Wielu przedsiębiorców w związku z nadchodzącym obowiązkiem korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) analizuje zagadnienie KSeF a faktury papierowe. Zastanawiają się oni, czy tradycyjne dokumenty zostaną całkowicie wycofane z obiegu, czy jednak w określonych sytuacjach wciąż będzie można z nich korzystać. W artykule wyjaśniamy te wątpliwości.
Czym jest KSeF
Krajowy System e-Faktur to elektroniczny system teleinformatyczny administrowany przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej przeznaczony dla przedsiębiorców i administracji państwowej. Umożliwia on wystawianie faktur ustrukturyzowanych przez sprzedawcę i ich odbiór przez nabywcę, który także widnieje w tym systemie.
KSeF realizuje zadania, takie jak:
- nadawanie, zmiana lub odbieranie uprawnień do korzystania z KSeF,
- powiadamianie podmiotów o nadanych uprawnieniach do korzystania z KSeF lub ich odebraniu,
- uwierzytelnienie posiadanych przez podmioty uprawnień do korzystania z KSeF i ich weryfikacja,
- wystawianie faktur ustrukturyzowanych (także faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA lub faktur w czasie awarii KSeF),
- stworzenie dostępu do faktur ustrukturyzowanych,
- otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych,
- przechowywanie faktur ustrukturyzowanych,
- oznaczanie faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym przydzielonym w KSeF,
- kontrola prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych,
- powiadamianie podmiotów o braku uprawnień do korzystania z KSeF,
- powiadamianie podmiotów o czasie wystawienia faktury ustrukturyzowanej oraz numerze identyfikującym fakturę ustrukturyzowaną przydzielonym w KSeF, a także o czasie jego przydzielenia,
- powiadamianie podmiotów o dacie i czasie odrzucenia faktury w przypadku jej niezgodności ze wzorem udostępnionym w KSeF,
- powiadamianie o braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej – w przypadku niedostępności lub awarii KSeF.
Faktury ustrukturyzowane oraz wystawiane poza KSeF, ale przesłane do tego systemu, są przechowywane przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione.
Od kiedy nastąpi obowiązek wystawiania faktur przy pomocy KSeF
Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy pomocy KSeF będą mieli:
- czynni podatnicy VAT,
- podatnicy zwolnieni z VAT.
Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych poprzez KSeF nastąpi:
- 1 lutego 2026 roku w przypadku dużych podmiotów (których wartość sprzedaży wraz z kwotą należnego podatku VAT przekroczyła w 2024 roku 200 mln zł),
- 1 kwietnia 2026 roku w stosunku do pozostałych podmiotów,
- 1 stycznia 2027 roku (opcjonalnie) w stosunku do drobnych przedsiębiorców (do łącznej wartości sprzedaży - 10 tys. zł miesięcznie).
Do kiedy będą obowiązywać faktury papierowe
Zgodnie z art. 2 pkt 31 Ustawy z 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT) przez fakturę należy rozumieć dokument (sprzedaży) w postaci papierowej lub elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą o VAT i przepisami wydanymi na jej podstawie.
Faktura elektroniczna to faktura w postaci elektronicznej, wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.
Natomiast faktura ustrukturyzowana to faktura wystawioną przy użyciu KSeF wraz z przydzielonym jej numerem identyfikującym.
Jeszcze do końca stycznia 2026 roku przedsiębiorcy mają możliwość wystawiania faktur w postaci papierowej (także elektronicznej poza KSeF).
Od 1 lutego do 31 marca 2026 roku podatnicy mający obowiązek korzystania z KSeF mogą wystawiać faktury elektroniczne lub papierowe, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku nie przekroczyła 200 mln zł w 2024 roku.
Od 1 lutego 2026 roku obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF będą miały firmy, które w 2024 roku osiągnęły wartość sprzedaży powyżej kwoty 200 mln zł (z VAT), a pozostałe przedsiębiorstwa – od 1 kwietnia 2026 roku.
KSeF a faktury papierowe lub elektroniczne a organy egzekucyjne
Zgodnie z art. 18 ustawy o VAT organy egzekucyjne oraz komornicy sądowi wykonujący czynności egzekucyjne są płatnikami podatku VAT od dostawy, dokonywanej w trybie egzekucji, towarów będących własnością dłużnika lub posiadanych przez niego z naruszeniem obowiązujących przepisów.
Na mocy art. 106c ustawy o VAT faktury dokumentujące ww. dostawę towarów, z tytułu której na dłużniku ciąży obowiązek podatkowy, wystawiają w imieniu i na rzecz dłużnika:
- organy egzekucyjne,
- komornicy sądowi wykonujący czynności egzekucyjne.
W powyższym przypadku fakturę papierową wystawia się w trzech egzemplarzach, z których podmiot wystawiający jeden wydaje nabywcy, drugi – pozostawia w swojej dokumentacji, a trzeci – przekazuje dłużnikowi.
Faktury papierowe lub elektroniczne a awaria KSeF
Jak mówi art. 106ng ustawy o VAT, w przypadku braku możliwości zamieszczenia komunikatów o wystąpieniu awarii KSeF w Biuletynie Informacji Publicznej Ministra Finansów informacja o tym fakcie i naprawieniu usterki zostanie przekazana w środkach społecznego przekazu. Komunikaty te wyznaczają okres trwania tej awarii. W tym okresie podatnik wystawia faktury w postaci papierowej lub elektronicznej.
Faktury wystawione przy pomocy kasy rejestrującej
Zgodnie z art. 145n ust. 1 ustawy o VAT od 1 lutego do 31 grudnia 2026 roku podatnicy mający obowiązek korzystania z KSeF mogą wystawiać faktury elektroniczne lub papierowe oraz paragony fiskalne uznane za faktury uproszczone (z NIP nabywcy) dokumentujące transakcję do wartości 450 zł przy zastosowaniu kas rejestrujących.
Po tej dacie podatnicy obowiązani do korzystania z KSeF nie będą w ogóle mogli wystawić przy pomocy kasy rejestrującej paragonu z NIP nabywcy (faktury uproszczonej) w formie papierowej. Nie jest jeszcze do końca jasne, jak sytuacja będzie wyglądać w przypadku innych faktur wystawionych przy pomocy kasy rejestrującej.
Faktury papierowe lub elektroniczne z uwagi na nieprzekroczenie limitu wartości sprzedaży
Podatnicy zobowiązani do korzystania z KSeF mogą jeszcze do końca grudnia 2026 roku wystawiać faktury poza tym systemem, tzn. papierowe lub elektroniczne, jeżeli w żadnym z miesięcy, od kwietnia do grudnia 2026 roku, suma miesięcznej sprzedaży z VAT nie przekroczy w ich przypadku 10 tys. zł.
W miesiącu, w którym miesięczna sprzedaż będzie wyższa niż ta kwota – podatnik traci prawo do wystawiania faktur elektronicznych i papierowych, począwszy od faktury, która spowodowała przekroczenie limitu miesięcznej sprzedaży.
Faktury papierowe lub elektroniczne a podatnicy niezobowiązani do stosowania KSeF
W nawiązaniu do art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT obowiązek (od 1 lutego 2026 roku) wystawiania faktur ustrukturyzowanych poprzez KSeF nie dotyczy poniższych grup podatników przedstawionych w tabeli.
Brak obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF a możliwość wystawiania faktur papierowych | ||
Lp. | Opis przypadków | Dopuszczalność wystawiania faktur papierowych, elektronicznych, w KSeF |
1. | Podatnik nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium RP | faktury elektroniczne lub papierowe, dobrowolnie faktury ustrukturyzowane przy pomocy KSeF |
2. | Podatnik nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium RP, którego stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej znajduje się na terytorium RP, przy czym nie odbywa się w nim dostawa towarów lub świadczenie usług, na które wystawiono fakturę | faktury elektroniczne lub papierowe, dobrowolnie faktury ustrukturyzowane przy pomocy KSeF |
3. | Podatnik korzystający z procedur szczególnych (unijnej i nieunijnej procedury VAT OSS oraz procedury VAT IOSS), dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach | faktury elektroniczne lub papierowe |
4. | Dostawa towarów, świadczenie usług na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej | faktury elektroniczne lub papierowe, dobrowolnie faktury ustrukturyzowane przy pomocy KSeF. |
5. | W przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w drodze rozporządzenia wydanego przez Ministra Finansów, w którym podatnik nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych | faktury elektroniczne lub papierowe |
6. | Podatnik posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium RP korzystający ze zwolnienia z VAT na terytorium RP | faktury elektroniczne lub papierowe |
Powyżej przedstawiono szereg przypadków, w których albo okresowo, albo nadal bez ograniczeń czasowych będzie dopuszczalne wystawianie faktur papierowych (lub elektronicznych) poza KSeF.
Praktyka ta musiała być przemyślana i dopuszczona przez ustawodawcę, bowiem bardzo trudno byłoby aktualnie całkowicie odejść od faktur papierowych.
