Obecnie Krajowy System e-Faktur funkcjonuje jako rozwiązanie dobrowolne. Niemniej za sprawą Ustawy z dnia 16 czerwca 2023 roku o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw obowiązek fakturowania w KSeF jest już pewny. Mimo, że termin wejścia w życie był już znany, tak w dniu 19 stycznia 2024 roku Ministerstwo Finansów przekazało informacje na temat obowiązkowego KSeF w 2024 roku! Dowiedz się, od kiedy obowiązkowa e-faktura wejdzie w życie!
Czym jest Krajowy System e-Faktur?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to ogólnopolski system teleinformatyczny, który umożliwia wystawianie, przechowywanie i przesyłanie faktur ustrukturyzowanych.
KSeF ma na celu usprawnienie obiegu dokumentów w obrocie gospodarczym, a także uszczelnienie systemu podatkowego.
KSeF obejmuje następujące funkcje:
- wystawianie faktur ustrukturyzowanych,
- przechowywanie faktur ustrukturyzowanych,
- przesyłanie faktur ustrukturyzowanych,
- udostępnianie faktur ustrukturyzowanych,
- nadawanie uprawnień osobom trzecim,
- dostęp do faktur ustrukturyzowanych przez organy podatkowe.
Docelowo każdy przedsiębiorca będzie miał obowiązek w ramach KSeF wystawić fakturę sprzedaży w ustrukturyzowanej formie.
Od kiedy obowiązkowa e-faktura w ramach KSeF?
Za sprawą Ustawy z dnia 16 czerwca 2023 roku o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, która została podpisana przez prezydenta 4 sierpnia 2023 roku, obowiązkowa e-faktura wystawiana za pośrednictwem KSeF wchodzi w życie:
- od 1 lipca 2024 roku dla czynnych podatników VAT,
- od 1 stycznia 2025 roku dla podatników VAT zwolnionych podmiotowo i przedmiotowo.
Obowiązkowa e-faktura wystawiana w KSeF będzie mogła być wystawiona przez podatnika:
- bezpośrednio w Aplikacji Podatnika KSeF lub
- za pośrednictwem systemu do fakturowania/ księgowego, który oferuje integrację z KSeF.
Wśród dostępnych systemów księgowych, które posiadają integrację z KSeF, można wyróżnić system wFirma. Integracja w systemie jest bezpłatna i w jej ramach przedsiębiorca ma możliwość:
- nielimitowanego wysyłania faktur przychodowych do KSeF,
- nadawania uprawnień osobom trzecim w KSeF za pośrednictwem systemu,
- nielimitowanego importu faktur przychodowych oraz kosztowych bezpośrednio z KSeF.
Dobrowolne fakturowanie w KSeF
Dobrowolne fakturowanie w KSeF to wygodne i bezpieczne rozwiązanie, które pozwala przedsiębiorcom na skorzystanie z wielu korzyści, takich jak szybkość i łatwość wystawiania faktur, bezpieczeństwo i pewność transakcji oraz automatyzacja procesu fakturowania.
Do momentu wejścia w życie obowiązkowego fakturowania w ramach KSeF przedsiębiorca ma możliwość już teraz wystawiać faktury w KSeF. Warto dodać, że dokumentowanie sprzedaży w KSeF może być częściowe. Jest to korzystne rozwiązaniem dla przedsiębiorcy, może on bowiem w tym czasie zapoznać się z zasadami fakturowania w KSeF, zintegrować swoje oprogramowanie księgowe z KSeF, a także przeszkolić swoich pracowników w tym zakresie.
Obowiązkowa e-faktura – korzyść czy zagrożenie dla przedsiębiorcy?
Obowiązkowa e-faktura ma szereg zalet, które mogą przełożyć się na korzyści dla przedsiębiorców. Do najważniejszych z nich należą:
- ułatwienie obiegu dokumentów w obrocie gospodarczym – e-faktury są przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, co znacznie ułatwia ich wymianę między kontrahentami;
- szybkość i łatwość wystawiania i przesyłania faktur – e-faktury są wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej, co znacznie skraca czas i ułatwia proces fakturowania;
- bezpieczeństwo i pewność – e-faktury są zabezpieczone przed fałszerstwem i ich utratą, co zwiększa bezpieczeństwo transakcji;
- automatyzacja – e-faktury mogą być automatycznie wystawiane i przesyłane do klientów, co pozwala na oszczędność czasu i kosztów;
- wystawiając faktury w KSeF, urzędy nie będą wymagały przesyłania pliku JPK_FA przez przedsiębiorców;
- e-faktury przechowywane są nieodpłatnie w KSeF przez okres 10 lat.
Integracja z KSeF w systemie wFirma.pl
System wFirma.pl umożliwia integrację z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). Dzięki temu przedsiębiorcy mogą wystawiać i przesyłać faktury sprzedaży bezpośrednio do KSeF, bez konieczności korzystania z zewnętrznych narzędzi, jak również importować do systemu faktury kosztowe.
Aby zintegrować się z KSeF, należy przejść do zakładki: USTAWIENIA » FAKTURY » E-FAKTURY i wybrać opcję WŁĄCZ INTEGRACJĘ.
Z KSeF można zintegrować się na dwa sposoby, poprzez:
- wgranie pliku metadanych na dysk kliknięciem przycisku „Zapisz metadane na dysku” oraz podpisanie go za pomocą pieczęci lub podpisu elektronicznego, na przykład Profilu Zaufanego w systemie ePUAP. Po kliknięciu przycisku „Załącz podpisany plik XML” trzeba wybrać wspomniany podpisany plik z dysku lub przeciągnąć go i upuścić we wskazane miejsce, lub
- wygenerowanie numeru tokena autoryzacyjnego z poziomu aplikacji KSeF, a następnie wklejenie go w wyznaczone pole, które wyświetli się po kliknięciu przycisku WGRAJ TOKEN.
