Płatnik składek zobowiązany jest przekazać ubezpieczonemu (na piśmie) informacje zawarte w raportach imiennych przekazanych za niego do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, w celu ich weryfikacji. Informacje te płatnik składek może przekazywać na informacji miesięcznej dla osoby ubezpieczonej (dawniej RMUA). Co do zasady odchodzi się od tworzenia oraz przekazywania takiego dokumentu na rzecz informacji rocznych, które można wręczyć do 28 lutego za rok poprzedni.
Dlaczego przekazuje się RMUA?
Dokument RMUA jest dokumentem informacyjnym potwierdzającym:
- posiadanie uprawnień do świadczeń z tytułu ubezpieczenia chorobowego, wypadkowego, zdrowotnego;
- naliczanie przez płatnika należnych składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne.
Jak wypełnić informację miesięczną dla osoby ubezpieczonej RMUA?
W blokach I-III ZUS RMUA – należy wpisać dane podane w odpowiednich blokach raportu ZUS RCA lub ZUS RSA, ZUS RPA przekazanego za ubezpieczonego za dany miesiąc do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
I. DANE ORGANIZACYJNE
Pole 01: podaje się identyfikator raportu RMUA w formacie numer/mm/rr.
II. DANE IDENTYFIKACYJNE PŁATNIKA SKŁADEK
Pola 01-09: podaje się dane płatnika składek, przy czym w polu03 należy wpisać numer PESEL podaje się o ile został nadany.
III.A. DANE IDENTYFIKACYJNE OSOBY UBEZPIECZONEJ
Pola 01-04: wypełnia się dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej.
III.B. ZESTAWIENIE NALEŻNYCH SKŁADEK NA UBEZPIECZENIE SPOŁECZNE
Pole 01: należy wpisać tytuł ubezpieczenia (pierwszy), np. umowa o pracę, umowa zlecenie.
Pole 02: należy wpisać kod oddziału NFZ, np. dla województwa dolnośląskiego 01R.
Pole 03: należy wypełnić w przypadku przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek.
Pole 04: należy wpisać wymiar czasu pracy, określony w umowie o pracę, w postaci ułamka zwykłego, np.:
- 1/1 – dla pełnego wymiaru czasu pracy
- 1/2 – dla połowy wymiaru czasu pracy itp
- 150/176 – gdy wymiar czasu pracy określony jest w godzinach
Pole 05: należy wpisać podstawę wymiaru składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe podaną w raporcie przekazanym do ZUS za danego ubezpieczonego i z danego tytułu do ubezpieczenia
Pole 06: należy wpisać podstawę wymiaru składki na ubezpieczenia chorobowe i wypadkowe podaną w raporcie przekazanym do ZUS za danego ubezpieczonego i z danego tytułu do ubezpieczenia
Pole 07: należy wpisać podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne podaną w raporcie przekazanym do ZUS za danego ubezpieczonego i z danego tytułu do ubezpieczenia
Pole 08: należy wpisać kwotę składki na ubezpieczenie emerytalne finansowaną przez ubezpieczonego
Pole 09: należy wpisać kwotę składki na ubezpieczenia rentowe finansowaną przez ubezpieczonego
Pole 10: należy wpisać kwotę składki na ubezpieczenie chorobowe finansowaną przez ubezpieczonego
Pole 11: należy wpisać kwotę składki na ubezpieczenie wypadkowe finansowaną przez ubezpieczonego
Pole 12: należy wpisać kwotę składki na ubezpieczenie emerytalne finansowaną przez płatnika składek
Pole 13: należy wpisać kwotę składki na ubezpieczenia rentowe finansowaną przez płatnika składek
Pole 14: należy wpisać kwotę składki na ubezpieczenia chorobowe finansowaną przez płatnika składek
Pole 15: należy wpisać kwotę składki na ubezpieczenia wypadkowe finansowaną przez płatnika składek
Pole 16: należy wpisać kwotę składki na ubezpieczenie emerytalne finansowanych z budżetu państwa
Pole 17: należy wpisać kwotę składki na ubezpieczenia rentowe finansowanych z budżetu państwa
Pole 18: należy wpisać kwotę składki na ubezpieczenia chorobowe finansowanych z budżetu państwa
Pole 19: należy wpisać kwotę składki na ubezpieczenia wypadkowe finansowanych z budżetu państwa
Pola 20 – 23 należy wpisać kwoty dofinansowania z PFRON - te pola uzupełniło się jedynie dla deklaracji do grudnia 2007 roku.
Pola 24 – 27 należy wpisać kwoty składek finansowanych z Funduszu Kościelnego.
Pole 28: należy wpisać kwotę, o jaką obniżono podstawę wymiaru składki na ubezpieczenia społeczne z tytułu opłacania składki w ramach pracowniczego programu emerytalnego
Pole 29: należy wpisać kwotę wpłaty w ramach pracowniczego planu kapitałowego finansowanego przez płatnika składek
Pole 30: należy wpisać łączną kwotę składek, stanowiącą sumę wartości pól od 08 do 27.
III.C. ZESTAWIENIE NALEŻNYCH SKŁADEK NA UBEZPIECZENIE ZDROWOTNE
Pole 01: należy wpisać podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne
Pole 02: należy wpisać kwotę należnej składki finansowanej przez płatnika składek
Pole 03: należy wpisać kwotę należnej składki finansowanej przez ubezpieczonego
Pole 04: należy wpisać kwotę należnej składki finansowanej z budżetu państwa bezpośrednio do ZUS
Pole 05: należy wpisać kwotę należnej składki finansowanej przez Fundusz Kościelny
III. D. ZESTAWIENIE WYPŁACONYCH ŚWIADCZEŃ I WYNAGRODZEŃ ZA CZAS ABSENCJI CHOROBOWEJ ORAZ RODZAJE I OKRESY PRZERW W OPŁACANIU SKŁADEK
Pole 01: należy wpisać rodzaj świadczenia/przerwy
Pole 02: należy wpisać okres w jakim było wypłacane świadczenie/od kiedy powstała przerwa (dzień, miesiąc/rok)
Pole 03: należy wpisać liczbę dni zasiłkowych lub liczbę dni, w których występowała przerwa w opłacaniu składek
Pole 04: należy wpisać kwotę wypłaconego świadczenia
III.E. KWOTA PRZYCHODU WYPŁACONEGO W DANYM MIESIĄCU, ALE NALEŻNEGO ZA INNY ROK KALENDARZOWY, KTÓRY STANOWIŁ PODSTAWĘ WYMIARU SKŁADEK NA UBEZPIECZENIE EMERYTALNE I RENTOWE
Pola 01, 03 i 05 : należy wpisać rok, za jaki należny jest dany przychód
Pola 02, 04 i 06: należy wpisać kwotę przychodu wypłaconego w danym roku, ale należnego za lata ubiegłe
III.F. KWOTA PRZYCHODU WYPŁACONEGO W DANYM MIESIĄCU, ALE NALEŻNEGO ZA INNY ROK KALENDARZOWY, KTÓRY STANOWIŁ PODSTAWĘ WYMIARU SKŁADEK NA UBEZPIECZENIE WYPADKOWE
Pola 01, 03 i 05 : należy wpisać rok, za jaki należny jest dany przychód
Pola 02, 04 i 06:należy wpisać kwotę przychodu wypłaconego w danym roku, ale należnego za lata ubiegłe
III.G. KWOTA PRZYCHODU WYPŁACONEGO W DANYM MIESIĄCU, OBOK WYNAGRODZENIA ZA CZAS NIEZDOLNOŚCI DO PRACY, ZASIŁKU CHOROBOWEGO, MACIERZYŃSKIEGO, OPIEKUŃCZEGO, ŚWIADCZENIA REHABILITACYJNEGO, KTÓRY W OKRESIE POBIERANIA TEGO WYNAGRODZENIA LUB ZASIŁKU NIE STANOWIŁ PODSTAWY WYMIARU SKŁADEK NA UBEZPIECZENIA EMERYTALNE I RENTOWE
Pole 01: należy wpisać kwotę przychodu wypłaconego w danym miesiącu obok wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku
III.H. KWOTA PRZYCHODU WYPŁACONEGO W DANYM MIESIĄCU, OBOK WYNAGRODZENIA ZA CZAS NIEZDOLNOŚCI DO PRACY, ZASIŁKU CHOROBOWEGO, MACIERZYŃSKIEGO, OPIEKUŃCZEGO, ŚWIADCZENIA REHABILITACYJNEGO, KTÓRY W OKRESIE POBIERANIA TEGO WYNAGRODZENIA LUB ZASIŁKU NIE STANOWIŁ PODSTAWY WYMIARU SKŁADEK NA UBEZPIECZENIA EMERYTALNE I RENTOWE I KTÓRY JEST NALEŻNY ZA INNY ROK KALENDARZOWY
Pola 01, 03 i 05 : należy wpisać rok, za jaki należny jest dany przychód
Pola 02, 04 i 06:należy wpisać kwotę przychodu wypłaconego w danym miesiącu obok wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku, ale należnego za lata ubiegłe
III.I. OKRESY PRACY NAUCZYCIELSKIEJ
Okres wykonywania pracy nauczycielskiej w placówkach, o których mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 22 maja 2009 r. o nauczycielskich świadczeniach kompensacyjnych
Pole 01 i 04: należy wpisać okres od jakiego była wykonywana praca nauczycielska
Pole 02 i 05: należy wpisać okres do jakiego była wykonywana praca nauczycielska
Pole 03 i 06: należy podać wymiar zajęć w jakich wykonywano pracę nauczycielską
III.J. OKRESY PRACY NAUCZYCIELSKIEJ
Okres wykonywania pracy nauczycielskiej w placówkach, o których mowa w art.1 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta nauczyciela
Pole 01 i 04: należy wpisać okres od jakiego była wykonywana praca nauczycielska
Pole 02 i 05: należy wpisać okres do jakiego była wykonywana praca nauczycielska
Pole 03 i 06: należy podać wymiar zajęć w jakich wykonywano pracę nauczycielską
VII. OŚWIADCZENIE PŁATNIKA SKŁADEK
Pole 01: należy wpisać datę wypełnienia formularza ZUS RMUA (dzień/miesiąc/rok)
Pole 02: dla potwierdzenia wiarygodności danych podpis składa płatnik składek lub osoba przez niego upoważniona. W polu tym należy także umieścić pieczątkę adresową płatnika składek (jeśli płatnik ją posiada). Podpisem tym potwierdza się również zawarte po lewej stronie oświadczenie.
Informacja miesięczna dla osoby ubezpieczonej RMUA – kiedy przekazać?
Ustawa z dnia 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych nakłada na płatników składek obowiązek comiesięcznego przekazywania do ZUS imiennych raportów miesięcznych, wykazujących wysokość pobranych składek. O tym fakcie płatnik poinformować musi również samego ubezpieczonego. Może robić to co miesiąc na druku RMUA, lub raz do roku – w rocznej informacji ZUS IMIR.
Przepisy nie wymagają aby przekazywać RMUA pracownikowi. Dokonuje się tego na prośbę pracownika. Gdy formularz ZUS RMUA jest przekazywany pracownikowi co miesiąc, w takiej sytuacji co do zasady płatnik nie jest zobowiązany do przekazywania informacji rocznej, bowiem został spełniony ustawowy obowiązek poinformowania ubezpieczonego o wpłatach pobranych z jego wynagrodzenia. Jeżeli pracownik nie otrzymywał RMUA co miesiąc wówczas do końca lutego należy przekazać mu deklaracje roczną. Wielu przedsiębiorców decyduje się na takie rozwiązanie i nie wręcza pracownikom informacji miesięcznych tylko razem z PIT 11 przekazują informacje roczne.
Oczywiście pracownik może wystąpić z wnioskiem o przekazanie mu informacji rocznej, mimo otrzymania raportów co miesiąc. Pracodawca ma wówczas obowiązek taki dokument udostępnić.
Przepisy nie narzucają dokładnie tego, w jaki sposób raporty mają trafić do pracownika. Czyli raport RMUA możemy przekazywać pracownikom w formie elektronicznej lub papierowej.
Informacja RMUA nie musi być przekazywana na druku ZUS RMUA. Wystarczy, by była ona po prostu spisana i by miała wszystkie wymagane informacje.
Komu nie trzeba przekazać RMUA?
W sytuacji, gdy płatnik składek zatrudnia zleceniobiorców podlegających wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu, wówczas w stosunku tylko do tych osób jest zwolniony z obowiązku przekazywania im rocznej informacji dla osoby ubezpieczonej.
Co gdy pracownik zauważy błędy w RMUA?
Osoba, która otrzymała dokument informacji potwierdzającej podleganie pod ubezpieczenia społeczne, zdrowotne może po jego przeanalizowaniu zgłosić swoje wątpliwości, np. co do nieprawidłowej wysokości składek. Zgłasza to na piśmie lub do protokołu, do płatnika składek wniosek o sprostowanie informacji zawartych w imiennym raporcie miesięcznym w terminie 3 miesięcy od otrzymania rocznej informacji potwierdzającej podleganie pod ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Jeżeli płatnik składek nie wyjaśni różnic i nie uwzględni korekty, to w ciągu miesiąca od dnia złożenia wniosku o sprostowanie do płatnika ZUS zainicjuje postępowanie wyjaśniające oraz wyda decyzję w przedmiotowej sprawie.
Gdy osoba ubezpieczona nie zakwestionuje w żaden sposób w ciągu 3 miesięcy od dnia otrzymania informacji o ubezpieczeniu danych z niej wynikających, wówczas wydana pracownikowi informacja zostaje uznana za zgodna ze stanem rzeczywistym.
W informacji miesięcznej RMUA podaje się dane na temat osiągniętych przez pracowników przychodów stanowiących podstawę wymiaru składek oraz kwoty pobranych składek podlegających wpłacie do ZUS. Pracodawca nie ma obowiązku przekazywania informacji miesięcznej pracownikowi, ale musi mieć na uwadze, ze zobowiązany jest do przekazania informacji miesięcznej.
