Obowiązkowa e-faktura w ramach KSeF – od kiedy?

Obecnie Krajowy System e-Faktur funkcjonuje jako rozwiązanie dobrowolne. Niemniej za sprawą Ustawy z dnia 16 czerwca 2023 roku o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw obowiązek fakturowania w KSeF jest już pewny. Mimo że termin wejścia w życie był już znany, to Ministerstwo Finansów co pewien czas przekładało ostateczny termin obowiązkowego stosowania KSeF. 

Co to jest KSEF?

Krajowy System e-Faktur to ogólnopolski administracyjny system teleinformatyczny zarządzany i udostępniany przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej służący do wystawiania i przesyłania elektronicznych, ustrukturyzowanych faktur sprzedaży.

Faktura ustrukturyzowana to faktura wystawiona przy użyciu KSeF wraz z przydzielonym numerem identyfikującym fakturę w tym systemie. Sprzedawca wysyła fakturę ustrukturyzowaną poprzez KSeF do odbiorcy tylko wtedy, jeżeli ten wyraził na to zgodę (tryb przesyłania przez KSeF).

KSeF realizuje określone zadania. Przedstawiono je w poniższej tabeli.

Faktury ustrukturyzowane oraz faktury elektroniczne wystawione poza KSeF po przesłaniu ich do Krajowego Systemu e-Faktur są przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. 

Jeżeli okres przechowywania faktur upłynie przed upływem terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, wówczas podatnik przechowuje faktury wystawione w KSeF poza tym systemem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. 

Od kiedy obowiązkowa e-faktura w ramach KSeF?

Za sprawą ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, która została podpisana przez prezydenta 4 sierpnia 2023 roku, obowiązkowa e-faktura wystawiana za pośrednictwem KSeF wchodzi w życie:

• od 1 lutego 2026 roku wobec dużych przedsiębiorców, u których wartość sprzedaży z kwotą podatku VAT przekroczyła w 2025 roku 200 mln zł;
• od 1 kwietnia 2026 roku wobec pozostałych przedsiębiorców.
• Do końca 2026 r. – najmniejsi przedsiębiorcy, czyli mikroprzedsiębiorcy (obrót miesięczny poniżej 10 tys. zł brutto), mogą nadal wystawiać faktury w tradycyjnej formie. 

Nawiązując do art. 106s (obowiązującego od 1 lutego 2026 roku) ustawy o VAT, Minister Finansów może określić w drodze rozporządzenia przypadki odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, w których podatnik nie ma obowiązku stosowania KSeF (wystawiania faktur ustrukturyzowanych poprzez KSeF), uwzględniając:

• specyfikę niektórych rodzajów działalności związaną z liczbą i rodzajem czynności wymagających udokumentowania,
• konieczność zapewnienia szczególnych sposobów dokumentowania czynności przez podatników,
• możliwości techniczno-organizacyjne związane z dokumentowaniem czynności przez podatników.

Wśród dostępnych systemów księgowych, które mają integrację z KSeF, można wyróżnić system wFirma. Integracja w systemie jest bezpłatna i w jej ramach przedsiębiorca ma możliwość:

• nielimitowanego wysyłania faktur przychodowych do KSeF,
• nadawania uprawnień osobom trzecim w KSeF za pośrednictwem systemu,
• nielimitowanego importu faktur przychodowych oraz kosztowych bezpośrednio z KSeF.

Co oznacza obowiązkowa e-faktura, a co dobrowolna e-faktura?

Obowiązkowość e-faktury oznacza tyle, że niemal każdy przedsiębiorca prowadzący działalność w Polsce będzie wystawiał faktury sprzedaży ustrukturyzowane przy pomocy systemu KSeF dotyczące prawie każdej sprzedaży (poza wyjątkami, które są aktualnie uzgadniane w Resorcie Finansów).

Wystawianie przez przedsiębiorcę faktur sprzedaży przy pomocy systemu KSeF może przybrać 2 drogi:

1. wystawianie faktur sprzedaży bezpośrednio w systemie KSeF;
2. wystawianie faktur sprzedaży w swoim systemie księgowym, systemie fakturowym, który będzie połączony z systemem KSeF.

W tym ostatnim przypadku, gdy przedsiębiorca wystawi fakturę sprzedaży, będzie ona automatycznie przesyłana do KSeF i rejestrowana w systemie KSeF.

