Przedsiębiorcy prowadzą działalność zarówno w mieszkaniu, jak i w wynajętym lokalu na siedzibę firmy. Niektóre rodzaje działalności charakteryzują się tym, że nie potrzebują stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, gdyż dysponują jedynie miejscem zamieszkania, które okazuje się wystarczające do prowadzenia działalności. Czy brak stałego miejsca prowadzenia działalności ma wpływ na zakup wyposażenia w kontekście ujęcia w kosztach uzyskania przychodów? Dowiedz się więcej, w artykule!
Stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej
Wśród wielu pytań przedsiębiorców pojawia się często następująca kwestia – czy osoba fizyczna prowadząca działalność musi mieć stałe miejsce prowadzenia działalności, czy też adres siedziby? Przecież w aktualnej sytuacji gospodarczej bardzo duże grono przedsiębiorców prowadzi pracę zdalnie.
Zgodnie z art. 3 ust. 1 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (zwanej dalej ustawą o PIT) osoby fizyczne, jeżeli mają miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, podlegają obowiązkowi podatkowemu od całości swoich dochodów (przychodów) bez względu na miejsce położenia źródeł przychodów (nieograniczony obowiązek podatkowy).
Osoba fizyczna mająca miejsce zamieszkania w Polsce podlega obowiązkowi opodatkowania całości swoich dochodów w Polsce niezależnie od miejsca położenia dochodów (przychodów).
- ma na terytorium RP centrum interesów osobistych lub gospodarczych (ośrodek interesów życiowych), lub
- przebywa na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej dłużej niż 183 dni w roku podatkowym.
Zatem główną przesłanką obowiązku rozliczania dochodów w Polsce m.in. z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej jest tzw. rezydencja podatkowa osoby fizycznej, czyli to, czy dana osoba ma miejsce zamieszkania na terytorium RP.
O osobach fizycznych niebędących polskimi rezydentami podatkowymi, które prowadzą działalność gospodarczą w Polsce, będzie mowa w odrębnej publikacji.
Wracając z kolei do osób fizycznych prowadzących działalność na terytorium RP i będących polskimi rezydentami podatkowymi, sprawa zarówno opodatkowania w Polsce przychodów, jak i uwzględnienia kosztów uzyskania przychodów obwarowana jest przede wszystkim posiadaniem miejsca zamieszkania na terytorium RP.
W przepisach nie jest określone, że osoba fizyczna prowadząca działalność w Polsce (polski rezydent podatkowy) powinna mieć określone stałe miejsce prowadzenie działalności.
Osoba fizyczna, która dopiero co rejestruje działalność gospodarczą w Polsce, ma obowiązek dokonać tego za pomocą formularza CEIDG.
Osoba fizyczna rejestrująca działalność gospodarczą musi obowiązkowo podać w formularzu CEIDG miejsce zamieszkania (na terytorium RP).
Powstaje w tym miejscu pytanie: czy musi ona podać jakiekolwiek inne miejsce? To zależy od wielu czynników. Niemniej w omawianej sytuacji założenia są takie, że osoba fizyczna przy rejestracji działalności gospodarczej ujmuje tylko miejsce zamieszkania i nie ma stałego miejsca prowadzenia działalności. Czy musi w ogóle je podawać w CEIDG?
Warto w tym miejscu odnieść się do art. 5 ust. 1 oraz 2 Ustawy z dnia 6 marca 2018 roku o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy.
- adres do doręczeń oraz – jeżeli przedsiębiorca ma takie miejsce – adres stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej, dane dotyczące adresu są zgodne z oznaczeniami kodowymi przyjętymi w krajowym rejestrze urzędowym podziału terytorialnego kraju, o ile to w danym przypadku możliwe;
- adres do doręczeń oraz – jeżeli przedsiębiorca ma takie miejsce – adres stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej, dane dotyczące adresu są zgodne z oznaczeniami kodowymi przyjętymi w krajowym rejestrze urzędowym podziału terytorialnego kraju, o ile to w danym przypadku możliwe.
