Coraz mniej czasu pozostało do obowiązku stosowania Krajowego Systemu e-Faktur. Usprawni to wiele procesów, ale rodzi też pytania o bezpieczeństwo informacji. Kluczową wątpliwością dla przedsiębiorców jest to, kto ma dostęp do danych w KSeF i jakie podmioty będą mogły przeglądać ich faktury ustrukturyzowane. Warto poznać pełną listę uprawnionych instytucji.
Czym jest KSeF?
Krajowy System e-faktur to administracyjny system teleinformatyczny zarządzany i udostępniany przez Resort Finansów (Szefa Krajowej Administracji Skarbowej) dla przedsiębiorców.
Umożliwia on wystawianie elektronicznych, ustrukturyzowanych faktur sprzedaży przez sprzedawcę i przesyłanie ich odbiorcy (za jego zgodą).
KSeF służy do:
- nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF;
- powiadamiania podmiotów o nadanych uprawnieniach do korzystania z KSeF lub ich odebraniu;
- uwierzytelnienia oraz weryfikacji uprawnień do korzystania z KSeF, posiadanych przez podmioty;
- wystawiania faktur ustrukturyzowanych (także do faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA lub faktur w czasie awarii KSeF);
- dostępu do faktur ustrukturyzowanych;
- otrzymywania faktur ustrukturyzowanych;
- przechowywania faktur ustrukturyzowanych;
- oznaczania faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym przydzielonym w KSeF oraz do przydzielania identyfikatora zbiorczego dla co najmniej dwóch faktur ustrukturyzowanych wystawianych przez podatnika dla jednego odbiorcy oraz do weryfikacji danych z faktur ustrukturyzowanych używanych poza KSeF;
- analizy i kontroli prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych,
- powiadamiania podmiotów o:
- dacie i czasie wystawienia faktury ustrukturyzowanej oraz numerze identyfikującym fakturę ustrukturyzowaną przydzielonym w KSeF oraz o dacie i czasie jego przydzielenia,
- dacie i czasie odrzucenia faktury w przypadku jej niezgodności ze wzorem, o którym mowa w art. 106gb ust. 8,
- braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej – w przypadku niedostępności lub awarii KSeF;
- powiadamiania podmiotów innych niż określone w art. 106nb o braku uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.
Warto zwrócić uwagę na to, że gdy okres przechowywania faktur ustrukturyzowanych upłynie przed upływem terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, wówczas podatnik przechowuje te faktury poza KSeF aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Wystawianie faktur ustrukturyzowanych poprzez KSeF
Wystawianie faktur ustrukturyzowanych poprzez KSeF będzie obowiązkowe dla:
- czynnych podatników VAT;
- podatników zwolnionych z VAT
– jednakże z uwzględnieniem wyjątków od ogólnej reguły (przedstawionych w dalszej części publikacji).
Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych poprzez KSeF nastąpi:
- od 1 lutego 2026 roku w odniesieniu do dużych podmiotów (u których wartość sprzedaży wraz z kwotą należnego podatku VAT przekroczyła w 2024 roku 200 mln zł);
- od 1 kwietnia 2026 roku w odniesieniu do pozostałych podmiotów.
W Ustawie z dnia 16 czerwca 2023 roku o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw prawodawca zasygnalizował pewne wyjątki, odstępstwa od obligatoryjnego wystawiania faktur ustrukturyzowanych poprzez KSeF w okresie od 1 lutego 2026 roku oraz od 1 kwietnia 2026 roku. Chodzi o art. 106ga ww. zmienianej ustawy o VAT.
Brak obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF po 31 stycznia 2026 roku | |
Lp. | Wykaz sytuacji |
1. | Podatnik nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium RP |
2. | Podatnik nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium RP, który ma stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium RP, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę |
3. | Podatnik korzystający z procedur szczególnych (unijna i nieunijna procedura VAT OSS oraz procedura VAT IOSS), dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach |
4. | Dostawa towarów, świadczenie usług dokonane na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej |
5. | W przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w drodze rozporządzenia wydanego przez Ministra Finansów, w którym podatnik nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych |
6. | Podatnik posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium RP korzystający ze zwolnienia z VAT na terytorium RP |
Podatnicy nieposiadający siedziby działalności w Polsce mogą jednak dobrowolnie wystawiać faktury ustrukturyzowane przy pomocy KSeF. Natomiast, gdy nie chcą wystawiać faktur ustrukturyzowanych dobrowolnie, wówczas mają obowiązek wystawienia faktury elektronicznej lub faktury w postaci papierowej.
Kto ma dostęp do danych w KSeF?
To pytanie zadaje sobie wielu przedsiębiorców. Należałoby zacząć od tego, że dostęp do e-faktur oraz danych zgromadzonych w KSeF będą mieli nie tylko sami przedsiębiorcy czy osoby przez nich upoważnione, lecz także:
- organy egzekucyjne określone w Ustawie z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji;
- komornicy sądowi wykonujący czynności egzekucyjne w rozumieniu przepisów Kodeksu postępowania cywilnego.
