakładkę WYDATKI » DODAJ WYDATEK » FAKTURA VAT oraz wybrać odpowiedni rodzaj wydatku. 

Jeśli natomiast koszt został poniesiony w poprzednim roku podatkowym, konieczne będzie “rozbicie” duplikatu. Kwotę podatku VAT należy wprowadzić wtedy bezpośrednio do rejestru w zakładce EWIDENCJE » REJESTRY VAT » REJESTR ZAKUPÓW » DODAJ WPIS, zgodnie z datą otrzymania dokumentu.

Kwotę netto natomiast księguje się do KPiR poprzez zakładkę WYDATKI » DODAJ WYDATEK » FAKTURA (BEZ VAT). Tutaj jednak należy zwrócić uwagę na daty - powinny one dotyczyć grudnia ubiegłego roku, najlepiej w celach porządkowych wprowadzić datę ostatniego dnia miesiąca.

Należy także zauważyć, że podatnik może stać też po drugiej stronie - to on będzie wystawcą zagubionego lub zniszczonego dokumentu. W takiej sytuacji przedsiębiorca może wystawić duplikat faktury sprzedaży w systemie wfirma.pl.

Aby wygenerować duplikat faktury, należy przejść do zakładki PRZYCHODY » SPRZEDAŻ oraz odnaleźć źródłową fakturę. Po jej zaznaczeniu należy z górnej listy wybrać opcję DRUKUJ » DRUKUJ WYBRANE DOKUMENTY. W oknie ustawień drukowania należy zaznaczyć opcję Duplikat oraz kliknąć na przycisk Dalej. Na wydruku zostanie zawarta wyraźna informacja DUPLIKAT wraz z datą jego wygenerowania w systemie.

Możesz ocenić ten artykuł