W ww. przepisach nie ma wymogu, aby osoba fizyczna, która faktycznie nie ma stałego miejsca prowadzenia działalności, wpisywała w CEIDG tego typu dane.
Ustawodawca jedynie wspomina, że osoba fizyczna rejestrująca działalność podaje w formularzu CEIDG adres stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej, ale tylko wtedy, gdy ma takie miejsce.
W ustawie o PIT jest mowa wyłącznie o miejscu zamieszkania w kontekście rozliczania dochodów z działalności gospodarczej uzyskiwanych w Polsce.
Wydatek stanowiący koszt uzyskania przychodów
Wydatek stanowiący koszt uzyskania przychodów obniża zarówno podstawę opodatkowania, jak i podatek dochodowy. Wydatek, który zostanie uznany za koszt niebędący kosztem podatkowym, nie obniża zarówno podstawy opodatkowania, jak i podatku dochodowego.
Wydatek uznany za koszt uzyskania przychodów powinien:
- być poniesiony przez podatnika na cele prowadzonej przez niego działalności gospodarczej;
- nie zostać podatnikowi zwrócony w żadnej formie;
- być poniesiony w celu osiągania, zachowania, zabezpieczenia przychodów;
- wykazywać związek przyczynowo-skutkowy z przychodami (profilem działalności);
- być prawidłowo udokumentowany;
- nie występować w katalogu wydatków ustawowo wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów zawartych w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT).
Należy zaznaczyć, że odpowiedzialnym za racjonalność poniesionego wydatku na cele działalności gospodarczej jest podatnik (przedsiębiorca). Co więcej, spełnienie jednej z ww. przesłanek nie przesądza o tym, że dany wydatek może być uznany za koszt uzyskania przychodów.
Brak stałego miejsca prowadzenia działalności a zakup wyposażenia w kosztach uzyskania przychodów
Skoro osoba fizyczna prowadząca działalność w Polsce nie musi mieć stałego miejsca prowadzenia działalności, to ma prawo rozpoznać w kosztach uzyskania przychodów zakup wyposażenia, np. meble, biurko, stolik, krzesło, szafę, szafki, inne wyposażenie tzw. biura.
Tego typu sytuacje występują najczęściej, kiedy:
- przedsiębiorca świadczy usługi zdalnie,
- przedsiębiorca bardzo często się przemieszcza i jego działalność realizowana jest na terenie np. powiatu, województwa, kilku województw bądź całego kraju.
W takich okolicznościach (w przypadku braku stałego miejsca prowadzenia działalności) przedsiębiorca ma prawo do ujęcia wydatków na wyposażenie firmy typu meble biurowe, biurko, krzesło, szafki, inne elementy wyposażenia. Obowiązują tutaj ogólne reguły kwalifikacji wydatku jako kosztu uzyskania przychodu, a więc:
- jest poniesiony na cele prowadzonej działalności;
- pomiędzy nim a uzyskiwanym przychodem występuje związek przyczynowo-skutkowy;
- został poniesiony w celu uzyskania, zachowania, zabezpieczenia źródła przychodów z działalności;
- został prawidłowo udokumentowany;
- nie występuje w katalogu kosztów ustawowo wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów.
Nabywając wyposażenie na cele działalności, przedsiębiorca musi uważać, aby nie było ono użytkowane prywatnie, a wyłącznie w toku prowadzonej działalności. Wydatek na wyposażenie powinien być przez podatnika racjonalnie uzasadniony i powiązany z profilem prowadzonej działalności.
Podatnik będzie zobligowany do uzasadnienia poniesienia takiego wydatku w razie kontroli skarbowej.
Niemniej brak stałego miejsca prowadzenia działalności nie stanowi przeszkody do możliwości ujęcia w kosztach uzyskania przychodów wydatków na nabycie wyposażenia.