Rejestracja w systemie KSeF będzie oznaczać:

1. nadanie unikalnego numeru każdej fakturze sprzedaży wystawionej poprzez KSeF;
2. bezpieczne przechowywanie i zarchiwizowanie każdej faktury sprzedaży zagwarantowane przez Szefa KAS;
3. przesłanie jej do odbiorcy, jeżeli jest on zarejestrowany w KSeF w systemie KSeF.

Wystawianie faktur ustrukturyzowanych poprzez system KSeF z pewnością przyczyni się do usprawnienia procesu wystawiania faktur.

Wygoda i bezpieczeństwo to jednak nie wszystko. Wiele firm będzie musiało wręcz przeorganizować swój sposób wystawiania faktur. Dlaczego?

Dobrowolne stosowanie systemu to wystawianie faktur ustrukturyzowanych przed powyższym obowiązującym terminem. Niektórzy przedsiębiorcy decydują się na stosowanie KSeF z różnych przyczyn. Do tych powodów można zaliczyć m.in.:

• usprawnienie przygotowań do wystawiania faktur ustrukturyzowanych poprzez KSeF;
• przetestowanie środowiska KSeF;
• nauczenie się wystawiania faktur, ale i innych przydatnych czynności i poznanie funkcji w KSeF;
• dostosowanie wymogów technicznych, informatycznych – niezwykle ważnych w aktualnej rzeczywistości gospodarczyej;
• przeszkolenie osób, które mają być uprawnione w imieniu firmy do wystawiania faktur ustrukturyzowanych poprzez KSeF (także nowych pracowników);
• reorganizacja procesu wystawiania faktur;
• chęć zapoznania się z nowością, jaką jest KSeF;
• pozostałe.

Dobrowolne stosowanie KSeF pozwala przedsiębiorcy na wystawianie ustrukturyzowanych faktur sprzedaży poprzez KSeF, ale i wystawianie faktur sprzedaży poza KSeF (tak jak przedsiębiorca czynił do tej pory).

Obowiązkowa e-faktura – czy jest się czego obawiać?

Obowiązkowa e-faktura wystawiana przy pomocy KSEF ma wiele atutów, które mogą mieć bezpośrednie lub pośrednie przełożenie na proces wystawiania faktur przez przedsiębiorców. Wśród kluczowych korzyści mogą się znajdować:

• automatyzacja – e-faktury mogą być automatycznie wystawiane i przesyłane do klientów;
• elastyczność w procesie wystawiania i przesyłania faktur – e-faktury są wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej;
• obieg dokumentów – usprawnienie przepływu dokumentów w obrocie gospodarczym w zakresie ich przesyłania oraz przechowywania w formie elektronicznej;
• bezpieczeństwo funkcjonowania KSeF – proces wystawiania e-faktur w KSeF jest zabezpieczony zarówno przed próbami fałszowania danych, jak i przed utratą danych zawartych na wystawionych fakturach;
• mniejsza liczba przesyłanych danych do urzędów skarbowych – KSeF spowoduje wyłączenie obowiązku przesyłania pliku JPK_FA przez przedsiębiorców;
• archiwizacja – e-faktury są przechowywane w KSEF przez okres 10 lat.

Integracja z KSeF w systemie wFirma.pl

System wFirma.pl umożliwia integrację z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). Dzięki temu przedsiębiorcy mogą wystawiać i przesyłać faktury sprzedaży bezpośrednio do KSeF, bez konieczności korzystania z zewnętrznych narzędzi, jak również importować do systemu faktury kosztowe.

Aby zintegrować się z KSeF, należy przejść do zakładki: USTAWIENIA » FAKTURY » E-FAKTURY i wybrać opcję WŁĄCZ INTEGRACJĘ.

Z KSeF można zintegrować się na 2 sposoby, poprzez:

1. wgranie pliku metadanych na dysk kliknięciem przycisku „Zapisz metadane na dysku” oraz podpisanie go za pomocą pieczęci lub podpisu elektronicznego, np. Profilu Zaufanego w systemie ePUAP. Po kliknięciu przycisku „Załącz podpisany plik XML” trzeba wybrać wspomniany podpisany plik z dysku lub przeciągnąć go i upuścić we wskazane miejsce, lub
2. wygenerowanie numeru tokena autoryzacyjnego z poziomu aplikacji KSeF, a następnie wklejenie go w wyznaczone pole, które wyświetli się po kliknięciu przycisku WGRAJ TOKEN.