Ewidencja przebiegu pojazdu - wzór z omówieniem

Pobierz darmowy wzór ewidencji przebiegu pojazdu w dwóch formatach: PDF i DOCX

Ewidencja przebiegu pojazdu do PIT -  kto musi prowadzić?

Przedsiębiorcy wykorzystujący dla potrzeb swojej działalności gospodarczej  samochody osobowe, które nie stanowią majątku trwałego firmy, powinni prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu dla celów podatku dochodowego, jeśli chcą wliczyć w koszty wydatki związane z tymi samochodami. Ponadto do prowadzenia kilometrówki do PIT zobowiązani są przedsiębiorcy użytkujący samochód:

• na podstawie umowy najmu,
• na podstawie umowy dzierżawy,
• na podstawie umowy użyczenia.

Do kosztów związanych z użytkowaniem pojazdu można zaliczyć:

• zakup paliwa,
• opłaty parkingowe oraz za przejazd autostradą,
• składki na ubezpieczenie samochodu (OC, AC),
• naprawy i części zamienne,
• przeglądy i usługi serwisowe.

Ponoszone koszty związane z eksploatacją pojazdu można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów tylko do limitu kwoty wynikającej z przemnożenia przejechanych kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu do celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu.

Ewidencja przebiegu pojazdu do PIT - limity

W 2015 roku stawka limitu za 1 km przebiegu pojazdu wynosi:

• dla samochodów osobowych:

-0,5214 zł, gdy pojemność skokowa silnika wynosi do 900 cm3
-0,8358 zł, gdy pojemność skokowa silnika wynosi ponad 900 cm

• dla motocykli: 0,2302 zł
• dla motorowerów: 0,1382 zł

Jeśli w danym miesiącu przejechano więcej kilometrów, niż wynika z faktur, wówczas przechodzą one na następny miesiąc.

Ewidencja przebiegu pojazdu do PIT  - jakie dane powinna zawierać

Zgodnie z art. 23 ust. 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przedsiębiorca powinien w ewidencji przebiegu pojazdów uwzględnić następujące informacje:

• imię, nazwisko i adres osoby korzystającej z pojazdu,
• numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,
• numer kolejny wpisu,
• datę i cel wyjazdu,
• opis trasy – od miejsca rozpoczęcia podróży do jej zakończenia,
• liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
• stawkę za 1 km przebiegu,
• kwotę wynikającą z przemnożenia stawki za 1 km przebiegu oraz liczby faktycznie przejechanych kilometrów,
• podpis i dane podatnika lub pracodawcy.

Ewidencja przebiegu pojazdu może być prowadzona w formie papierowej albo elektronicznej. Ważne jest żeby wersję elektroniczną wydrukować na koniec miesiąca i koniecznie podpisać.