To jednak nie wszystko. Dostęp do e-faktur oraz danych zgromadzonych w KSeF będą miały także organy polskiej administracji skarbowej. Chodzi tu oczywiście o Ministra Finansów czy Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, ale nie tylko. Dostęp do e-faktur oraz danych zgromadzonych w KSeF uzyskają także organy administracji skarbowej, które wykonują ustawowe zadania:
- naczelnicy urzędów skarbowych,
- naczelnicy urzędów celno-skarbowych,
- dyrektor krajowej administracji skarbowej,
- dyrektor izb administracji skarbowej,
- pozostali.
Kto jeszcze? Podmioty uprawnione do wglądu w e-faktury oraz dane w KSeF zostały także wymienione w Ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 roku – Ordynacja podatkowa.
Indywidualne dane zawarte w deklaracji oraz innych dokumentach składanych przez podatników, płatników lub inkasentów objęte są tajemnicą skarbową, niemniej w toku postępowania nie tylko podatkowego naczelnicy urzędów skarbowych i naczelnicy urzędów celno-skarbowych udostępniają akta spraw podatników, w tym także dane zawarte w KSeF poniżej przedstawionym podmiotom.
Podmioty, którym będą udostępnione dane z KSeF w związku z prowadzonymi postępowaniami | |
Lp. | Rodzaj podmiotu, któremu będą udostępnione dane pochodzące z KSeF |
1. | Minister Finansów, Szef Krajowej Administracji Skarbowej, dyrektor izby administracji skarbowej – w toku postępowania podatkowego, postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe, kontroli podatkowej lub kontroli celno-skarbowej |
2. | Inni naczelnicy urzędów skarbowych lub naczelnicy urzędów celno-skarbowych – w związku ze wszczętym postępowaniem podatkowym, postępowaniem w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe, kontrolą podatkową, kontrolą celno-skarbową lub w związku z postępowaniem przejętym |
3. | Generalny Inspektor Informacji Finansowej – zgodnie z przepisami o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu |
4. | Minister do spraw wewnętrznych, Generalny Inspektorowi Informacji Finansowej oraz Szef Krajowej Administracji Skarbowej – w zakresie niezbędnym do realizacji ustawowych zadań w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego oraz w dziale Va Ustawy z dnia 16 listopada 2016 roku o Krajowej Administracji Skarbowej |
5. | Minister do spraw zagranicznych – w zakresie niezbędnym do podejmowania środków ograniczających w związku z działaniami destabilizującymi sytuację w Ukrainie |
6. | Minister Finansów – w zakresie niezbędnym do realizacji zadań określonych w rozdziale 6 Ustawy z dnia 1 marca 2018 roku o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu |
7. | Sądy lub prokuratorzy – w związku z toczącym się postępowaniem |
8. | Rzecznik Praw Obywatelskich – w związku z jego udziałem w postępowaniu przed sądem administracyjnym |
9. | Prokurator Generalny – na wniosek właściwego prokuratora:
|
10. |
– oraz posiadający sporządzone na piśmie upoważnienie ich funkcjonariusze lub żołnierze w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia postępowania sprawdzającego na podstawie przepisów o ochronie informacji niejawnych |
11. | Centralne Biuro Antykorupcyjne – w zakresie niezbędnym do realizacji ustawowych zadań |
12. | Agencja Bezpieczeństwa Wewnętrznego – w zakresie niezbędnym do realizacji ustawowych zadań określonych |
13. | Inspektor Nadzoru Wewnętrznego – w zakresie niezbędnym do realizacji jego ustawowych zadań |
14. | Przewodniczący Komisji Nadzoru Finansowego – w zakresie i na zasadach określonych w Ustawie z dnia 21 lipca 2006 roku o nadzorze nad rynkiem finansowym |
15. | Prezes Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów – w związku z prowadzonym:
|
16. | Prezes Urzędu Regulacji Energetyki – w związku z prowadzonym postępowaniem lub kontrolą |
17. | Najwyższa Izba Kontroli – w związku z toczącym się postępowaniem kontrolnym |
18. | Państwowa Komisja Wyborcza – w związku z badaniem sprawozdania komitetu wyborczego lub sprawozdania przedstawionego przez partie polityczne |
Na koniec warto jeszcze dodać, że w systemie KSeF bardzo łatwo zidentyfikować konkretną fakturę ustrukturyzowaną. Dostęp do pożądanej faktury ustrukturyzowanej jest możliwy poprzez podanie:
- unikalnego numeru identyfikującego daną fakturę w KSeF (nadanego w KSeF),
- numeru faktury nadanego przez podatnika,
- numeru identyfikacji podatkowej (NIP) lub innego identyfikatora nabywcy towarów lub usług albo informacji o braku identyfikatora,
- imienia i nazwiska lub nazwy nabywcy towarów lub usług albo informacji o braku tych danych,
- kwoty należności ogółem.
Jak widać, lista instytucji, które będą miały dostęp do e-faktur oraz danych zgromadzonych w KSeF, jest niemała. Należy jednak mieć nadzieję, co do właściwego wykorzystania zawartych w KSeF danych podatników.
Polecamy:
