Zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej strona postępowania podatkowego może działać przez pełnomocnika, chyba że charakter czynności wymaga jej osobistego działania. Samo pełnomocnictwo może być ogólne, szczególne albo do doręczeń. Kto ma obowiązek ustanowienia w kraju pełnomocnika do doręczeń? W poniższym artykule przyjrzymy się bliżej kwestii ustanowienia pełnomocnika do doręczeń w przypadku wyjazdu za granicę.
Obowiązek ustanowienia w kraju pełnomocnika do doręczeń
Z instytucją pełnomocnika w postępowaniu podatkowym związane są bardzo doniosłe skutki procesowe. Zgodnie bowiem z treścią art. 145 Ordynacji podatkowej pisma doręcza się stronie, a gdy strona działa przez przedstawiciela – temu przedstawicielowi. Jeżeli ustanowiono pełnomocnika, pisma doręcza się pełnomocnikowi pod adresem wskazanym w pełnomocnictwie.
Zasadą jest doręczanie pism stronie lub jej przedstawicielowi. Wyjątek od powyższej zasady przewidziano w art. 145 § 2 Ordynacji podatkowej, który stanowi, że jeżeli ustanowiono pełnomocnika, pisma doręcza się pełnomocnikowi. Przy czym ten przepis ma charakter szczególny. Oznacza to, że ustanowienie pełnomocnika wyłącza zasadę doręczania bezpośrednio stronie. Zatem w przypadku, gdy strona ma ustanowionego pełnomocnika, jedynie doręczenie tego pisma pełnomocnikowi jest prawnie skuteczne. Pominięcie pełnomocnika i doręczenie pisma bezpośrednio stronie nie wywołuje skutków prawnych. Czynność doręczenia w takiej sytuacji jest wadliwa, a zatem bezskuteczna.
Jak wskazał NSA w wyroku z 31 października 2023 roku (I FSK 2390/21), brak skutecznego doręczenia powoduje, że nie powstają żadne skutki materialnoprawne ani procesowe będące następstwem prawidłowego doręczenia. Decyzja – wskutek jej niedoręczenia ustanowionemu pełnomocnikowi – nie weszła więc do obrotu prawnego.
Brak skutecznego doręczenia powoduje, że nie powstają żadne skutki materialnoprawne ani procesowe będące następstwem prawidłowego doręczenia. W szczególności orzeczenie nie wchodzi do obrotu prawnego. Nie rozpoczyna swojego biegu termin do wniesienia środka zaskarżenia. Organ podatkowy nie może konwalidować tej wadliwej czynności.
Korespondencję adresowaną do strony organ doręcza pełnomocnikowi wówczas, gdy w sposób niebudzący wątpliwości zostanie ustanowiony jej pełnomocnikiem. Pełnomocnictwa organ nie może domniemywać.
Wskazać też należy, że złożenie dokumentu pełnomocnictwa do akt konkretnego postępowania podatkowego jest niezbędną przesłanką skuteczności umocowania pełnomocnika w tym postępowaniu. Dopiero z momentem dokonania tej czynności organy podatkowe mają obowiązek uwzględniać udział pełnomocnika w postępowaniu, w tym doręczać mu pisma adresowane do strony.
Pełnomocnictwo wskazuje dane identyfikujące mocodawcę, w tym jego identyfikator podatkowy, dane identyfikujące pełnomocnika, w tym jego identyfikator podatkowy, a w przypadku nierezydenta – numer i serię paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość, lub inny numer identyfikacyjny, o ile nie posiada identyfikatora podatkowego, adres tego pełnomocnika do doręczeń w kraju, chyba że wskazuje adres do doręczeń elektronicznych, na który organy podatkowe mają doręczać pisma. Adwokat, radca prawny lub doradca podatkowy wskazuje adres do doręczeń elektronicznych.
Natomiast kwestie ustanowienia pełnomocnika do doręczeń reguluje art. 138f Ordynacji podatkowej. Przepis ten stanowi, że strona ma obowiązek ustanowienia w kraju pełnomocnika do doręczeń, jeżeli nie ustanawia pełnomocnika ogólnego lub szczególnego, gdy:
- zmienia adres miejsca zamieszkania lub zwykłego pobytu na adres w państwie niebędącym państwem członkowskim Unii Europejskiej;
- nie ma miejsca zamieszkania lub zwykłego pobytu w Rzeczypospolitej Polskiej lub w innym państwie członkowskim Unii Europejskiej i składa w kraju wniosek o wszczęcie postępowania lub w kraju doręczono jej postanowienie o wszczęciu postępowania.
Obowiązku ustanowienia pełnomocnika do doręczeń nie stosuje się, jeżeli doręczanie pism stronie następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej.
Ww. regulacja odnosi się wyłącznie do osób fizycznych, ponieważ tylko w ich przypadku można mówić o miejscu zamieszkania. Miejscem zamieszkania osoby fizycznej jest miejscowość, w której osoba ta przebywa z zamiarem stałego pobytu – w tym zakresie posługujemy się definicją zawartą w art. 25 Kodeksu cywilnego.
Na podstawie ww. przepisu możemy zatem wskazać na warunki, jakie muszą wystąpić łącznie, aby powstał obowiązek ustanowienia w kraju pełnomocnika do doręczeń:
- Podmiot jest stroną postępowania podatkowego – obowiązek ustanowienia pełnomocnika do doręczeń dotyczy tylko strony postępowania podatkowego. Osoba fizyczna, wobec której nie jest prowadzone postępowanie i która zmienia miejsce zamieszkania na kraj spoza UE, nie ma obowiązku ustanowienia pełnomocnika.
- Stroną postępowania jest osoba fizyczna – art. 138f Ordynacji podatkowej nie dotyczy osób prawnych.
- Następuje zmiana miejsca zamieszkania na kraj inny niż Państwo członkowskie UE.
- Doręczenie korespondencji nie następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej.
Skutki nieustanowienia pełnomocnika do doręczeń
Mając powyższe na uwadze, warto zastanowić się, co w przypadku, gdy pomimo zaistnienia opisanych warunków strona nie ustanowi pełnomocnika do doręczeń. W tej sytuacji zastosowanie znajdzie norma wyrażona w art. 138f § 3 Ordynacji podatkowej, gdzie podano, że w razie niedopełnienia przez stronę obowiązku ustanowienia pełnomocnika do doręczeń, pismo uznaje się za doręczone pod dotychczasowym adresem w kraju, a organ podatkowy pozostawia pismo w aktach sprawy. Przez „dotychczasowy adres w kraju” należy rozumieć ostatni znany organowi adres zamieszkania lub zwykłego pobytu strony w kraju.
Jak wskazał WSA we Wrocławiu w wyroku z 27 kwietnia 2017 roku (III SA/Wr 125/17), powołany przepis ustanawia obowiązek powołania pełnomocnika dla doręczeń, a skutkiem braku realizacji tego obowiązku jest również doręczanie przesyłek zawierających pisma procesowe na adres dotychczasowy strony. Powołane przepisy mają charakter bezwzględnie i powszechnie obowiązujących, wobec czego skarżący powinien mieć świadomość ciążących na nim obowiązków zgłoszenia zmiany adresu dla doręczeń.
Przykład 1.
Pan Igor będący stroną postępowania podatkowego wyjechał na stałe do Szwajcarii. Nie ustanowił pełnomocnika do doręczeń w kraju. Organ podatkowy wydał decyzję ustalającą kwotę podatku od nabycia spadku i wysłał ją na ostatni znany organowi adres zamieszkania w Polsce. Jakie skutki procesowe powstaną w takim przypadku?
Decyzja podatkowa zostanie uznana za doręczoną po upływie 14 dni, licząc od dnia złożenia pisma w placówce pocztowej. Decyzja zostanie złożona w aktach sprawy, a po upływie 14 dni od przyjętego dnia doręczenia zaczną biec odsetki od zaległości podatkowych.
Operator pocztowy przechowuje pismo przez okres 14 dni w swojej placówce pocztowej. W przypadku niepodjęcia pisma w terminie 7 dni pozostawia się powtórne zawiadomienie o możliwości odbioru pisma w terminie nie dłuższym niż 14 dni od dnia pierwszego zawiadomienia o złożeniu pisma w placówce pocztowej. W przypadku niepodjęcia pisma doręczenie uważa się za dokonane z upływem ostatniego dnia okresu 14-dniowego, a pismo pozostawia się w aktach sprawy (art. 150 Ordynacji podatkowej).
Pełnomocnictwo do doręczeń jest jednym z rodzajów pełnomocnictw przewidzianych w Ordynacji podatkowej. Obowiązek jego udzielenia powstaje w ściśle określonych przypadkach wymienionych w treści art. 138f Ordynacji podatkowej. Obowiązek ten dotyczy wyłącznie osoby fizycznej będącej stroną toczącego się postępowania podatkowego.
